Comment rédiger un accord de séparation de personnel?
Un accord de séparation des employés comprend généralement une clause exigeant que l'employé restitue tout document ou équipement dans son poste appartenant à l'entreprise immédiatement après la séparation avec l'entreprise.
Que vous ayez un employé quittant votre entreprise pour une raison courante, ou que vous réorganisiez votre entreprise et libériez un groupe d'employés, vous souhaiterez peut-être rédiger un accord de séparation des employés pour protéger vos intérêts et les intérêts de votre entreprise - en particulier si l'employé a signé un contrat lors de son embauche. Un accord de séparation des employés décrit l'indemnité de départ que vous fournirez à l'employé en échange de promesses, y compris une libération de toute réclamation légale que l'employé pourrait avoir contre vous.
Partie 1 sur 3: rédiger votre introduction
- 1Choisissez le format de votre accord. Un accord de séparation d'employés peut être rédigé sous la forme d'une lettre à l'employé, ou il peut être rédigé sous la forme d'un contrat formel. L'un ou l'autre format est acceptable et exécutoire.
- Vous pouvez rechercher en ligne des exemples d'accords de séparation d'employés et choisir le format et le style d'organisation qui vous conviennent le mieux et aux besoins de votre entreprise.
- Quel que soit le format que vous choisissez, assurez-vous que chaque section est clairement étiquetée et facile à trouver dans le document. Si vous utilisez un format de lettre commerciale, envisagez d'utiliser un mot ou une phrase en gras au début de chaque paragraphe pour indiquer les informations qui seront couvertes dans le texte de ce paragraphe.
- Double espace entre les paragraphes ou les sections de votre accord pour en faciliter la lecture. Utilisez une police lisible dans une taille de 10 ou 12 points. La police par défaut de votre traitement de texte est généralement un bon choix.
- 2Indiquez l'objet de l'accord. Un accord de séparation d'employés utilisant un format de contrat standard aura un titre qui décrit le type d'accord dont il s'agit. Si vous rédigez l'accord sous forme de lettre, vous pouvez utiliser une ligne d'objet pour ce titre ou cette description.
- Il suffit généralement de titrer votre document «Accord de séparation d'employés».
- Vous pouvez indiquer que la séparation était volontaire en ajoutant ce mot au titre. Cela serait approprié dans les situations où la séparation a été initiée par l'employé, ou l'employé a été invité et a accepté de démissionner.
- 3Identifier les parties à l'accord. Commencez votre accord de séparation d'employés en nommant l'entreprise et l'employé, et en indiquant les rôles des deux parties et leurs relations mutuelles.
- Incluez le nom légal et les coordonnées de votre entreprise ou organisation. Vous souhaitez également inclure les coordonnées de l'employé.
- Vous pouvez adopter un titre pour chaque partie à utiliser dans le reste du document plutôt que des noms spécifiques. Par exemple, vous pouvez écrire «Cet accord entre Sunny Day Solar Panels, Inc. (ci-après «Société») et Carl Cloud (ci-après «Employé)».
- Si l'employé détenait un titre d'emploi spécifique, incluez-le avec votre identification de l'employé.
Un accord de séparation d'employés utilisant un format de contrat standard aura un titre qui décrit le type d'accord dont il s'agit. - 4Inclure des informations de base. En règle générale, un accord de séparation d'employés s'ouvre sur un ou deux paragraphes décrivant la relation de travail entre les parties et la raison pour laquelle elle se termine.
- Si vous utilisez un format de contrat formel, ces clauses commencent souvent par le mot «attendu». Ce mot indique que les informations qui suivent ne sont que des informations générales et ne font pas partie du contrat lui-même en termes de force exécutoire.
- Dans vos informations générales, vous pouvez indiquer quand l'employé est venu travailler pour vous, et toute autre information concernant les performances de l'employé que vous jugez nécessaire.
- 5Définir la raison de la séparation. Bien que cela ne soit pas strictement nécessaire, vous pouvez inclure les raisons pour lesquelles vous licenciez l'employé ou, s'il quitte volontairement, les raisons pour lesquelles il a décidé de passer à autre chose.
- Soyez prudent avec votre langage ici, car une grande partie de l'objectif d'un accord de séparation d'employés est de rejeter toute faute de la part de l'une ou l'autre des parties.
- Si l'employé ne part pas en bons termes, vous pouvez simplement indiquer que l'employé quitte l'entreprise, sans donner de raison.
Partie 2 sur 3: établir les conditions
- 1Décrivez l'indemnité de départ. Le cœur de l'accord pour le salarié est l'indemnité que vous lui verserez au moment de sa séparation de l'entreprise, et comment et quand cet argent sera versé.
- Vous pouvez verser à l'employé une somme forfaitaire au moment de la cessation d'emploi ou une série de paiements étalés sur plusieurs mois.
- Certaines entreprises choisissent simplement de continuer à payer leur salaire à l'employé pendant une brève période après la date de la séparation. Si vous optez pour cette voie, assurez-vous d'inclure une déclaration indiquant que même si l'employé continuera de recevoir le même salaire, il n'est pas considéré comme un employé et ne travaille plus pour vous.
- Le cas échéant, vous voudrez peut-être détailler les sommes versées en compensation ou en contrepartie de diverses promesses faites par l'employé dans l'accord de séparation.
- Compte tenu de la décharge, vous pouvez également inclure une clause de non-responsabilité selon laquelle l'employé ne mérite pas et n'a droit à aucune des indemnités de départ versées.
- Parlez à un avocat spécialisé en droit du travail si vous avez des questions sur le langage que vous avez utilisé pour décrire l'argent versé à l'employé lorsqu'il quitte l'entreprise.
- 2Discutez des avantages accumulés. Si l'employé a accumulé des vacances payées ou des congés de maladie, l'accord de séparation de l'employé doit indiquer ce qu'il adviendra de ces heures et s'il recevra une rémunération pour tout ou partie de ces heures.
- Vous pouvez rémunérer l'employé pour toutes ces heures à un taux spécifique, ou vous ne pouvez fournir une rémunération que jusqu'à un certain nombre d'heures maximum. Cela doit être clairement indiqué dans l'accord.
- Vérifiez les dossiers du personnel de l'employé pour déterminer combien d'heures l'employé a accumulé si vous avez l'intention d'énumérer un montant spécifique que l'employé sera payé.
- Vous pouvez également simplement payer à l'employé un montant forfaitaire pour toutes les heures accumulées sans référence à un taux horaire, mais comme forme de règlement de ces prestations accumulées que l'employé n'a pas utilisées à la date de la cessation d'emploi.
- 3Aborder le paiement des primes d'assurance. Si vous avez fourni à l'employé une assurance maladie, ce qu'il adviendra de cette couverture doit être inclus dans l'accord de séparation, y compris la capacité de l'employé à continuer la même couverture en vertu de COBRA.
- Certaines entreprises choisissent de continuer à payer les primes d'assurance de l'employé pendant une période déterminée après la date de la séparation.
- Si vous faites cela, incluez une clause de non-responsabilité indiquant que cet avantage est offert volontairement dans le cadre du règlement et n'indique pas une obligation continue ou ne signifie pas que l'employé travaille toujours pour vous.
- Si vous avez l'intention de cesser de payer les primes d'assurance et de mettre fin à la couverture, indiquez la date à laquelle la couverture prendra fin, ainsi que les dates auxquelles l'employé doit contacter la compagnie d'assurance s'il souhaite continuer la même couverture en payant directement ses propres primes.
Commencez votre accord de séparation d'employés en nommant l'entreprise et l'employé, et en indiquant les rôles des deux parties et leurs relations mutuelles. - 4Inclure une décharge de réclamations. De votre point de vue, le cœur de l'accord est une promesse faite par l'employé de libérer toutes les réclamations qu'il pourrait avoir contre vous à la suite de la séparation ou de tout autre incident ou différend découlant de la relation de travail.
- Cette décharge de réclamation comprend généralement toutes les réclamations que l'employé pourrait avoir contre vous et qui sont liées à son emploi chez vous, même s'il ne les a pas encore découvertes.
- En d'autres termes, si l'employé n'est pas au courant au moment de la séparation qu'il pourrait vous poursuivre pour une violation de la FMLA, cette langue dans l'accord de séparation de l'employé lui interdit de faire valoir ce droit.
- Vous devez fournir de l'argent à l'employé en contrepartie de cette quittance.
- 5Décrivez les services supplémentaires offerts. Selon les circonstances de la séparation, votre entreprise peut vouloir offrir d'autres aides non monétaires, telles que des services de recherche d'emploi, à l'employé.
- Généralement, ces services sont offerts au choix de l'employé, qui peut refuser l'aide supplémentaire s'il le souhaite.
- Vous pouvez également utiliser cette section pour indiquer la fin des avantages sociaux offerts à l'employé pendant qu'il travaillait pour vous.
- Par exemple, si l'employé a obtenu un logement en raison de son emploi chez vous, cette section décrirait quand il devait quitter ce logement.
Partie 3 sur 3: définir les obligations après l'emploi
- 1Prévoir la restitution des biens de l'entreprise. Un accord de séparation des employés comprend généralement une clause exigeant que l'employé restitue tout document ou équipement dans son poste appartenant à l'entreprise immédiatement après la séparation avec l'entreprise.
- Vous pouvez inclure des informations relatives à l'état dans lequel les biens de l'entreprise - en particulier l'équipement que vous avez l'intention d'utiliser à nouveau - doivent être restitués.
- Tout équipement tel qu'un ordinateur ou un téléphone portable que l'employé est autorisé à conserver après la séparation doit vous être remis afin que vous puissiez confirmer qu'il ne contient plus d'informations sensibles sur l'entreprise.
- Puisqu'il s'agit d'une disposition standard et qu'il est entendu que l'employé n'a de toute façon aucun droit sur les biens de l'entreprise, vous n'avez généralement pas à fournir de contrepartie supplémentaire pour cette clause.
- 2Pensez à inclure une clause de non-concurrence. Selon le rôle de l'employé dans l'entreprise, vous souhaiterez peut-être inclure une disposition lui interdisant de travailler pour une entreprise voisine en concurrence directe avec la vôtre pendant une brève période après la séparation.
- Si vous décidez d'inclure une clause de non-concurrence, assurez-vous qu'elle est de courte durée et ne couvre qu'une zone géographique raisonnable.
- Gardez à l'esprit que les tribunaux défavorisent généralement les clauses de non-concurrence et que l'inclusion d'une clause de non-concurrence inapplicable dans l'accord pourrait annuler l'intégralité de l'accord.
- Parlez à un avocat si vous êtes préoccupé par la possibilité que l'employé aille travailler pour un concurrent direct et que vous souhaitez inclure une clause de non-concurrence dans votre accord.
- La clause de non-concurrence doit être appuyée par une contrepartie monétaire supplémentaire. Selon le rôle de l'employé dans l'entreprise et sa position dans votre secteur d'activité, ce montant pourrait être substantiel.
- Lorsque vous considérez le caractère raisonnable de la contrepartie que vous avez offerte, pensez au montant d'argent que l'employé pourrait gagner en travaillant pour l'un de vos concurrents directs.
- 3Abordez la confidentialité des informations. Si l'employé a eu accès à des secrets commerciaux ou à des listes de clients, vous pouvez inclure une clause qui rappelle à l'employé son obligation continue de garder ces informations confidentielles.
- Vous pouvez incorporer tout accord de non-divulgation préalablement signé par l'employé par référence. Cependant, assurez-vous que la durée de cet accord s'étend au-delà de la séparation de l'employé avec l'entreprise.
- Si l'employé n'a pas signé d'accord de non - divulgation qui se poursuit après la fin de la relation de travail et que vous souhaitez inclure une clause de confidentialité dans votre accord de séparation d'employé, vous devez généralement fournir une contrepartie monétaire supplémentaire pour cette promesse.
- Le caractère raisonnable de la contrepartie offerte en échange de l'engagement de l'employé à ne pas divulguer d'informations confidentielles dépend généralement de la valeur relative des informations qu'on lui demande de garder secrètes et peut varier considérablement en fonction de la situation et de la position de votre entreprise dans le secteur.
Si votre accord de séparation d'employés comprend une clause de non-divulgation, vous pouvez regrouper la clause de non-sollicitation avec elle, car elles couvrent des choses similaires. - 4Inclure une clause de non-sollicitation. Une clause de non-sollicitation peut protéger votre entreprise en interdisant à l'employé de solliciter vos clients au nom d'une entreprise concurrente, ou en encourageant vos employés à partir et à travailler pour quelqu'un d'autre.
- Si votre accord de séparation d' employés comprend une clause de non-divulgation, vous pouvez regrouper la clause de non-sollicitation avec elle, car elles couvrent des choses similaires.
- Cependant, assurez-vous que vous êtes précis sur les utilisations de l'information. Une clause de non-divulgation interdit à l'employé de partager des informations, tandis qu'une clause de non-sollicitation interdit à l'employé d'utiliser ces informations pour son propre bénéfice ou celui d'une entreprise concurrente.
- 5Décrivez comment les références seront traitées. Si la séparation s'est produite dans des circonstances tendues ou compliquées, vous pouvez inclure une clause indiquant que vous fournirez à l'employé une référence positive.
- Cette clause peut également identifier des personnes spécifiques qui sont autorisées à fournir une référence pour l'employé. La désignation de références vous permet de contrôler les informations fournies à une autre entreprise.
- Une clause sur les références peut également être utile si votre entreprise est en cours de dissolution ou sous une nouvelle direction, car elle précise comment l'employé peut comptabiliser son temps de travail pour votre entreprise même si elle n'existe plus.
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