Comment demander un congé d'urgence à un gestionnaire?
Votre lieu de travail peut ne couvrir que les congés d'urgence pour certaines situations ou ils peuvent avoir des durées fixes en fonction de l'urgence.
Qu'il y ait une rupture de tuyau dans votre maison ou une urgence médicale, vous devrez peut-être vous absenter du travail pendant que vous résolvez la situation. Bien que parler à votre responsable puisse ajouter plus de stress, il sera souvent compréhensif et vous laissera du temps libre. Si vous en avez l'occasion, essayez de les contacter en personne ou par téléphone afin de pouvoir leur parler directement. Si vous n'avez pas le temps de les voir ou de les appeler, écrivez-leur un e-mail dès que possible pour le leur faire savoir.
Méthode 1 sur 2: s'adresser en personne à votre responsable
- 1Vérifiez la politique de congé de votre entreprise pour voir ce qui est couvert. Regardez en cas d'absence et de congé dans le manuel de l'entreprise ou de l'employé pour voir ce qui constitue une urgence. Plusieurs fois, vous pouvez décoller si vous avez une urgence médicale ou un décès dans la famille, un accident à la maison ou un enfant malade dont vous devez vous occuper. Vérifiez s'il y a un nombre spécifié de jours que vous êtes autorisé à prendre pour chaque type d'urgence.
- Si l'urgence nécessite des soins urgents, vous pouvez ignorer cette étape et parler immédiatement de la situation à votre responsable.
- Les congés peuvent être payés ou non, selon la situation que vous vivez et le nombre de congés que vous avez utilisés pendant le reste de l'année.
- Si votre entreprise n'a pas de politique de congé ou de service des ressources humaines (RH), parlez-en directement à votre responsable.
- 2Décrivez l'urgence qui nécessite votre attention à votre gestionnaire. Mettez votre manager à part ou appelez-le dès que vous le pouvez et expliquez ce qui s'est passé. Gardez un ton poli pendant que vous leur parlez afin qu'ils soient plus susceptibles de sympathiser avec vous. Donnez-leur autant de détails que vous êtes à l'aise pour qu'ils comprennent l'urgence de la situation.
- Par exemple, vous pouvez dire: «Ce matin, mon père a eu une crise cardiaque et est dans un état critique, je dois donc être là pour le surveiller et aider ma mère.
- Comme autre exemple, vous pourriez dire: «L' école de ma fille a appelé et a dit qu'elle devait rentrer de l'école. Ma femme voyage et je dois sortir et m'occuper d'elle.
- Vous n'avez pas besoin de communiquer à votre responsable un diagnostic médical complet en cas d'accident ou d'urgence médicale.
- 3Dites à votre supérieur quand vous comptez retourner au travail. Essayez de donner votre meilleure estimation de la date de votre retour. Utilisez le mot «provisoirement» ou l'expression «planifier» au cas où il y aurait des complications. S'il s'agit d'une urgence mineure, comme aller chercher quelqu'un après un accident ou déposer un enfant à la garderie, essayez de revenir dans la journée. Pour une condition plus grave, comme une urgence médicale, dites-leur combien de jours vous aurez besoin de congé.
- Par exemple, vous pouvez dire: «Je prévois de partir aujourd'hui à l'heure du déjeuner et je peux provisoirement reprendre le travail dans 2 jours, le 4 février.
- Si vous ne savez pas combien de temps vous serez absent du travail, donnez à votre responsable un moment où vous le recontacterez afin de pouvoir expliquer davantage la situation.
Si l'urgence nécessite des soins urgents, vous pouvez ignorer cette étape et en parler immédiatement à votre responsable. - 4Aidez à déléguer vos responsabilités professionnelles à d'autres employés. Demandez à d'autres employés avec qui vous travaillez de voir s'ils peuvent couvrir votre quart de travail ou vos tâches pendant votre absence. Essayez de leur proposer de prendre un futur poste en échange de leur travail pendant le vôtre. Assurez-vous que l'employé sait ce que vous faites habituellement afin qu'il n'oublie rien pendant votre absence.
- Votre patron peut également affecter d'autres employés à vos tâches.
- Par exemple, vous pourriez dire: «Je peux parler à Denise et Otto pour m'aider à couvrir mes papiers et mes appels pendant mon absence.
- Si vous savez que vous devrez partir de façon inattendue à l'avenir, par exemple si votre partenaire est enceinte et qu'elle accouche, planifiez avec d'autres employés quelques semaines à l'avance afin qu'ils puissent continuer à travailler pendant votre absence.
Conseil: Si vous le pouvez, proposez de travailler à distance afin de pouvoir continuer à effectuer certaines de vos tâches pendant votre absence.
- 5Envoyez un e-mail de suivi reprenant les détails de votre congé. Mettez "Congé d'urgence" ou quelque chose de similaire dans la ligne d'objet. Mentionnez la raison pour laquelle vous partez, la durée prévue de votre absence et toute autre information dont vous avez discuté avec votre responsable dans le corps. Remerciez-les à la fin de l'e-mail et demandez-leur de vous contacter s'ils ont besoin d'autres informations.
- L'envoi d'un e-mail vous protège également au cas où votre responsable vous dirait que vous êtes parti sans avertissement.
- Votre responsable peut également vous demander d'envoyer l'e-mail au service RH de votre entreprise.
- 6Obtenez une vérification de l'urgence si votre responsable en fait la demande. Votre responsable peut demander une vérification si l'urgence vous retire du travail pour s'assurer que vous n'en profitez pas. Demandez à toute personne impliquée dans l'urgence une copie d'un document officiel, tel qu'un rapport d'accident, une note du médecin ou un certificat de décès. Remettez la copie à votre responsable ou envoyez-la-lui par e-mail dès que possible.
- Le besoin de vérification dépend de votre lieu de travail. Consultez le manuel de l'employé pour trouver tous les détails de ce qui est requis.
Méthode 2 sur 2: écrire un e-mail de congé d'urgence
- 1Vérifiez la politique de congé de votre entreprise pour voir s'ils ont des formulaires spéciaux. Lisez le manuel de l'employé ou contactez le service des ressources humaines de votre entreprise pour savoir ce qui est couvert par les congés d'urgence. Vérifiez s'il existe des formulaires en ligne ou des documents que vous devez remplir avant de prendre le congé. Suivez la politique de votre entreprise dans son intégralité, sinon vous pourriez avoir des ennuis au travail.
- Les politiques de congé varient selon l'entreprise, alors vérifiez-les toujours avant d'envoyer un e-mail à votre responsable.
- Si votre entreprise n'a pas de service RH ou de politique de congés, parlez directement à votre responsable pour le savoir.
- 2Expliquez la situation d'urgence et pourquoi vous devez être là. Commencez votre e-mail par un bref paragraphe expliquant ce qui s'est passé et qui a été impliqué. Donnez autant de détails que vous le souhaitez pour aider votre responsable à comprendre la gravité de la situation. Parlez brièvement de ce que vous allez faire pendant votre congé afin que votre gestionnaire voit que vous n'en profitez pas.
- Par exemple, vous pourriez écrire: «Ce matin, j'ai appris que mon grand-père est décédé pendant la nuit. Je vais devoir aider ma mère et préparer les funérailles au cours des prochains jours.
Si votre entreprise n'a pas de politique de congé ou de service des ressources humaines (RH), parlez-en directement à votre responsable. - 3Incluez la date de début et la date de fin estimée de votre congé. Écrivez la date de début et de fin à la fin du premier paragraphe ou au début du deuxième. Mentionnez la date ou l'heure à laquelle vous prévoyez de partir pour faire face à l'urgence. Lorsque vous mentionnez la date de fin, utilisez l'expression «provisoirement» ou «j'espère» afin d'avoir une certaine flexibilité quant au moment où vous devez revenir.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «Je prévois de commencer mon congé demain, le 5 février, et je retournerai provisoirement au travail le lundi 10 février.
- 4Ajoutez vos coordonnées pour que les autres puissent vous joindre pendant votre absence. Notez votre numéro de téléphone ou une adresse e-mail où votre responsable ou vos collègues peuvent vous joindre en cas d'urgence. Faites-leur savoir que vous ne surveillerez pas les appels et les e-mails réguliers et que vous ne répondrez que s'ils sont urgents.
- Par exemple, vous pouvez inclure: "S'il y a une question sérieuse ou une urgence au travail, vous pouvez me joindre au (555) 555-0123 ou fsmith@gmail.com. J'essaierai de vous répondre dès que possible."
- 5Envoyez l'e-mail à votre responsable et au service RH. Joignez les fichiers de tous les formulaires supplémentaires que vous avez remplis pour l'entreprise. Envoyez l'e-mail à votre responsable et au service RH afin qu'ils puissent examiner la demande de congé. En règle générale, ils répondront dès que possible afin que vous sachiez si votre congé a été approuvé.
- Selon l'entreprise et la situation d'urgence, vous pouvez bénéficier de congés payés ou non payés.
- Votre responsable peut envoyer l'e-mail au service RH afin que vous n'ayez pas à le faire.
Conseil: Relisez votre e-mail avant de l'envoyer pour vous assurer que tout semble correct et conserver un ton professionnel.
- 6Restez en contact avec votre manager pour le tenir au courant de la situation. Appelez votre responsable pour toute mise à jour sur la situation afin qu'il sache quand vous reviendrez. Dites-leur si vous prévoyez être de retour plus tôt ou plus tard que votre date estimée afin qu'ils puissent planifier en conséquence. Si vous ne parvenez pas à les appeler, envoyez-leur plutôt un e-mail pour qu'ils restent informés.
- 7Fournissez une vérification d'urgence si votre gestionnaire l'exige. Demandez une copie d'un certificat médical, d'un rapport d'accident ou de police, ou un certificat de décès selon la situation d'urgence que vous gérez. Joignez la copie à un e-mail et transmettez-la à votre responsable et au service RH afin qu'ils disposent tous les deux des informations.
- Les entreprises exigent généralement une vérification si vous êtes retiré du travail pendant plus de quelques jours à la fois.
- Votre entreprise peut avoir une liste de vérification approuvée, alors consultez le manuel de l'employé pour voir ce qui est requis.
Votre responsable peut demander une vérification si l'urgence vous retire du travail pour s'assurer que vous n'en profitez pas.
- Si vous êtes capable de gérer l'urgence au cours de la même journée, essayez de retourner au travail pour le reste de votre quart de travail pour montrer à votre responsable que vous êtes fiable.
- Votre lieu de travail peut ne couvrir que les congés d'urgence pour certaines situations ou ils peuvent avoir des durées fixes en fonction de l'urgence. Consultez le manuel de l'employé ou de l'entreprise pour voir ce qu'ils couvrent.
- N'essayez pas de profiter des congés d'urgence.
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