Comment mener un entretien téléphonique?

Examinez les notes de chaque candidat à un entretien téléphonique et classez-les du plus qualifié et du moins qualifié.

Les entretiens téléphoniques sont un excellent moyen de trier un grand nombre de candidats. Étant donné que la plupart des entretiens téléphoniques durent de 10 à 15 minutes, vous pouvez rapidement savoir si le candidat correspond ou non au poste. Traitez l'entretien téléphonique comme un entretien traditionnel et posez vos questions préparées. Écoutez le candidat pendant la majeure partie de l'entretien et prenez des notes détaillées. Une fois l'entretien terminé, comparez les notes de chaque candidat et classez-les en fonction de leur adéquation avec le poste.

Partie 1 sur 3: commencer l'entretien téléphonique

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Adoptez un état d'esprit professionnel même si vous êtes à la maison. Si vous envisagez de mener l'entretien téléphonique dans le confort de votre foyer, vous devrez adopter un état d'esprit professionnel. Préparez-vous pour l'entretien en revêtant vos vêtements de travail et en trouvant la candidature du candidat. Relisez les notes et préparez-vous avant d'appeler le candidat pour commencer l'entretien.
- Ayez toutes vos questions, notes et dossiers d'entretien à portée de main afin qu'il n'y ait pas besoin de vous déplacer pendant que vous interviewez le candidat. Étant donné que le demandeur ne peut pas vous voir, le manque de préparation peut créer des pauses gênantes.
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Trouvez un endroit calme pour effectuer l'entretien. Évitez d'effectuer l'entretien dans un endroit bruyant où le bruit de fond pourrait rendre difficile d'entendre le candidat au téléphone. Si votre entreprise dispose d'une salle de conférence, pensez à la réserver pendant que vous réalisez les entretiens. Faites savoir à vos collègues que vous ne pouvez pas être dérangé pendant l'entretien.
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Traitez l'entretien téléphonique comme un entretien professionnel en face à face. Ayez un verre d'eau à portée de main au cas où vous commenceriez à tousser ou au cas où vous auriez besoin de vous racler la gorge. Coupez le son de l'appel si vous devez le faire afin de ne pas effrayer le demandeur. N'essayez pas de faire autre chose pendant que vous interviewez le candidat, même s'il ne peut pas voir ce que vous faites. Accordez toute votre attention à l'entretien.
- Par exemple, évitez d'écrire des e - mails professionnels, de planifier votre journée ou d'envoyer des SMS à d'autres personnes pendant que vous êtes en communication avec votre candidat. Ils pourront sentir que vous êtes distrait.
Traitez l'entretien téléphonique comme un entretien professionnel en face à face.
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Présentez-vous et faites la conversation. Passez quelques minutes à discuter de base qui mettra le candidat à l'aise. Dites au candidat qui vous êtes et quel est votre poste au sein de l'entreprise. Demandez-leur comment se passe leur journée et donnez-leur un bref aperçu de ce à quoi s'attendre lors de l'entretien téléphonique.
- Par exemple, après vous être présenté, expliquez que vous allez leur poser des questions, résumez le poste, puis vérifiez s'ils ont des questions à vous poser.
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Lire un résumé du travail. Étant donné que le candidat a probablement déjà lu une très brève explication du poste disponible, lisez un résumé plus long du poste. Le résumé doit expliquer les responsabilités du poste, les attentes en matière d'engagement de temps, les exigences de voyage et les attentes techniques ou en matière de compétences.
- Par exemple, vous pouvez informer le candidat des compétences informatiques ou sociales spécifiques nécessaires pour le poste. Soyez aussi spécifique que possible.
- Envisagez de consacrer 1 à 2 minutes à discuter du contexte et de la mission de l'entreprise.
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Posez à votre candidat des questions importantes. Passez environ 10 minutes de l'entretien à poser au candidat les questions que vous avez préparées. Assurez-vous de poser les mêmes questions pour chaque candidat que vous interviewez. Vous pourriez demander:
- Quel salaire auriez-vous besoin pour ce travail?
- Où travaillez-vous maintenant et pourquoi voulez-vous partir?
- Quel est un exemple de projet ou d'idée que vous avez dû développer?
- Que considérez-vous comme vos faiblesses et vos forces?

Partie 2 sur 3: utiliser des stratégies d'entrevue efficaces

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Prend des notes pendant l'entretien. Utilisez du papier et un stylo ou un logiciel informatique pour noter les réponses des candidats à vos questions. Vous devez également enregistrer vos impressions sur les forces, les faiblesses, les compétences ou les qualifications du candidat. Essayez d'inclure des informations qui vous permettront de vous souvenir facilement du candidat en particulier, surtout si vous interviewez plusieurs personnes par téléphone.
- Envisagez de créer un bref modèle avec des espaces pour les réponses ou les qualifications. Cela facilitera la comparaison de plusieurs candidats.
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Faites attention à la voix du candidat. Bien que vous ne puissiez pas observer le langage corporel du candidat, vous pouvez faire attention au ton de sa voix. Évaluez à quel point ils semblent à l'aise lorsqu'ils donnent leurs réponses. Vous pouvez également être en mesure de dire à quel point ils semblent confiants, honnêtes ou amicaux simplement en écoutant le ton de leur voix.
- Demandez-vous si le candidat semblait intéressé ou passionné par le travail. Par exemple, les candidats qui semblent s'ennuyer peuvent ne pas convenir au poste.
Traitez l'entretien téléphonique comme un entretien traditionnel et posez vos questions préparées.
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Écoutez pendant la majeure partie de l'entretien. Bien que vous deviez présenter brièvement le poste et poser des questions, vous devriez passer 80% de l'entretien téléphonique à écouter le candidat. Étant donné que vous ne pourrez pas voir le candidat, vous devrez permettre des pauses dans la conversation afin que le candidat ait le temps de réfléchir et de donner une réponse.
- Écouter le demandeur vous donnera le plus d'informations sur le demandeur.
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Posez des questions de suivi. Si vous êtes intéressé par le candidat, passez un peu de temps à poser des questions de suivi à ses réponses. Cela vous donnera plus d'informations et une meilleure idée du candidat. Si vous n'aimez pas les réponses du candidat, vous pouvez simplement passer à la question suivante que vous avez déjà préparée.
- Par exemple, dites: «Parlez-moi de l'environnement de travail du poste que vous venez de décrire. Il semble que cela a dû être stressant».
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Demandez au demandeur s'il a des inquiétudes. Une fois que vous avez donné une explication détaillée du poste, demandez au candidat s'il pense qu'il y aura des problèmes avec les qualifications ou les attentes. Donnez au demandeur le temps de répondre avant de passer à autre chose, car vous ne pouvez pas voir s'il envisage des questions. Le candidat peut n'avoir aucune inquiétude ou peut vous dire qu'il ne pense pas qu'il est un bon candidat pour le poste.
- Vous pourriez demander: «Est-ce que vous pensez avoir les compétences nécessaires pour répondre aux exigences de cet emploi et êtes-vous prêt à faire la navette?» Le demandeur pourrait dire qu'il a déjà fait l'expérience des déplacements domicile-travail et que cela ne lui convenait pas.

Partie 3 sur 3: conclusion de l'entretien téléphonique

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Coupez court à l'appel téléphonique, si nécessaire. S'il est clair pour vous que vous ne voulez pas offrir le poste au candidat, mettez fin à l'entretien téléphonique dès que possible. Soyez poli et remerciez le candidat pour son temps.
- Par exemple, vous pourriez dire: «Il semble que vos compétences conviendraient mieux à une autre entreprise. Je ne suis pas sûr que vous vous sentiez épanouie dans ce travail».
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Posez des questions finales à votre candidat pour déterminer s'il est sérieux au sujet de l'emploi. Si vous êtes intéressé à offrir le poste au candidat, découvrez s'il est vraiment intéressé à rejoindre votre entreprise. Demandez au candidat s'il serait prêt à venir pour un entretien en face à face ou réfléchissez à ses réponses à ces questions:
- En combien de temps pourriez-vous commencer à ce poste?
- Avez-vous d'autres offres d'emploi ou engagements qui rendraient difficile pour vous de vous présenter à un entretien en face-à-face?
- Avez-vous des questions ou des préoccupations concernant le travail ou l'entreprise?
Si vous envisagez de mener l'entretien téléphonique dans le confort de votre foyer, vous devrez adopter un état d'esprit professionnel.
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Informez le demandeur des prochaines étapes. Évitez simplement de les remercier et de mettre fin à l'appel. Au lieu de cela, répondez aux questions que le candidat a pour vous et parlez-lui du processus d'embauche. La plupart des candidats voudront savoir combien de temps il vous faudra pour prendre une décision d'embauche. Si vous savez que vous ne les embaucherez pas, soyez direct et expliquez poliment que vous ne pensez pas qu'ils correspondent au poste.
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Classez les candidats. Examinez les notes de chaque candidat à un entretien téléphonique et classez-les du plus qualifié et du moins qualifié. Vous pouvez avoir une idée claire du candidat auquel vous souhaitez proposer le poste ou vous pouvez appeler plusieurs candidats et passer des entretiens d'embauche traditionnels en face à face.

Choses dont vous aurez besoin

Début de l'entretien téléphonique

Téléphone
Demande de candidature ou détails

Utiliser des stratégies d'entrevue efficaces

Téléphone
Remarques
Stylo et papier ou ordinateur

Conclusion de l'entretien

Téléphone
Remarques

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