Comment former les salariés à distance?
Pour former les employés à distance, créez un manuel de formation efficace contenant des informations telles que les principales responsabilités du poste et les meilleures pratiques pour votre entreprise. Ensuite, utilisez des détails spécifiques pour expliquer comment chaque tâche doit être effectuée. Par exemple, écrivez «Cliquez sur le bouton «Envoyer» pour envoyer votre travail lorsqu'il est terminé», au lieu de «Envoyez votre travail lorsque vous avez terminé». De plus, établissez des attentes telles que des quotas et des délais, et intégrez des vidéos et des images pédagogiques pour clarifier vos instructions écrites. Pour plus de conseils, y compris sur la façon de superviser les employés à distance pendant et après la formation, continuez à lire.
Il peut être intimidant pour les employés distants de contacter d'autres employés s'ils ne se connaissent pas d'abord.
Les employés à distance peuvent offrir de nombreux avantages pour votre entreprise, tels que l'élargissement de votre bassin de talents et la réduction des frais généraux. Cependant, la formation de ces employés peut présenter des défis uniques. Si vos employés habitent loin de votre lieu de travail, assurez-vous d'avoir mis en place une plateforme de communication cohérente et fiable. Envoyez-leur du matériel de formation bien conçu pour qu'ils puissent apprendre par eux-mêmes à faire le travail. Une supervision et une rétroaction cohérentes peuvent aider à les intégrer rapidement et efficacement.
Méthode 1 sur 3: choisir une plateforme de communication
- 1Demandez-leur de venir au bureau pour une formation si possible. Même si l'employé est éloigné, vous pourrez peut-être l'inviter à suivre une formation. Il s'agit généralement de l'option de formation la plus rapide et la plus efficace pour les employés distants qui vivent à proximité d'un bureau ou d'une succursale. S'ils habitent loin, cependant, cela peut ne pas être possible.
- 2Organisez des conférences téléphoniques pour une formation personnalisée. Les appels téléphoniques et les vidéoconférences apportent une touche personnelle à la formation et peuvent aider à clarifier des détails importants pour le travail. Des discussions hebdomadaires vous permettront de suivre les progrès de l'employé tout en lui donnant la flexibilité de faire son travail.
- Les visioconférences fonctionnent mieux pour les employés distants impliqués dans la stratégie et le marketing d'une entreprise, car elles vous permettent de discuter librement de plans et d'idées avec eux.
- Si vous et l'employé êtes dans des fuseaux horaires différents, assurez-vous de choisir une heure qui vous convient à tous les deux.
- Certains excellents logiciels de visioconférence incluent Skype, Zoom ou Slack.
- 3Utilisez un service de messagerie instantanée pour répondre rapidement aux questions. Pour les entreprises qui nécessitent une collaboration ou une communication fréquente entre les employés, la messagerie instantanée peut être l'option la plus pratique. Cela permet aux employés de parler et de communiquer en temps réel.
- Si votre employé à distance a des questions pendant la formation, il peut vous contacter via la plateforme et obtenir une réponse rapide. De plus, la messagerie instantanée vous permettra de leur envoyer rapidement des commentaires et des messages concernant leur travail.
- Parmi les excellents services gratuits que vous pouvez utiliser pour votre entreprise, citons Slack, Skype, Google+ Hangouts et Spark.
- La messagerie instantanée n'est peut-être pas le meilleur choix si votre employé distant travaille à des heures différentes de celles du reste de l'équipe.
Il s'agit généralement de l'option de formation la plus rapide et la plus efficace pour les employés distants qui vivent à proximité d'un bureau ou d'une succursale. - 4Envoyez des e-mails si l'employé travaille selon son propre horaire. L'e-mail est une excellente option si l'employé distant travaille à des heures différentes, vit dans un fuseau horaire différent ou définit son propre horaire. Envoyez facilement des notes, des supports de formation, des liens et des pièces jointes par e-mail.
- Assurez-vous que l'employé comprend à quelle vitesse il doit répondre aux e-mails.
Méthode 2 sur 3: créer du matériel de formation efficace
- 1Rédigez un manuel ou un manuel de formation pour l'employé. Disposer d'un document à la disposition des salariés leur permet de s'y référer lorsqu'ils ont une question. Envoyez ce manuel par e-mail à l'employé ou publiez-le sur un système de stockage partagé basé sur le cloud. Vous devez inclure:
- Les principales responsabilités du poste
- Les bonnes pratiques pour votre entreprise
- Comment effectuer des tâches à l'aide de logiciels, d'interfaces en ligne ou d'autres équipements
- Comment contacter la direction
- 2Parlez de la culture organisationnelle de l'entreprise aux employés. Formez les nouveaux employés à distance sur l'objectif et les valeurs fondamentales de l'entreprise afin qu'ils sachent à quoi s'attendre de l'entreprise. Parcourez l'histoire de l'entreprise pour montrer comment l'entreprise a grandi et changé pour répondre à ses valeurs. Expliquez aux employés comment leur travail quotidien contribue à réaliser la vision et l'objectif de l'entreprise.
- 3Présentez les membres clés du personnel de l'entreprise aux employés distants. Il peut être intimidant pour les employés distants de contacter d'autres employés s'ils ne se connaissent pas d'abord. Choisissez quelques membres importants du personnel avec lesquels les employés distants interagiront et présentez-les lors d'une vidéoconférence si possible. Sinon, donnez aux employés distants les coordonnées des membres du personnel afin qu'ils puissent vous contacter s'ils en ont besoin.
- 4Spécifiez comment effectuer les tâches en détail. Essayez d'anticiper les problèmes ou les questions que l'employé pourrait avoir et incluez ces détails dans votre manuel. Des détails spécifiques aident l'employé à comprendre ce qu'il doit faire plus rapidement.
- Par exemple, ne dites pas simplement «Envoyez votre travail lorsque vous avez terminé». Au lieu de cela, écrivez: «Cliquez sur le bouton qui dit «Envoyer» pour envoyer votre travail lorsqu'il est terminé. Cela actualisera la page et vous ramènera au portail principal.»
- Assurez-vous de couvrir les détails tels que comment déclarer les heures, où soumettre le travail ou qui contacter en cas de problème.
Si vous avez de nombreux employés à distance, vous souhaiterez peut-être embaucher une entreprise pour concevoir un module de formation en ligne pour aider à automatiser une partie du processus de formation. - 5Établissez des quotas et des attentes pour chaque tâche. En plus de dire à vos employés comment faire quelque chose, assurez-vous qu'ils comprennent les règles, les quotas ou les directives qu'ils devront suivre. Combien sont-ils censés faire par semaine? À quelle fréquence doivent-ils communiquer avec vous? Quand doivent-ils soumettre leur travail?
- Par exemple, vous pourriez dire: «Nous attendons de vous que vous preniez 5 appels par heure» ou «Nous avons besoin que vous consultiez votre courrier électronique au moins une fois par heure entre 9 h 00 et 17 h 00».
- 6Incorporez des vidéos et des images d'instructions pour les logiciels ou l'équipement. S'il existe des programmes ou des équipements spéciaux que l'employé doit utiliser, fournissez des instructions visuelles claires leur montrant comment les utiliser en plus des instructions écrites.
- Si vous travaillez avec une plate-forme informatique, utilisez un programme de capture d'écran pour prendre des photos ou des vidéos de l'écran démontrant chaque étape du processus.
- Les diagrammes et les graphiques peuvent être utiles pour les employés qui ont besoin d'installer un équipement ou un logiciel spécial.
- 7Investissez dans un programme de formation en ligne pour les grandes entreprises. Si vous avez de nombreux employés à distance, vous souhaiterez peut-être embaucher une entreprise pour concevoir un module de formation en ligne pour aider à automatiser une partie du processus de formation. Ces entreprises travailleront avec vous pour créer une plateforme personnalisée à l'aide de vidéos et d'outils interactifs.
- Ces entreprises peuvent se présenter comme consultants en formation ou en recrutement.
- Bien que cela puisse être une option plus coûteuse, cela vous fera gagner un temps considérable si vous devez former fréquemment des employés.
Méthode 3 sur 3: superviser l'employé
- 1Donnez aux employés des repères à atteindre. Créez un calendrier des tâches pour l'employé et fixez-lui des objectifs spécifiques à atteindre dans un certain délai. Cela aide à donner une orientation à vos employés distants et les encourage à devenir productifs plus rapidement.
- Par exemple, vous pourriez dire: «Nous voulons que vous appreniez à utiliser notre logiciel d'appel d'ici la fin de la première semaine. À la fin du premier mois, vous devriez réaliser au moins 7460€ de ventes.»
- 2Fournissez des commentaires spécifiques sur les premières tâches. Donnez des commentaires constructifs sur chaque tâche pendant les 2-3 premières semaines ou jusqu'à ce qu'ils maîtrisent les différentes parties de leur travail. Ce type de rétroaction peut aider les employés à connaître les lignes directrices et les attentes pour le type de travail qu'ils effectuent.
- Par exemple, vous pourriez dire: «Votre conception sur ces images est vraiment bonne, mais je pense que vous devez vous en tenir à une palette de couleurs pour mieux correspondre à la marque de notre entreprise. Nous préférons également une police plus petite.»
- La première tâche de l'employé doit être quelque chose de petit avec un délai rapide. Par exemple, vous pourriez demander un court article ou une feuille de calcul avant la fin du premier jour. Cela vous permettra de leur donner rapidement des commentaires.
Pour former les employés à distance, créez un manuel de formation efficace contenant des informations telles que les principales responsabilités du poste et les meilleures pratiques pour votre entreprise. - 3Demandez des commentaires et des questions à l'employé. Encouragez l'employé à venir vous voir avec toutes les questions qu'il pourrait avoir. Lorsque la formation est terminée, demandez-leur des commentaires honnêtes sur le processus. Cela peut vous aider à clarifier le processus pour les futurs employés à distance.
- Si l'employé vous pose une question, répondez à la question du mieux que vous le pouvez. Si vous pensez que la réponse se trouve dans le manuel de formation, référez l'employé à la section spécifique.
- Si le nouvel employé ne vous pose aucune question, vous pouvez lui envoyer un message amical en disant quelque chose comme «Je veux juste m'enregistrer. Comment se passe la formation? Avez-vous des questions?»
- Si vous le souhaitez, gardez les commentaires anonymes afin que l'employé ait l'impression qu'il peut être honnête. Utilisez un site Web de sondage en ligne pour créer un formulaire de commentaires.
- 4Communiquez régulièrement avec tous les employés distants. Pendant et après la formation, restez en contact avec vos collaborateurs distants. Faites-leur savoir quelles nouvelles se passent dans l'entreprise. Des newsletters, des webinaires ou même des vidéoconférences hebdomadaires peuvent les tenir au courant.
- Les employés distants peuvent se sentir isolés ou exclus des décisions, des actualités ou des événements importants de l'entreprise. Pour aider à soutenir ces employés, encouragez-les à contacter ou à collaborer avec d'autres membres de l'équipe et de l'entreprise via les réseaux sociaux, la messagerie instantanée ou les chats vidéo.
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