Comment améliorer la communication d'équipe au sein de la main-d'œuvre?
Une bonne communication d'équipe peut améliorer le moral de l'équipe et aider votre équipe à être plus productive.
Une bonne communication est importante sur le lieu de travail, mais il est parfois difficile pour les membres de l'équipe de s'identifier les uns aux autres. Tout le monde est différent, donc chaque membre de l'équipe a probablement des attentes différentes. Les membres de l'équipe et la direction de l'équipe jouent un rôle important dans la facilitation d'une communication efficace. De plus, vous pouvez essayer des activités amusantes pour aider votre équipe à se sentir plus à l'aise pour communiquer entre elles.
Méthode 1 sur 5: s'exprimer en tant que membre de l'équipe
- 1Soyez direct plutôt que vague lorsque vous communiquez avec vos collègues. Lorsque vous êtes vague, il est facile pour vos collègues de se confondre, de sorte qu'ils ne vous donneront peut-être pas ce dont vous avez besoin. Donnez des détails lorsque vous faites une déclaration ou une demande, et allez droit au but. Cela vous aide tous à être sur la même longueur d'onde.
- À titre d'exemple, disons que vous pensez que votre collègue a fait une erreur lors de l'analyse de certaines données d'enquête. N'essayez pas de résoudre le problème avec quelque chose de vague, comme "Avez-vous vérifié cela?" Au lieu de cela, dites quelque chose comme "Voulez-vous réexécuter ces nombres pour que nous puissions confirmer les données?"
- 2Faites preuve d'assurance pour que vos idées soient entendues et que vos besoins soient satisfaits. Bien que parler au travail puisse sembler effrayant, ne gardez pas vos idées et vos opinions pour vous. Affirmez-vous en défendant vos besoins et en exprimant votre point de vue sur les sujets de travail. Au lieu de cela, utilisez des déclarations «je» pour exprimer vos sentiments et vos idées afin que vos collègues soient moins susceptibles de devenir sur la défensive. De plus, soyez honnête sur ce dont vous avez besoin pour faire votre travail.
- Par exemple, disons que l'un des membres de votre équipe manque constamment des délais et que vous voulez en informer votre chef d'équipe. Vous pourriez dire: "J'ai remarqué que les trois derniers rapports de Brian ont été en retard. Je ne peux pas obtenir mes chiffres à temps sans ses rapports. Que pouvons-nous changer pour améliorer cela?"
- Si vous vous sentez nerveux en prenant la parole, pratiquez ce que vous voulez dire à l'avance pour vous sentir préparé.
- Soyez honnête sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas accomplir au travail. Si votre charge de travail est trop importante, il est préférable de dire «non» aux nouvelles tâches pour le moment.
- 3Posez des questions lorsque vous êtes confus ou avez besoin d'aide. Vous pourriez avoir l'impression d'être censé tout savoir à tout moment, mais il est normal de demander des éclaircissements. Il est normal d'avoir des malentendus ou des messages peu clairs au travail. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, demandez des précisions à vos coéquipiers. De plus, demandez de l'aide si vous en avez besoin.
- À titre d'exemple, disons que votre chef d'équipe vous envoie un e-mail vous demandant de lui envoyer un ensemble de données d'ici la fin de la journée, mais vous ne savez pas de quoi elle parle. Au lieu de vous en préoccuper, vous pouvez lui envoyer un e-mail pour lui demander: "Voulez-vous que j'envoie les trois ensembles de données ou un seul?"
- 4Gardez pour vous les potins et les commentaires négatifs. Les ragots sur le lieu de travail sont très courants, mais leur partage mine votre réputation professionnelle et vos relations avec vos collègues. De même, discuter de vos perceptions négatives sur votre travail ou de vos doutes sur les projets de travail nuit au moral de l'équipe. Discutez de vos préoccupations avec vos amis ou votre famille, mais n'en parlez pas au travail.
- Si quelqu'un vous raconte un ragot, changez doucement de sujet sans le reconnaître. Vous pourriez dire: "Avez-vous vu les beignets dans la salle de pause?" ou "Pour le moment, tout ce à quoi je peux penser, c'est le week-end à venir. Avez-vous des projets?"
- 5Discutez avec vos coéquipiers de sujets non liés au travail pour établir votre relation. Avoir une bonne relation avec vos collègues vous aidera à mieux communiquer avec eux. Pour vous aider à vous rapprocher, engagez des conversations informelles avec eux. Discutez de sujets appropriés au travail comme les vacances à venir, la culture pop, les prévisions météorologiques et les objectifs de carrière.
- Dites quelque chose comme: "Qu'avez-vous pensé du dernier film Marvel?" ou "J'ai entendu dire qu'ils avaient embauché un traiteur pour la fête des Fêtes. Savez-vous de qui il s'agissait?"
Les membres de l'équipe et la direction de l'équipe jouent un rôle important dans la facilitation d'une communication efficace.
Méthode 2 sur 5: communiquer avec les membres de votre équipe
- 1Partagez des informations avec tous les membres de l'équipe à la fois. Il est important que chaque membre de l'équipe soit sur la même longueur d'onde, alors tenez tout le monde informé. Incluez tous vos coéquipiers dans des e-mails ou des mémos sur l'avancement du travail, les politiques et les idées. De plus, envoyez les résumés des réunions à tous les membres de l'équipe après toute discussion en personne ou par téléphone.
- S'il y a un e-mail ou un fil de discussion, vérifiez que chaque membre de l'équipe y figure.
- Vous pouvez parfois avoir une réunion en personne ou par téléphone avec une partie de votre équipe. Ensuite, désignez une personne pour rédiger ce dont vous avez discuté et envoyez-le au groupe pour que tout le monde sache ce qui a été dit.
- 2Écoutez ce que les membres de votre équipe ont à dire pour qu'ils se sentent entendus. Vous ne pouvez pas avoir une bonne communication sans écouter. Lorsqu'un coéquipier parle, concentrez-vous sur ce qu'il dit, pas sur votre réponse. Ensuite, résumez ce qu'ils vous ont dit pour qu'ils sachent que vous avez compris.
- Une fois que quelqu'un vous a dit quelque chose, vous pourriez dire quelque chose comme: «Il semble que vous ayez besoin de plus d'aide pour évaluer les données» ou «J'ai entendu dire que vous êtes préoccupé par le calendrier de ce projet».
- 3Respectez le style de communication différent de chaque personne. Certaines personnes aiment la communication en face à face, tandis que d'autres préfèrent communiquer grâce à la technologie. De même, certains de vos coéquipiers voudront peut-être fournir moins de mises à jour sur leurs progrès, tandis que d'autres pourraient communiquer souvent. Apprenez les méthodes de communication préférées de vos coéquipiers et essayez de les rencontrer à mi-chemin.
- Par exemple, vous pouvez vous enregistrer avec votre collègue qui a du mal à communiquer pour l'encourager à fournir plus de mises à jour.
- D'un autre côté, vous pouvez répondre à votre collègue bavard à des intervalles déterminés et non après chaque message de sa part.
- 4Utilisez un langage corporel ouvert pour sembler accessible. Votre langage corporel peut être un élément dissuasif ou un encouragement à la communication. Pratiquez un langage corporel ouvert en gardant vos bras à vos côtés. De plus, établissez un contact visuel, souriez et tenez-vous droit.
- Le langage corporel ouvert montre également à la personne à qui vous parlez que vous croyez en votre message, car il vous fait paraître plus confiant et sûr de lui.
- 5Faites attention au langage corporel de vos coéquipiers lorsqu'ils parlent. Le langage corporel est une forme de communication non verbale, il vous aide donc à comprendre ce que quelqu'un vous communique. Regardez les expressions faciales, les gestes et la posture de vos coéquipiers pendant qu'ils parlent pour vous aider à comprendre ce qu'ils essaient vraiment de vous dire. Voici quelques trucs à prendre en compte:
- Beaucoup de gestes peuvent signifier que votre collègue se soucie beaucoup de quelque chose. Cependant, cela peut aussi signifier qu'ils sont nerveux.
- Établir un contact visuel et utiliser un langage corporel ouvert signifie probablement que votre coéquipier est à l'aise pour vous parler.
- Transpirer, trembler ou détourner le regard peut signifier que votre coéquipier est nerveux ou stressé.
Demandez à vos coéquipiers de participer à des jeux de communication amusants pour vous aider à améliorer les compétences de communication de votre équipe.
Méthode 3 sur 5: être un chef d'équipe efficace
- 1Initier une politique de porte ouverte pour encourager plus de communication. Peu importe à quel point vous êtes amical, il est probable que certains membres de votre équipe se sentiront nerveux à l'idée de vous parler. Une politique de porte ouverte encourage les membres de l'équipe à vous parler de leurs idées et préoccupations. Dites aux membres de votre équipe que vous appréciez leurs commentaires et invitez-les à vous parler quand ils le souhaitent.
- Si votre emploi du temps ne permet pas les visites impromptues des membres de l'équipe, définissez vous-même les heures de bureau ou demandez-leur de vous envoyer un e-mail lorsque vous n'êtes pas disponible pour une réunion en personne.
- 2Modèle de bonne communication pour que votre équipe connaisse vos attentes. En tant que chef d'équipe, c'est à vous de montrer aux membres de votre équipe ce que vous attendez d'eux. Soyez un bon modèle en communiquant souvent et en encourageant les autres à s'exprimer. Voici quelques façons de modéliser une bonne communication:
- Saluez les membres de votre équipe lorsque vous les voyez sur le lieu de travail.
- Informez les membres de l'équipe de ce sur quoi vous travaillez.
- Donnez une rétroaction continue sur les performances des membres de l'équipe.
- Demandez des suggestions pour lancer une conversation.
- 3Encouragez la rétroaction dans les deux sens en demandant aux membres de l'équipe de vous évaluer. Les membres de votre équipe s'attendent à ce que vous leur donniez des commentaires sur leurs performances, mais ils ne se sentiront peut-être pas à l'aise de vous donner des commentaires. Demandez aux membres de l'équipe d'être ouverts et honnêtes avec vous. Avec le temps, cela les aidera à se sentir plus à l'aise pour communiquer et vous aidera à améliorer vos performances.
- Ne punissez pas un membre de l'équipe pour avoir partagé quelque chose que vous avez du mal à entendre. Au lieu de cela, décidez si ce sont des commentaires constructifs et utilisez-les pour améliorer vos performances au travail.
- 4Offrez une formation pour aider les employés à mieux communiquer. Une bonne communication est une compétence, donc votre équipe peut apprendre à s'améliorer. Planifiez des séances de formation en groupe pour aider l'équipe dans son ensemble. Si un employé a du mal à être un bon communicateur, invitez-le à suivre une formation spécialisée pour l'aider à s'améliorer.
- Demandez à votre équipe de quels types de formation elle pense qu'elle bénéficierait le plus.
- Profitez des opportunités de formation en personne et en ligne.
- 5Clarifiez le rôle de chaque personne dans l'équipe afin que les attentes soient claires. Il est difficile pour votre équipe de bien travailler ensemble si elle ne comprend pas le rôle de chacun. De plus, cela vous permet d'éviter les doublons de travail ou les erreurs de communication. Dites à chaque personne quel est son rôle dans le projet et ce que vous attendez d'elle. Ensuite, donnez à chaque membre de l'équipe un aperçu du rôle de chaque personne.
- Par exemple, disons que vous travaillez sur une enquête pour un client. Une personne peut être chargée d'administrer l'enquête, une personne peut interpréter l'enquête et une personne peut être chargée d'informer le client de l'avancement de l'enquête. La clarification de ces rôles empêcherait que les trois membres de l'équipe contactent le client alors qu'une seule personne est censée le faire.
Méthode 4 sur 5: choisir une méthode de communication
- 1Planifiez de courtes réunions pour permettre une communication en face à face. Alors que la communication électronique est idéale pour les mises à jour quotidiennes, le fait de parler en face à face aide votre équipe à se sentir connectée les unes aux autres. Décidez de la fréquence à laquelle votre équipe peut se rencontrer, puis planifiez des réunions auxquelles tous les membres de l'équipe peuvent assister. Profitez de ce temps pour parler des progrès de votre équipe et vous enregistrer les uns avec les autres.
- Par exemple, vous pouvez planifier une réunion d'équipe hebdomadaire d'une heure.
Conseil: si votre équipe travaille à distance, organisez vos réunions via un appel vidéo à l'aide d'une plate-forme telle que Skype, FaceTime ou Zoom.
- 2Connectez tous les membres de l'équipe sur le même fil de texte ou d'e-mail. Le texte et le courrier électronique sont des moyens courants de faciliter la communication. Cependant, il est important que tous les membres de l'équipe soient sur le même fil. De cette façon, tout le monde reçoit les mêmes informations.
- Demandez à vos coéquipiers de ne pas envoyer de messages individuels aux membres de l'équipe, car certaines personnes peuvent être exclues de la boucle. Utilisez toujours le fil d'équipe pour communiquer.
- 3Utilisez un disque Google partagé pour faciliter la collaboration. Google Drive permet à votre équipe de rester connectée gratuitement. Créez un dossier partagé afin que tous les membres de l'équipe puissent y enregistrer leur travail. De cette façon, vous avez tous accès à tous les documents de l'équipe.
- Vous pouvez même créer un document pour la communication d'équipe. Par exemple, vous pouvez créer un dossier "mémos d'équipe" dans lequel les coéquipiers peuvent publier des mises à jour ou des idées de progression.
- Google Drive fonctionne parfaitement pour les équipes qui se rencontrent en personne ainsi que pour les équipes travaillant à distance.
- 4Choisissez une plate-forme de communication qui permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde. Dans l'environnement de travail au rythme rapide d'aujourd'hui, la technologie est d'une grande aide pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Parlez à votre équipe et à votre employeur pour savoir si une plateforme de communication pourrait être la réponse aux besoins de communication de votre équipe. Ensuite, choisissez une plateforme que tout le monde se sent à l'aise d'utiliser. Demandez à tous les membres de l'équipe d'utiliser la plateforme pour que vous collaboriez tous ensemble.
- Par exemple, des plates-formes telles que Slack, Zoom et Proofhub permettent à tous vos employés d'obtenir des messages cohérents et de maintenir la communication entre eux.
Par exemple, disons que l'un des membres de votre équipe manque constamment des délais et que vous voulez en informer votre chef d'équipe.
Méthode 5 sur 5: faire des activités amusantes pour améliorer la communication
- 1Organisez un déjeuner ou une happy hour pour que les gens puissent se connaître. Votre équipe se sentira plus à l'aise de se parler si elle se connaît bien. Invitez les membres de l'équipe à participer à des activités sociales occasionnelles. Pendant ce temps, concentrez-vous sur le fait de passer un bon moment et d'en apprendre davantage les uns sur les autres.
- Si vous êtes un chef d'équipe, planifiez un déjeuner-réunion ou un potluck pour l'équipe.
- Si vous êtes membre de l'équipe, invitez vos coéquipiers à un 5 à 7 ou à une pause-café partagée.
Conseil: faites de votre mieux pour ne pas exclure qui que ce soit des activités sociales. Si une personne se sent exclue, cela peut la faire interrompre votre communication.
- 2Jouez à un jeu de communication qui oblige les membres de l'équipe à faire preuve de créativité. Obliger les membres de l'équipe à communiquer de manière créative les aide à apprendre à sortir des sentiers battus. Cela les aide également à vraiment s'écouter les uns les autres et à être plus conscients du langage corporel de chacun. Demandez à vos coéquipiers de participer à des jeux de communication amusants pour vous aider à améliorer les compétences de communication de votre équipe. Voici quelques idées:
- Associez les membres de votre équipe et demandez à une personne d'expliquer un processus à l'autre. La personne qui reçoit les instructions doit effectuer une tâche en se basant uniquement sur les instructions. Ensuite, demandez aux partenaires de changer de rôle.
- Associez les membres de votre équipe et demandez à une personne de mimer les instructions. L'autre doit deviner ce qu'il essaie de dire. Ensuite, changez de rôle et recommencez.
- Associez les membres de l'équipe et demandez à 1 personne de raconter une histoire pendant 3 minutes. L'autre personne résumera ensuite l'histoire. Ensuite, les membres de l'équipe changeront de rôle.
- Faites une partie de téléphone avec tout le groupe. La personne qui commence le jeu dira un mot ou une phrase à la personne à côté d'elle, puis l'équipe la passera autour du cercle. La dernière personne prononcera le mot ou la phrase à haute voix. À tour de rôle, démarrez le jeu.
- 3Faites des exercices de consolidation d'équipe pour développer la camaraderie. Bien que les activités de consolidation d'équipe puissent sembler une perte de temps, elles sont en fait un excellent moyen de favoriser la collaboration et une meilleure communication. Planifiez des activités de consolidation d'équipe à intervalles réguliers, par exemple tous les mois, tous les trimestres ou tous les deux ans. Vous pouvez essayer ces activités:
- Rendez-vous dans une salle d'évasion en équipe.
- Jouez aux charades.
- Demandez à l'équipe de faire semblant d'être sur une île déserte et demandez-leur de planifier ce qu'ils apporteraient.
- Créez une chasse au trésor en équipe.
- Jouez 2 vérités et un mensonge, où chaque personne partage 2 vérités sur elle-même et 1 mensonge. Les autres membres de l'équipe doivent deviner le mensonge.
- Une bonne communication d'équipe peut améliorer le moral de l'équipe et aider votre équipe à être plus productive.
- Il est normal d'utiliser plusieurs moyens de communication, mais chaque membre de l'équipe doit faire partie de toute communication en cours.
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