Comment améliorer la communication au sein d'une équipe répartie à l'échelle mondiale?
Lorsque vous travaillez dans une équipe répartie dans le monde entier, la communication devient plus un défi en raison du manque de réunions en face à face.
La communication joue un rôle essentiel dans le développement logiciel. Au cours du premier mois d'un projet, les développeurs ont consacré plus de 50% de leur temps au travail de groupe. Lorsqu'ils travaillent dans une équipe répartie à l'échelle mondiale, la communication devient plus un défi en raison du manque de réunions en face à face. La communication au sein d'équipes réparties dans le monde a «un rôle essentiel dans le succès d'une équipe» et peut être «la plus grande source de problèmes». Ce guide vous donnera un aperçu des meilleures pratiques de communication dans une équipe logicielle distribuée à l'échelle mondiale pour vous aider à éviter les erreurs courantes.
Partie 1 sur 2: améliorer la communication générale
- 1Demandez aux équipes de se rencontrer en personne à un stade précoce du projet. Lors du démarrage d'un projet, il est fortement recommandé de définir des processus standardisés et d'établir des connaissances partagées. Vous pouvez le faire en organisant une réunion de lancement physique avec toutes les équipes impliquées au début d'un projet. Des études montrent que cela augmente considérablement les performances inter-équipes. Si vous n'utilisez que des outils en ligne, cela peut ne pas être suffisant.
- Un autre avantage de la réunion en personne est qu'elle vous donne une compréhension commune des exigences qui, à long terme, réduiront les coûts du projet et permettront à vos équipes de mieux réagir aux changements en leur sein.
- 2Vérifiez de manière proactive le statut des équipes. Étant donné que vos équipes fonctionnent de manière indépendante, il existe un risque que certaines d'entre elles s'écartent du plan initialement convenu. Ces écarts peuvent avoir un impact majeur sur les autres équipes et donc sur l'ensemble de votre projet. Si vous vérifiez de manière proactive l'état de toutes les équipes sur l'ensemble du projet, vous pouvez vous assurer que toutes les équipes sont toujours alignées.
Il peut même être utile d'avoir un membre clé d'une équipe physiquement localisé avec l'autre équipe. - 3Désignez un «responsable de la communication» chargé de la communication entre les équipes. Afin d'éviter une mauvaise communication entre les équipes, vous pouvez désigner une personne pour coordonner la communication. Ce «facilitateur humain» a pour objectif de fournir une communication fluide et de réduire les conflits. Il est important que ce facilitateur ne soit pas partial et que les deux équipes se sentent à l'aise pour communiquer avec cette personne.
- Il peut même être utile d'avoir un membre clé d'une équipe physiquement localisé avec l'autre équipe.
- 4Introduire des voies de communication informelle entre les équipes. En plus de la communication formelle, il y a généralement aussi beaucoup de communication informelle entre collègues. Pensez aux conversations à la machine à café. Il s'avère que les développeurs consacrent en moyenne 75 minutes par jour à des communications interpersonnelles non planifiées. Dans ces petites conversations, les membres de l'équipe prennent conscience de ce qui se passe et des problèmes rencontrés dans le projet.
- L'enjeu est de simuler ces rencontres occasionnelles dans un environnement numérique. Une solution consiste à faire participer tous les membres de votre équipe à un appel vidéo et à les laisser discuter.
- 5Choisissez le bon outil de communication. Les outils de communication peuvent être divisés en deux groupes: synchrone et asynchrone.
- La communication synchrone nécessite que les deux parties soient disponibles en même temps, cela inclut les appels vidéo et les chats en direct.
- La communication asynchrone n'a pas cette exigence et inclut des outils comme le courrier électronique.
- Le choix du type de communication nécessaire dépend de l'objectif de la communication. La communication synchrone est préférable lorsque l’objectif est de parvenir à un accord, car elle est hautement interactive. La communication asynchrone convient aux discussions hautement techniques qui incluent un contenu détaillé tel que le code source. La communication asynchrone permet aux parties de prendre leur temps pour comprendre le contenu avant de répondre.
- Malgré les points mentionnés ci-dessus, il est important de permettre à vos équipes de choisir leurs propres outils sans rien leur imposer. Ils savent ce qui est le mieux pour eux.
La communication au sein d'équipes réparties dans le monde a «un rôle essentiel dans le succès d'une équipe» et peut être «la plus grande source de problèmes».
Partie 2 sur 2: améliorer la communication via l'automatisation
- 1Utilisez l'automatisation pour communiquer efficacement. L'automatisation accélère non seulement le processus, mais c'est également un moyen très efficace de communiquer précisément avec les autres pour comprendre comment la tâche ou le processus doit être exécuté. Ceci est utile lorsque vous travaillez dans des environnements distribués; vous pouvez utiliser l'automatisation pour combler les lacunes.
- L'automatisation des processus comme la création de logiciels, les tests, etc. élimine les erreurs humaines, les dérives de configuration et les malentendus de communication, ce qui aide les gens à se concentrer davantage sur le développement de fonctionnalités.
- 2Ne créez pas une équipe d'automatisation séparée et cloisonnée. Lorsque vous travaillez dans un environnement distribué, il est facile de délocaliser tout le travail d'automatisation, comme l'automatisation des tests et l'automatisation de l'infrastructure, vers d'autres équipes ou pays.
- La plupart des entreprises suivent un modèle de création de fonctionnalités et de logiciels sur site, puis de transfert du travail d'automatisation vers une équipe offshore. Cependant, cela ne fonctionne pas dans la pratique, car seules des équipes spécifiques devront connaître le fonctionnement de l'automatisation. Cela crée un silo plus bureaucratique et est finalement suivi d'un jeu de blâme des équipes lorsqu'une erreur est causée.
- 3Suivez les mêmes directives de codage et de test pour l'automatisation. Vous devez suivre des directives de codage et de test spécifiques, car cela garantit que le bon message est transmis de l'équipe de développement à l'entreprise.
- Étant donné que le code d'automatisation est également du code de production, vous devez maintenir les mêmes contrôles de qualité et les mêmes normes que ceux que vous utilisez pour maintenir le code de production, sinon le code de test devient plus difficile à maintenir à long terme; l'équipe finira par perdre sa concentration et son intérêt car il est difficile de maintenir l'automatisation.
Ce guide vous donnera un aperçu des meilleures pratiques de communication dans une équipe logicielle distribuée à l'échelle mondiale pour vous aider à éviter les erreurs courantes. - 4Créez un cadre ou mettez en place des outils pour inciter les gens à se parler fréquemment. Chaque membre de l'équipe doit être en mesure de suivre et d'examiner toutes les nouvelles décisions techniques ou les changements d'exigences tels que les échecs de construction ou la refactorisation. Vous pouvez utiliser des outils tels que TFS, Github, JIRA, Slack ou Trello, qui montrent qui est responsable de chaque tâche et aident les développeurs à avoir une référence à ajouter aux données là où elles ont été terminées pour la dernière fois. Cela garantit que les équipes situées à différents endroits savent ce qui se passe.
- 5Pratiquez l'intégration continue et la livraison continue. Pratiquer un pipeline de déploiement automatisé garantit que les équipes à différents endroits travaillent vers un objectif commun et peuvent travailler de manière plus intégrée, ce qui se traduit par une meilleure communication entre les équipes réparties.
- Cela réduit également le temps nécessaire pour examiner manuellement et attendre les décisions. Le partage d'informations permet à toutes les équipes de comprendre les objectifs et facilite la communication et la productivité.
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