Comment mettre en place un programme d'aide aux employés (PAE)?
Vous et le PAE convenez de lier le paiement à un ensemble de paramètres, comme la satisfaction des employés.
Les programmes d'aide aux employés (PAE) peuvent aider vos employés à résoudre des problèmes personnels ou liés au travail, tels que la toxicomanie, la détresse émotionnelle ou la détresse professionnelle. Les employés peuvent contacter gratuitement un conseiller du PAE et recevoir des conseils, une évaluation ou une référence à court terme. Vous pouvez configurer un PAE pour votre lieu de travail en recherchant des fournisseurs et en déterminant les services que vous souhaitez. Lorsque vous comparez les fournisseurs, regardez plus que le prix.
Partie 1 sur 4: trouver des fournisseurs
- 1Demandez à d'autres entreprises de vous recommander. Si vous connaissez un autre propriétaire d'entreprise, vous pouvez lui demander qui il utilise pour son PAE. Demandez-leur s'ils recommanderaient le fournisseur et notez les informations de contact.
- 2Recherche en ligne. "Fournisseur de services EAP" Google et votre emplacement. Vérifiez si des fournisseurs se trouvent près de chez vous.
- L'un des avantages de la vérification en ligne est que vous pouvez immédiatement faire défiler le site Web du fournisseur pour voir s'il offre les services que vous souhaitez.
- 3Utilisez le répertoire EASNA. La Société d'aide aux employés de l'Europe du Nord (EASNA) est une association professionnelle des PAE. Ils ont un annuaire en ligne que vous pouvez utiliser pour rechercher un fournisseur de PAE dans votre région: http://employeeassistancedirectory.org/.
Parfois, vous devrez peut-être faire de la visite du PAE une exigence si l'employé souhaite conserver son emploi.
Partie 2 sur 4: choisir les services que vous souhaitez
- 1Analysez les services individuels dont vous avez besoin. Un PAE peut aider à résoudre de nombreux problèmes d'employés. Assurez-vous que tout PAE que vous envisagez d'embaucher offre les services que vous recherchez. Considérer ce qui suit:
- programme de bien-être
- counselling de crise
- la gestion du stress
- aiguillage vers des services de garde d'enfants ou de soins aux aînés
- 2Vérifiez si vous souhaitez des services de gestion. Les PAE peuvent également fournir des services de gestion ou de supervision, que vous pouvez trouver intéressants. Découvrez ce que propose le PAE et déterminez si vous avez besoin des éléments suivants:
- éducation et formation des superviseurs
- aide à orienter les employés vers le PAE
- des conseils sur l'examen du rendement au travail et la discipline
- soutien à la mise en œuvre de politiques de retour au travail ou d'accommodement des travailleurs
- conseil en gestion
- analyse de la dynamique des équipes commerciales
- 3Déterminez si vous avez besoin de services organisationnels. Certains PAE fournissent des services pour soutenir l'ensemble de l'organisation ou des unités plus petites de l'organisation. Ils peuvent fournir les services suivants:
- planification d'événements de crise (comme pour une catastrophe naturelle ou une violence)
- programmes éducatifs à l'échelle de l'entreprise
- travailler avec les syndicats
- coordination avec d'autres programmes et services de prestations
- gestion des risques
- gestion de l'invalidité
- 4Vérifiez si vous avez besoin de services administratifs. Certains PAE fournissent également à votre entreprise des services administratifs clés. Déterminez si vous souhaitez ces services, tels que les suivants:
- gestion de compte
- Service Clients
- développement de site Web
- budgétisation
- développement professionnel
- recrutement
- création d'autres politiques et procédures
- assurance qualité
Vous pouvez configurer un PAE pour votre lieu de travail en recherchant des fournisseurs et en déterminant les services que vous souhaitez.
Partie 3 sur 4: recherche de prestataires
- 1Analysez l'expérience du fournisseur. Vérifiez depuis combien de temps le fournisseur est dans l'entreprise et depuis combien de temps il sert ses clients actuels. Demandez également une liste de références. N'oubliez pas d'appeler les références et de demander ce que les entreprises aiment dans le PAE et ce qu'elles n'aiment pas.
- Demandez également si la référence a déjà utilisé un autre PAE et comment ils se comparent.
- 2Renseignez-vous sur la disponibilité des conseillers. Vous voudrez que les conseillers du PAE soient disponibles lorsque vos employés en ont besoin. Assurez-vous de vérifier quand les services sont disponibles. Par exemple, posez les questions suivantes:
- Combien de membres du personnel sont disponibles pendant les heures normales de bureau?
- Les employés peuvent-ils accéder aux services après les heures normales de bureau?
- Quels services sont disponibles après les heures d'ouverture?
- À quelle vitesse les appels téléphoniques sont -ils traités?
- Quel est le taux d'abandon d'appel?
- Combien de séances de conseil gratuites sont disponibles pour les employés?
- 3Passez en revue les informations d'identification des conseillers. Les PAE emploient des conseillers pour l'évaluation et le counseling à court terme. Vous devriez poser des questions sur leurs informations d'identification, telles que les suivantes:
- Quels diplômes ont-ils? De nombreux programmes ont des conseillers ayant au moins une maîtrise en travail social ou en psychologie.
- Combien de conseillers sont fournis par employé?
- Les conseillers sont-ils certifiés?
- Combien d'années d'expérience les conseillers ont-ils?
- 4Demandez comment le fournisseur communique avec les employés. Déterminez si vous aimez comment vos employés peuvent contacter le fournisseur. Par exemple, doivent-ils appeler un numéro sans frais? Ou le fournisseur aura-t-il quelqu'un sur place qui pourra rencontrer les employés?
- De nos jours, de nombreux jeunes travailleurs sont beaucoup plus à l'aise avec la technologie. Si vous avez une main-d'œuvre jeune, vérifiez si le PAE propose des évaluations en ligne, des SMS et une assistance par e-mail.
- 5Demandez comment le fournisseur fait des références. En général, les conseillers du PAE n'offrent que des consultations à court terme. Ils réfèrent vos employés à quelqu'un d'autre pour un traitement à long terme. Découvrez comment le fournisseur fait des références.
- Par exemple, comment ont-ils créé leur liste de références? À quelle fréquence est-il mis à jour?
- Comment le PAE assure-t-il la qualité des services fournis par le professionnel référé? Examinent-ils et surveillent -ils le traitement continu?
- Comment le PAE se coordonne-t-il avec les prestations d'assurance lors des recommandations?
- Le PAE ou une société mère a-t-il un intérêt financier dans un programme ou un établissement dans lequel il fait des recommandations?
- 6Examinez quels ateliers sont offerts. Un bon PAE devrait offrir des ateliers sur des sujets liés à la santé mentale et physique des employés. Vérifiez les types d'ateliers proposés par le PAE. Demandez également si vous pouvez regarder un exemple d'atelier.
- Les employés plus jeunes et plus experts en technologie pourraient préférer regarder un podcast ou un webinaire. Assurez-vous que le fournisseur offre des ateliers d'une manière qui fonctionne pour vos employés.
- 7Contactez les fournisseurs pour obtenir des informations sur les prix. Une fois que vous avez réduit votre liste, vous devriez demander à chaque PAE comment il vous facture. Vous devrez peut-être soumettre une demande de proposition (RFP). Il existe de nombreux arrangements de frais différents, tels que les suivants:
- Les frais peuvent être liés au niveau d'utilisation. Si vos employés utilisent rarement le service, votre facture sera faible. Cependant, vous pourriez avoir du mal à budgétiser votre PAE, car vous ne saurez pas à l'avance combien vous paierez.
- Vous pourriez payer des frais fixes. Peu importe combien vos employés utilisent le programme, vous payez le même montant. Des frais fixes peuvent faciliter la budgétisation.
- Vous pourriez payer en fonction des performances. Cette stratégie de tarification est rarement utilisée. Vous et le PAE convenez de lier le paiement à un ensemble de paramètres, comme la satisfaction des employés.
Si un employé souffre de toxicomanie ou d'une autre dépendance, vous pouvez référer l'employé à votre PAE pour obtenir de l'aide.
Partie 4 sur 4: Aviser les employés du programme
- 1Incluez le PAE dans les politiques de votre entreprise. Pour mettre en œuvre le PAE, vous devez créer une stratégie d'entreprise. Vous pouvez trouver des exemples de politiques en ligne. N'oubliez pas de réviser les autres politiques de l'entreprise pour refléter la présence du PAE. Par exemple, votre EAP est une ressource permettant de gérer l'un des éléments suivants:
- discipline progressive
- congé de maladie
- gestion de l'invalidité
- allégations de discrimination dans l'emploi
- 2Incluez une brochure lors de l'orientation. Vous devez informer les employés de votre programme d'aide aux employés lors de l'orientation des nouveaux employés. Votre PAE peut également avoir une brochure que vous pouvez distribuer aux nouveaux employés.
- Mettez également les informations dans un nouveau manuel ou un nouveau manuel de l'employé. De cette façon, ils peuvent se référer aux informations plus tard.
- 3Accrochez des affiches. Placez des affiches dans toutes les salles de pause ou dans les couloirs où les employés les verront. Assurez-vous que l'affiche a le numéro de téléphone ou d'autres coordonnées du PAE. Appelez votre PAE, qui peut avoir des affiches que vous pouvez utiliser.
- 4Parlez positivement du programme. La manière dont la direction parle du programme sera un facteur clé du succès de votre PAE. N'oubliez pas de toujours parler positivement et n'oubliez pas de souligner les points suivants:
- Le PAE n'est pas une ressource de dernier recours.
- Aucun problème n'est trop petit pour le PAE. Encouragez les employés à demander de l'aide le plus tôt possible.
- Vous avez utilisé le PAE. Si la direction reconnaît qu'elle a reçu de l'aide, elle peut éliminer une partie de la stigmatisation que les employés pourraient avoir à recevoir de l'aide pour des problèmes de stress ou de santé mentale.
- 5Assurez-vous que le PAE est confidentiel. Certains employés peuvent être nerveux à l'idée de partager des problèmes personnels ou liés au travail avec un conseiller du PAE. Ils peuvent craindre que le conseiller fasse rapport à leur patron. Vous devez expliquer aux employés que leur utilisation du programme est confidentielle.
- Rappelez continuellement à vos employés que le PAE ne tient pas de registre externe de leur utilisation du programme et que ce qu'ils partagent est confidentiel.
- Soulignez également que les employés n'ont pas besoin de demander la permission à quiconque d'utiliser le programme. Il leur suffit d'appeler un numéro ou de s'arrêter pour demander de l'aide.
- 6Référer les employés au PAE. En tant qu'employeur, le PAE vous aide également. Si un employé souffre de toxicomanie ou d'une autre dépendance, vous pouvez référer l'employé à votre PAE pour obtenir de l'aide. Encourager un employé à se faire soigner peut rendre votre employé plus heureux et plus productif.
- Parfois, vous devrez peut-être faire de la visite du PAE une exigence si l'employé souhaite conserver son emploi. Par exemple, si un employé a une explosion violente, vous pouvez rendre la présence obligatoire.
- Vous pouvez également planifier une réunion avec un conseiller du PAE si vous ne savez pas comment discipliner un employé. Le conseiller peut vous aider à gérer les réactions attendues de vos employés.
- 7Mesurer si le plan a atteint ses objectifs. Vous avez peut-être adopté un PAE pour une raison particulière. Par exemple, vous l'avez peut-être adopté pour accélérer le retour des travailleurs blessés au travail ou pour réduire l'absentéisme. Vous devez évaluer si le programme a atteint le résultat escompté et, dans la négative, découvrir pourquoi.
- Vérifiez si les employés utilisent le programme. Votre fournisseur EAP doit conserver des statistiques d'utilisation et peut vous fournir un rapport sur demande.
- Vous ne saurez pas qui a utilisé le programme, mais vous pouvez savoir à quelle fréquence il a été utilisé. Augmentez la visibilité du programme auprès de vos employés s'il n'est pas suffisamment utilisé.
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