Comment se préparer à un entretien d'assistant administratif?
Qu'est-ce qui fait le meilleur candidat lors de la préparation d'un entretien d'assistant administratif?
Si vous passez un entretien pour devenir assistant administratif, il existe certaines méthodes de préparation à l'entretien que vous pouvez suivre afin de tirer le meilleur parti de votre entretien et d'assurer vos meilleures chances d'obtenir un emploi. Il n'y a pas de «bonne» façon de se préparer à un entretien; il existe plutôt des stratégies que vous pouvez utiliser pour améliorer vos compétences en entretien. Suivez ces étapes pour vous préparer à une entrevue d'adjoint administratif.
- 1Découvrez les fonctions générales d'un assistant administratif. Ceux-ci incluent la planification et l'enregistrement des rendez-vous, la gestion des systèmes de classement physiques et virtuels, l'organisation des enregistrements, l'utilisation de programmes de base de données pour saisir des données et créer des rapports de données, l'exécution d'un système téléphonique multiligne et la préparation de documents tels que des mémorandums, des lettres et des e-mails internes.
- 2Faites des recherches sur l'entreprise. Lorsque vous vous préparez à des entretiens de tout type, vous devez en savoir autant que possible sur l'entreprise avant de passer l'entretien. Cela montre à l'employeur que vous êtes motivé et intéressé par l'entreprise, pas seulement désespéré pour un emploi.
- 3Familiarisez-vous avec l'offre d'emploi. Chaque employeur a un ensemble différent de compétences, de qualifications et de fonctions qu'il recherche chez un employé. Une partie importante de la préparation aux entretiens consiste à étudier les spécificités de l'offre d'emploi pour laquelle vous postulez. Par exemple, un employeur peut privilégier la ponctualité et la régularité au-dessus de toutes les autres qualités, tandis qu'un autre peut insister sur un désir de créativité et de flexibilité.
Suivez ces étapes pour vous préparer à une entrevue d'adjoint administratif. - 4Préparez des descriptions de votre expérience de travail passée, de vos qualifications, de vos forces et de vos faiblesses. En gardant à l'esprit l'offre d'emploi spécifique, développez des explications brèves et concises pour ces agrafes d'entretien de base.
- 5Étudiez votre curriculum vitae. Vous devriez être en mesure de répondre aux questions et de développer les informations sur votre CV. De plus, assurez-vous que votre CV est à jour et qu'il reflète les qualifications d'un assistant administratif.
- 6Pratiquez vos compétences en saisie de données. C'est une pratique courante pour les employeurs d'administrer des tests pratiques de saisie de données aux candidats à l'assistance administrative lorsqu'ils se présentent pour une entrevue. Cela signifie qu'une partie de la préparation de votre entretien doit inclure la mise au point de votre dactylographie et de votre maîtrise des dix touches, en gardant à l'esprit le timing et la précision.
- 7Formuler des réponses aux questions courantes d'entrevue d'assistant administratif. Soyez prêt à démontrer vos connaissances dans les domaines suivants:
- Vous devriez être en mesure d'expliquer comment vous organisez et gérez un emploi du temps quotidien, y compris les outils que vous utilisez, comment vous définissez des rappels et comment vous gérez les conflits d'horaire.
- Le service client est souvent une partie importante du travail d'un assistant administratif, car vous pouvez être amené à gérer des appels téléphoniques, servir d'intermédiaire entre votre patron et d'autres contacts commerciaux et accueillir les clients/clients.
- En tant qu'assistant administratif, vous pouvez être amené à traiter des informations confidentielles. Soyez prêt à expliquer lors d'un entretien avec un assistant administratif comment vous traitez les informations sensibles et quelles mesures vous prenez pour les protéger.
- Le multitâche fait partie intégrante du métier d'assistant administratif, alors préparez des exemples de la façon dont vous gérez une multitude de responsabilités en même temps. Concentrez-vous sur la gestion du temps, l'organisation et la délégation de tâches (le cas échéant).
- Vous aurez besoin d'utiliser une variété de logiciels et d'équipements de bureau en tant qu'assistant administratif. Dans le cadre de la préparation de votre entretien, créez une liste complète de vos compétences dans ces domaines.
Comment répondre «Pourquoi êtes-vous intéressé à devenir assistant administratif»? - 8Répétez vos réponses à l'entretien. Vous ne voulez pas mémoriser vos réponses mot à mot, mais vous voulez être à l'aise avec la fluidité de vos réponses avant de vous lancer dans votre entretien d'assistant administratif.
- 9Décidez de la tenue appropriée. Presque tous les types d'entreprises, dans tous les types d'environnement, nécessitent les services d'un adjoint administratif; par conséquent, il est important que vous vous vêtiez d'une manière appropriée à l'entreprise dans laquelle vous passerez un entretien. Appelez la réceptionniste et demandez quel est le code vestimentaire, puis choisissez une tenue à un cran au-dessus de celle-ci. Par exemple, si le code vestimentaire de l'entreprise est décontracté, alors un pas en avant par rapport à la tenue vestimentaire décontractée et kaki typique pourrait être d'ajouter un blazer à l'ensemble.
- Une fois que vous vous sentez en sécurité avec votre préparation à l'entretien, demandez à un ami d'agir en tant qu'employeur pour une simulation d'entretien, au cours de laquelle vous pouvez mettre votre préparation à l'épreuve. Si vous ne trouvez pas d'aide extérieure, entraînez-vous devant un miroir.
Soyez prêt à expliquer lors d'un entretien avec un assistant administratif comment vous traitez les informations sensibles et quelles mesures vous prenez pour les protéger. - Assurez-vous de commencer à préparer les entretiens bien avant les dates prévues, afin d'être prêt à faire de votre mieux le jour J.
- Envoyez une note de remerciement à chaque intervieweur dans les 48 heures suivant l'entretien. Profitez-en pour exprimer votre intérêt pour le poste et pour rappeler à l'intervieweur certaines de vos qualifications les plus convaincantes. Vous pouvez le faire en écrivant quelque chose du genre «Merci d'avoir pris le temps de m'interviewer. Je suis vraiment intéressé par cette opportunité, car je suis sûr que mes compétences organisationnelles et mon expérience passée en gestion de bureau feraient de moi un excellent ajout à votre équipe."
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Questions et réponses
- Comment répondre «Pourquoi êtes-vous intéressé à devenir assistant administratif»?«Parce que c'est un travail stimulant et que j'aime travailler sous pression. J'aime aussi entrer en contact avec les gens et aider à m'assurer qu'ils reçoivent l'aide dont ils ont besoin.» Si possible, vous devriez également essayer d'adapter votre réponse à l'emploi spécifique pour lequel vous postulez, par exemple en mentionnant pourquoi vous souhaitez travailler pour cette entreprise en particulier.
- Quels sont les atouts d'un assistant administratif?Vous devez être flexible, désireux d'apprendre et capable de travailler sous pression.
- Quelles sont les missions des commis de chantier?Prise de rendez-vous et prise de rendez-vous; préparer des documents tels que des lettres et des e-mails interservices et mémorandum, etc.
- Comment répondre: «Pourquoi voulez-vous travailler ici?»"J'ai les compétences et la capacité d'effectuer le travail, et je suis un excellent candidat pour cette entreprise."
- Comment pourrais-je planifier une journée chargée à venir?La gestion du temps est très importante. Fixez-vous un objectif ou un objectif pour la journée et faites de votre mieux pour l'atteindre.
- Si quelqu'un travaille comme assistant administratif, quels sont les inconvénients auxquels il peut être confronté?Les inconvénients peuvent inclure: devoir travailler plus d'heures que prévu parce que le PDG ou d'autres patrons ont besoin de vous et travaillent trop dur; avoir à gérer des clients difficiles ou des personnes désireuses de voir le patron; trouver des documents manquants que vous n'avez pas déposés mais que d'autres l'ont fait; plusieurs appels à la fois; de nombreux e-mails vous attendent chaque matin; appels du patron le week-end; faire des réservations pour des choses déjà réservées, puis devoir modifier des réservations déjà réservées; faire les choses à la dernière minute parce que votre patron suppose simplement que vous êtes disponible, etc. C'est un travail amusant!
- Comment répondre: Comment avez-vous fait face à un défi professionnel que vous n'aviez jamais rencontré auparavant?Commencez par être calme, surtout si un endroit est inconfortable pour vous, n'exprimez pas vos sentiments à d'autres collègues. Commencez une relation amicale et coopérative avec la personne qui travaille dans le département. Accordez du temps et de l'attention au travail, puis l'environnement vous deviendra familier. Faites un espace pour les personnes paresseuses et grossières. Ignorez les personnes défavorables.
- Comment dois-je commencer mon entretien?Saluez l'intervieweur et laissez-le prendre à partir de là. Elle commencera à vous poser des questions auxquelles vous devrez répondre.
Questions sans réponse
- Quels sont les inconvénients d'être assistant administratif?
- Quels sont les inconvénients et les avantages d'être assistant administratif?
- Quel type d'épreuve écrite peut-on donner pour un poste d'assistant administratif?
- Qu'est-ce qui fait le meilleur candidat lors de la préparation d'un entretien d'assistant administratif?
Les commentaires (3)
- Des mots très réussis pour un entretien d'assistante administrative.
- L'article m'a donné d'excellents conseils sur la façon de me préparer à une interview, d'autant plus que je n'en ai pas participé depuis un certain temps. Vos suggestions et points m'ont fait sentir que je peux le faire! De bons conseils, merci!
- Tous les conseils sur ce qu'il faut faire ont été utiles!
