Comment organiser un patron non organisé?

Si vous envoyez un e-mail à votre patron, la ligne d'objet doit clairement indiquer l'intention ou le contenu de l'e-mail.

L'une des clés d'un lieu de travail réussi est un patron organisé et coordonné. Parfois, cependant, votre patron peut ne pas être aussi efficace que vous le souhaiteriez. Vous pouvez encourager l'organisation de votre espace de travail en communiquant efficacement lors de réunions, en prenant des initiatives au bureau et en créant une atmosphère qui permet à votre patron d'être plus organisé.

Méthode 1 sur 3: communiquer avec votre patron

1
Notez vos préoccupations avant une réunion. Exprimez vos préoccupations sous forme de liste. Cela vous aidera à concentrer vos préoccupations et à aplanir vos frustrations afin que vous ne les rejetiez pas sur votre patron.
- Si vous avez hâte de rencontrer votre patron, vous voudrez peut-être aussi répéter ce que vous lui dites à l'avance.
2

Travaillez en utilisant le style de communication préféré de votre patron. Que votre responsable préfère discuter des tâches de routine par e-mail, en personne lors de réunions ou au téléphone, apprenez à utiliser sa méthode préférée. De plus, vous devez observer à quel point ils sont formels ou informels lorsqu'ils communiquent avec vous et correspondent à ce style.
3
Utilisez des déclarations "i" et évitez le blâme. Lorsque vous vous adressez à votre patron, expliquez comment vous travaillez et comment vous vous sentez. Évitez d'utiliser des expressions «vous» telles que «vous devriez faire mieux» ou «vous devez __». Elles semblent accusatrices et peuvent menacer votre relation avec votre patron.
- Au lieu de dire «Personne ici ne planifie quoi que ce soit. Tout est tellement désorganisé. Vous devriez être meilleur pour nous donner des informations», essayez de dire: «J'ai du mal à planifier dans ce bureau. Je peux faire pour aider à améliorer la communication?"
4
Poser des questions. Un patron désorganisé peut donner des conseils contradictoires ou des tâches fastidieuses. Si vous ne savez pas ce que vous devez faire, demandez poliment des éclaircissements. Il est préférable de demander au fur et à mesure que vous recevez les tâches.
- Formulez vos questions sous un jour positif afin de ne pas donner l'impression que vous vous plaignez. Au lieu de dire «pourquoi avons-nous tant de réunions alors que nous ne faisons rien d'important? essayez de l'énoncer ainsi: «Puisque nous sommes tous tellement occupés par notre travail, y a-t-il un moyen d'avoir des réunions moins nombreuses mais plus productives?
- Vous pouvez également utiliser des déclarations «I» lorsque vous demandez. Essayez de dire: «Je me demandais quelle tâche a la priorité la plus élevée pour cette semaine».
5
Donnez des solutions à votre patron. Si vous avez un problème, venez voir votre patron avec quelques solutions déjà en tête. Vous pouvez laisser votre patron décider quelle solution fonctionnera le mieux, mais en vous préparant à l'avance, vous permettez à votre patron de répondre facilement au problème.
- Commencez la conversation en disant à votre patron que vous avez à la fois un problème et des solutions potentielles. Assurez-vous de leur dire au début que vous voulez avoir leur avis sur la question. Vous pouvez dire: «Je voulais simplement attirer votre attention sur un problème. J'ai quelques solutions possibles à ce problème et je voulais vous les soumettre.»
- Si votre patron rejette vos solutions, essayez de lui demander ce que vous pouvez faire à la place pour résoudre le problème. Vous pouvez dire: «À votre avis, quelle est la meilleure façon de gérer cette situation?
6

Remerciez votre patron. Lorsque votre patron parvient à vous donner quelque chose à temps ou à vous aider, remerciez-le. Même les patrons veulent être appréciés et félicités. En montrant votre gratitude, non seulement vous augmenterez votre relation, mais vous encouragerez votre patron à poursuivre un tel comportement.

Si vous avez hâte de rencontrer votre patron, vous voudrez peut-être aussi répéter ce que vous lui dites à l'avance.

Méthode 2 sur 3: organiser votre bureau

1

Gardez des notes pendant les réunions. Partagez les informations avec votre patron désorganisé et tous les membres clés de l'équipe pour vous assurer que tout le monde comprend ce que l'on attend de l'équipe et des joueurs individuels.
2

Prévoyez des réunions d'organisation régulières. Demandez à votre patron si vous pouvez discuter régulièrement des priorités de la semaine. En ayant un temps cohérent chaque semaine que vous appliquez, votre patron commencera à se conformer à un horaire. Choisissez une bonne date de réunion qui vous convient à tous les deux. Au cours de la réunion, créez des objectifs hebdomadaires et confirmez les affectations de tâches. Passez en revue vos réalisations mutuelles une semaine plus tard.
3

Planifiez à l'avance et envoyez des rappels. Si vous avez besoin d'une réunion ou d'informations de la part de votre patron, laissez-lui suffisamment de temps pour répondre. Si vous ne recevez pas de réponse en temps opportun, un petit rappel aidera à motiver une réponse. En leur laissant suffisamment de temps, vous augmenterez vos chances de réponse.

CONSEIL D'EXPERT

Essayez également de faire un suivi avec votre patron. Si vous avez un patron oublieux, vous devrez peut-être l'aider à lui rappeler certaines choses. Par exemple, si vous avez une conversation, vous devrez peut-être fixer une date limite avec votre patron pour le suivi, de la même manière qu'il peut le faire avec vous. Pensez également à la façon dont ils communiquent. Si vous envoyez un SMS, ils risquent de l'oublier, car ils ne sont pas pleinement engagés lorsqu'ils regardent leur téléphone. Si vous envoyez un e-mail, en revanche, ils peuvent le signaler afin qu'ils s'en souviennent. Apprenez leurs préférences pour que votre message ne soit pas perdu.
4
Parlez à vos collègues. Tout comme vous devez communiquer avec votre patron, vous devez également travailler avec vos collègues. Comprenez les problèmes qu'ils rencontrent sur le lieu de travail et proposez des solutions de gestion qui fonctionnent pour l'ensemble du bureau.
- Vous pouvez également utiliser les déclarations "je" et "nous" ici. Essayez de demander: «J'ai remarqué que nos fichiers sont désorganisés. Je me demandais si vous aviez des problèmes similaires. Que pouvons-nous faire pour résoudre ce problème?»
- Incluez votre patron dans la conversation. Sinon, il peut sembler que vous complotez dans son dos.
5
Faites du bénévolat pour des tâches inachevées ou désorganisées. En prenant des initiatives au bureau, vous vous positionnez comme un membre et un leader précieux de l'équipe. Cela peut augmenter vos chances de promotion. De plus, cela allégera le fardeau de votre patron, lui donnant plus de temps pour se concentrer sur la planification et la productivité.
- Votre patron subit probablement aussi une pression extrême. Soyez compréhensif face au stress de votre patron lorsque vous vous portez volontaire pour aider à gérer les tâches.

Dénigrer votre patron dans son dos avec vos collègues créera une atmosphère négative au bureau.

Méthode 3 sur 3: organiser votre propre travail

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Rationalisez la paperasse. Si vous voulez que votre patron lise certains documents, créez un résumé de la première page de points courts et concis expliquant les idées les plus importantes contenues dans le document. Fournissez à votre patron une compréhension générale du document pour gagner du temps pour des projets plus importants qui nécessitent une collaboration directe.
2

Gardez un calendrier. Créez vos propres calendriers pour les dates et les échéances du projet. Demandez à votre patron si vos idées de gestion de projet coïncident avec les attentes du projet. Si les horaires fonctionnent, vous aurez alors donné à votre patron un agenda préparé à l'avance à suivre, augmentant ainsi sa productivité. S'ils ne le font pas, vous devrez peut-être apporter des modifications mineures, mais vous aurez au moins un calendrier pour réduire la désorganisation autour du bureau.
3
Pratiquez une bonne étiquette de courrier électronique. Si vous envoyez un e-mail à votre patron, la ligne d'objet doit clairement indiquer l'intention ou le contenu de l'e-mail. Si vous leur envoyez une pièce jointe, écrivez un bref résumé dans le corps de l'e-mail sur la nature de la pièce jointe. Cela permettra à votre patron de retrouver plus facilement l'e-mail plus tard, et cela réduira le temps qu'il passera à rechercher vos communications.
- Une bonne ligne d'objet ne doit pas dépasser 8 mots. Vous pouvez indiquer si vous souhaitez une réponse. Cela devrait être spécifique. Exemple: «À propos de notre réunion du mercredi»; «Plans pour le projet __. Aucune réponse requise»; «Augmenter notre trafic. Des pensées?» N'utilisez pas d'expressions dans la ligne d'objet comme «bonjour» ou «comment allez-vous» et évitez d'utiliser toutes les majuscules.
4

Déléguer des tâches. N'essayez pas de gérer vous-même l'organisation du bureau. Travaillez avec votre équipe et déléguez les tâches à ceux qui sont les mieux équipés pour les gérer. Cela répartira le travail entre vos collègues et allégera le fardeau de votre patron.

Conseils

Si la haute direction est préoccupée par un projet incomplet ou insatisfaisant, vous ne devez ni blâmer votre patron ni vous en prendre vous-même. Attirez simplement l'attention sur ce que vous et votre équipe avez fait correctement et montrez comment vous vous êtes acquitté de vos responsabilités.
Si votre patron ne réagit pas à ces tactiques et que la désorganisation affecte votre humeur et votre productivité, vous devrez peut-être envisager de trouver un nouvel emploi.
Étant donné que votre patron peut vous aider à vous promouvoir au sein de l'entreprise, gardez toujours les lignes de communication ouvertes et n'oubliez pas de célébrer les succès mutuels autant que possible.

Soyez ouvert avec votre patron sur vos stratégies organisationnelles, et s'il s'y oppose, reculez et essayez autre chose.

Mises en garde

N'accusez pas ou ne blâmez pas votre patron. Votre patron possède de nombreuses compétences essentielles qui l'ont aidé à atteindre son poste. En les rabaissant ou en les accusant, vous ne ferez qu'aggraver votre relation et menacer votre carrière. Soyez compréhensif, compréhensif et non conflictuel lorsque vous parlez avec votre patron.
Si vous essayez de déléguer ou de microgérer sans la bénédiction de votre patron, il peut sembler que vous lui marchez sur les pieds. Soyez ouvert avec votre patron sur vos stratégies organisationnelles, et s'il s'y oppose, reculez et essayez autre chose.
Dénigrer votre patron dans son dos avec vos collègues créera une atmosphère négative au bureau.

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