Comment aider votre patron à réussir?

Que pouvez-vous faire pour aider votre patron — Parce que c'est tellement critique, que pouvez-vous faire pour aider votre patron et l'équipe à réussir?

Une clé de votre succès est d'aider votre patron à réussir. Cela ressemble à du nez brun, mais cela ne fait que reconnaître la relation symbiotique que vous partagez (espérons-le) avec votre patron. Les ressources - personnel et argent - sont mises à la disposition de votre patron, de l'équipe et éventuellement de vous, en fonction de la performance globale de l'équipe. N'importe quelle façon d'augmenter l'efficacité de votre patron ou de réduire sa charge de travail est bénéfique pour votre carrière. Peut-être en apprendrez-vous même assez en aidant votre patron à obtenir une promotion!

Méthode 1 sur 4: communications

Une des clés de votre succès est d'aider votre patron à réussir.

SI VOTRE BOSS A ÉTÉ PROMU RÉCEMMENT, il trouvera une charge de travail de communication beaucoup plus lourde - le premier défi auquel il devra faire face. Du coup, ils interagissent non seulement avec l'équipe, mais aussi avec les clients et les fournisseurs du groupe de travail. Ils reçoivent des appels de partout dans l'entreprise - pour installer des bureaux, des téléphones, du matériel informatique, etc. Et en plus de cela, ils doivent faire face à leur patron et peut-être à quelques niveaux plus élevés. Alors, comment réduire cette charge de travail et rendre leurs communications plus efficaces et efficientes?

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Minimisez les interruptions. Le temps est la ressource la plus limitée de votre patron. Non seulement les interruptions prennent du temps, mais les gens perdent le fil de leurs pensées et mettent plus de temps à récupérer. Regroupez au moins vos questions pour réduire le nombre d'interruptions.
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Apprenez comment et quand interrompre. Chaque personne a des préférences différentes quant aux médias avec lesquels elle préfère travailler ainsi qu'au moment de la journée où elle préfère faire face aux interruptions. Utilisez-vous la messagerie instantanée, passez-vous dans leur bureau ou envoyez-vous un e-mail ou un appel téléphonique? Il est extrêmement important que vous compreniez les préférences de votre patron dans ce domaine.
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Savoir communiquer en cas d'urgence. S'il y a une crise affectant un client, dans combien de temps devez-vous avertir votre patron? Devriez-vous appeler à 2 heures du matin pour les informer ou simplement leur envoyer un e-mail?
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Sachez quelles informations les aident le mieux à prendre une décision. Encore une fois, chaque patron a des préférences différentes quant à la quantité d'informations dont il a besoin, quels types d'informations, quand, etc. Voici quelques alternatives.
- Présentez simplement le problème, ils le résoudront. En général, cependant, les patrons ne veulent pas voir de problèmes sans une solution recommandée.
- Présentez le problème et une seule solution recommandée. Certains patrons feront confiance à votre jugement et suivront votre recommandation. D'autres patrons veulent voir des alternatives ainsi que des avantages et des inconvénients.
- Présentez le problème et plusieurs solutions alternatives, ainsi qu'une recommandation. Pour certains patrons, les solutions alternatives ne sont qu'un gaspillage d'efforts, mais d'autres patrons exigent de voir des alternatives.
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Fournissez des données dans le bon volume et le bon format.
- Certaines personnes veulent voir seulement quelques chiffres récapitulatifs, tandis que d'autres veulent des pages et des pages, vues sous différents angles.
- Pour le format, certains veulent voir des camemberts, des graphiques à barres avec des tendances, etc. pour résumer les données à un niveau élevé. D'autres voudront voir des tableaux de nombres. Regardez également pour voir quelle police et quelle taille de point votre patron et vos pairs préfèrent.
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Gardez un cahier pour les réunions. Pour certains patrons, se rendre à une réunion sans cahier ni stylo est considéré comme une insulte. Un cahier à reliure spirale de 6" sur 9" est une bonne idée, car il garde les notes dans l'ordre de la date et vous évite de les classer. Un bloc-notes sert à toutes vos réunions.
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Demandez à votre patron ce qui se passe ailleurs dans l'entreprise. Pour une raison étrange, ce sujet est souvent omis. Il est très important que votre patron fasse part au groupe des attentes de son patron. Ne comptez pas sur votre patron pour qu'il fasse son travail parfaitement (nous en parlerons plus tard), alors essayez d'augmenter les compétences de votre patron avec vos propres rappels.
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Gardez une trace précise de ce que votre patron vous a demandé de faire. C'est une évidence. Votre patron peut oublier, mais ne vous laissez pas surprendre par l'oubli. Assurez-vous de bien comprendre quand la tâche est due, ce qui est attendu, etc.
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Gardez une trace précise de ce que vous avez demandé à votre patron. Tout aussi important que l'étape précédente. Ne laissez pas les demandes s'éterniser. Fixez votre propre date limite pour laquelle vous souhaitez une réponse de votre patron. À cette date, le problème passe de chronique à aigu. Exemple: le 2 janvier, vous donnez à votre patron votre plan de formation pour l'année, en lui demandant son approbation. Le 16 janvier, le manque de réponse de votre patron commence à vous ennuyer - c'est devenu un problème chronique. Oui, cela ne s'aggrave pas chaque jour (vous pouvez le supporter), mais cela reste un problème. Vous définissez donc le 1er février comme date critique. À cette date, considérez l'absence de réponse comme aiguë - c'est soudainement un problème grave et parlez-en à votre patron. Cela empêche le problème de s'envenimer jusqu'au 15 mai.

Méthode 2 sur 4: organisation et gestion de projet

Le profil vous rappelle comment éviter d'interrompre votre patron et comment l'aider au mieux à résoudre un problème.

FACE À TOUT PROBLÈME, LES SOLUTIONS POSSIBLES se résument généralement à 1) plus d'argent; 2) plus de personnel; 3) plus de temps; 4) plus d'espace; 5) plus de technologie; ou 6) une meilleure organisation. Ainsi, le meilleur salut d'un gestionnaire de niveau inférieur à court de ressources est une meilleure organisation. Parce que c'est tellement critique, que pouvez-vous faire pour aider votre patron et l'équipe à réussir?

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Soyez clair sur la structure de l'organisation, les objectifs et vos responsabilités. Vous avez peut-être pensé à une meilleure façon de répartir les responsabilités, mais ne vous contentez pas de hocher la tête en signe d'accord et de continuer à le faire à l'ancienne. Si la structure organisationnelle suit une norme, alors apprenez à connaître la norme.
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Comprendre les compromis et l'équilibre entre les ressources. Il n'y aura jamais assez de personnel, de temps, d'argent, d'espace, de technologie, etc. pour la charge de travail. Comprenez comment votre patron a décidé de mélanger et assortir ces ressources.
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Collaborer avec les autres membres de l'équipe pour compléter les plans de projet. Voici un exemple de l'endroit où l'équipe décharge le travail du patron. Ne vous attendez pas à ce que le patron soit également efficace dans toutes les phases d'un projet, tous les processus, toutes les compétences. Considérez tout plan de projet comme un cadre et remplissez les zones vides.
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Mesurez vos performances. S'il existe déjà des mesures, utilisez-les et étudiez les résultats. Oui, vous pouvez apprendre des catastrophes, mais vous aurez besoin de mesures pour améliorer progressivement vos processus lorsque vous aurez éliminé les catastrophes. Si l'équipe n'a pas encore de métriques, inventez les vôtres et mesurez-vous. Créez une métrique, rassemblez et analysez les données et étudiez les résultats. Une fois que la métrique a atteint son objectif, passez à un autre domaine à améliorer: supprimez la première métrique et commencez-en une autre.
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Assurez-vous que l'équipe apprend de ses expériences. Après l'achèvement de chaque projet, faites un débriefing de ce qui s'est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré. Ce serait normalement la responsabilité d'un manager de mettre cela en place, mais l'équipe est parfaitement capable de le faire par elle-même.

Méthode 3 sur 4: travail d'équipe

Nous aimerions tous que les commentaires viennent du patron, mais en partageant vous-mêmes les commentaires, vous déchargez une partie du travail de votre patron.

CONTRAIREMENT À L'ÉCOLE, C'EST LA RÉPUTATION de l'équipe, pas de l'individu, qui compte. Les actions que vous entreprenez (ou ne faites pas) se reflètent sur votre équipe et votre patron. Leurs actions (et inactions) se reflètent également sur vous. Avec la réputation vient le pouvoir - quelles ressources (personnel, argent) sont fournies à votre équipe.

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Transférer le travail entre les membres de l'équipe de manière efficace et efficiente. Votre quart de travail se termine peut-être ou quelqu'un d'autre pourrait mieux faire le travail. Pour une raison quelconque pour un transfert, faire le travail est plus important que l'ego individuel. Le client de votre équipe ne se soucie pas de qui le fait, juste que cela soit fait.
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Former les membres de votre équipe. Vous connaissez tous ces e-mails que vous avez reçus au cours des six derniers mois qui bricolent le fonctionnement de l'équipe, expliquent comment utiliser certains outils et définissent les priorités? La personne qui vient de rejoindre votre équipe ne les a pas reçus car elle n'était pas là. Assurez-vous qu'ils se renseignent sur les problèmes et les résolutions récents de l'équipe.
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Encouragez les commentaires productifs entre les membres de l'équipe. Si vous connaissez une meilleure façon de faire les choses, partagez-la avec les autres. Si quelqu'un d'autre connaît un meilleur moyen, apprenez-le. Et ne limitez pas les commentaires à la critique. Faites des éloges pour un travail bien fait. Nous aimerions tous que les commentaires viennent du patron, mais en partageant vous-mêmes les commentaires, vous déchargez une partie du travail de votre patron.
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Attention votre équipe ne se transforme pas en fief. Les fiefs sont des équipes qui ont mal tourné - où les membres d'une équipe "protégent" leurs données, utilisent des processus non standard et découragent les interactions avec d'autres équipes. Les fiefs mènent à des guerres territoriales - des conflits sur quelle équipe a quelle responsabilité. Ils drainent la productivité de l'entreprise. Les symptômes classiques des fiefs sont «fournir un flux» à un autre groupe (au lieu d'accéder aux données d'entreprise en direct) et se faire dire «de ne pas parler à quelqu'un» en dehors de l'équipe.

Méthode 4 sur 4: administration

VOTRE MANAGER DE PREMIER NIVEAU A L'UN des postes les plus difficiles de l'entreprise. Ils ont probablement été promus parce qu'ils excellaient à votre niveau, et maintenant ils sont censés performer dans un domaine sans aucune formation. En outre, on s'attend probablement à ce qu'ils fassent leur ancien travail ainsi que les responsabilités de gestion. Pour compliquer les choses, ils ont rarement un réel pouvoir, mais se voient attribuer un budget, un effectif et une charge de responsabilités. Une partie de votre défi consiste à permettre à votre patron d'être efficace et d'utiliser son temps efficacement.

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Effectuer toutes les petites tâches administratives nécessaires au travail. Obtenez votre carte de pointage à temps, créez les rapports hebdomadaires ou mensuels requis, etc. Chaque fois que vous retardez ces tâches, vous gaspillez du temps et de l'énergie à votre patron. Vous ne voulez vraiment pas faire ça.
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Soyez conscient de ce qui est important pour l'évaluation des performances. Au cours de l'année, votre patron dira «... sera pris en compte dans l'évaluation des performances». Ne soyez pas trop surpris s'ils oublient toutes les choses qu'ils ont dites au cours de l'année, mais ne soyez pas non plus surpris s'ils se souviennent.
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Assumez la responsabilité de votre propre carrière. Élaborez votre propre plan de formation. Faites le point sur vos réalisations tous les deux mois pour être prêt à la fin de l'année.
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Si vous pouvez bénéficier d'un coaching, demandez-le. Malgré tous les conseils de gestion dans la presse, des tâches comme le coaching sont susceptibles d'être abandonnées en raison des contraintes de temps de votre patron. Avec une demande directe de coaching sur un sujet spécifique, vous pouvez obtenir le coaching dont vous avez besoin.
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Créez un profil d'une page de votre patron. Un profil est une liste des objectifs, des contraintes, des attentes, des préférences, des goûts, des aversions, des forces et des faiblesses d'une personne. Le profil vous rappelle comment éviter d'interrompre votre patron et comment l'aider au mieux à résoudre un problème. Recherchez dans cet article toutes les mentions de «préférence» et c'est un bon début pour un profil. L'indicateur de type Myers-Briggs (MBTI) peut suggérer d'autres façons de comprendre et d'aider votre patron.

Lisez aussi: Comment organiser un patron non organisé?

Conseils

Si vous prêtez attention aux problèmes et aux décisions de votre patron, vous pouvez développer des compétences en gestion et être promu. Félicitations et condoléances!
Conserver les profils des patrons précédents. Ils vous aideront à comprendre ce qui a conduit à leurs succès et à leurs problèmes.
Il faut beaucoup de temps pour appliquer progressivement toutes ces étapes.
Chaque boss est différent, alors commencez un nouveau profil pour chacun.

Mises en garde

Gardez le profil d'une page de votre patron à la maison et n'admettez pas qu'il existe.