Comment travailler plus efficacement avec un adjoint administratif?

Supervisez votre assistant. Pendant les premières semaines, vous devrez guider votre assistant de la manière dont vous aimez faire avancer les choses. Peut-être avez-vous un ancien assistant qui est prêt à former le nouvel assistant. Sinon, vous devrez assumer la tâche vous-même. Ne vous attendez pas à ce que votre assistant lise dans vos pensées.

• Asseyez-vous avec votre assistant pendant quelques minutes chaque jour pour l'aider à trier le courrier et le courrier électronique. Montrez-leur ce qui peut être supprimé, ce qui peut être enregistré et où trier les différents types de courrier.

Donnez des instructions claires et précises. Ne vous attendez pas à ce que votre assistant administratif lise dans vos pensées. Bien que votre assistant doive vous poser des questions sur chaque tâche, vous devez vous efforcer de lui donner le plus d'informations possible. Assurez-vous que chaque tâche est correctement expliquée. Donnez-leur suffisamment de temps pour terminer la tâche. S'il s'agit d'une urgence ou d'une priorité absolue, informez-les immédiatement qu'ils doivent repousser tout autre emploi.

• Indiquez toujours qui, quoi, quand, où et pourquoi. Au lieu de dire: "J'ai besoin que vous preniez soin de ces formulaires de frais de voyage", dites: "Veuillez envoyer un e-mail à la comptabilité d'ici l'après-midi afin que nous puissions régler ces formulaires de frais de voyage." Après un certain temps, votre assistant peut comprendre ce que vous voulez dire avec des instructions vagues, mais au début, vous devriez essayer d'énoncer les choses aussi clairement que possible.
• Certaines personnes trouvent efficace de donner à leur assistant des calendriers ou des listes de contrôle des tâches quotidiennes. Si vous avez le temps de faire une liste tous les jours, cela pourrait fonctionner pour vous.
• Précisez quand vous devez être consulté et lorsqu'une décision est entre les mains de l'assistant.

Donnez à votre assistant un script pour les appels téléphoniques. Communiquez quels contacts sont importants et quels types d'appels vous attendez. Vous devez leur fournir un script afin qu'ils connaissent la bonne étiquette téléphonique dans votre bureau. Informez-les qu'ils ne doivent pas simplement lire ce script, mais plutôt l'adapter à leurs besoins. Cela garantira que votre assistant traite vos clients et partenaires commerciaux de manière appropriée.

• Un script peut se lire comme "Bonjour, vous avez atteint le bureau de Joan Smith. Vous parlez à Lisa. Comment puis-je vous aider?"
• Fournissez des réponses de stock qu'ils peuvent utiliser, telles que "Je suis désolé. Mme Smith n'est pas disponible pour le moment. Puis-je s'il vous plaît prendre un message? Je vais la faire vous rappeler dès que possible."
• Vous ne voudrez probablement pas que votre assistant interrompe les réunions ou travaille avec des appels téléphoniques sans importance, mais il y a des personnes dont vous prendrez les appels quoi qu'il arrive. Assurez-vous qu'ils ont une liste de ces personnes.
• N'utilisez pas l'assistant pour passer des appels à votre place, sauf en cas d'urgence. Cela peut être très irritant pour ceux qui attendent que vous répondiez au téléphone.

Dites à votre organisation quelle autorité détient votre assistant. Lorsque vous embauchez votre assistant pour la première fois, faites savoir à ceux qui relèvent de vous que l'assistant traitera vos appels, vos courriers électroniques ou vos courriels. Faites-leur savoir précisément sur quelles tâches ils ont autorité.

• Vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail à votre entreprise pour souhaiter la bienvenue à votre nouvel assistant. Vous pouvez dire: "Lisa va maintenant gérer l'ensemble de ma planification. Si l'un d'entre vous a besoin de me rencontrer, veuillez la contacter" ou "Mark traitera mon e-mail, alors ne soyez pas surpris si vous recevez un message de lui."

Assistez à des réunions avec votre assistant. Cela leur donnera une meilleure idée des enjeux et des activités quotidiennes au sein de votre entreprise. Ils seront mieux informés sur vos responsabilités et pourront vous conseiller et vous guider sur des projets clés. Cela enverra également un message aux autres employés que vous considérez le rôle de l'assistant administratif comme un rôle sérieux.

• Soyez clair sur vos attentes quant à leur rôle dans les réunions. Devraient-ils écouter, participer ou prendre des notes?

Encouragez-les à développer de nouvelles compétences. Une fois que votre assistant a été formé, il peut être tentant de le laisser tranquille. Cependant, si vous voulez vraiment tirer le meilleur parti de votre assistant, vous devez l'encourager à élargir ses compétences. Vous pouvez:

• Demandez-leur d'assister à des séminaires
• Offrir une formation aux nouveaux programmes informatiques
• Permettez-leur d'assumer de nouvelles tâches, y compris la gestion de leurs propres projets
• Subventionner la formation continue grâce à un programme de formation continue

Demandez à votre assistant d'organiser votre courrier et votre courrier électronique. Votre adjoint administratif peut trier votre courrier entrant et toute autre correspondance pour déterminer ce qui est important et ce qui ne requiert pas votre attention. Cela réduira considérablement la quantité de messages entrants dont vous avez besoin pour lire vous-même.

• Assurez-vous de faire confiance à votre assistant avant de transmettre votre mot de passe de messagerie.
• Les modèles de réponse, tout comme une lettre type ou un mémo, peuvent aider un assistant administratif à gérer les tâches de routine. Un modèle de réponse peut être émis pour les questions fréquemment posées des clients, les demandes de dons ou de visites, les rappels que les rapports sont dus et d'autres éléments commerciaux qui ne nécessitent que votre signature.

Laissez votre assistant gérer la planification. Votre assistant peut enregistrer toutes les réunions, conférences, appels téléphoniques ou rendez-vous que vous avez programmés. En outre, ils doivent noter toutes les dates importantes du projet ou les échéances trimestrielles. Ils devraient vous informer de toutes les nouvelles réunions et vous devriez leur faire savoir quand vous avez fait des plans vous-même.

• Vous pouvez utiliser un calendrier partagé pour vous aider à gérer votre emploi du temps. Un calendrier électronique peut télécharger votre emploi du temps sur le cloud et vous informer tous les deux de toute modification apportée par l'une ou l'autre des parties.
• Assurez-vous de les informer lorsque vous prévoyez de prendre des vacances, de voyager pour affaires ou de partir en congé de maladie afin qu'ils puissent vous aider à organiser votre temps efficacement.

Téléchargez des documents importants dans un dossier cloud partagé. Si votre assistant a besoin d'accéder à certains documents, modèles ou formulaires, vous devez les rendre disponibles aussi facilement que possible. Créez un compte Dropbox ou Google Drive que vous partagez tous les deux. Téléchargez tous les documents nécessaires. Votre assistant peut également télécharger des documents importants que vous pourrez consulter et signer à votre convenance. Ce sera un processus plus simple que d'envoyer des e-mails dans les deux sens.

• Établissez des procédures de traitement des fichiers physiques, en particulier les types à conserver, les mesures de sécurité et le stockage.

Évitez la microgestion. Bien que vous puissiez avoir une façon précise de faire les choses, vous voulez vous assurer que votre assistant est productif à sa manière. Ce qui fonctionne pour vous peut ne pas fonctionner pour eux. Tant que la tâche est terminée avec succès, vous ne devriez pas pinailler comment ils ont terminé la tâche. S'ils ont fait quelque chose de mal, essayez de fournir des commentaires qui corrigeront l'erreur.

• Ne nécessite pas d'approbation pour chaque tâche. Par exemple, si votre assistant trie votre courrier, il ne devrait pas avoir besoin de votre approbation pour jeter le courrier indésirable une fois formé. Ce faisant, vous prenez autant de temps que vous pourriez en économiser.
• Au fur et à mesure qu'ils se sentent à l'aise dans leur rôle, vous pouvez commencer à leur proposer des projets plus importants. Permettez-leur de superviser certains programmes. Donnez-leur l'occasion de gérer quelque chose. Demandez-leur de faire une présentation lors d'une réunion. Cela augmentera leurs compétences tout en leur permettant de grandir en tant qu'employé.
• Ne laissez pas simplement votre assistant courir pour vous chercher du café. À moins que ce ne soit une rue à double sens (vous pouvez prendre un café de temps en temps), ne demandez pas à l'assistant de prendre un café dans le cadre de ses tâches à moins qu'il ne se porte volontaire pour le faire. Faites très attention aux stéréotypes de genre.
• N'oubliez pas que votre assistant est destiné à étendre vos capacités, pas à agir en tant que secrétaire ou serviteur. Traitez-les comme un professionnel.

Clarifiez régulièrement votre relation et vos rôles. Au moins une fois par an, asseyez-vous avec votre assistant pour une réunion formelle. Demandez comment votre assistant va. Les tâches d'un assistant ont tendance à changer d'année en année. Assurez-vous que votre assistant connaît ses tâches et discutez de tout changement potentiel dans ses responsabilités au cours de l'année à venir. Enfin, renseignez-vous sur les objectifs de carrière de votre assistant. Sont-ils heureux de rester assistant? Ou cherchent-ils à assumer d'autres responsabilités dans l'entreprise?

• N'oubliez pas de garder une distance professionnelle avec votre assistant. Votre relation doit être amicale mais clairement patron-et-employé.
• Si vous les faites travailler de façon inhabituelle ou de longues heures, envisagez de promouvoir l'assistant au statut de non-exonéré en guise de récompense. Cependant, ne le faites pas pour économiser de l'argent (en les faisant travailler plus d'heures pour un salaire moindre).
• Analysez une liste de contrôle des responsabilités de votre adjoint administratif. Demandez si certaines tâches sont nécessaires. Voir s'il y a des domaines de responsabilité qui peuvent être réduits ou s'il y a des responsabilités supplémentaires à ajouter.

Rencontrez votre assistant quotidiennement. Si vous voulez que tout se déroule sans problème, vous devriez avoir une brève réunion avec votre assistant au moins deux fois par jour. Le matin, passez en revue les plans et objectifs de la journée. Assurez-vous d'indiquer quelles tâches ont la priorité la plus élevée. À la fin de la journée, discutez de ce qui s'est passé et de ce qui n'a pas été fait. Planifiez une approche pour résoudre les problèmes qui se posent.

• Vous pouvez utiliser une application de gestion de projet telle que Wunderlist ou Trello pour vous aider tous les deux à décider de ce qui doit être fait ce jour-là. Votre assistant peut cocher les tâches au fur et à mesure de leur exécution. Vous pourrez ajouter des tâches si elles apparaissent ou marquer certaines tâches comme prioritaires. Les applications multiplateformes vous permettent d'ajouter une tâche sur votre appareil avant d'envoyer automatiquement une mise à jour à votre assistant.

Fournissez des commentaires à la fois positifs et critiques. Une erreur courante de certains patrons est de ne critiquer que leur assistant. Votre assistant est humain, et en donnant des retours positifs, non seulement vous renforcez les bonnes pratiques mais vous encouragez une relation amicale. Cela augmentera le moral de votre assistant, augmentant sa productivité et la vôtre.

• Les commentaires positifs doivent se concentrer sur la capacité de l'assistant à bien accomplir les tâches. Par exemple, "Bon travail pour soumettre ces notes de frais de voyage si rapidement. Vous m'avez rendu la vie beaucoup plus facile."
• Les commentaires critiques doivent se concentrer sur les façons dont l'assistant peut s'améliorer. Par exemple, "La prochaine fois, je vous demanderai de soumettre ces notes de frais dans la semaine suivant mon voyage. Ne vous inquiétez pas cette fois-ci, mais la prochaine fois, je m'attends à ce que vous les receviez à temps."
• Souvenez-vous d'eux lors de jours spéciaux tels que les anniversaires ou le jour de l'adjoint administratif.

Écoutez votre assistante administrative. Vous devriez essayer de demander à votre assistant administratif des idées pour améliorer l'efficacité de votre bureau ainsi que votre productivité. Après avoir travaillé pour vous pendant quelques semaines, votre assistant aura une bonne compréhension de vos habitudes, forces et faiblesses. Encouragez votre assistant à être honnête et récompensez les bonnes idées. Ne rejetez pas ou ne soyez pas offensé par ce qu'ils disent. Une nouvelle perspective peut être exactement ce dont vous avez besoin.

• Vous pouvez demander: "Quelle est la meilleure façon pour nous d'améliorer la productivité? Qu'est-ce qui peut être amélioré selon vous?"
• Si votre assistant vous donne une bonne idée, félicitez-le. Vous pouvez dire: "C'est une bonne idée. Que pouvons-nous faire pour mettre cela en pratique?"
• Si vous n'aimez pas leurs idées, soyez simplement en désaccord et passez à autre chose. Vous pouvez dire: "Je ne suis pas sûr que cela fonctionnerait ici."