Comment embaucher un assistant virtuel?

Marianne Boivin-Dubé
Marianne Boivin-Dubé
• 12 min de lecture
Avant d'embaucher un assistant virtuel
Avant d'embaucher un assistant virtuel, il est important de vous assurer que vous aurez des tâches prédéterminées à effectuer.

Parfois, la quantité de travail que vous avez à faire peut devenir accablante. Ce problème est aggravé lorsque de simples tâches quotidiennes prennent beaucoup de temps. Si vous avez du mal à terminer votre travail à un rythme raisonnable, il est peut-être temps d'envisager de faire appel à un assistant virtuel. En transférant les tâches administratives, techniques ou créatives sur un assistant virtuel qui fonctionne à distance, vous pouvez augmenter votre productivité quotidienne et passer plus de temps à vous concentrer sur les choses qui amélioreront votre avenir. Cependant, embaucher un assistant virtuel n'est pas aussi simple que de sélectionner une personne au hasard. Pour tirer le meilleur parti de votre AV, vous devez vous préparer à leur emploi, trier et interviewer les meilleurs candidats, et être prêt à les former et à les gérer jusqu'à ce qu'ils deviennent efficaces dans leur travail.

Partie 1 sur 3: préparer votre assistant virtuel

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    Écrivez une liste de tâches pour votre assistant. Avant d'embaucher un assistant virtuel, il est important de vous assurer que vous aurez des tâches prédéterminées à effectuer. Évaluez votre charge de travail quotidienne et hebdomadaire et identifiez les éléments que vous pouvez décharger sur votre assistant. Les tâches courantes incluent l'organisation et le filtrage des e-mails, la prise de rendez-vous, la réponse aux demandes générales, la réservation de vols ou la gestion de votre blog et de vos réseaux sociaux.
    • Si vous travaillez dans un poste hautement technique, il est possible que votre assistant virtuel ait besoin d'expérience dans votre secteur particulier.
    • Des programmes comme Evernote vous permettent de suivre les tâches que vous effectuez quotidiennement afin que vous puissiez mieux comprendre ce que vous faites chaque jour.
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    Faites une analyse coûts-avantages de l'embauche d'un assistant virtuel. Assurez-vous que l'embauche d'un assistant virtuel ne vous met pas une pression financière. Calculez combien d'heures par mois vous auriez à investir dans un assistant et combien de temps il pourrait vous libérer. Pensez à savoir si vous souhaitez embaucher quelqu'un de votre pays ou sous-traiter le travail dans un autre pays pour économiser de l'argent.
    • Bien que l'obtention d'un assistant virtuel entraîne des coûts initiaux, le coût d'opportunité ou le temps que vous gagnez en ne faisant pas de tâches de niveau inférieur vous permet de gagner plus d'argent sur le long terme.
    • L'externalisation peut vous faire économiser de l'argent. Le salaire moyen des assistants virtuels de pays comme les Philippines n'est que de 1,50€ à 3€ de l'heure, mais si vous en avez les moyens, vous devriez leur payer au moins le salaire minimum fédéral.
    • Le salaire moyen des assistants virtuels basés aux États-Unis est de 7,60€-22€
    • Même si le taux horaire semble élevé, vous économiserez tout de même de l'argent sur les congés payés, les congés maladie, les avantages sociaux, etc. qui sont associés à l'embauche d'un employé permanent.
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    Créez des processus organisés pour votre assistant. Votre assistant ne sait peut-être pas comment faire les choses, il est donc important que vous disposiez d'un système organisé pour eux. En créant les étapes sur la façon d'accomplir les tâches avant de les embaucher, vous économiserez un temps précieux et de l'argent en les formant. Envisagez de créer des vidéos de didacticiel ou de générer un document avec des instructions. Compilez les documents en un seul endroit et fournissez les informations à votre assistant virtuel comme référence.
    • Par exemple, si vous souhaitez que votre assistant utilise un logiciel de planification spécifique, vous pouvez créer un document Word avec des instructions étape par étape.
    • Vous devrez également créer un processus de facturation pour payer votre nouvel assistant.
    • Définissez les responsabilités de votre assistant virtuel sur un calendrier quotidien, hebdomadaire et mensuel. Partagez-le avec votre eux afin qu'ils comprennent leur charge de travail.
    Si votre assistant virtuel n'atteint pas les objectifs que vous vous êtes fixés
    Si votre assistant virtuel n'atteint pas les objectifs que vous vous êtes fixés, envisagez d'en trouver un nouveau.
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    Assurez-vous d'avoir suffisamment de temps pour vous consacrer à la formation. Bien que votre assistant virtuel puisse déjà maîtriser certaines des applications que vous allez utiliser, il est également possible qu'il ne comprenne pas ou ne fasse pas les choses de la même manière que vous avez l'habitude de les faire. Pour cette raison, il est important que vous allouiez suffisamment de temps chaque jour pour que votre assistant virtuel soit au courant des méthodes les plus efficaces pour effectuer le travail que vous lui attribuez.
    • Réservez un jour ou deux pour mettre votre assistant virtuel à niveau et lui permettre de télécharger les applications et les logiciels dont il aura besoin.
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    Recherchez des outils d'assistant virtuel. Vous devrez utiliser différentes applications logicielles pour travailler efficacement avec votre assistant virtuel. Cela peut inclure des programmes de calendrier ou des documents fournissant des mots de passe pour les comptes qu'ils devront utiliser. C'est également le bon moment pour créer un identifiant pour votre assistant virtuel. Le fait de devoir constamment relayer les noms de connexion et les mots de passe pour différentes applications peut perdre un temps précieux.
    • Certains outils assistant virtuel communs comprennent, Google Apps pour le travail, Dropbox, Boomerang et Doodle.
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    Préparez un accord d'indépendant et d'autres documents. Un contrat d'indépendant définit les conditions du travail avec votre assistant virtuel. Dans l'accord, vous pouvez déclarer le montant de la rémunération de l'assistant, la portée du projet ou du service fourni, un calendrier pour le projet et les infractions pouvant entraîner la résiliation. Si vous travaillez sur quelque chose qui ne devrait pas être gardé secret pour les médias ou le public, il est important que vous contactiez un avocat pour rédiger un accord de non-divulgation. Cela oblige votre assistant virtuel à garder secrets les documents confidentiels.
    • En cas de violation d'une NDA, vous pouvez intenter une action en dommages-intérêts suite à une violation de la confidentialité.
    • Une violation du contrat d'indépendant pourrait être considérée comme un motif de résiliation.
    • Vous devez également émettre un formulaire fiscal 1099 avant le 21 janvier si vous avez payé plus de 450€ à votre assistant virtuel et que vous l'avez engagé comme entrepreneur indépendant.

Partie 2 sur 3: recherche du meilleur assistant virtuel

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    Écrivez une liste de traits de personnalité que vous voulez chez un assistant. Déterminez les traits de personnalité les plus souhaitables en fonction de ce dont vous avez besoin pour votre industrie. Par exemple, dans une entreprise à volume élevé, vous voudrez vous assurer que votre assistant peut respecter les délais, peut se bousculer et est suffisamment ingénieux pour surmonter les problèmes. Si votre assistant doit interagir avec des clients ou des collègues, il est également important qu'il ait de solides compétences en communication et puisse mettre les gens à l'aise. Déterminez les caractéristiques idéales de votre assistant et gardez-les à l'esprit pendant les entretiens.
    • D'autres traits de caractère à rechercher chez un assistant virtuel incluent la fiabilité et une bonne gestion du temps et une bonne organisation.
    • Ce n'est pas parce que vous aimez un assistant qu'il est le meilleur candidat pour le poste. Déterminez ce qu'il faudra pour terminer les tâches le plus efficacement possible et sélectionnez le candidat qui peut le faire.
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    Créez une description de poste. Maintenant que vous avez écrit vos traits de personnalité et vos tâches, vous pouvez créer une description de poste précise et détaillée. Votre description de poste doit comporter les responsabilités, les tâches, les heures de travail hebdomadaires auxquelles vous vous attendez et les qualifications requises. Vous devez également avoir des informations sur qui vous ou votre entreprise et le secteur dans lequel vous vous spécialisez. Avant de vous préparer à le publier, vérifiez à nouveau et assurez-vous que toutes les tâches que votre nouvel assistant devra effectuer sont répertoriées dans la description..
    • Vérifiez votre travail pour les fautes d'orthographe ou les fautes de frappe.
    • Les éléments que vous pouvez avoir comme exigences incluent des certificats spéciaux, le niveau d'éducation requis, des années d'expérience ou la connaissance de programmes logiciels spécifiques.
    • Bien que l'affichage du salaire de la personne ne soit pas toujours obligatoire, cela peut vous aider sur les sites indépendants car les demandeurs d'emploi jetteront des filtres en fonction de leur salaire souhaité.
    Fréquente vous assurera de tirer le meilleur parti de votre assistant virtuel
    Dans tous les cas, une communication claire et fréquente vous assurera de tirer le meilleur parti de votre assistant virtuel.
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    Publiez votre description de poste sur les sites d'emploi populaires. Vous pouvez publier votre offre d'emploi sur les sites d'offres d'emploi populaires tels que CareerBuilder, Monster, Craigslist et Indeed. Certaines de ces publications coûteront de l'argent. Une autre option consiste à utiliser des sites Web comme UpWork ou Freelancer, où les assistants indépendants recherchent des projets sur lesquels travailler.
    • Les offres d'emploi sont gratuites sur certains sites comme Indeed mais peuvent aller jusqu'à 370€ pour des sites comme LinkedIn.
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    Pensez à vous adresser à une agence indépendante. Si vous avez eu du mal à trouver des talents de qualité ou si vous n'avez pas le temps de parcourir les CV et les candidatures, une agence indépendante peut être votre meilleur pari. Recherchez des entreprises indépendantes en ligne et trouvez une entreprise spécialisée dans les assistants virtuels. Recherchez des sites Web et des pools de candidats qui peuvent effectuer efficacement les tâches que vous créez pour eux.
    • L'avantage de passer par une agence indépendante est que les pigistes sont contrôlés, ce qui garantira un bassin de candidats de meilleure qualité.
    • Un inconvénient de l'embauche d'un assistant via une agence est qu'il est généralement plus coûteux que de travailler directement avec le pigiste.
    • Certaines des entreprises indépendantes les plus populaires en ligne incluent 20,57 Virtual Assistant, Fancy Hands, FlexJobs et Virtual Assistant Europe.
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    Passez en revue les candidatures et sélectionnez les meilleurs candidats. Après avoir publié une offre d'emploi, vous devriez recevoir des courriels des candidats avec leur curriculum vitae, leurs lettres de motivation et leurs candidatures. Triez-les et essayez de trouver des candidats qui correspondent à vos critères. De nombreux candidats ne répondront probablement pas à vos attentes, il est donc important de les parcourir tous afin que vous puissiez trouver le meilleur candidat pour le poste. Une fois que vous avez évalué les candidatures, choisissez les cinq à dix meilleurs candidats pour le poste.
    • Il peut également être judicieux de demander des références et des exigences salariales pour affiner votre recherche.
    • Si un candidat a besoin d'un salaire supérieur à ce que vous pouvez vous permettre, voyez si vous pouvez arriver à un compromis. Si un accord ne peut être conclu, excluez cette personne de la course.
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    Contactez et interviewez les candidats. Contactez chaque candidat et définissez une heure d'entrevue qui convient à vos deux horaires. Pour les assistants virtuels, un appel vidéo en direct est généralement l'une des formes d'interview les plus efficaces pour les employés distants. Lorsque vous êtes à l'entrevue avec le candidat, assurez-vous de prendre note de ses compétences et de son expérience. Déterminez s'ils seraient en mesure de s'acquitter des tâches que vous attendez d'eux et posez-leur des questions spécifiques sur les applications logicielles dont ils auront besoin au cours de leur travail. S'ils semblent avoir de l'expérience et avoir confiance en leur capacité à l'utiliser, pesez-le lourdement sur la décision de les embaucher ou non.
    • Vous pouvez poser des questions telles que "Quelle est votre expérience avec Github et PHP?" ou "Quels logiciels avez-vous utilisés dans votre dernier travail?"
    • Assurez-vous que vous prenez leurs tâches en considération. Par exemple, s'ils ont besoin de communiquer avec des clients ou des partenaires potentiels, il est essentiel qu'ils puissent énoncer leurs mots et communiquer clairement. S'ils sont chargés de plus de responsabilités d'organisation ou d'édition, cet aspect de leur personnalité n'est pas aussi important.
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    Offrez le poste au meilleur candidat. Une fois que vous interviewez minutieusement chaque candidat et vérifiez ses références, contactez le candidat qui correspond le mieux à ce que vous recherchez. Organisez un dernier entretien et fournissez la documentation que votre assistant personnel devra remplir. Cela devrait également être accompagné d'une lettre d'offre officielle décrivant leurs fonctions et leur rémunération.
    • Vous pouvez dire quelque chose comme: "Henry, parmi tous les candidats que j'ai interviewés, j'ai été le plus impressionné par vous. J'aimerais vous proposer le poste."
Il est possible que votre assistant virtuel ait besoin d'expérience dans votre secteur particulier
Si vous travaillez dans un poste hautement technique, il est possible que votre assistant virtuel ait besoin d'expérience dans votre secteur particulier.

Partie 3 sur 3: gérer votre assistant virtuel

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    Embarquez et formez votre nouvel employé. Prenez votre temps et mettez en œuvre le plan de formation que vous aviez élaboré plus tôt pour votre nouvel assistant virtuel. Formez-les sur les aspects les plus critiques du travail et assurez-vous qu'ils ont ce dont ils ont besoin pour réussir. Par exemple, si vous demandez qu'ils fonctionnent à l'intérieur d'une certaine application logicielle, il est important qu'ils aient l'autorisation et l'accès à ce logiciel.
    • Former un nouvel employé demande du temps et de la patience. À moins qu'ils n'aient une vaste expérience en faisant exactement ce que vous leur demandez, il leur faudra du temps pour devenir efficaces.
    • N'ayez jamais peur de donner des commentaires positifs ou négatifs sur la façon dont votre assistant virtuel exécute son travail.
    • Essayez de remédier à tout problème de communication avec votre assistant virtuel dès qu'il se produit.
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    Surveillez les progrès de votre nouvel assistant virtuel. Assurez-vous qu'ils comprennent parfaitement les concepts clés et peuvent terminer le travail que vous leur avez présenté. Si vous remarquez qu'ils semblent confus ou ne fonctionnent pas d'une manière ou d'une autre, parlez-leur et donnez-leur une formation supplémentaire pour qu'ils s'améliorent. Comparez le nombre d'heures facturées à la quantité de travail qu'ils ont effectuée. S'il semble qu'ils prennent un temps exorbitant ou s'il est toujours inexact, discutez ouvertement et honnêtement de leurs problèmes.
    • Vous pouvez dire quelque chose comme: "J'ai remarqué qu'il vous a fallu trois heures pour organiser les e-mails de la journée. Avez-vous un problème avec l'application ou est-ce que quelque chose d'autre vous prend tout votre temps?"
    • Si votre assistant virtuel n'atteint pas les objectifs que vous vous êtes fixés, envisagez d'en trouver un nouveau.
    • Fixez des délais raisonnables et voyez si votre assistant virtuel peut les accomplir.
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    Communiquez avec votre assistant et demandez des commentaires. Étant donné que vous travaillez tous les deux dans un environnement distant, les détails peuvent devenir confus ou perdus pendant la communication. Assurez-vous de vérifier constamment avec votre assistant virtuel et de demander des commentaires. Parfois, ils demanderont un plus grand niveau de clarté ou d'instructions sur une certaine tâche et d'autres fois, ils vous parleront d'informations importantes et sensibles au temps. Dans tous les cas, une communication claire et fréquente vous assurera de tirer le meilleur parti de votre assistant virtuel.
    • La visioconférence une fois par semaine peut rendre votre interaction avec l'assistant virtuel plus personnelle et lui permettre de poser ses questions.
Lisez aussi: Comment faire en sorte que les nouveaux membres du personnel se sentent appartenir?

Les commentaires (2)

  • jeanie03
    C'est un article génial pour les personnes qui recherchent un assistant virtuel.
  • conroycatherine
    Excellent article pour tous ceux qui envisagent d'embaucher un VA.

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