Comment éviter les violations du droit du travail?

Identifiez les entrepreneurs indépendants. Vous devez vous assurer que les personnes que vous qualifiez d'entrepreneurs indépendants ne sont pas de véritables employés. Les employés ont droit à des avantages tels que l'indemnisation du chômage et les heures supplémentaires, qui ne sont pas disponibles pour les entrepreneurs indépendants. Il n'y a pas de moyen simple de déterminer si quelqu'un est un entrepreneur indépendant ou un employé. Cependant, le ministère du Travail examine les facteurs suivants:

• À quel point la relation de travail est-elle permanente. Plus le travailleur est permanent, plus il est probable qu'il soit un employé et non un entrepreneur indépendant.
• À quel point la contribution du travailleur fait-elle partie intégrante de l'entreprise de l'employeur. Si le produit du travailleur est vendu directement aux consommateurs, alors le travailleur est plus probablement un employé.
• Le degré de contrôle exercé par l'employeur, comme les heures travaillées et le moment où ces heures sont travaillées. Plus le degré de contrôle exercé par l'employeur est élevé, plus la probabilité que le travailleur soit un employé est grande.
• Si la personne peut travailler pour d'autres personnes. Si tel est le cas, ce facteur indique que le travailleur est un entrepreneur indépendant.
• Le niveau de compétence requis pour effectuer le travail. Si le travailleur effectue des tâches de routine, il est plus probable qu'il soit un employé.
• Si le travailleur a sa propre entreprise, qu'il annonce au grand public. Lorsque cela se produit, le travailleur est probablement un entrepreneur indépendant.
• Si le travailleur est remboursé pour l'achat de fournitures, de matériaux ou d'outils. Les entrepreneurs indépendants ne sont généralement pas remboursés.

Classer correctement les «managers». Afin d'éviter de payer des heures supplémentaires à un employé, vous devez vérifier si l'employé est qualifié de «manager». Les exemples de gestionnaires incluent les cadres, les administrateurs et les professionnels (par exemple, les avocats ou les médecins). Pour être admissible, le salarié doit répondre aux critères suivants:

• l'employé doit être payé au moins 340€ par semaine
• le salaire ne peut être réduit en fonction de la qualité ou de la quantité du travail de l'employé
• l' employé effectue un travail typique d'un rôle de gestion ou de supervision

Identifier les travailleurs syndiqués. Si vous embauchez des personnes représentées par un syndicat, vous devrez porter une attention particulière aux lois du travail. Si les employés choisissent un syndicat pour les représenter, vous, en tant qu'employeur, devrez négocier de bonne foi les salaires, les vacances, les assurances et d'autres sujets liés au travail. Si vous embauchez des employés syndiqués, vous ne pouvez pas menacer de licencier des personnes s'ils adhèrent au syndicat, menacer de fermer votre entreprise si des personnes adhèrent au syndicat, promettre des avantages à ceux qui n'adhèrent pas au syndicat ou punir de quelque façon que ce soit les employés qui une partie du syndicat.

Déterminez si vous employez du «personnel d'attente». Les serveurs sont des employés qui reçoivent habituellement plus de 22€ par mois de pourboires. Si vous embauchez des serveurs, vous pourrez peut-être obtenir un crédit de pourboire, ce qui vous permettra de payer à l'employé un certain montant en dessous du salaire minimum.

Identifiez votre force de vente externe. Si vous embauchez des vendeurs externes, vous pourrez peut-être éviter certaines dispositions de la Fair Labor Standards Act (FLSA). Si un employé est admissible, vous n'aurez peut-être pas à lui payer un salaire minimum normal ou des heures supplémentaires. Pour être considéré comme un employé de vente externe, la personne que vous embauchez doit faire des ventes et doit effectuer la plupart de son travail en dehors de votre lieu de travail.

Déterminez si vous emploierez du personnel h1-b. Les employés H1-B sont des étrangers non-immigrants avec un visa spécifique qui leur permet d'exercer certains emplois au sein de l'Europe. Un employé H1-B doit travailler dans un domaine qui nécessite des connaissances hautement spécialisées et l'obtention d'au moins un baccalauréat. Des exemples d'emplois H1-B incluent les ingénieurs, les architectes, les biologistes ou les économistes.

• Si vous employez des travailleurs H1-B, vous devez attester auprès du département américain du Travail que vous paierez à ces travailleurs un salaire égal au montant que vous versez aux autres travailleurs effectuant le travail ou au salaire en vigueur pour le travail. dans votre région, selon la valeur la plus élevée.

Vérifiez si le «stagiaire» est vraiment un employé. Un stagiaire est une personne qui fait du bénévolat dans une organisation afin d'acquérir des compétences. Vous n'avez pas à payer le stagiaire s'il est qualifié de stagiaire en vertu de la loi. Aux États-Unis, une personne est stagiaire si:

• le stage est similaire à une formation qui serait reçue dans un environnement éducatif
• le but du stage est de profiter au stagiaire
• le stagiaire ne remplace pas les employés réguliers mais, à la place, travaille avec le personnel existant
• le stagiaire n'a pas nécessairement droit à un emploi à la fin du stage
• votre entreprise ne tire aucun avantage immédiat des activités du stagiaire et peut, en effet, souffrir à l'occasion de l'utilisation du stagiaire
• vous et le stagiaire comprenez que le stagiaire n'a pas droit à un salaire

Comptez toutes les heures. Vous ne pouvez pas court-circuiter un travailleur pour le temps passé au travail. Vous devez également compenser correctement le temps d'attente, tant que le temps d'attente est à votre avantage (l'employeur).

• De même, le travail effectué à l'initiative du salarié est également un travail qui doit être rémunéré. Par exemple, si un employé décide de rester tard pour terminer une tâche, vous devez alors compenser le temps travaillé. Si vous ne voulez pas payer de supplément, vous devez alors dire à l'employé d'arrêter de travailler et de rentrer chez lui.
• Il peut y avoir des zones grises lorsque l'on considère ce qui compte comme du temps travaillé. Par exemple, le temps passé à mettre des vêtements pour un travail (comme un uniforme) peut ou non compter comme du temps travaillé. Vous devriez consulter votre avocat si vous avez des questions.

Faites attention aux pauses repas. Un employé doit être payé pour toute pause-repas, sauf s'il s'agit d'une période de repas «de bonne foi». Une bonne période de repas dure au moins 30 minutes.

• L'employé doit être complètement libéré de son travail pendant cette période. Avoir un employé assis au téléphone pendant une journée creuse n'est pas une période de repas de bonne foi, puisque vous vous attendez à ce que l'employé réponde au téléphone pendant la pause-repas.

Gardez une trace des heures. Vous avez des options quant à la façon dont vous suivez le temps des employés. Vous pouvez utiliser une horloge de pointage ou demander aux travailleurs d'enregistrer leur temps. Vous devez enregistrer l'heure à laquelle le travail a commencé, l'heure à laquelle il s'est terminé et toute pause-repas ou pause personnelle de plus de 20 minutes. Quel que soit le système que vous utilisez, il doit être précis et complet.

• Si un employé entre volontairement au travail plus tôt ou quitte le travail tard, vous n'avez pas à compenser ce temps si aucun travail n'est effectué.
• Vous devez également conserver des registres pendant au moins quatre ans.

Payer au moins le salaire minimum. Le salaire minimum fédéral actuel en Europe est de 5,40€ de l'heure. Les États peuvent fixer leur propre salaire minimum, qui peut être supérieur au minimum fédéral. En Californie, par exemple, le salaire minimum en 2016 sera de 7,50€ de l'heure. Vous devez vérifier que vous payez au moins le minimum de votre état.

• Contactez le ministère du Travail de votre état pour vérifier que vous payez au moins le salaire minimum de l'état.
• Comme pour presque toutes les lois du travail, il existe des exceptions aux lois sur le salaire minimum. Par exemple, les travailleurs de moins de 20 ans peuvent être payés au minimum 3,20€ de l'heure à condition qu'ils n'aient pas déplacé d'autres travailleurs. Ce minimum ne s'applique que pour les 90 premiers jours civils consécutifs d'emploi.
• Visitez le site Web du ministère du Travail pour d'autres exceptions. Si vous pensez avoir des employés qui relèvent d'une exception, vous devriez obtenir des conseils juridiques pour vous assurer que vous respectez la loi.

Calculez la rémunération des heures supplémentaires avec précision. En règle générale, vous devez payer un employé 1,5 fois son taux de rémunération normal pour toutes les heures travaillées au-delà de 40. La loi de votre état peut également exiger le paiement des heures supplémentaires dans d'autres situations. Par exemple, en Alaska, vous devez payer un temps et demi pour toutes les heures travaillées au-delà de huit au cours d'une même journée.

• Pour plus d'informations, voir Calculer la rémunération des heures supplémentaires.

Payer un dernier chèque de paie rapidement. Vous devez payer un dernier chèque de paie dans un certain laps de temps. Dans de nombreux États, vous devez le payer rapidement. Par exemple, dans le Connecticut, vous devez remettre à l'employé un chèque de paie le jour ouvrable suivant (si l'employé a été licencié) ou le prochain jour de paie prévu (si l'employé démissionne). Au Nouveau-Mexique, le dernier chèque doit être remis dans les cinq jours (si l'employé a été licencié) ou le jour de paie suivant (si l'employé démissionne).

• Vous devriez vérifier vos lois du travail applicables pour voir quelles sont les exigences. Si vous les violez, vous pourriez être poursuivi et devoir payer les honoraires d'avocat de l'employé.

Utilisez une clause d'arbitrage pré-contentieux. Une façon de rationaliser le processus de règlement des différends est d'inclure une clause compromissoire dans un contrat de travail. Avec la clause, vous et l'employé acceptez de régler les différends en dehors des tribunaux, en utilisant l'arbitrage. Une clause compromissoire correctement rédigée pourrait exiger que les parties participent à une médiation avant l'arbitrage.

• Vous devriez discuter avec votre avocat de la façon de rédiger une clause compromissoire valide. Une clause compromissoire est une excellente ressource car l'arbitrage peut être beaucoup plus rapide qu'un procès. L'arbitrage est également privé.

Former correctement les superviseurs. Vous pouvez anticiper une action en justice en formant les superviseurs de votre organisation à prêter attention aux plaintes concernant les violations du droit du travail et à y répondre de manière appropriée. Le superviseur peut alors informer la direction de la violation possible afin que vous puissiez remédier rapidement à la violation.

Créer des manuels et des manuels des employés. Vous devez publier des manuels ou des manuels et les remettre aux employés. Les manuels devraient présenter le processus de règlement des griefs de l'entreprise. Dites aux employés qui ils doivent contacter et expliquez les étapes du grief. Par exemple, vous voudrez peut-être qu'ils contactent immédiatement un superviseur immédiat. Vous devez créer un exemple de formulaire de grief que les employés doivent remplir et l'inclure dans le manuel.

• En ce qui concerne l'indemnisation, vous devez clairement indiquer que vous effectuerez les déductions requises pour les impôts d'État et fédéraux ainsi que les déductions volontaires (pour les prestations). Expliquez également clairement les politiques de votre entreprise concernant les horaires de travail, les heures supplémentaires, les pauses et le respect du temps.
• Un manuel adéquat devrait aborder d'autres questions que l'indemnisation (par exemple, les politiques de lutte contre la discrimination). Consultez le site Web de la Small Business Administration pour connaître les informations à inclure dans le manuel. Assurez-vous de revoir vos manuels au moins une fois par an et assurez-vous qu'ils sont à jour avec la loi en vigueur.