Comment suspendre un employé?
Vous voudrez peut-être suspendre un employé pour le discipliner, ou vous devrez peut-être le suspendre afin de pouvoir mener une enquête.
Vous voudrez peut-être suspendre un employé pour le discipliner, ou vous devrez peut-être le suspendre afin de pouvoir mener une enquête. Quelle que soit la situation, vous devez soigneusement documenter toute enquête et les raisons de la suspension. Décidez s'il faut payer l'employé pendant la suspension, ce qui est une décision compliquée, et demandez un avis juridique si nécessaire.
Partie 1 sur 3: vous protéger contre un procès
- 1Enquêter sur les plaintes. Disons que quelqu'un se plaint qu'un superviseur les a agressés. Vous ne devez pas suspendre immédiatement le superviseur car vous ne savez pas ce qui s'est passé. Mener au moins une enquête préliminaire sur les allégations.
- Rencontrez la personne qui porte plainte. Ils se sont peut-être plaints par e-mail ou auprès de votre secrétaire, mais vous devez les rencontrer en personne. Passez en revue le fond de leur plainte pour vérifier si elle est plausible à première vue.
- 2Lisez votre politique. Idéalement, vous avez une politique en place qui vous permet de suspendre un employé. Sortez votre police et lisez-la pour la comprendre. Si vous ne suivez pas votre politique, vous pourriez être poursuivi pour discrimination.
- Vous n'avez peut-être pas de politique, auquel cas vous devriez faire preuve de prudence! Aux États-Unis, la plupart des emplois sont à volonté et vous pouvez suspendre un employé à tout moment. Cependant, vous souhaitez vous protéger légalement.
- 3Consultez un avocat. Les poursuites pour résiliation injustifiée coûtent cher, vous devez donc vous assurer que la suspension est légale. Chaque pays et état a sa propre législation du travail, il n'y a donc pas d'approche unique pour les suspensions d'employés. Par exemple, les lois du travail aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Australie sont très différentes les unes des autres. Contactez votre avocat d'affaires pour discuter des spécificités de votre situation et de ce que la loi exige.
- Obtenez une référence à un avocat si vous n'en avez pas déjà un. Contactez le barreau le plus proche et demandez quelqu'un qui se spécialise dans les questions de travail et d'emploi.
- Discutez ouvertement avec votre avocat de ce que vous voulez faire. Par exemple, vous souhaiterez peut-être licencier l'employé. Votre avocat doit le savoir, car cela pourrait avoir une incidence sur les mesures que vous prenez.
- 4Envisagez des alternatives à la suspension. Explorez complètement si vous pouvez garder l'employé au travail sans le suspendre. Cela pourrait être le meilleur choix. Vous évitez toute possibilité de poursuite et votre employé peut toujours contribuer à l'entreprise.
- Par exemple, vous pourriez être en mesure de déplacer l'employé vers un autre service ou de le laisser travailler à domicile. Cela peut être idéal si un employé a été accusé de harcèlement sexuel mais que vous devez mener une enquête.
Aux États-Unis, la plupart des emplois sont à volonté et vous pouvez suspendre un employé à tout moment. - 5Identifiez quand la suspension est appropriée. La suspension est un remède assez dramatique, alors considérez sérieusement si elle est appropriée. Par exemple, la plupart des employeurs suspendent dans les situations suivantes:
- L'employé a enfreint une politique écrite et la suspension est une forme de punition.
- Vous devez enquêter sur les allégations contre l'employé et vous craignez qu'il ne détruise les preuves s'il reste au travail ou s'il est perturbateur.
- Les relations entre les employés sont rompues et vous devez les séparer.
Partie 2 sur 3: aviser l'employé de la suspension
- 1Réglez la longueur de la suspension. Évitez de suspendre le salarié indéfiniment, car cela ressemble trop à un licenciement. En fait, essayez de les suspendre le moins longtemps possible.
- Aux États-Unis, vous ne pouvez pas suspendre quelqu'un pendant une demi-journée. Au lieu de cela, la loi fédérale exige que vous suspendiez quelqu'un pendant au moins une journée complète.
- 2Choisissez de payer ou non l'employé. Vous pouvez certainement suspendre quelqu'un sans le payer. Cependant, ce n'est peut-être pas le meilleur choix, selon les circonstances. Considérer ce qui suit:
- La loi de votre état pourrait stipuler que tous les salaires sont dus au moment de la résiliation. Selon la durée de votre enquête, la suspension pourrait légalement être qualifiée de résiliation. Dans cette situation, vous pourriez être poursuivi pour salaire impayé si vous renvoyez finalement l'employé. Pour vous protéger, vous voudrez peut-être payer un salaire pendant la suspension, mais vous devriez en parler avec votre avocat.
- Cependant, vous pouvez éviter de payer si vous avez un droit contractuel de ne pas les payer. Regardez votre contrat de travail.
- 3Vérifiez si l'employé est un employé exonéré. Aux États-Unis, un salarié est exonéré s'il perçoit un salaire d'au moins 340€ par semaine et répond à d'autres exigences. Vous devez faire attention à ne pas suspendre un employé exonéré. Vous courez le risque de convertir l'employé en un employé non exonéré, ce qui signifie que vous devrez peut-être payer des heures supplémentaires.
- Vous pouvez suspendre un employé exempté sans rémunération pour des infractions graves, telles que des allégations de harcèlement sexuel, de violence au travail, d'abus de drogues / d'alcool ou de violations de la loi. Cependant, vous devez payer l'employé si vous suspendez pour des problèmes mineurs, comme une mauvaise assiduité ou une mauvaise attitude.
- 4Écrire une lettre. Vous pourriez penser qu'il est plus simple de dire à l'employé qu'il est suspendu. Cependant, vous devez vous protéger en tant qu'employeur. Rédigez une lettre dans laquelle vous expliquez les principaux termes de la suspension, tels que les suivants:
- Durée. Faites-leur savoir la date à laquelle ils peuvent retourner au travail. N'écrivez pas: «Vous êtes suspendu pour une semaine» car personne ne sait quand la semaine se terminera. À la place, écrivez: «Vous êtes immédiatement suspendu et pouvez retourner au travail le 6 juin 2017».
- Si la suspension est une mesure disciplinaire. Vous devrez peut-être suspendre quelqu'un afin de pouvoir effectuer une enquête plus approfondie. Dans cette situation, précisez que la suspension n'est pas un acte disciplinaire.
- Obligations des employés. Vous voudrez peut-être que l'employé reste disponible afin de pouvoir l'appeler pendant la semaine de travail. Vous pouvez également leur interdire d'appeler d'autres employés pendant leur suspension.
- 5Dites à votre employé en personne. Rencontrez-les en privé. Demandez-leur de venir à votre bureau et de réserver suffisamment de temps pour que vous ne soyez pas bousculé ou interrompu. Dites à l'employé ce qu'il a fait de mal et que vous le suspendez.
- Être respectueux. Vous pouvez vous attendre à ce que l'employé soit bouleversé, alors désamorcez la situation autant que possible. Évitez d'élever la voix ou de faire des gestes agressifs.
- Écoutez également ce que dit l'employé. Ils savent peut-être qu'ils ont des difficultés au travail. Par exemple, ils pourraient avoir des problèmes à la maison. Il est maintenant temps de leur recommander de contacter le programme d'aide aux employés pour obtenir de l'aide pour les problèmes à domicile.
Vous courez le risque de convertir l'employé en un employé non exonéré, ce qui signifie que vous devrez peut-être payer des heures supplémentaires. - 6Prenez des notes sur la réunion. Documentez ce que chaque personne a dit et mettez vos notes dans le dossier personnel. Joignez les notes à une copie de la lettre que vous avez remise à l'employé.
- 7Maintenez la confidentialité. Vous devrez peut-être informer les autres employés de la suspension. Faites attention à ce que vous dites. Vous ne voulez pas donner l'impression d'avoir trouvé la personne coupable si vous menez toujours une enquête.
- Par exemple, vous pouvez dire aux autres membres de l'équipe qu'il y a eu des plaintes à propos de l'employé. Précisez que vous êtes uniquement en train d'enquêter et que vous ne savez pas si elles sont vraies ou non.
- Cependant, gardez pour vous le fond des plaintes. Ne dites pas: «Jillian a accusé Jeff de harcèlement sexuel».
Partie 3 sur 3: élaboration d'une politique disciplinaire
- 1Rédiger un code de conduite. Vous devez dire aux employés quel comportement est acceptable et inacceptable. Soyez aussi détaillé que vous le souhaitez. Par exemple, vous souhaiterez peut-être interdire les appels téléphoniques personnels au travail. Si tel est le cas, votre code de conduite doit stipuler: "Aucun appel personnel n'est autorisé au travail sans l'autorisation d'un superviseur."
- Incluez également un langage général sur les valeurs que votre entreprise soutiendra. Par exemple, vous voulez probablement faire respecter l'intégrité, l'honnêteté et le travail d'équipe.
- 2Mettre en place un processus disciplinaire. Vous devez suivre le même processus disciplinaire pour chaque employé, alors mettez-le par écrit. Cela vous protégera des allégations de discrimination. N'oubliez pas de n'inclure que les étapes que vous avez l'intention de suivre.
- 3Analysez les avantages d'un système disciplinaire progressif. Certains systèmes disciplinaires sont «progressifs», ce qui signifie que vous commencez par un avertissement verbal et que vous augmentez les sanctions pour chaque infraction supplémentaire. Les systèmes disciplinaires progressifs présentent certains avantages et inconvénients. Vous devriez considérer chacun.
- Par exemple, un avantage est la transparence. Les employés savent exactement ce qui se passera s'ils commettent une faute.
- Un système progressif permet également aux employés d'améliorer leurs performances.
- Un inconvénient est que vous pouvez être lié au système, que vous souhaitiez le suivre ou non.
- Les systèmes disciplinaires progressifs nécessitent également un peu de paperasse.
- 4Créez la hiérarchie des disciplines. Si vous choisissez d'utiliser un système disciplinaire progressif, vous devez créer une séquence de punitions, en commençant par la moins grave. Pensez à suivre les étapes suivantes:
- Première infraction: avertissement oral. Rencontrez l'employé et expliquez-lui comment changer sa conduite.
- Deuxième infraction: avertissement écrit. Suivez votre coaching et fixez une date limite pour l'amélioration des employés.
- Troisième infraction: suspension. Laissez l'employé élaborer un plan pour améliorer ses performances pendant sa suspension. Vous pouvez l'examiner avant de recommencer à travailler.
- Quatrième infraction: licenciement. Lorsqu'un employé ne peut pas améliorer ses performances, la suspension est appropriée. L'un des avantages du système disciplinaire progressif est que le licenciement ne devrait pas être une surprise pour l'employé.
Par exemple, la plupart des employeurs suspendent dans les situations suivantes: L'employé a enfreint une politique écrite et la suspension est une forme de punition. - 5Exclure certains comportements de la discipline progressive. Certaines actions sont si destructrices que vous voudrez peut-être éviter de donner un avertissement verbal et passer immédiatement à la suspension ou à la résiliation. Identifiez les comportements qui seront traités différemment, comme les suivants:
- détournement de fonds
- vol
- violence sur les biens de l'entreprise
- l'intimidation ou le harcèlement (y compris le harcèlement sexuel)
- divulgation de secrets commerciaux et d'autres informations confidentielles
- insubordination
- couché sur une demande d'emploi
- 6Montrez votre police à un avocat. Demandez à l'avocat s'il manque quelque chose. Votre avocat peut également vous aider à évaluer les forces et les faiblesses du processus disciplinaire que vous avez choisi. Par exemple, si vous choisissez un système disciplinaire progressif, vous pouvez changer le statut «à volonté» de vos employés. Considérez toutes vos options.
- Rencontrez votre avocat à l'avance si vous ne savez pas quel type de système disciplinaire vous souhaitez.
- 7Publiez la politique finale dans votre manuel de l'employé. N'oubliez pas d'inclure un langage d'avertissement que vous utiliserez les procédures disciplinaires comme guide. Cependant, vous vous réservez toujours le droit de modifier la politique à l'avenir.
- Précisez également que le système disciplinaire ne change pas la relation «à volonté».
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