Comment écrire des lettres persuasives?

Comment puis-je écrire une lettre convaincante à un nouveau client pour présenter notre nouveau produit?

Vous avez rencontré un problème avec une banque, une compagnie d'assurance, une agence gouvernementale, un employeur ou même une école. Vous devez persuader quelqu'un de faire quelque chose ou vous aider avec quelque chose. Comment rédigez-vous une lettre convaincante qui fonctionne? Voici quelques idées clés pour votre lettre convaincante.

Partie 1 sur 4: Préparez-vous à rédiger votre lettre

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Réfléchissez à vos idées. Avant de commencer votre lettre, réfléchissez. Assurez-vous qu'il indique ce que vous voulez, pourquoi vous le voulez, les raisons pour lesquelles il devrait être accordé et tout argument contre vous. Est-ce vraiment le sujet que vous souhaitez? La rédaction de vos idées peut vous aider à rédiger clairement votre lettre et à comprendre pleinement votre position sur le sujet.
- Commencez par utiliser ceci: je veux convaincre mon public de mon objectif. Échangez mon public avec qui vous voulez persuader et mon but avec ce que vous voulez le persuader de faire.
- Après avoir établi cela, demandez-vous: pourquoi? Énumérez les raisons pour lesquelles vous voulez que votre public fasse ce que vous voulez qu'il fasse.
- Après avoir réfléchi aux raisons, triez-les par importance. Placez tous les détails importants dans une colonne, puis placez tous les détails moins importants dans une autre colonne. Cette étape vous aide à affiner votre raisonnement afin de mettre l'accent sur les points pertinents et saillants.
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Connaissez votre objectif. Assurez-vous de savoir exactement ce que vous voulez ou ce dont vous avez besoin. Qu'est-ce que vous essayez d'accomplir? Qu'est-ce que tu veux qu'il arrive?
- Lorsque vous déterminez votre objectif, pensez à toutes les solutions que vous pouvez offrir.
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Connaissez votre lecteur. L'analyse et la compréhension de votre public vous aideront à décider comment vous devez encadrer votre lettre. Si possible, déterminez si votre lecteur est d'accord avec vous, n'est pas d'accord avec vous ou est neutre. Cela vous aidera à décider du poids à placer de chaque côté de votre argument.
- Essayez de trouver une vraie personne à qui adresser votre lettre. Qui sont-ils et quel pouvoir ont-ils vraiment pour vous aider? Comment vont-ils changer d'avis? Vont-ils simplement transmettre votre plainte? Comment devriez-vous y répondre? Sont-ils dans un poste de cadre ou de fonctionnaire? Parlez-leur en fonction de leur position.
- Essayez de découvrir les croyances et les préjugés du lecteur sur votre sujet. Quels désaccords pourraient surgir entre vous et votre lecteur? Comment pouvez-vous présenter un contre-argument avec respect?
- Déterminez les préoccupations que votre lecteur pourrait avoir avec le sujet. Ont-ils des fonds limités à distribuer? Sont-ils directement concernés par le sujet? Combien de temps ont-ils pour examiner votre document?
- Pensez au type de preuves dont votre lecteur aura besoin dans votre argumentation pour être convaincu.
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Faites des recherches sur le sujet. Les lettres convaincantes efficaces contiennent des preuves factuelles et des informations qui appuient la position. Assurez-vous de prendre en compte plusieurs points de vue. Ne vous contentez pas de rechercher votre côté; mentionner l'opinion contraire et les faits l'entourent.
- Utilisez des faits, de la logique, des statistiques et des preuves anecdotiques pour étayer votre affirmation.
- Ne sortez pas et ne dites pas que l'autre côté a tort; au lieu de cela, soyez respectueux lorsque vous expliquez pourquoi votre position est plus forte et mérite d'être signalée.

Comment commencer à rédiger une lettre convaincante?

Partie 2 sur 4: mise en forme de la lettre

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Utilisez la mise en forme de bloc. Les lettres commerciales ont un format spécifique. Une fois fait correctement, le formatage n'influencera pas votre lecteur d'une manière ou d'une autre. Cependant, si cela est mal fait, le formatage aura un mauvais impact sur vous et votre lecteur peut le jeter de côté.
- Commencez par utiliser des blocs de paragraphes à interligne simple.
- Justifiez à gauche chaque paragraphe; en d'autres termes, n'indentez pas le paragraphe comme vous le feriez dans une prose ou un essai.
- Laissez une ligne entre chaque paragraphe.
- Utilisez une police standard, généralement Times New Roman ou Arial, de taille 12.
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Adressez correctement le papier à en-tête. Commencez par saisir votre adresse dans le coin supérieur gauche. Ne mettez pas votre nom - saisissez uniquement l'adresse postale, la ville, l'état et le code postal. Vous pouvez également inclure un numéro de téléphone et un e-mail, chacun sur des lignes distinctes. Si vous habitez en Grande-Bretagne, l'adresse se trouve sur le côté droit. Sautez une ligne.
- Tapez la date. Épelez le nom du mois, puis indiquez la date et l'année. Sautez une ligne.
- 4 juin 2013
- Indiquez le nom et l'adresse du destinataire. Essayez de trouver une personne en particulier à qui envoyer votre lettre. Sautez une ligne.
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Commencez la lettre par une salutation. La pratique acceptée consiste à commencer par le mot Cher suivi du nom de la personne. Assurez-vous de bien épeler le nom lorsque vous le saisissez. Le nom doit correspondre au nom de l'adresse d'en-tête.
- Lorsque vous vous adressez à la personne, utilisez son titre (M./Mme/Dr./etc) et son nom de famille. Si vous ne savez pas quelle est la préférence d'une femme, appelez-la Mme.
- Suivez toujours ceci par un deux-points.
- Laissez une ligne entre la salutation et le premier paragraphe.
- Cher Dr Brown:
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Fermez la lettre avec une déclaration de clôture. Pensez au ton de votre essai lorsque vous choisissez une déclaration de clôture. Certaines choses, comme Merci, sont assez standard, tandis que d'autres, comme Meilleures salutations, sont plus amicales. Décidez si votre lettre justifie une clôture formelle ou amicale. Peu importe ce que vous choisissez, le premier mot doit être en majuscule tandis que les mots suivants ne le sont pas. Suivez la déclaration de clôture par une virgule.
- Choisissez respectueusement le vôtre, pour quelque chose de plus formel. Cordialement, Cordialement, Merci, ou à vous, sont la norme pour les e-mails d'affaires formels. Best, Best regards, ou Have a nice day, sont beaucoup moins formels et amicaux.
- Sautez 4 lignes par la suite pour laisser place à la signature avant de taper votre nom.
- Merci,

Comment rédigez-vous une lettre convaincante qui fonctionne?

Partie 3 sur 4: rédiger la lettre

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Soyez concis. Les lettres persuasives doivent être brèves et polies. Les gens occupés lisent rarement une telle lettre si elle est sur une page ou si le ton est désagréable. Ne soyez pas trop bavard. Essayez d'utiliser des phrases claires et épurées. Évitez de faire une digression et de fournir des informations inutiles, des mises à l'écart et des anecdotes.
- Évitez les phrases trop longues. Assurez-vous d'utiliser des phrases fortes et déclaratives. Votre écriture doit être succincte, précise et facile à lire.
- Ne faites pas vos paragraphes trop longs. N'entassez pas tellement d'informations à l'intérieur au point de perdre votre lecteur, de vous écarter du point principal ou de rendre votre argument difficile à comprendre. Tenez-vous en aux informations pertinentes et modifiez les paragraphes lorsque vous démarrez une nouvelle idée.
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Énoncez votre point principal dans les deux premières phrases. Commencez par une phrase d'ouverture amicale, puis allez droit au but. Énoncez votre besoin (c'est-à-dire votre point principal) dans les deux premières phrases.
- Ce paragraphe peut ne comporter que 2 à 4 phrases.
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Soulignez l'importance de votre demande dans le deuxième paragraphe. Dans ce paragraphe, décrivez votre préoccupation, votre demande ou votre demande. Vous ne donnez pas encore de raisons, de soutien ou de points spécifiques; au lieu de cela, vous expliquez pleinement votre position, les paramètres de votre préoccupation ou demande, et pourquoi elle est suffisamment importante pour justifier une action.
- N'oubliez pas de le garder logique, poli et factuel. Évitez tout langage trop émotionnel, n'exigez pas d'action ou soyez impoli envers la personne ou l'entreprise à qui vous écrivez ou les côtés opposés.
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Soutenez votre demande dans les paragraphes suivants. Les prochains paragraphes devraient justifier votre position en fournissant des informations générales et des détails. Assurez-vous qu'ils sont logiques, factuels, raisonnables, pratiques et juridiques. Ne basez pas votre appel uniquement sur les émotions, la foi ou les désirs personnels. N'ennuyez pas le lecteur avec une longue histoire; aller au but rapidement et avec précision. Il existe différentes stratégies que vous pouvez utiliser pour y parvenir:
- Citez des statistiques et des faits pour faire appel à la raison de votre lecteur. Assurez-vous que vos statistiques et vos faits proviennent de sources crédibles et respectées et que vous les utilisez honnêtement et ne les sortez pas de leur contexte. Assurez-vous de citer les sources.
- Citez des experts sur le sujet qui soutiennent votre position ou qui ne sont pas d'accord avec l'autre partie. Ces experts doivent être respectés dans leur domaine et être qualifiés pour avoir un avis sur le sujet.
- Donnez une raison pour laquelle votre demande doit être acceptée. Dire à quelqu'un qu'il doit faire quelque chose n'est pas une technique de persuasion très efficace, mais leur expliquer pourquoi vous pensez que quelque chose doit être fait peut aider à changer d'avis. Expliquez la situation actuelle et pourquoi elle doit changer.
- Fournissez les détails, les spécifications et les limites de votre poste et de votre demande. Parlez des efforts passés liés à votre demande ou de l'absence d'action.
- Donnez des exemples de témoignages relatifs à votre position. Pensez à toute autre preuve que vous pouvez fournir pour expliquer pourquoi votre position est importante.
- N'oubliez pas de limiter ce que vous incluez dans vos paragraphes. Exposez simplement votre cas et votre situation. N'allez pas dans les détails, mais incluez tous les points essentiels. Choisissez uniquement les statistiques, les experts et les témoignages les plus pertinents.
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Appel à l'autre côté. L'une des clés d'une persuasion efficace est de s'adresser au camp adverse. Vous voulez prédire tous les contre-arguments, objections ou questions que vos lecteurs auront afin que vous puissiez y répondre dans votre lettre. Trouvez un terrain d'entente avec l'opposition ou soutenez fermement votre propre position.
- Assurez-vous d'admettre ouvertement les différences entre votre position et le côté opposé. N'essayez pas de les cacher; cela affaiblit votre argument. Au lieu de cela, mettez l'accent sur les valeurs, les expériences et les problèmes partagés avec le côté opposé.
- Évitez les déclarations de jugement. Cela met trop d'émotion dans votre lettre et diminue votre attrait logique. Être trop négatif et porter des jugements peut dissuader l'autre partie d'être d'accord avec vous.
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Fermez la lettre en reformulant votre demande. Reformulez votre demande ou votre opinion à la fin. C'est le paragraphe où vous pouvez suggérer une solution ou un appel à l'action. Dites au lecteur que vous suivrez cette correspondance par téléphone, par courriel ou en personne.
- Essayez de terminer par une phrase puissante qui aidera à persuader votre lecteur d'être de votre côté, ou au moins de voir les choses plus clairement de votre point de vue.
- Proposez vos propres solutions ou aidez. Acceptez un compromis ou rencontrez-vous au milieu. Montrez ce que vous avez déjà fait ou êtes prêt à faire pour faire face à la situation.

Partie 4 sur 4: mettre la touche finale

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Recherchez les erreurs. Une mauvaise grammaire et des mots mal orthographiés donnent une mauvaise première impression. Vous voulez que le lecteur se concentre sur vos idées et votre demande, pas sur les erreurs de votre lettre. Relisez la lettre plusieurs fois avant de l'envoyer. Lisez la lettre à voix haute pour entendre son son.
- Si nécessaire, demandez à quelqu'un de vérifier l'orthographe de votre écriture (ou utilisez votre correcteur orthographique dans le logiciel).
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Signez avec votre propre signature. Si vous envoyez la lettre au lieu d'envoyer un e-mail, vous devez signer la lettre. Cela personnalise et authentifie votre lettre à la fois.
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Copiez d'autres personnes clés dans une lettre officielle si nécessaire. S'il y a d'autres personnes dans l'entreprise ou dans une autre organisation qui ont besoin de voir la lettre, envoyez-leur une copie. Cela signifie imprimer et envoyer plus d'une lettre, avec les signatures originales.
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Gardez-en une copie vous-même. Gardez toujours une lettre pour vos propres dossiers, avec quand vous l'avez envoyée et à qui vous l'avez envoyée. Écrivez des notes sur vos efforts de suivi jusqu'à ce que le problème soit résolu.

Comment me préparer lorsque je rédige une lettre convaincante?

Conseils

Rendez-le formel. La personne qui lira la lettre ne vous croira pas si vous utilisez un langage bavard ou informel. Le langage formel est également plus poli que l'utilisation d'argot inutile!
Utilisez la flatterie. La personne que vous essayez de persuader préfère aider quelqu'un qui est gentil avec elle.
Restez sur le sujet. Veillez à ne pas ajouter d'informations aléatoires qui n'ont aucune incidence sur le problème en question. Au lieu de cela, tenez-vous-en aux faits pertinents et soyez simple. Utilisez les faits pour être descriptif.
N'utilisez des puces dans votre paragraphe du milieu que si vous avez un ensemble très clair d'étapes, d'actions ou de recommandations.
Rédigez en anglais standard. Ce n'est pas un texte ou un média social; ceci est une lettre officielle. La sténographie, l'argot et les émoticônes peuvent vous faire ignorer.
Adaptez vos points au type d'entreprise ou d'agence. Une organisation à but non lucratif peut penser différemment d'une grande entreprise.
Ne traitez pas le lecteur comme s'il vous devait quelque chose et exigeait des choses. Au lieu de cela, convainquez-les tout en gardant la lettre amicale et professionnelle.

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