Comment rédiger une lettre de référence?
Pour rédiger une lettre de référence, commencez par une introduction, telle que «J'écris en tant que référence pour Joe Johnson, que j'ai supervisé au cours des 5 dernières années». Ensuite, parlez d'au moins 3 compétences ou traits exceptionnels du candidat. Ensuite, fournissez des exemples de ces qualités avec une phrase comme «Joe répond systématiquement à nos clients en temps opportun». Enfin, concluez votre lettre en résumant les qualifications du candidat et votre soutien à leur égard. Pour savoir comment finaliser et envoyer votre lettre de recommandation, continuez à lire!
En particulier si vous écrivez une lettre de référence académique ou une lettre de référence pour une licence professionnelle, il peut y avoir des exigences supplémentaires pour la soumission de la lettre.
Si vous occupez un poste de supervision, que ce soit au travail, à l'école ou au sein d'une organisation à but non lucratif en tant que bénévole, on vous demandera peut-être d'écrire une lettre de référence pour quelqu'un. Les gens ont souvent besoin de lettres de référence lorsqu'ils postulent pour un emploi ou cherchent à être admis dans une école ou un programme d'études particulier. Votre lettre de recommandation doit être formelle dans le format et le ton, et décrire les caractéristiques ou les compétences positives que le candidat apporte à son travail.
Partie 1 sur 3: mise en forme de la lettre de référence
- 1Tapez votre lettre à l'aide d'une application de traitement de texte. Bien qu'il puisse sembler plus personnel d'écrire votre lettre à la main, la dactylographier est plus professionnelle. Une lettre dactylographiée sera également plus facile à lire pour le destinataire.
- Utilisez une application de traitement de texte plutôt que l'application de texte de base sur votre ordinateur. Les applications de texte de base ne disposent pas des options de formatage dont vous aurez besoin pour votre lettre.
- Si le candidat vous dit que la lettre doit être envoyée par e-mail, vous devez toujours taper une lettre séparée et la joindre à votre e-mail au format PDF après l'avoir signée à la main, plutôt que de simplement taper votre lettre dans le corps de l'e-mail.
- 2Trouvez un modèle de lettre commerciale. L'application de traitement de texte que vous utilisez généralement aura des modèles disponibles qui vous permettront de formater facilement votre lettre. Un modèle de lettre commerciale traditionnel est livré avec des marges et des paramètres prédéfinis afin que vous n'ayez pas à le faire manuellement.
- La plupart des applications de traitement de texte ont plusieurs modèles de lettres. Choisissez le modèle de lettre d'affaires formel, pas un pour une lettre décontractée ou personnelle.
- Utilisez une police standard lisible telle que Times New Roman ou Helvetica.
- En règle générale, le corps de la lettre sera configuré de manière à ce qu'il y ait un double espace entre les paragraphes sans indentation. Si vous choisissez de mettre vos paragraphes en retrait, il n'est pas nécessaire de doubler l'espace entre eux.
- 3Entrez les noms et les adresses. En haut de la première page de la lettre, vous taperez votre nom et votre adresse dans le coin supérieur droit de la page. Le nom et l'adresse du destinataire suivent sur le côté gauche de la page.
- Vous devez également inclure toute information de contact supplémentaire, telle que votre numéro de téléphone direct ou votre adresse e-mail.
- Si vous avez du papier à en-tête contenant vos coordonnées, il n'est généralement pas nécessaire d'inclure votre nom et votre adresse une deuxième fois. Cependant, vous devez l'inclure si votre en-tête fait référence à votre employeur dans son ensemble et non à vous personnellement.
- Après les adresses, il y aura une ligne pour la date. Selon le modèle que vous utilisez, il peut également y avoir une ligne d'objet. Pour le sujet, vous pouvez simplement indiquer «Lettre de référence pour» avec le nom du candidat.
- Dans la plupart des cas, vous souhaitez adresser la lettre à une personne spécifique. Si la lettre doit être examinée par plusieurs personnes, adressez-la simplement au «comité d'embauche» ou au «comité d'admission». Parlez au candidat pour savoir quelle adresse est appropriée.
- 4Utilisez du papier à en-tête si vous en avez. Si votre employeur a du papier à en-tête, ou si vous avez du papier à en-tête personnel, cela rendra la lettre plus professionnelle. Quoi qu'il en soit, assurez-vous d'avoir du papier de haute qualité pour imprimer la lettre.
- La présentation de la lettre se reflète sur vous ainsi que sur le candidat. Pour cette raison, vous voulez qu'il ait l'air aussi formel et professionnel que possible.
- Le papier blanc ordinaire est très bien. Éloignez-vous du papier copie bon marché. Vous pouvez trouver un bon stock de lettres dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau et dans la plupart des grands magasins discount.
- 5Créer un contour de base. En général, c'est une bonne idée d'organiser vos réflexions sur le candidat avant de vous asseoir pour écrire votre lettre. Faites un remue-méninges sur les qualités que vous souhaitez inclure et sélectionnez les plus fortes d'entre elles pour votre lettre.
- Gardez à l'esprit que votre lettre ne doit généralement pas dépasser une page. Les lettres de référence académiques peuvent s'étendre sur deux pages.
- Cela vous donne de la place pour environ trois courts paragraphes dans le corps de votre lettre. Parce que l'espace est limité, vous devez être capable d'écrire efficacement pour que chaque mot compte.
- Vous voudrez peut-être parler au candidat pendant que vous travaillez sur le plan de votre lettre. Renseignez-vous sur l'emploi ou le programme d'études auquel ils postulent et sur les traits ou les compétences valorisés par la personne qui évaluera la lettre.
Gardez à l'esprit que vous mettez votre propre réputation en jeu lorsque vous écrivez une lettre de recommandation.
Partie 2 sur 3: rédaction de la lettre de référence
- 1Présentez-vous ainsi que le candidat. Votre lettre s'ouvrira avec une ligne commençant par "Cher" suivi du nom de la personne qui recevra la lettre. Ensuite, vos phrases d'ouverture fourniront votre nom, le nom du candidat et la raison de votre lettre.
- Expliquez votre relation avec le candidat et depuis combien de temps vous le connaissez. Si vous avez des qualifications spéciales qui rendent votre référence plus précieuse, vous devez également les inclure.
- Confirmez les détails pertinents pour la candidature du candidat. Si vous avez été leur superviseur au travail, vous voudrez indiquer l'entreprise dans laquelle vous avez travaillé et votre poste, ainsi que leur poste (le cas échéant), depuis combien de temps ils ont travaillé dans l'entreprise et depuis combien de temps vous les avez supervisés..
- Par exemple, vous pouvez écrire «Je m'appelle Bob Brass et je suis directeur général chez Button Factory. J'écris à titre de référence pour Joe Johnson, qui a été sous ma supervision chez Button Factory au cours des cinq dernières années.»
- 2Énumérez au moins trois compétences ou traits exceptionnels du candidat. Immédiatement après votre introduction, incluez une phrase qui répertorie les compétences ou les traits dont vous discuterez plus en détail dans le corps de la lettre. Ces compétences doivent être pertinentes pour le poste auquel le candidat postule, vous pouvez donc demander à la personne ce que vous devriez mettre en évidence à son sujet.
- Le type de compétences ou de traits que vous incluez ici dépend à la fois de votre relation avec le candidat et de l'objet de votre lettre. Les lettres de référence de caractère doivent se concentrer exclusivement sur les traits de caractère, tandis que les lettres de référence d'emploi doivent se concentrer sur les compétences particulières du candidat qui en font un bon candidat pour cet emploi particulier.
- Les lettres de référence académiques sont dans une certaine mesure un hybride de ces deux types de lettres. En plus des compétences qui rendent le candidat bien adapté à ce programme d'études particulier, vous pouvez également inclure des traits de caractère, tels que son intelligence ou sa nature curieuse.
- Cela devrait être la dernière phrase de votre premier paragraphe. Énumérez simplement les compétences ou les caractéristiques - vous en discuterez dans le paragraphe suivant. Par exemple, vous pourriez écrire «D'après mon expérience, Joe Johnson a l'endurance, l'organisation et les compétences en communication pour être un atout considérable pour votre entreprise.
- 3Fournir des exemples à l'appui. Dans le deuxième paragraphe de votre lettre de référence, vous entrerez plus en détail sur chacune des compétences ou traits que vous avez énumérés à la fin de votre paragraphe d'introduction.
- Gardez à l'esprit que l'espace est limité et que vous ne voulez pas que votre lettre soit trop longue. Pour cette raison, il est préférable de trouver un exemple concret qui montre au moins deux, sinon les trois, des traits ou des compétences que vous avez mentionnés dans l'introduction.
- Une observation concrète du candidat qui affiche les compétences ou les traits que vous avez mentionnés est le moyen le plus efficace de faire passer votre message.
- Par exemple, vous pourriez écrire «Joe Johnson m'a montré qu'il était capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois et d'effectuer plusieurs opérations différentes de poussée ou de rotation de bouton simultanément. Par exemple, un jour, il s'est porté volontaire pour prendre en charge un travail supplémentaire alors qu'il prévoyait un ralentissement de la production parce que plusieurs autres employés étaient malades. Il acceptait fréquemment des responsabilités supplémentaires et faisait des heures supplémentaires tout en conservant un rôle actif dans sa communauté et sa famille.
- 4Écrivez votre paragraphe de conclusion. Dans votre troisième et dernier paragraphe, terminez sur une note positive en résumant et en réaffirmant les compétences ou les traits que vous avez mis en évidence dans le corps de la lettre, et indiquez que vous pensez que le candidat est bien adapté pour le travail ou le programme d'études auquel ils ont postulé.
- Ce paragraphe n'a pas besoin de faire plus de deux ou trois phrases. Écrivez une phrase résumant le corps de la lettre et recommandant le candidat. Vous pouvez également inclure une phrase reliant l'exemple dans votre deuxième paragraphe à votre futur travail.
- Par exemple, vous pourriez écrire «À ce jour, j'évalue le travail de mes autres employés par rapport à Joe Johnson. Avec son endurance, son organisation et ses compétences en communication, Joe serait un atout considérable pour votre entreprise.»
- 5Invitez des questions de suivi. La dernière phrase de votre lettre doit inclure le moyen le plus simple de vous contacter si le destinataire a des questions ou souhaite discuter davantage des informations contenues dans votre lettre.
- Fournissez un moyen spécifique de vous contacter directement, y compris les limitations concernant les jours et les heures où vous êtes disponible.
- Par exemple, vous pourriez écrire «Si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter plus en détail de mes expériences avec Joe, n'hésitez pas à m'appeler au 555-555-5555. Je suis généralement disponible à ce numéro du lundi au vendredi de 8 de 00 à 18 h»
Vous voudrez peut-être leur parler et essayer de leur dire: «J'aimerais que vous écriviez une lettre de recommandation pour mon prochain emploi.
Partie 3 sur 3: finaliser la lettre de référence
- 1Relisez attentivement votre lettre. Une lettre avec une grammaire et une ponctuation bâclées a une mauvaise incidence sur le candidat ainsi que sur vous. Selon le type d'emploi ou le programme d'études auquel le candidat a postulé, une lettre mal relue pourrait se retourner contre vous.
- Votre application de traitement de texte possède probablement des fonctions de vérification orthographique et grammaticale, mais vous ne devriez pas vous fier uniquement à celles-ci.
- Imprimez un brouillon de votre lettre et relisez-le attentivement. Le parcourir à l'envers peut aider à mettre en lumière des erreurs que vous avez peut-être manquées simplement en lisant la lettre.
- Vous pouvez également lire votre lettre à haute voix. Cela peut vous aider à trouver des erreurs grammaticales, ainsi que des formulations maladroites ou des structures de phrases qui prêtent à confusion ou sont difficiles à lire. Si vous vous retrouvez à trébucher sur quelque chose pendant que vous lisez à haute voix, pensez à le réviser pour qu'il soit plus facile à lire.
- 2Signez votre lettre. Votre lettre doit se terminer par une ligne de fermeture formelle telle que «Sincèrement», suivie d'un espace pour votre signature. Vous devez ensuite taper votre nom complet lorsque vous envisagez de le signer. Vous pouvez également inclure des informations de contact sous votre nom tapé, mais ce n'est pas nécessaire.
- Après avoir relu votre lettre et être certain qu'elle est exempte d'erreurs, imprimez une copie sur votre papier à en-tête ou sur du papier de qualité.
- Signez votre lettre à l'encre bleue ou noire.
- Faites une copie de la lettre signée pour vos propres dossiers, ainsi qu'une autre pour les dossiers personnels du candidat. Si vous écrivez la lettre en votre qualité officielle de superviseur du candidat, vous aurez peut-être également besoin d'une copie pour les dossiers de l'entreprise.
- 3Soumettez votre lettre. Renseignez-vous auprès du candidat sur la manière dont la lettre est censée être envoyée au destinataire et suivez ces instructions. Si vous envoyez la lettre par courrier électronique, vous pouvez également envoyer une copie papier supplémentaire par la poste.
- En particulier si vous écrivez une lettre de référence académique ou une lettre de référence pour une licence professionnelle, il peut y avoir des exigences supplémentaires pour la soumission de la lettre.
- Dans certains cas, vous pouvez simplement remettre la lettre au candidat et il la transmettra au destinataire, mais dans d'autres, vous devez l'envoyer directement au destinataire et elle ne peut pas passer entre les mains du candidat.
- Quoi qu'il en soit, il est généralement préférable d'envoyer votre lettre directement au destinataire plutôt que par l'intermédiaire du candidat. De cette façon, le destinataire sait que le candidat n'a pas modifié le contenu de la lettre.
- Faites attention à la date d'échéance. Vous ne voulez pas que votre lettre arrive en retard ou soit disqualifiée. Cela pourrait nuire au candidat ou l'empêcher d'obtenir le poste pour lequel il a postulé.
Pour rédiger une lettre de référence, commencez par une introduction, telle que «J'écris en tant que référence pour Joe Johnson, que j'ai supervisé au cours des 5 dernières années».
- Restez positif et évitez de mentionner les faiblesses ou les défis que le candidat pourrait avoir.
- Si vous ne pensez pas pouvoir trouver suffisamment de choses positives à dire sur le candidat, vous devriez refuser d'écrire la lettre de référence pour lui.
- Gardez à l'esprit que vous mettez votre propre réputation en jeu lorsque vous écrivez une lettre de recommandation. Évitez d'écrire une référence pour quelqu'un à moins que vous ne soyez sûr de sa capacité à réussir dans le travail ou le cours universitaire pour lequel il a postulé.
- Ne mentionnez pas le sexe, la race, l'âge, le handicap ou tout autre statut physique ou culturel du candidat. Ce sont des caractéristiques que le destinataire de votre lettre ne doit pas prendre en compte lorsqu'il décide d'embaucher ou d'admettre le candidat.
Questions et réponses
- Mon dernier employeur peut-il indiquer dans ma référence que j'ai été licencié et être désobligeant envers mon nouvel employeur?Cela dépend de l'endroit où vous résidez - dans certains endroits, c'est bien, dans d'autres, cela peut être contraire à la loi. En général, votre dernier employeur peut écrire tout ce qu'il veut à condition de ne pas vous diffamer. Vous voudrez peut-être leur parler et essayer de leur dire: «J'aimerais que vous écriviez une lettre de référence pour mon prochain emploi. Je me rends compte de ce qui s'est passé dans le passé, mais pouvons-nous laisser le passé disparaître et nous concentrer sur ce que j'ai bien fait? Cela signifierait beaucoup pour moi. Ce n'est pas grave si vous n'avez pas l'impression de pouvoir le faire, faites-le moi savoir et je pourrai organiser d'autres références. N'utilisez un employeur qui vous a licencié qu'en dernier recours lorsque vous n'avez pas d'autres employeurs à qui demander - sinon c'est un gros risque.
- Puis-je demander à mon employeur d'écrire une lettre de recommandation pour moi?Oui. La plupart des entreprises ont des modèles qu'elles conservent dans leurs dossiers; ils remplissent simplement vos coordonnées, signent et c'est fait. Vous pouvez également écrire une lettre standard au nom de votre employeur, et si elle est approuvée, elle sera signée. La plupart des employeurs seront heureux de fournir une référence tant que cela ne leur prend pas trop de temps.
Les commentaires (3)
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