Comment rédiger un rapport technique?

Créez une introduction complète mais ciblée au rapport. L'introduction d'un rapport technique expose le problème principal ou le problème de vos adresses papier, et la manière dont vous vous y prenez pour le résoudre dans le rapport. Il doit indiquer au lecteur pourquoi le problème en question est important et établir clairement les objectifs de votre rapport.

• Dans la plupart des cas, l'introduction comportera probablement 1 à 3 paragraphes.
• La fin de l'introduction doit indiquer clairement ce que le rapport «fait». Il peut le faire au moyen d'une déclaration directe ("Ce rapport analyse..."), ou en fournissant une série de questions (qui peuvent dans certains cas être à puces ou numérotées) à traiter.

Fournissez des informations contextuelles et/ou une revue de la littérature dans la section suivante. Juste après l'introduction, plongez dans les circonstances de base entourant le sujet en question - un bref historique du problème et de sa pertinence aujourd'hui, par exemple. S'il s'agit d'un sujet de débat soutenu dans votre domaine, vous pouvez également présenter aux lecteurs des exemples importants de travaux antérieurs sur le sujet.

• Essentiellement, vous voulez que les lecteurs qui ne connaissent pas le sujet aient l'impression d'en avoir au moins une compréhension rudimentaire après avoir lu cette section.

Poursuivez avec une description de projet claire et détaillée. Dans cette section, vous dites essentiellement à votre lecteur ce que vous avez réellement fait pour résoudre le problème ou le problème en question. Dites-leur quel type de test ou d'analyse vous avez effectué, en utilisant quelles méthodes et quel équipement, et tout autre détail pertinent.

• Si, par exemple, votre rapport se concentre sur une expérience particulière, soyez précis sur la façon dont elle a été conçue, mise en place et menée.
• C'est ce qu'on appelle parfois une section «méthodes», puisque vous décrivez les méthodes utilisées pour mener votre recherche.

Présentez vos données et décrivez ce que tout cela signifie dans les sections suivantes. Vous êtes maintenant au cœur d'un rapport technique, dans lequel vous exposez et contextualisez clairement les données que vous avez recueillies. Dans la plupart des cas, vous devrez fournir de nombreux chiffres et tableaux pour présenter les données réelles. Ne vous fiez pas exclusivement à eux, mais utilisez du texte pour placer les résultats dans un contexte approprié pour votre public cible.

• Il peut être difficile de déterminer la quantité de données à présenter. Donner trop peu peut affaiblir considérablement votre analyse et le rapport global. Donner trop, cependant, peut noyer le lecteur dans une mer de tableaux et de chiffres. Assurez-vous de fournir toutes les données essentielles et pécher par excès de fournir un peu trop, sauf indication contraire.
• Présentez vos données dans un ordre logique, de sorte que chaque tableau ou figure mène au suivant.

Complétez le rapport avec une conclusion qui termine votre introduction. Dans un rapport technique, votre introduction doit soulever les "grandes" questions et votre conclusion doit apporter vos réponses. Si, par exemple, vous avez énuméré plusieurs questions spécifiques dans votre introduction, répondez-y spécifiquement dans la conclusion. Sinon, utilisez-le pour rassembler vos découvertes dans une déclaration claire et convaincante.

• Soyez aussi audacieux dans vos conclusions que vos données et votre analyse vous le permettent. N'utilisez pas de termes tels que "pourrait", "peut-être", "pourrait", etc., écrivez quelque chose comme "Les données montrent que..." Cependant, ne tirez pas de conclusions qui ne sont pas prises en charge par vos données.

Vérifiez les directives spécifiques auprès de votre université, de votre employeur, etc. Bien qu'il existe une certaine normalisation en ce qui concerne l'organisation des rapports techniques, la mise en page particulière peut varier quelque peu selon la discipline ou d'autres facteurs. La disposition suivante, par exemple, est assez standard et peut être utilisée dans votre cas particulier:

• Titre de page
• Abstrait
• Résumé
• Table des matières
• Liste des figures / Liste des tableaux
• Rapport principal: Introduction; Contexte / Revue de la littérature; Description du projet; Données / Description des données; Conclusion
• Remerciements
• Les références
• Annexes

Créez une simple page de titre au début de votre rapport. La page de titre doit évidemment fournir le titre du rapport et votre nom, et comprend souvent des détails comme la date et le but de la soumission du rapport. Vérifiez les directives de mise en page de la page de titre pour votre discipline, service, employeur, etc.

• Pour une page de titre type (et la mise en page globale du rapport), voir http://mech.utah.edu/~rusmeeha/references/Writing.pdf

Fournissez un aperçu condensé du rapport dans le résumé. L'objectif d'un résumé de rapport technique est de résumer l'essentiel du rapport en environ 300 mots. Vous devez fournir un aperçu très rapide de ce que couvre le rapport et des conclusions ou recommandations que vous y faites.

• Rédigez le résumé après avoir rédigé le rapport proprement dit. Vous voulez que ce soit une description condensée de ce que vous avez écrit, pas de ce que vous avez l'intention d'écrire.
• Vérifiez s'il y a une limite de mots spécifique pour votre résumé. Même s'il n'y en a pas, 300 mots est une bonne limite de mots à viser.

Créez un résumé qui condense le rapport d'environ 90%. Les résumés exécutifs tirent leur nom du fait qu'ils s'adressent aux cadres supérieurs qui n'auront probablement pas le temps de lire l'intégralité du rapport. Le rapport exécutif doit être plus long et plus détaillé que le résumé, mais ne représenter qu'environ 10% de la longueur du rapport principal.

• Le résumé analytique doit se concentrer sur vos constatations, conclusions et/ou recommandations, et permettre au rapport lui-même de présenter les données, bien que les points saillants des données doivent être fournis.
• Selon votre situation, vous devrez peut-être rédiger un résumé, un résumé analytique ou les deux.

Rédigez une table des matières, une liste de tableaux et une liste de figures. La table des matières doit décomposer l'intégralité du rapport section par section, afin que les lecteurs puissent rapidement avoir une idée de l'ensemble du rapport et trouver une section particulière. Les rapports techniques sont fondés sur des données et comportent invariablement de nombreux tableaux et figures. Par conséquent, fournissez des listes de chacun qui les identifient rapidement et permettent aux lecteurs de savoir où les localiser.

• Vérifiez les directives de formatage pour ces sections. Si le format vous appartient, gardez les choses simples et directes.

Suivez le corps principal du rapport avec une section de remerciements. Alors que les sections de remerciements dans les livres ou autres types de documents de recherche remercient souvent les amis et la famille, dans les rapports techniques, elles se concentrent généralement sur la mention de ceux qui ont directement aidé à faciliter la création du rapport. Fondamentalement, tout individu ou groupe qui a soutenu votre travail à titre professionnel (y compris financièrement, par exemple par le biais de subventions) doit être reconnu dans cette section.

• Cette section comporte généralement 1 à 2 paragraphes et suit un format assez simple "L'auteur souhaite remercier...".

Incluez des citations dans la section des références, en utilisant un format cohérent. Créez une citation pour chaque source que vous citez ou à laquelle vous faites référence dans le corps principal du rapport. Si vous n'avez pas de format de citation spécifique à suivre (par exemple, le format APA ou MLA), choisissez-en un et suivez-le de manière cohérente tout au long de cette section et de l'ensemble du rapport.

• Dans certains cas, on peut également s'attendre à ce que vous fournissiez une liste d'œuvres que vous avez consultées mais qui ne sont pas spécifiquement citées dans l'ouvrage. Vérifiez auprès du service, de l'organisation, de la personne concernée, etc., si vous n'êtes pas sûr.