Comment donner une référence positive à un employé?

Pour donner une référence positive à un employé, soyez honnête et évitez d'exagérer pour que votre référence soit crédible.

Alors que le marché du travail devient de plus en plus compétitif, une recommandation positive et élogieuse d'un employeur précédent ou actuel peut être l'outil le plus précieux pour une personne à la recherche d'un emploi. Si vous souhaitez fournir une référence positive à un employé, vous devez réfléchir sérieusement à la façon dont vous présenterez cette personne. En réfléchissant à ce que vous allez dire ou écrire pour la personne et en le présentant de la manière la plus positive et la plus professionnelle possible, vous pouvez aider un employé ou une autre personne à décrocher l'emploi de ses rêves.

Méthode 1 sur 2: écriture

1
Proposez d'écrire une lettre positive. Si quelqu'un vous contacte pour lui fournir une référence, examinez d'abord sa demande. Si vous avez eu une bonne expérience avec la personne et que vous pouvez soutenir positivement sa candidature à un poste, proposez-lui de lui écrire une lettre positive. Cependant, il est important que vous soyez honnête, car votre réputation pourrait être endommagée si la personne n'agit pas de la manière que vous avez décrite dans son nouvel emploi.
- Ne proposez pas d'écrire une lettre si vous ne pouvez rien écrire de vraiment positif. Vous ne voulez pas nuire aux chances de la personne d'obtenir un emploi.
- N'acceptez de fournir une référence que si vous avez travaillé avec la personne pendant une période plus longue. Il est difficile d'avoir une idée des capacités et du style de travail de quelqu'un en quelques mois.
- Assurez-vous que vous êtes la personne appropriée pour fournir la référence. Cela peut nécessiter de vérifier les politiques de votre entreprise sur les références.
2
Découvrez le poste et les détails du poste. Demandez à la personne de vous donner des informations sur l'emploi pour lequel elle postule et toute autre donnée pertinente que vous devriez connaître, y compris son curriculum vitae. Vous devez également collecter pour vous toute information pertinente au travail de la personne, telle que les évaluations de performance.
- Demandez à la personne pour qui vous rédigerez une lettre de référence de vous parler du poste pour lequel vous la recommanderez, un curriculum vitae mis à jour et d'autres informations telles que la façon dont elle pense avoir contribué à votre entreprise ou à vos projets et comment elle pourrait en bénéficier. nouveau lieu de travail.
- Envisagez de lire votre correspondance avec la personne pour obtenir une évaluation de son professionnalisme et de son fonctionnement. Vous pouvez également utiliser des évaluations de performance à cette fin.
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Rédiger une lettre préliminaire. Avant de fournir à la personne une référence positive pour votre ancien employé ou collègue, utilisez les informations que vous avez recueillies pour rédiger une lettre préliminaire. Cela vous aidera à vous assurer que votre référence est positive et complète.
- Une lettre de référence doit comporter entre une et deux pages. Si vous écrivez plus longtemps, l'employeur potentiel pourrait ne pas lire l'intégralité du texte et pourrait manquer des informations vitales sur le candidat.
- Une brève introduction doit indiquer le nom de la personne, l'emploi pour lequel elle postule et si vous la recommandez pour le poste. Par exemple, vous pourriez écrire «C'est avec plaisir que je recommande Christopher Smith pour le poste de responsable de la marque. Christopher a apporté une contribution significative à mon travail/ à cette entreprise, et je pense qu'il pourrait être un grand atout pour votre équipe.
- Le corps de la lettre peut comporter de 1 à 3 paragraphes et doit indiquer depuis combien de temps vous connaissez la personne, à quel titre vous avez travaillé ensemble, discuter et mettre en évidence ses compétences et expliquer comment la personne pourrait bénéficier à l'employeur potentiel. Vous voulez fournir des preuves exploitables des raisons pour lesquelles la personne est le meilleur candidat pour le poste.
- Vous pouvez également discuter du caractère de la personne dans le corps principal de la lettre, bien que vous deviez faire attention à ne pas inclure d'informations personnelles, qui peuvent non seulement porter préjudice à un employeur potentiel, mais pourraient également être illégales.
- Vous devez terminer par un bref paragraphe de résumé indiquant que vous recommandez fortement la personne et proposant de vous rendre disponible si l'employeur potentiel a des questions. Par exemple, «Sur la base de mes expériences avec Christopher Smith, je le recommanderais pour le poste de responsable de marque chez Brand Management, Inc. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me contacter par e-mail ou par téléphone.
Si vous souhaitez fournir une référence positive à un employé, vous devez réfléchir sérieusement à la façon dont vous présenterez cette personne.
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Utilisez des mots positifs et exploitables. Lorsque vous rédigez et révisez plus tard votre lettre de référence, vous voulez vous assurer d'utiliser un langage à la fois positif et exploitable lors de la description du candidat. Cela peut aider l'employeur potentiel à se faire une meilleure idée du candidat et peut également présenter une image plus positive d'elle.
- Utilisez des verbes tels que collaborer, coopérer et promouvoir.
- Utilisez des noms tels que joueur d'équipe, atout et responsabilité.
- Utilisez des adjectifs tels que fiable, intelligent, bon enfant, diligent.
- Vous pouvez mettre ces mots ensemble dans des phrases telles que "Christopher et moi avons collaboré sur un projet de marketing et il a été un atout important pour nous gagner plusieurs nouveaux clients. C'est un joueur d'équipe responsable et sympathique qui aura un impact positif sur votre entreprise."
5
Soyez honnête et n'exagérez pas. Vous voulez vendre le candidat le mieux possible tout en étant honnête sur ses qualifications. Il y a une ligne fine entre l'honnêteté et l'exagération et vous voulez éviter cela afin que les employeurs potentiels ne trouvent pas votre lettre fallacieuse.
- Vous n'avez pas nécessairement besoin de dire que la personne est la meilleure ou la plus grande à moins qu'elle ne le soit réellement. Au lieu de cela, envisagez d'écrire quelque chose comme «Christopher est l'un des collègues les plus responsables et les plus collégiaux avec qui j'ai eu le plaisir de travailler». Lorsque vous évaluez les compétences et les capacités techniques d'une personne, vous pouvez écrire quelque chose du genre «Christopher fait partie des 5% des meilleurs chefs de marque avec lesquels j'ai travaillé».
6
Révisez et copiez éditez votre lettre. Une fois que vous avez rédigé une lettre préliminaire, révisez le texte pour le renforcer et aplanir les domaines qui nécessitent un développement supplémentaire. Cela vous permettra également de copier modifier la lettre pour toute faute d'orthographe, de ponctuation ou de grammaire.
- Assurez-vous que le brouillon révisé comporte les éléments appropriés d'une introduction, d'un corps et d'une conclusion honnêtes, intègrent un vocabulaire positif et présentent la meilleure image possible du candidat.
- Pensez à lire la lettre à haute voix pour entendre les erreurs possibles et vous assurer qu'elle semble professionnelle.
- Assurez-vous que les informations que vous fournissez dans la lettre sont adaptées au nouvel emploi.
7
Formatez votre lettre. Avant de pouvoir envoyer une lettre de référence, vous devez la formater correctement. Cela peut aider à garantir que l'employeur potentiel prend votre lettre de référence au sérieux.
- Assurez-vous que la lettre est sur le papier à en-tête de l'entreprise.
- Sur la première ligne du texte, écrivez la date de la lettre de référence.
- Immédiatement sous la date, mettez l'adresse de l'employeur potentiel. Adressez-le soit à l'éventuel supérieur hiérarchique du candidat, soit au service des ressources humaines.
- Incluez votre adresse de contact sous les informations de l'employeur potentiel.
- Après votre salutation, assurez-vous de signer votre nom à l'encre noire et d'avoir votre nom imprimé en dessous. Vous pouvez inclure votre titre, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone si vous le souhaitez.
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Relisez une dernière fois. Avant d'envoyer la lettre de référence, relisez le texte une dernière fois. Cela peut vous aider à vous assurer que vous n'avez pas fait d'erreurs ou omis d'informations importantes.

Je vous recommanderais simplement de dire que vous ne vous sentez pas à l'aise de donner une référence — Si vous n'avez rien de positif à dire au sujet d'un employé, je vous recommanderais simplement de dire que vous ne vous sentez pas à l'aise de donner une référence.

Méthode 2 sur 2: donner une référence verbale

1

Vérifiez la politique de votre entreprise concernant les références verbales. Certaines entreprises autorisent uniquement les employés à divulguer des informations de base telles que l'ancienneté de l'emploi. Certains ne permettent que des références écrites. Confirmer la politique de référence de votre entreprise peut aider à garantir que vous fournissez la meilleure référence verbale possible.
2
Acceptez de fournir une référence verbale. Si un employé ou un collègue vous demande de lui donner une référence, assurez-vous que vous pouvez accepter positivement la demande. Si vous avez eu une bonne expérience avec la personne et pouvez soutenir sa candidature, alors proposez de fournir une référence avec l'employeur potentiel.
- Ne proposez pas de servir de référence si vous ne pouvez pas dire quelque chose de positif sur la personne. Vous ne voulez pas compromettre ses chances d'obtenir le poste.
- N'acceptez de parler à un employeur potentiel que si vous avez travaillé avec la personne pendant un certain temps. Il peut être difficile de répondre à des questions sur une personne ou ses compétences en quelques mois.
- Assurez-vous que vous êtes la personne appropriée pour fournir la référence, ce qui peut nécessiter une vérification auprès de votre patron ou des politiques de l'entreprise sur les références.
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Demandez à la personne les informations à utiliser pour votre référence. Vous aurez besoin de quelques informations de base de la personne sur l'emploi pour lequel elle postule et de toute autre donnée pertinente que vous devriez connaître.
- Demandez des informations sur l'emploi potentiel du candidat et un curriculum vitae mis à jour. Vous voudrez peut-être même évaluer comment elle pense avoir contribué à votre entreprise ou à vos projets et comment elle pourrait profiter à son nouveau lieu de travail.
- Vous devez également collecter pour vous toute information pertinente au travail de la personne, telle que les évaluations de performance.
- Envisagez de lire votre correspondance avec la personne pour obtenir une évaluation de son professionnalisme et de son fonctionnement. Vous pouvez également utiliser des évaluations de performance à cette fin.
4
Planifiez une conversation téléphonique. La plupart des références verbales sont fournies par téléphone et vous voudrez prendre rendez-vous pour parler avec l'employeur potentiel du candidat. Le fait de réserver un moment précis pour discuter du candidat peut vous aider à vous assurer que vous êtes en mesure de donner une référence complète, professionnelle et positive.
- Demandez au candidat de donner vos coordonnées à l'employeur potentiel ou demandez au candidat les données appropriées dans la nouvelle entreprise.
- Assurez-vous de planifier le rendez-vous à un moment où vous êtes détendu et non pressé de faire une réunion.
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Composez des notes pour la référence du téléphone. Une fois que vous avez eu l'occasion de planifier une réunion et de recueillir des informations pertinentes, esquissez quelques notes sur le candidat. Cela peut aider à garantir que vous n'oubliez pas d'informations importantes sur les compétences ou le comportement du candidat pendant la conversation.
- Étant donné que vous ne saurez pas quelles questions l'employeur potentiel peut poser, assurez-vous d'écrire des notes sur divers aspects du candidat, notamment comment vous le connaissez et pendant combien de temps, à quel titre vous avez travaillé ensemble et une évaluation de ses compétences.
Avant de fournir à la personne une référence positive pour votre ancien employé ou collègue, utilisez les informations que vous avez recueillies pour rédiger une lettre préliminaire.
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Répondez aux questions de manière approfondie et honnête. Une référence verbale vous obligera souvent à répondre aux questions d'un employeur potentiel sur le candidat. Avoir des notes et répondre aux questions aussi précisément et honnêtement que possible peut aider le candidat à décrocher le poste.
- Assurez-vous de ne pas exagérer les qualifications de la personne. Vous n'êtes pas nécessairement obligé de dire «il est le meilleur de tous les temps», mais vous pouvez objectivement dire «C'est l'un des meilleurs collègues/employés que j'aie jamais eu.»
- N'oubliez pas que le fait d'hésiter sur une réponse peut donner l'impression que vous êtes malhonnête.
7
Incorporez des mots et des phrases positifs et descriptifs. Lorsque vous répondez aux questions de l'employeur potentiel, assurez-vous d'incorporer des mots qui rendent le candidat attrayant. Cela peut donner au candidat l'avantage sur les autres personnes pour le poste.
- Vous pouvez utiliser une variété de verbes, de noms et d'adjectifs pour décrire la personne. Plus vous pouvez être descriptif, plus il est utile pour l'employeur potentiel.
- Par exemple, vous pouvez dire des choses telles que «Christopher est un résolveur de problèmes très créatif» ou «elle communique clairement ses idées».
- Assurez-vous d'utiliser un langage qui intègre également les compétences dont la personne aura besoin dans son nouveau poste.
8
Évitez les sujets personnels. Ne parlez que de choses pertinentes pour le rendement au travail de la personne, comme ses compétences supérieures en leadership ou sa capacité à résoudre les différends entre collègues. Ne parlez pas de sa vie personnelle, car cela pourrait le faire paraître, ainsi que vous, moins professionnel aux yeux des employeurs potentiels.
- Ne discutez pas de quoi que ce soit de personnel, y compris la religion, l'état matrimonial, l'âge ou la santé.
- Fournir des renseignements personnels pourrait compromettre les chances du candidat d'être embauché. Cela peut également être illégal selon le type d'informations que vous divulguez.
9

Terminez la conversation de référence. Concluez la référence téléphonique une fois que vous avez répondu aux questions de l'employeur potentiel. Vous pouvez poser des questions si vous pensez que cela est nécessaire ou si cela vous éclairera davantage sur la personne. Assurez-vous de remercier l'employeur potentiel et offrez de fournir de plus amples informations si nécessaire.

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Comment donner une référence positive à un employé?

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Méthode 1 sur 2: écriture

Méthode 2 sur 2: donner une référence verbale

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