Comment sécuriser un nouvel EIN après le décès du propriétaire de l'entreprise?
Le moyen le plus simple d'obtenir un nouvel EIN après le décès d'un propriétaire d'entreprise est d'en faire la demande par voie électronique sur le site Web de l'IRS.
Avec le décès d'un propriétaire d'entreprise qui exploitait son entreprise en tant qu'entreprise individuelle, l'exécuteur testamentaire de la succession doit généralement obtenir un nouveau numéro d'identification d'employeur (EIN) pour conclure l'entreprise. Si l'entreprise était une société en nom collectif, le partenaire restant est responsable de la gestion de cette tâche puisque le partenariat d'origine se termine avec le décès de son partenaire. Le moyen le plus simple d'obtenir un nouvel EIN après le décès d'un propriétaire d'entreprise est d'en faire la demande par voie électronique sur le site Web de l'IRS.
Partie 1 sur 3: demander un ein
- 1Visitez le site Web de l'IRS. Sur IRS.gov, vous pouvez trouver de nombreuses ressources sur la façon de demander un EIN en tapant simplement «EIN» dans la zone de recherche par mot clé sur la page d'accueil. Avant de commencer le processus de demande, confirmez qu'un nouvel EIN est nécessaire et découvrez quelles informations seront nécessaires pour compléter la demande.
- En règle générale, en tant qu'exécuteur testamentaire, vous devez obtenir un nouveau numéro EIN pour une entreprise qui était exploitée par la personne décédée en tant qu'entreprise individuelle.
- Cependant, si la personne décédée n'avait pas auparavant d'EIN pour l'entreprise, il n'est peut-être pas nécessaire que vous en obteniez un maintenant.
- Les entreprises individuelles ne sont pas considérées comme distinctes de la personne à des fins fiscales, il est donc possible qu'une entreprise individuelle ait simplement utilisé son propre numéro de sécurité sociale pour les transactions commerciales.
- Par exemple, si la personne décédée travaillait comme graphiste indépendante depuis son propre domicile, elle peut avoir utilisé son propre numéro de sécurité sociale pour les contrats avec les clients plutôt que de séparer l'entreprise.
- En règle générale, s'il y avait un EIN pour l'entreprise du vivant de la personne, vous en avez besoin d'un nouveau pour gérer correctement l'entreprise et ses actifs après le décès de la personne.
- 2Remplissez la demande en ligne. L'application EIN en ligne est configurée sous forme d'entretien, où l'on vous pose des questions et fournit les réponses avant de passer à l'élément suivant. Ce format de demande est généralement plus simple et plus simple que de remplir le formulaire papier.
- L'application en ligne est disponible du lundi au vendredi de 7h00 à 22h00, heure de l'Est.
- Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de demander un EIN en remplissant le formulaire SS-4 et en le faxant ou en l'envoyant par la poste à l'IRS. Cependant, cette méthode est légèrement plus difficile et vous devrez attendre le nouvel EIN.
- Vous devez fournir des informations sur l'entreprise - que vous devriez être en mesure de recueillir à partir des dossiers de la personne décédée - ainsi que des informations personnelles vous concernant en tant que personne responsable du nouveau numéro EIN.
- 3Imprimez votre avis de confirmation. Une fois que vous avez soumis votre demande, vous recevrez immédiatement le nouvel EIN pour l'entreprise. Bien que vous ayez la possibilité de télécharger et d'enregistrer une copie électronique de l'avis, vous devez également imprimer une copie papier pour les dossiers de la succession.
- Conservez l'EIN dans un endroit sûr car vous devrez l'utiliser pour mettre à jour les dossiers et les informations de l'entreprise lorsque vous dissoudrez l'entreprise ou la distribuerez conformément aux exigences du testament.
- Même si cela peut prendre quelques jours pour que le nouvel EIN apparaisse dans les dossiers des contribuables de l'IRS, vous devriez toujours pouvoir l'utiliser entre-temps pour d'autres tâches telles que l'ouverture d'un compte bancaire.
Vous pouvez utiliser le même formulaire pour inventorier les actifs de l'entreprise que vous avez utilisé pour inventorier les actifs personnels de la personne décédée.
Partie 2 sur 3: dissolution de l'entreprise
- 1Revoir le testament. Si l'entreprise de la personne décédée est mentionnée dans le testament, vous devez suivre les instructions qui s'y trouvent concernant ce qui doit être fait avec l'entreprise. Cependant, une entreprise individuelle meurt généralement avec le propriétaire de l'entreprise.
- Il fait partie de vos devoirs fiduciaires en tant qu'exécuteur ou représentant personnel de la succession de faire tout ce qui est en votre pouvoir pour que les biens soient distribués selon les intentions de la personne décédée.
- Si la personne décédée a indiqué qu'elle souhaite que l'entreprise dans son ensemble soit transmise à un bénéficiaire tel que son enfant, contactez ce bénéficiaire dès que possible et découvrez ce qu'elle veut faire de l'entreprise avant de commencer à la dissoudre et à liquider les actifs..
- Vous devrez peut-être vous adresser au tribunal des successions pour obtenir l'autorisation de continuer à exploiter l'entreprise si le testament transmet l'entreprise à un bénéficiaire dans son intégralité.
- 2Inventaire des actifs de l'entreprise. Alors qu'en tant qu'exécuteur testamentaire, vous devez fournir un inventaire de la succession dans son ensemble, vous devez faire un inventaire distinct pour l'entreprise et séparer ces actifs des actifs personnels de la personne décédée.
- Vous pouvez utiliser le même formulaire pour inventorier les actifs de l'entreprise que vous avez utilisé pour inventorier les actifs personnels de la personne décédée.
- Vous n'avez pas besoin d'inventorier chaque article individuellement, mais vous devez catégoriser les articles et fournir une estimation générale de la valeur de tous les articles inclus dans cette catégorie.
- Si l'entreprise a des articles périssables, ceux-ci doivent être vendus ou éliminés le plus rapidement possible plutôt que de les laisser pourrir. Ceci est particulièrement préoccupant si la personne décédée était propriétaire d'un restaurant ou d'une entreprise similaire.
- 3Dissoudre l'entreprise avec les agences gouvernementales d'État et locales. En particulier, si la personne décédée possédait un magasin physique ou rencontrait des clients, elle aurait généralement dû enregistrer son entreprise auprès de l'État et du gouvernement local.
- Consultez le site Web du secrétaire d'État de l'État pour obtenir des informations sur la dissolution d'une entreprise individuelle et pour savoir qui vous devez informer.
- Bien que les exigences pour la dissolution d'une entreprise individuelle soient considérablement moins formelles que celles pour la dissolution d'une société ou d'une LLC, vous devez au minimum en informer l'autorité fiscale et de licence commerciale afin que l'entreprise ne soit plus facturée de taxes ou de frais d'enregistrement.
- 4Annuler tous les permis et licences. Si l'entreprise était tenue de conserver des permis ou des licences d'exploitation, vous devez contacter les agences qui délivrent et réglementent ces licences ou permis et les informer de la dissolution de l'entreprise.
- À défaut d'annuler un permis ou une licence, la succession pourrait se voir imposer des taxes ou des pénalités importantes si les frais ne sont pas payés ou si les rapports ne sont pas déposés à l'échéance.
- En particulier, si vous avez décidé de liquider l'entreprise, vous ne voulez pas que l'entreprise continue d'être soumise à diverses réglementations ou exigences qui sont des conditions de maintien d'une licence valide.
- Vous devrez peut-être montrer votre certificat judiciaire aux agences qui ont délivré les permis ou les licences pour prouver que vous avez le pouvoir de les annuler. Vous devrez peut-être également présenter un certificat de décès.
Lorsque l'entreprise est liquidée, le produit sera déposé dans le compte commercial de la succession pour rembourser les créanciers de l'entreprise. - 5Abandonnez tout nom commercial fictif. Même avec une entreprise individuelle, la personne décédée peut avoir enregistré un nom commercial fictif, ou «DBA» (qui signifie «faire des affaires sous le nom») auprès de l'État.
- Le greffier du comté devrait avoir un formulaire que vous pouvez remplir pour déposer un avis d'«abandon» dans le journal local.
- Le secrétaire d'État de l'État gère généralement la base de données des noms enregistrés. Vous pouvez généralement contacter ce bureau et lui demander de supprimer le DBA de la personne décédée de la base de données.
- Vous devrez peut-être remplir un formulaire ou fournir des documents attestant que vous êtes l'exécuteur testamentaire de la personne décédée.
Partie 3 sur 3: gérer les dettes et les impôts
- 1Utilisez le nouvel EIN pour ouvrir un compte bancaire pour l'entreprise. En tant qu'exécuteur, vous devrez ouvrir un compte bancaire distinct pour la succession afin de gérer les actifs de l'entreprise et d'effectuer les paiements aux créanciers de l'entreprise.
- Même si vous avez peut-être déjà ouvert un compte bancaire pour l'ensemble de la succession, un compte distinct pour l'entreprise permet de séparer les actifs.
- La séparation des actifs est particulièrement conseillée si la personne décédée maintenait généralement une séparation entre ses finances professionnelles et personnelles et avait un compte bancaire séparé pour l'entreprise.
- 2Aviser les créanciers commerciaux. Tous les créanciers qui ont prêté de l'argent à la personne décédée spécifiquement pour l'entreprise doivent être avisés en utilisant les mêmes procédures que celles par lesquelles vous avez informé les créanciers personnels de cette personne.
- Vous devrez examiner les comptes commerciaux de la personne décédée pour identifier les créanciers. Pour ceux que vous trouvez, informez-les directement en utilisant le formulaire du tribunal des successions que vous avez utilisé pour aviser les créanciers personnels.
- En règle générale, vous devez envoyer ces avis par courrier certifié avec accusé de réception. Une fois la carte verte récupérée, conservez-la dans les dossiers de la succession de l'entreprise.
- Le tribunal des successions accorde aux créanciers un délai limité pour déposer une réclamation s'ils souhaitent recouvrer de l'argent de la succession.
- Lorsqu'un créancier dépose une réclamation, vous aurez la possibilité de l'examiner et de déterminer si vous l'accepterez ou contesterez la validité de la dette et demanderez plus d'informations.
- 3Résilier les baux et les contrats. Si l'entreprise a un bail commercial ouvert pour un magasin ou un espace de bureau, vous devez en aviser le propriétaire et résilier ce bail conformément à ses dispositions. Tous les contrats ouverts, tels que ceux avec des fournisseurs ou des vendeurs, doivent également être résiliés.
- Trouvez les parties concernées en parcourant les dossiers commerciaux de la personne décédée, et contactez-les dans les plus brefs délais pour les aviser de la situation.
- Les propriétaires ou autres peuvent exiger une copie du certificat de décès avant de résilier le contrat, alors préparez-les.
- Les baux et les contrats comportent presque toujours une clause prévoyant une résiliation immédiate et sans faute en cas de décès de l'une des parties.
- Si la personne décédée avait des cartes de crédit ou d'autres marges de crédit renouvelables spécifiques à l'entreprise, vous voudrez également les fermer.
- Vous souhaitez probablement informer les assureurs commerciaux du décès de la personne dès que possible, mais ne résiliez pas les contrats d'assurance tant que l'entreprise n'est pas liquidée et n'est plus en activité. Sinon, la succession pourrait faire face à des problèmes de responsabilité.
Avec le décès d'un propriétaire d'entreprise qui exploitait son entreprise en tant qu'entreprise individuelle, l'exécuteur testamentaire de la succession doit généralement obtenir un nouveau numéro d'identification d'employeur (EIN) pour conclure l'entreprise. - 4Vendre les actifs de l'entreprise si nécessaire. S'il n'y a pas assez d'argent pour payer les dettes de l'entreprise, vous devez vendre les actifs de l'entreprise pour couvrir ces montants. En règle générale, vous le feriez en organisant une vente de liquidation d'entreprise.
- Dans une vente de liquidation, l'inventaire ainsi que les agencements et le mobilier de bureau sont vendus. Vous pouvez contracter avec un liquidateur spécialisé dans la gestion de ces ventes.
- Pour vendre certains actifs, vous devrez peut-être d'abord obtenir l'autorisation du tribunal, selon la façon dont l'entreprise a été traitée dans le testament.
- En particulier, si le testament transmet l'entreprise dans son ensemble à un bénéficiaire, il fait partie de votre obligation fiduciaire de maintenir cette entreprise en tant qu'actif pour ce bénéficiaire et de la conserver entière dans la mesure du possible.
- Dans ce cas, l'autorisation du tribunal peut être requise pour liquider l'entreprise.
- Lorsque l'entreprise est liquidée, le produit sera déposé dans le compte commercial de la succession pour rembourser les créanciers de l'entreprise.
- 5Effectuer des paiements aux créanciers. Une fois l'entreprise liquidée, vous devez payer tous les créanciers commerciaux dont les créances ont été acceptées sur les fonds du compte bancaire de l'entreprise de la succession. S'il n'y a pas assez d'argent pour couvrir les dettes de l'entreprise, vous devrez travailler avec le tribunal pour décider comment elles seront payées.
- Chaque État a une hiérarchie de créanciers, et généralement, vous ne ferez que descendre cette liste.
- Cependant, gardez à l'esprit que les propriétaires uniques sont personnellement responsables des dettes de leurs entreprises.
- Étant donné que l'entreprise était une entreprise individuelle, le tribunal peut vous ordonner de payer les créanciers commerciaux à partir des actifs de la succession s'il n'y a pas assez d'argent pour couvrir les dettes avec les seuls actifs de l'entreprise.
- Si les actifs de l'entreprise suffisent à couvrir les dettes de l'entreprise, tout argent restant irait soit au bénéficiaire désigné dans le testament pour recevoir l'entreprise, soit serait transféré dans le compte général de la succession.
- À ce stade, l'entreprise est dissoute et vous pouvez fermer le compte bancaire de l'entreprise.
- 6Produisez des déclarations de revenus finales pour la personne décédée. Étant donné que le revenu d'une entreprise individuelle est déclaré sur une déclaration de revenus des particuliers ordinaire, vous devrez généralement remplir les déclarations de revenus de l'entreprise lorsque vous remplissez la dernière déclaration de revenus de la personne décédée.
- Gardez à l'esprit que cette déclaration d'impôt couvre les revenus gagnés par la personne décédée de son vivant, et n'a rien à voir avec la dissolution de l'entreprise après son décès.
- La déclaration de revenus elle-même sera déposée sous le numéro de sécurité sociale de la personne décédée, et non sous le nouvel EIN que vous avez obtenu après son décès.
- Lorsque vous indiquez l'EIN de l'entreprise sur les déclarations de revenus, utilisez l'ancien EIN utilisé par la personne décédée, et non le nouveau, puisque les revenus et dépenses que vous déclarez ont été produits du vivant de cette personne.
- Les impôts des petites entreprises peuvent être compliqués. Embauchez un fiscaliste pour vous aider dans cette tâche afin que vous puissiez vous assurer que vous avez correctement rempli votre devoir fiduciaire en tant qu'exécuteur testamentaire en prenant toutes les déductions que la personne aurait prises de son vivant.
- Si la personne décédée avait un comptable ou un autre professionnel de l' impôt qui a complété régulièrement et déposé leurs taxes d'affaires, vous pouvez utiliser cette même personne qu'ils auront connaissance de l'entreprise.
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