Comment mettre en place des procédures disciplinaires équitables en tant que PME?
Pour bien vous préparer, vous devez établir un ensemble de procédures disciplinaires que vous devez suivre dans toutes les situations.
Ce n'est jamais agréable d'avoir à discipliner les employés. Néanmoins, chaque propriétaire de petite entreprise sera éventuellement confronté à une situation où la discipline est requise. Pour bien vous préparer, vous devez établir un ensemble de procédures disciplinaires que vous devez suivre dans toutes les situations. Avant d'informer vos employés de votre politique disciplinaire, vous devriez rencontrer un avocat pour déterminer si cette politique modifiera la relation de travail des employés.
Partie 1 sur 3: planifier votre politique disciplinaire
- 1Créer un code de conduite. Vous devrez d'abord élaborer votre code de conduite. Les employés doivent être informés des comportements acceptables et inacceptables. Pensez aux attentes que vous avez pour vos employés. Vous pouvez également trouver des exemples de procédures disciplinaires pour les entreprises de votre secteur afin d'obtenir des conseils sur ce qu'il faut inclure.
- Par exemple, vous pouvez inclure des attentes générales: «La réputation et l'intégrité de notre entreprise sont des atouts précieux et sont essentielles à notre succès. Chaque employé est responsable de la conduite des affaires de l'entreprise d'une manière qui démontre un engagement envers les normes d'intégrité les plus élevées.»
- Vous devriez également creuser et créer des obligations plus spécifiques pour les employés. Par exemple, ils peuvent avoir l'obligation de maintenir la confidentialité: «Les employés doivent respecter la confidentialité des informations acquises en vertu de leur emploi dans l'entreprise. Les informations confidentielles comprennent tout ce qui concerne les clients, les fournisseurs, les concurrents et les autres employés, sauf lorsque le l'entreprise approuve la divulgation."
- 2Créer un processus disciplinaire standardisé. Les employés doivent savoir quelles mesures vous avez l'intention de prendre pour les discipliner. Par exemple, vous pouvez créer une politique disciplinaire progressive, dans laquelle vous donnez d'abord un avertissement oral et augmentez progressivement la sanction pour chaque infraction ultérieure.
- N'incluez que les mesures que vous avez l'intention de prendre chaque fois qu'il y a une violation.
- 3Incluez la politique dans vos manuels de l'employé. Vous devez publier votre code de conduite et vos procédures disciplinaires normalisées dans un manuel ou un manuel de l'employé. Cependant, si vous choisissez un processus disciplinaire progressif, vous devriez réfléchir à deux fois avant de le publier. Au lieu de cela, vous devriez consulter un avocat avant de publier ce type de politique disciplinaire.
- Assurez-vous d'inclure une réserve de droits. Par exemple, vous devez informer les employés que les procédures disciplinaires serviront de guide et que vous vous réservez le droit de modifier la politique. De cette façon, vous avertissez les employés que vous n'ignorerez pas la politique mais que certaines situations peuvent être traitées différemment.
- 4Rencontrez un avocat. Vous voulez comprendre les conséquences juridiques de la création d'un processus disciplinaire écrit. Par exemple, vous pouvez modifier le statut d'emploi «à volonté» des employés en publiant votre processus disciplinaire.
- En Europe, les employés sont présumés être «à volonté», ce qui signifie qu'ils peuvent être licenciés à tout moment et pour presque n'importe quelle raison. Cependant, les manuels et manuels des employés peuvent modifier cette relation «à volonté». Vous souhaitez discuter avec votre avocat pour savoir si la publication de votre processus disciplinaire modifiera ou non cette relation.
- Pour obtenir des conseils sur la recherche d'un avocat en droit du travail, consultez Trouver un avocat en droit du travail.
Si vous dirigez une petite entreprise au Royaume-Uni, vous devriez obtenir une copie du code et le suivre.
Partie 2 sur 3: créer un système disciplinaire progressif
- 1Envisagez d'utiliser une discipline progressive. Avec une discipline progressive, vous augmentez la sévérité de la punition à chaque infraction pendant une fenêtre de temps donnée. Par exemple, si quelqu'un commet une infraction sur une période de six mois, il reçoit la peine la plus légère. Une deuxième infraction justifie une peine plus sévère.
- Un inconvénient de ce genre de système disciplinaire est qu'il demande pas mal de travail. Vous devez documenter entièrement l'infraction et votre réponse.
- Un autre inconvénient est que vous pouvez modifier le statut «à volonté» de vos employés. En rendant la discipline progressive, vous promettez à vos employés de ne pas les licencier tant que vous n'aurez pas gravi les échelons disciplinaires.
- Cependant, vous devriez également considérer les avantages d'un système disciplinaire progressif. D'une part, les employés savent où ils en sont. Il n'y a pas de surprises. Si un employé commet une troisième infraction dans un court laps de temps, il sait à l'avance quelle sera la sanction.
- De plus, un système progressif vous permet de documenter et de justifier clairement votre décision de licencier quelqu'un (si elle atteint ce point).
- 2Créer des procédures disciplinaires progressives. Si vous souhaitez créer un système progressif, vous devez alors définir les différents niveaux de discipline. Souvent, les systèmes progressifs ont quatre niveaux:
- Avertissement oral pour une première infraction. Vous pouvez rencontrer et coacher l'employé sur la façon de changer sa conduite.
- Avertissement écrit pour une deuxième infraction. Répétez vos conseils de coaching dans l'avertissement écrit. Vous pouvez également inclure un calendrier pour l'amélioration des performances.
- Suspension pour la troisième infraction. Vous devez renvoyer l'employé chez lui pour qu'il réfléchisse à la manière d'améliorer ses performances. Demandez à l'employé de rédiger un plan qui comprend des étapes concrètes pour résoudre les problèmes de performance. Vous pouvez revoir ce plan au retour de l'employé.
- Licenciement pour une quatrième infraction. Si vous avez bien suivi toutes les étapes, un licenciement ne devrait pas être une surprise pour l'employé.
- 3Créez des politiques pour documenter les violations. Vous devez documenter correctement à la fois la conduite de l'employé et la discipline que vous infligez. Cela vous aidera à vous protéger au cas où vous auriez besoin de licencier quelqu'un et qu'il se retourne et vous poursuive.
- Documentez correctement les mauvaises performances et autres violations. La documentation peut prendre la forme de correspondance écrite (notes, mémos, lettres), de courriels et de messages vocaux, et de déclarations de témoins. Vous souhaitez également inclure des dates précises et la signature de la personne qui prépare le document.
- Vous devez rédiger un procès-verbal de toute réunion disciplinaire. Fournissez à l'employé une copie du procès-verbal et demandez-lui son avis. Si l'employé n'est pas d'accord avec le procès-verbal, demandez-lui sa version. Vous devez conserver les deux versions dans un dossier.
- 4Identifiez les comportements que vous souhaitez exclure de la discipline progressive. Certaines actions des employés sont si dommageables pour votre entreprise que vous voudrez licencier des personnes immédiatement. Vous devez identifier ces actions et les exclure spécifiquement d'une approche disciplinaire progressive. Par exemple, vous pouvez vouloir exclure l'un des éléments suivants:
- vol ou détournement de fonds
- commencer une bagarre sur les biens de l'entreprise
- couché sur une demande d'emploi
- absences injustifiées prolongées
- harcèlement intentionnel, y compris le harcèlement sexuel
Vous pouvez également trouver des exemples de procédures disciplinaires pour les entreprises de votre secteur afin d'obtenir des conseils sur ce qu'il faut inclure.
Partie 3 sur 3: appliquer la discipline de manière équitable
- 1Formez correctement vos gestionnaires. Donnez-leur une copie de vos procédures disciplinaires et assurez-vous qu'ils comprennent toutes les règles, générales et spécifiques. Demandez à vos gestionnaires de s'engager verbalement à suivre ces procédures.
- 2Effectuer une enquête. Les procédures disciplinaires équitables comprennent une enquête approfondie et équitable. Vous ne devez pas simplement supposer que l'employé est coupable d'une infraction présumée. Au lieu de cela, vous devriez enquêter pour découvrir la vérité.
- Si possible, essayez que la personne qui enquête sur l'allégation ne soit pas la même personne qui décide si la discipline est appropriée. Cela peut ne pas toujours être possible selon votre taille.
- Vous devrez peut-être rencontrer l'employé au cours de votre enquête. Si possible, vous devez permettre à l'employé d'être accompagné d'un représentant à la réunion. La personne accompagnant l'employé peut être un autre employé, un ami ou un membre de la famille, ou un avocat.
- 3Aviser l'employé des allégations par écrit. Vous ne devriez pas sanctionner un employé à moins de l'informer des faits allégués. Assurez-vous d'utiliser une notification écrite. Incluez également les éléments suivants avec la notification:
- un résumé des preuves contre l'employé
- des copies de tout élément de preuve, comme des déclarations de témoins
- les conséquences si l'employé est coupable de l'infraction
- l'heure et le lieu d'une audience disciplinaire
- un rappel que l'employé peut être accompagné à la réunion
- 4Tenir des réunions disciplinaires. Il n'est peut-être pas toujours possible de tenir une réunion formelle, en particulier lorsque vous donnez un premier avertissement verbal. Cependant, à mesure que la punition devient de plus en plus grave, vous devriez avoir des réunions formelles. Lors de la réunion, vous présentez les preuves contre l'employé et demandez à l'employé de répondre.
- L'employé devrait également pouvoir faire témoigner d'autres personnes en son nom. Demandez à l'employé de vous informer à l'avance de la personne qu'il appellera pour témoigner.
- Vous pouvez laisser l'accompagnateur résumer toute preuve que l'employé a présentée et s'entretenir avec l'employé. Votre employé peut être nerveux et incapable de présenter un argument convaincant sans aide. Cependant, vous ne devez pas laisser le compagnon répondre aux questions de l'employé.
- 5Aviser l'employé par écrit de toute mesure disciplinaire. À moins que vous n'envoyiez qu'un avertissement verbal, vous devez sanctionner l'employé par écrit. Assurez-vous d'informer l'employé des conséquences d'une nouvelle inconduite.
- Incluez également le calendrier d'amélioration des performances, à moins que la notification écrite ne soit une lettre de résiliation.
- 6Offrir un droit d'appel. Si vous dirigez une entreprise au Royaume-Uni, vous devez fournir aux employés un droit de recours. L'employé doit vous fournir par écrit ses motifs d'appel. Si possible, un gestionnaire non impliqué dans la mesure disciplinaire initiale devrait entendre l'appel. Cela peut ne pas être possible dans une petite entreprise. Sinon, le gestionnaire doit essayer d'être aussi objectif que possible.
- L'employé devrait également pouvoir demander à un compagnon d'assister à l'appel.
- Dès que possible, fournissez votre décision finale par écrit.
- Aux États-Unis, vous devriez réfléchir à deux fois avant d'accorder des droits d'appel à l'employé. Il n'est pas normal d'autoriser les appels. Vous modifieriez aussi clairement la doctrine de l'emploi «à volonté» en accordant des droits d'appel.
- 7Soyez cohérent lorsque vous appliquez la discipline. Quel que soit le contenu de vos règles disciplinaires, vos employés penseront que les règles sont injustes si elles ne sont pas appliquées de manière cohérente. Vous devez vous efforcer d'appliquer les règles de manière cohérente à tous les employés.
Avant d'informer vos employés de votre politique disciplinaire, vous devriez rencontrer un avocat pour déterminer si cette politique modifiera la relation de travail des employés.
- Au Royaume-Uni, un employeur poursuivi pour discrimination en matière d'emploi peut voir le verdict augmenter jusqu'à 25% s'il n'a pas suivi le «code de pratique Acas sur la procédure disciplinaire et de griefs». Cet article intègre certaines des exigences Acas, mais pas toutes. Si vous dirigez une petite entreprise au Royaume-Uni, vous devriez obtenir une copie du code et le suivre. La version 2015 est en ligne.
- Si votre main-d'œuvre est syndiquée, consultez votre convention collective, qui contient probablement déjà des informations sur la discipline.
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