Comment être diplomate?

Comment puis-je rédiger une réponse diplomatique?

Peut-être êtes-vous un gestionnaire qui cherche à créer un environnement de travail plus positif ou peut-être cherchez-vous simplement à acquérir de meilleures compétences en résolution de conflits. La diplomatie consiste à évaluer une situation avant de parler ou d'agir et de prendre le meilleur plan d'action. Bien que la diplomatie puisse être difficile dans certaines situations, vous pouvez rester équilibré en faisant preuve de tact, en désamorçant les situations difficiles et en établissant des relations avec les autres.

Méthode 1 sur 3: communiquer efficacement

1
Choisissez vos mots avec soin. N'oubliez pas que même si vos intentions peuvent être bonnes, vos paroles peuvent parfois blesser les autres. Avant de parler d'un sujet sensible, demandez-vous si ce que vous allez dire est vrai, utile et gentil. Utilisez des énoncés «je» pour décrire vos propres pensées au lieu de deviner ce que les autres pensent ou ressentent.
- Par exemple, vous pouvez dire «Je me sens mal à l'aise avec la décision prise lors de la réunion d'aujourd'hui» au lieu de «Vous devriez être bouleversé par cette décision aujourd'hui».
- Faites toujours des déclarations de votre propre point de vue et perspective.
- Évitez d'être sur la défensive ou de blâmer les autres.
- Si vous avez besoin de discuter de quelque chose de sérieux avec quelqu'un, pratiquez vos mots au préalable.
2
Adaptez votre style de communication en fonction de la situation. Connaissez toujours votre public avant de livrer un message. Cela aidera à s'assurer qu'il est bien reçu et compris. Déterminez si la communication par e-mail ou en personne fonctionne le mieux ou si les actualités sont mieux diffusées en groupe ou dans des paramètres individuels.
- Par exemple, vous devez peut-être dire à votre personnel qu'il y aura des coupes budgétaires. Dans le passé, vous avez peut-être utilisé le courrier électronique pour fournir des informations sensibles, mais vous avez constaté que cela était source de confusion. Appelez plutôt une réunion du personnel et présentez les faits tout en laissant du temps pour les questions.
- Planifiez des réunions individuelles selon les besoins ou sur demande.
3
Soyez ouvert aux nouvelles idées. Au lieu de toujours prendre des décisions par vous-même, écoutez les points de vue des autres. Remerciez-les de vous dire ce qu'ils ressentent pour qu'ils se sentent toujours à l'aise de le faire. Prenez le temps de considérer les opinions des autres, mais restez ferme par vos propres décisions lorsque vous sentez que vous avez fait le meilleur choix.
- Dites "Merci pour votre honnêteté, Jason. Je prendrai en considération ce que vous avez dit au sujet des soins de santé universels et je ferai plus de recherches."
4
Soyez sûr de vous avec vos mots et votre langage corporel. Lorsque vous parlez aux autres, ne soyez pas agressif, mais soyez confiant. Parlez lentement et délibérément. Asseyez-vous avec vos jambes et vos bras décroisés et regardez les gens dans les yeux lorsqu'ils parlent.
- Vous devriez toujours reconnaître quand vous ne savez pas quelque chose. Par exemple, dites: "Je ne suis pas sûr de ce sujet et je ne connais pas la réponse pour le moment, mais je ne manquerai pas de l'examiner plus en détail."
Comment une personne peut-elle être diplomate?
5
Utilisez un langage indirect. Au lieu d'être trop direct sur vos pensées et vos sentiments, ajoutez un peu de peluche. Faites des suggestions au lieu de dire aux gens quoi faire. Une personne diplomatique n'aboie pas d'ordres, mais trouve des moyens d'inspirer les autres à l'action à la place. Votre objectif doit être de collaborer avec votre équipe et de l'encourager à faire de son mieux.
- Par exemple, si vous gérez un conflit entre vos enfants, vous pourriez dire: «Vous voudrez peut-être envisager une meilleure façon de diviser l'espace de votre chambre afin que vous vous battiez moins».
- Vous pouvez dire à un employé qui est souvent en retard "Avez-vous plutôt envisagé de prendre l'autoroute pour travailler? C'est un peu plus rapide d'après mon expérience." Si vous choisissez de dire ceci, dites-le à quelqu'un avec qui vous avez une bonne relation. Elle pourrait être perçue comme passive-agressive dans certains contextes.
6

Faites attention à vos manières. Avoir de bonnes manières est la clé de la diplomatie. Attendez votre tour pour parler et n'interrompez jamais les autres. Soyez encourageant et évitez de lancer des insultes. Gardez votre voix à un niveau naturel et neutre et évitez de jurer ou de crier.
7
Contrôlez vos émotions. Vous devez peut-être travailler avec des personnes que vous n'aimez pas vraiment ou dont vous considérez les actions comme offensantes. Cependant, être diplomate n'est pas seulement pour ceux avec qui vous vous entendez. Pratiquez des techniques de respiration profonde pour vous calmer lorsque les autres vous stressent. Si vous sentez que vous allez pleurer ou crier, éloignez-vous un instant pour aller aux toilettes.
- Pensez à essayer une application de méditation telle que Insight Timer pour vous aider à gérer vos émotions.
- Alternativement, vous pouvez essayer de vous ancrer dans le moment. Concentrez votre attention sur la sensation de vos pieds contre le sol ou sur la sensation de vos fesses contre votre chaise.

Méthode 2 sur 3: faire face aux situations difficiles

1

Choisissez un moment non stressant pour parler. Si vous avez besoin d'avoir une conversation avec quelqu'un sur quelque chose de grave, faites-le lorsque vous êtes tous les deux calmes. Cela vous aidera à vous assurer que vous pouvez avoir une conversation raisonnable.
2
Commencez par un commentaire positif lorsque vous donnez de mauvaises nouvelles. Avant de fournir des informations dérangeantes, soulagez l'ambiance avec des commentaires positifs ou des nouvelles. Cela gardera l'autre personne calme et établira la confiance.
- Vous refusez peut-être une invitation de mariage. Au lieu de simplement répondre «non», envoyez une carte qui dit «Félicitations pour votre mariage à venir! Je sais que ce sera une belle journée. Malheureusement, j'ai un événement professionnel, mais je ne vous souhaite que le meilleur et je vous enverrai mon cadeau à toi."
- Assurez-vous de le faire également lorsque vous faites des critiques constructives.
3
Concentrez-vous sur les faits de la situation. Avant une discussion importante, réfléchissez aux faits. Vous ne voulez pas engager une conversation en vous fondant trop sur les émotions ou les opinions, mais plutôt sur la raison et la logique. Pendant votre discours, évitez de blâmer les autres ou de devenir sur la défensive. Vous ne devriez pas prendre les choses personnellement.
- Peut-être que votre bureau est en cours de restructuration. Plutôt que d'aller voir votre patron et de lui dire «Je n'aime pas ces changements», dites «Avec notre département ayant multiplié par deux nos ventes au cours du dernier trimestre, faire des coupes ici affectera gravement notre capacité à réaliser des bénéfices».
4
Trouvez des moyens de faire des compromis avec les autres. Déterminez à la fois votre objectif et les objectifs des autres. Pensez à ce que vous désirez gagner ainsi qu'à ce que veut votre homologue et cherchez des moyens par lesquels ces intérêts se chevauchent.
- Par exemple, votre conjoint souhaite peut-être déménager pour que les enfants puissent aller dans une meilleure école. Vous voudrez peut-être rester car il est proche de votre bureau. Envisagez des écoles privées ou déménagez dans une seule ville.
Une personne diplomatique n'aboie pas d'ordres, mais trouve des moyens d'inspirer les autres à l'action à la place.
5
Exprimez vos goûts et vos aversions pour créer des situations bénéfiques pour tout le monde. Une fois que vous avez parlé de chacun de vos objectifs, trouvez des moyens de négocier. La diplomatie implique souvent d'abandonner certaines choses pour que vous puissiez avoir d'autres choses que vous désirez. Soyez prêt à le faire dans un souci de compromis et de progrès.
- Peut-être créez-vous une liste de tâches pour vous et votre colocataire. Cela ne vous dérange peut-être pas de faire la vaisselle, mais vous détestez travailler à l'extérieur. Peut-être que votre colocataire a le sentiment contraire. Offrez de prendre en charge la vaisselle sur le lieu des travaux de jardinage.
6
Réagissez calmement lorsque vous recevez de mauvaises nouvelles. Peut-être que votre patron vous dit que vous êtes congédié ou que votre conjoint vous dit qu'il vous quitte. Au lieu de crier, de lancer des insultes ou de faire une crise, faites preuve de maturité en restant calme. Prenez plusieurs respirations profondes et expirez. Répondez positivement et éloignez-vous au besoin pour vous ressaisir.
- Par exemple, vous pourriez dire à votre patron: "Je suis vraiment désolé d'entendre cela. Y a-t-il une raison particulière et est-ce une décision finale?"
- N'engourdissez pas vos émotions et ne leur échappez pas avec des choses comme la drogue ou l'alcool. Parlez plutôt avec un ami, participez à une activité amusante ou faites de l'exercice. Si vous avez vraiment du mal, consultez un thérapeute ou un conseiller.
7

Parlez bien des autres. Lorsque d'autres bavardent, n'ajoutez pas de carburant au feu. Vous pourriez travailler dans un environnement toxique où les rumeurs se répandent souvent, mais n'en faites pas partie. S'abstenir de commérages montre aux autres que vous avez du caractère et de l'intégrité.
8
Soyez honnête et montrez aux gens votre vraie personnalité. Un élément majeur de la diplomatie est d'être réel. Lors de ces conversations difficiles, il est essentiel d'être honnête avec les autres. Sinon, vous ne pourrez pas obtenir ce que vous voulez et les gens ne pourront pas nouer de véritables relations avec vous.
- Peut-être avez-vous fait une erreur sur un projet qui a affecté votre équipe. Au lieu de rejeter le blâme, dites "J'ai fait une erreur dans le rapport et c'est pourquoi nous recevons autant d'appels aujourd'hui. Je m'excuse et je travaille pour y remédier. Faites-moi savoir si vous avez tous des questions ou avez besoin d'aide."
9
Prenez du recul par rapport à la conversation. Évitez de prendre des décisions difficiles sur place. Au lieu de prendre des décisions que vous regretterez, éloignez-vous un instant pour réfléchir.
- Par exemple, vous pourriez être un superviseur travaillant avec un employé qui demande à travailler à domicile un jour par semaine. Avant de dire «non» immédiatement, réfléchissez à leurs besoins et à leur raisonnement. Trouvez un moyen de faire des compromis si possible et offrez également cette flexibilité aux autres membres du personnel.

Méthode 3 sur 3: établir des relations avec les autres

1
Faites de petites conversations pour créer du confort. Une part importante de la diplomatie consiste à aider les autres à se sentir à l'aise avec vous. Au lieu de vous lancer dans une conversation sérieuse, établissez un niveau de convivialité avec les autres. Parlez des week-ends, des conjoints, des enfants ou des passe-temps de chacun. Discutez des dernières nouvelles ou émissions de télévision que vous regardez. Aidez-les à se sentir à l'aise en montrant votre intérêt pour leur vie.
- Injectez de l'humour là où vous le pouvez.
2
Reflétez leur langage corporel. Montrez de l'empathie pour eux en imitant leurs gestes et leur posture. S'ils sont assis avec la main posée sous le menton, faites de même. Cela montre que vous êtes engagé dans la conversation.
- Souriez-leur également lorsque vous les voyez au début.
Si vous souhaitez communiquer de manière plus diplomatique, faites attention à la façon dont vous formulez vos déclarations.
3
Utilisez leur nom dans la conversation. Les gens réagissent souvent positivement à l'utilisation de leur propre nom. De temps en temps, utilisez leur nom pendant que vous parlez.
- Cela peut être quelque chose de simple comme "Où aimeriez-vous déjeuner, Kyle?" ou quelque chose de plus sérieux comme "Andrea, je suis vraiment désolé d'entendre parler de ta mère."
4
Soyez un auditeur attentif. Lorsque vous discutez avec quelqu'un, évitez d'utiliser votre téléphone ou de rêver. Au lieu de cela, écoutez-les activement afin de comprendre leur point de vue. Racontez ce qu'ils vous ont dit pour prouver que vous les entendez.
- Par exemple, vous pourriez dire: «Il semble que le fait de devoir prendre soin de votre mère et de votre petit enfant nuit vraiment à votre santé».
5
Posez-leur des questions. Montrez que vous les écoutez en apprenant davantage sur ce dont ils discutent. Posez-leur des questions ouvertes qui nécessitent une réflexion et plus qu'une réponse «oui» ou «non».
- Demandez quelque chose comme "Wow, vous êtes allé en Grèce? Qu'est-ce qui vous a décidé à y aller et qu'avez-vous préféré?"

Conseil d'Expert

Essayez cette approche si vous êtes en conflit avec quelqu'un sur un problème:

Remerciez-les pour leurs commentaires. Si quelqu'un vous critique, dites quelque chose comme: "Hé, merci pour vos commentaires. Vous semblez vraiment passionné par ce sujet. Vous voyez peut-être quelque chose que je ne suis pas. Pouvez-vous me faire part de vos réflexions à ce sujet?"
Écoutez ce qu'ils ont à dire. Lorsque vous demandez à l'autre personne son opinion, elle peut ressentir un sens du but ou même de la droiture. Même si vous ne vous souciez pas de la personne, retenez-la pour essayer de la comprendre et de résoudre le problème.
Reconnaissez la contribution de la personne. Une fois que l'autre personne a partagé son point de vue, félicitez-la, même si vous n'êtes toujours pas d'accord avec elle. Les reconnaître peut vous aider à progresser et à travailler ensemble plus efficacement à l'avenir.
Demandez de l'aide si vous ne parvenez pas à résoudre le problème par vous-même. Parfois, la seule façon de surmonter un problème au travail est de contacter un tiers pour une médiation. Utilisez la contribution de l'autre personne pour trouver une solution plutôt que de lui demander de choisir quelqu'un qui a raison et quelqu'un qui a tort.

Conseils

De nombreux bons livres offrent des conseils sur la diplomatie. Par exemple, «Comment gagner des amis et influencer les gens», écrit par Dale Carnegie, offre de nombreux excellents conseils à ce sujet.

Mises en garde

Soyez prudent avec l'utilisation du mot «non». Vous devriez essayer de bien écouter le point de vue des autres et convenir que vous comprenez leur point de vue, sans être nécessairement d'accord avec ce qu'ils ont dit.

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