Comment savoir quand donner un avertissement écrit à un employé?
Bien qu'émettre un avertissement écrit à un employé puisse ne pas être un processus agréable, cela peut aider à maintenir l'ordre au sein de l'entreprise et donner à l'employé une chance de corriger ses actions. En règle générale, avant de donner un avertissement écrit, vous donneriez un avertissement verbal. Si l'employé ne répond pas par un changement de comportement, vous devrez alors lui envoyer un avertissement écrit. Recueillez toutes les informations pertinentes concernant l'employé et le problème en question afin de pouvoir rédiger un avertissement détaillé et efficace. Cela devrait inclure les noms de toutes les parties impliquées, la nature de l'infraction, les dates, les heures et la façon dont l'employé doit régler la situation. Donnez l'avertissement en personne lors d'une réunion privée afin que vous puissiez avoir une conversation directe sur la question. Pour savoir comment gérer le différend d'un employé concernant un avertissement,continue de lire.
Une fois que vous avez écrit l'avertissement et l'avez remis à l'employé, vous voudrez vous assurer que l'employé comprend l'avertissement.
Si vous êtes gestionnaire ou propriétaire d'une entreprise avec des employés sous votre direction, il peut arriver un moment où vous devez émettre un avertissement écrit. Un avertissement écrit est un avis officiel indiquant qu'un employé a enfreint la politique de l'entreprise. L'avertissement détaille le problème, citant quand il s'est produit et combien de temps l'avertissement est en vigueur. Bien que cela soit désagréable, émettre un avertissement écrit peut aider à maintenir l'ordre au sein de l'entreprise et donner à l'employé une chance de corriger ses actes.
Partie 1 sur 2: décider s'il est temps pour Un avertissement écrit
- 1Suivez la progression habituelle des avertissements. Les avertissements qui sont émis à un employé sont généralement émis à la suite d'une certaine progression ou escalade. En vous en tenant à la progression, vous pouvez aider l'employé à comprendre exactement quel niveau de discipline il reçoit actuellement et à quel point le problème est grave. Passez en revue la progression suivante des avertissements des employés pour savoir s'il est temps pour un avertissement écrit:
- Avertissement verbal
- Avertissement écrit
- Dernier avertissement écrit
- Licenciement du salarié.
- 2Suivez le code de l'organisation. Avant de donner l'avertissement écrit à un employé, vous voudrez consulter le code disciplinaire de votre organisation. Assurez-vous que le code est d'accord avec votre décision d'émettre un avertissement écrit. Faites correspondre la gravité du problème au code disciplinaire que votre organisation utilise avant de soumettre votre avertissement écrit.
- Certains problèmes peuvent ne pas être très graves ou se produire pour la première fois avec cet employé. Ceux-ci peuvent nécessiter un simple avertissement verbal.
- D'autres problèmes peuvent être assez graves et justifier un avertissement écrit, sans passer par l'avertissement verbal. Il peut s'agir de vols ou de menaces de violence.
Combien de temps après qu'un incident s'est produit êtes-vous autorisé à envoyer un avertissement écrit à un employé? - 3Recueillez des informations sur le problème. Avant de créer un avertissement écrit, vous devrez collecter toutes les informations pertinentes concernant l'employé et le problème en question. La collecte de ces informations vous permettra de juger si l'avertissement écrit est approprié ainsi que de rédiger un avertissement détaillé et efficace.
- Apprenez les dates et les heures de toute infraction des employés.
- Détaillez toutes les conversations ou avertissements verbaux antérieurs concernant ce problème.
- Rassemblez les anciens documents que l'employé a signés, documentant son acceptation des conditions de l'entreprise et illustrant sa violation de celles-ci.
- 4Parlez avec l'employé. Avant de terminer et d'émettre votre avertissement écrit, vous voudrez parler en privé avec l'employé en question. Cette rencontre vous permettra de mieux comprendre la situation et de juger avec précision si la prochaine étape consiste à émettre un avertissement écrit à l'employé.
- La conversation peut révéler que le problème était un malentendu et qu'aucune autre action n'est nécessaire.
- Vous pourrez peut-être recueillir plus d'informations sur l'incident, ce qui vous permettra de mieux émettre votre avertissement écrit si cela s'avérait nécessaire.
- 5Déterminez s'il est de votre devoir d'émettre ou de rédiger l'avertissement. Dans les grandes organisations, il peut être difficile de savoir qui devrait être celui qui délivre l'avertissement écrit, surtout si l'employé a plus d'un superviseur ou gestionnaire. Assurez-vous que c'est la politique de l'entreprise que vous êtes celui qui est tenu d'écrire ou de remettre l'avertissement à l'employé.
- En règle générale, le supérieur hiérarchique direct émettra la lettre.
- Dans certains cas, la décision d'émettre l'avertissement écrit peut être décidée par une réunion de groupe.
Avant de terminer et d'émettre votre avertissement écrit, vous voudrez parler en privé avec l'employé en question.
Partie 2 sur 2: création et émission de l'avertissement écrit
- 1Incluez les informations nécessaires. Bien que les exigences puissent varier d'une organisation à l'autre, il existe certains éléments communs que vous voudrez inclure dans votre avertissement écrit. Passez en revue les points d'information suivants pour construire un avertissement écrit informatif et efficace:
- Incluez les noms de toutes les parties impliquées.
- La nature de l'infraction.
- La date et l'heure de l'infraction.
- Détails de l'avertissement et de la période de temps impliquée dans l'avertissement.
- Instructions pour l'employé sur la façon de remédier à la situation.
- Conséquences de cette infraction ainsi que les conséquences des problèmes futurs.
- 2Soyez aussi spécifique que possible. Lorsque vous rédigerez votre avertissement, vous devrez être aussi précis et détaillé que possible. Inclure des détails clairs et concis dans votre avertissement aidera à transmettre le problème exact et permettra à votre employé de mieux faire les corrections et d'éviter de nouvelles infractions à l'avenir.
- Inclure des déclarations claires qui décrivent la question à la main. Par exemple "Le 23 juin, vous avez été signalé comme ayant été impliqué dans une altercation physique avec un autre employé".
- Les avertissements doivent indiquer clairement ce qui se passera si le comportement de l'employé n'est pas corrigé. Par exemple «Si une autre infraction se produit, nous n'émettrons qu'un dernier avertissement avant la résiliation».
- 3Remettez l'avertissement écrit en personne. Bien que l'avertissement soit écrit, vous ne l'enverrez pas par courrier ou par e-mail de l'entreprise. La remise d'un avertissement écrit devra se faire en personne, lors d'un entretien privé avec l'employé en question. Cela permettra une conversation directe entre les deux parties et une communication claire du problème en question.
- Faire la réunion pour la date la plus proche disponible.
- Donnez également des commentaires positifs. Ne vous concentrez pas uniquement sur le négatif pendant la réunion.
Avant de donner l'avertissement écrit à un employé, vous voudrez consulter le code disciplinaire de votre organisation. - 4Assurez-vous que l'employé comprend l'avertissement. Une fois que vous avez écrit l'avertissement et l'avez remis à l'employé, vous voudrez vous assurer que l'employé comprend l'avertissement. Discutez des termes de l'avertissement, de sa durée, de la raison pour laquelle ils le reçoivent et de la manière dont ils peuvent travailler pour corriger leur plan d'action à l'avenir.
- La plupart des avertissements écrits auront une place pour les signatures. Demandez à votre employé de signer l'avertissement, déclarant qu'il l'a compris et qu'il est d'accord.
- Accordez également à l'employé le droit de contester la réclamation. Certaines informations peuvent ne pas être correctes et ils devraient avoir le droit de remettre en question l'avertissement.
- Examinez entièrement le problème avant de décider d'un avertissement écrit.
- Parlez avec l'employé du problème avant de lui donner un avertissement écrit.
- Les avertissements écrits sont généralement émis après un avertissement verbal.
- Assurez-vous que c'est bien vous qui avez émis l'avertissement écrit avant de le faire.
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Questions et réponses
- Un employeur peut-il me donner un avertissement écrit sans divulguer une politique de l'entreprise?Non. On ne peut pas s'attendre à ce que vous suiviez des politiques dont vous n'êtes pas au courant.
- Pouvez-vous obtenir un dernier avertissement écrit sans avoir un verbal ou un écrit?Oui, selon la gravité de l'incident. Par exemple, une perte de revenus due à une erreur contrôlable de la part de l'employé pourrait entraîner un dernier avertissement écrit.
- Pouvez-vous recevoir un avertissement écrit si vous n'êtes pas à l'heure?Vous pouvez recevoir un avertissement écrit pour quelque chose que vous avez fait après coup; en ce sens, oui. Vous ne pouvez généralement pas recevoir d'avertissement pour quelque chose que vous avez fait en dehors de l'horloge, à moins que ce ne soit quelque chose de nuisible ou qui va à l'encontre d'une règle qui s'applique à tout moment, pas seulement pendant les heures de travail (comme voler dans l'entreprise).
- L'avertissement écrit peut-il être émis avant de conseiller l'employé?Oui, cela peut dépendre de la gravité de l'infraction. Si l'infraction est grave, le conseil peut être contourné.
- Un avertissement écrit peut-il être fourni par SMS?Vous pouvez, mais c'est une approche non professionnelle. Il peut également être contesté qu'il n'a pas été reçu.
- Combien de temps un avertissement écrit est-il valable?Cela dépend des politiques de l'organisation, mais généralement de six à douze mois.
- Combien de temps après qu'un incident s'est produit êtes-vous autorisé à envoyer un avertissement écrit à un employé?Vous devez le faire immédiatement après avoir pris connaissance de l'incident pour éviter tout problème futur qui pourrait survenir.
- Un employé doit-il recevoir une copie de l'avertissement écrit signé?Oui, l'employé doit avoir une copie de tout avertissement écrit qui lui est donné. Cela lui servira de rappel et aussi de s'assurer que les deux parties sachent de quoi il s'agit.
- Y a-t-il un délai pour donner un avertissement écrit?Non, il n'y a pas de limite de temps, tant que vous avez d'abord donné un avertissement verbal.
- J'ai reçu un avertissement écrit et une partie des accusations n'étaient pas vraies. J'ai refusé de signer. Que puis-je faire maintenant?Votre employeur considérera toujours que l'avertissement écrit a été émis même si vous avez refusé de signer. La meilleure alternative est de signer la lettre et de faire appel de la décision prise. Signer la lettre ne signifie pas que vous avez accepté l'allégation, c'est plutôt une confirmation que vous avez reçu la lettre.
Questions sans réponse
- Après un avertissement verbal, un résumé de la discussion peut-il être envoyé à l'employé par e-mail? L'e-mail peut-il aller dans les fichiers personnels?
- Puis-je recevoir un dernier avertissement écrit en cas de retard justifié?
- Puis-je donner un avertissement écrit pour négligence lors d'une première infraction?
Les commentaires (1)
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