Comment pratiquer le Kaizen?

Étant donné que le kaizen est une pratique quotidienne, un calendrier est un bon outil pour enregistrer et vérifier vos progrès.

Kaizen est originaire du Japon. Traduit approximativement, le mot signifie «bon changement». Conceptuellement, c'est la pratique de l'amélioration continue, personnellement ou professionnellement. Kaizen est largement utilisé dans la gestion et l'industrie comme un mot à la mode pour le processus d'orientation des équipes vers le développement et la mise en œuvre de stratégies pour une croissance et une amélioration durables. Quel que soit le contexte, les principaux objectifs du kaizen sont d'éliminer les déchets, ou «muda», et de clarifier un processus ou une activité donnée pour obtenir les meilleurs résultats possibles.

Méthode 1 sur 3: suivre la philosophie Kaizen

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Faites de petits pas en avant. Le principe le plus fondamental de la philosophie Kaizen est d'instituer des améliorations progressives au fil du temps. Cela nécessite un processus continu et collaboratif d'améliorations progressives pour optimiser la productivité, l'efficacité et/ou la qualité.
- Cela signifie que vous devez respecter le processus et vous y engager sur le long terme. Kaizen fonctionne mieux lorsqu'il est adopté comme mode de vie ou culture.
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Concentrez-vous sur des processus spécifiques et exploitables. Vous pourriez être dépassé par la vue d'ensemble et l'ampleur des changements globaux que vous aimeriez apporter. Kaizen rend la vue d'ensemble gérable en la décomposant en améliorations ciblées et mesurables. Cela augmente vos chances de réussir à court et à long terme ainsi que votre capacité à mesurer vos succès en cours de route.
- Par exemple, au lieu d'essayer de remanier complètement votre stratégie de vente, vous pouvez vous concentrer sur l'amélioration d'une chose à la fois grâce à une méthode spécifique, comme augmenter les ventes auprès d'un groupe démographique particulier grâce au reciblage d'applications ou d'offres spéciales.
- Le changement peut sembler risqué et générer de la résistance. Cette approche peut être particulièrement utile dans les contextes collectifs car elle permet à chacun d'être «à bord» avec les changements puisqu'ils ne sont ni alarmants ni drastiques.
- Cette philosophie exige également que les gens se concentrent sur les processus au lieu de s'attarder sur les résultats. Bien que le but ultime soit d'améliorer les résultats, vous avez plus de chances d'y arriver lorsque vous vous concentrez sur la façon d'améliorer le processus.
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Éliminez les déchets et les excès. Selon Kaizen, l'un des meilleurs moyens d'améliorer un processus donné consiste à déterminer les mesures que vous pouvez prendre pour réduire le temps perdu ou les ressources qui y sont associées.
- Par exemple, si vous essayez d'améliorer votre gestion personnelle du temps, vous pouvez identifier les choses sur lesquelles vous passez le plus de temps et évaluer la valeur que chaque activité ajoute à votre vie et/ou votre carrière. Si vous trouvez que la gestion de vos e-mails prend trop de temps par rapport à la valeur qu'ils offrent, vous pouvez prendre des mesures pour vous assurer de passer moins de temps dans votre boîte de réception.
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Passer à l'action. En suivant les principes du Kaizen, vous devriez consacrer votre énergie mentale à réfléchir à la façon de faire quelque chose, et non à trouver des excuses pour expliquer pourquoi cela ne peut pas être accompli. Les principes vous invitent à faire ce que vous pouvez faire maintenant et à trouver de nouvelles solutions pour ces choses qui étaient traditionnellement considérées comme impossibles à changer.
- Lorsque vous agissez pour apporter des changements positifs, le kaizen demande aux gens de ne pas tenir compte des limites de la pensée conventionnelle ou du statu quo. Au lieu de cela, vous devriez aborder chaque problème ou objectif selon ses propres termes.
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Faites appel à vos ressources mentales. Selon la philosophie Kaizen, votre ressource la plus importante pour créer de bons changements devrait être la sagesse plutôt que l'argent. En tant que stratégie, il se concentre sur l'exploitation de la sagesse collective plutôt que sur le déploiement d'un gros budget pour réparer les choses.
- La façon la plus simple de le faire est de rassembler vos pairs ou collègues pour réfléchir à des solutions à des problèmes particuliers qui pourraient être mises en œuvre immédiatement.
- Par exemple, si vous essayez d'améliorer vos communications internes, vous pouvez travailler ensemble pour proposer des serveurs de listes internes, des filtres, des systèmes de marquage et/ou des protocoles qui résoudraient bon nombre de vos problèmes sans avoir à acheter de nouveaux logiciels ou à embaucher. un consultant.
- À long terme, vous devrez peut-être faire des investissements monétaires, mais le kaizen vous offre la possibilité d'utiliser au mieux les ressources dont vous disposez déjà.

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Méthode 2 sur 3: mettre le Kaizen en action dans votre vie personnelle

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Sélectionnez un domaine personnel à améliorer. Cela peut aller d'une mauvaise habitude que vous souhaitez corriger à un bon comportement que vous souhaitez cultiver, d'une compétence que vous souhaitez développer à quelque chose que vous souhaitez atteindre. Une fois que vous avez un objectif en tête, vous pouvez commencer à appliquer le Kaizen pour l'atteindre.
- Par exemple, vous voudrez peut-être améliorer votre condition physique, arrêter de fumer, enrichir votre vie sociale ou passer votre temps libre de manière plus significative ou productive.
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Identifiez les petites tâches spécifiques qui contribueront à atteindre votre objectif. Encore une fois, vous voulez aborder votre objectif étape par étape, alors commencez par planifier votre première étape. N'essayez pas de vous attaquer à tout ce que vous voulez changer en même temps; concentrez-vous sur la décomposition de votre objectif en actions ciblées et mesurables que vous pouvez prendre pour vous améliorer.
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Priorisez vos actions. Après avoir répertorié toutes les actions possibles que vous pourriez entreprendre, il est temps de décider de l'ordre dans lequel vous les poursuivrez. La façon dont vous choisissez de hiérarchiser les tâches dépend de vous.
- Si vous vous sentez dépassé, commencez par l'action qui sera la plus facile à mettre en œuvre et partez de là. Si vous vous sentez motivé, commencez par l'action qui fera la plus grande différence.
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Créez un calendrier pour chaque tâche. Vous voulez que chaque étape soit une action que vous développez progressivement en une habitude. Ainsi, au fur et à mesure que vous planifiez, vous devez déterminer un calendrier pour chaque étape ou action qui définit vos améliorations progressives.
- Par exemple, si vous essayez d'arrêter de fumer, élaborez un plan de réduction de votre consommation de cigarettes chaque semaine.
- Si vous souhaitez améliorer votre condition physique, commencez petit en prenant l'escalier jusqu'à votre bureau chaque jour au lieu de l'ascenseur. Une fois que vous avez établi cette routine, vous pouvez commencer à faire de l'exercice pendant 20 minutes deux fois par semaine et augmenter progressivement la durée, la fréquence et/ou l'intensité de vos entraînements.
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Gardez une trace de vos progrès. Vous voulez pouvoir évaluer votre amélioration au fil du temps, vous devez donc créer un système pour l'enregistrer.
- Étant donné que le kaizen est une pratique quotidienne, un calendrier est un bon outil pour enregistrer et vérifier vos progrès. Écrivez simplement ce que vous faites pour atteindre votre objectif chaque jour. D'autres options incluent des graphiques ou des listes de contrôle, afin que vous puissiez voir si vous vous en tenez à votre plan.
- Le suivi de vos progrès vous permettra également de faire les ajustements nécessaires. N'oubliez pas que le kaizen est un processus continu, vous devrez donc continuer à planifier, agir et vous adapter au fur et à mesure. Si vous n'obtenez pas les résultats souhaités, il est temps de changer de méthode.
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Ajoutez des étapes jusqu'à ce que vous atteigniez votre objectif. Une fois que vous avez optimisé un processus ou intégré avec succès une pratique dans votre vie, il est temps de passer à l'étape suivante qui contribuera à améliorer l'ensemble.

Selon la philosophie Kaizen, votre ressource la plus importante pour créer de bons changements devrait être la sagesse plutôt que l'argent.

Méthode 3 sur 3: appliquer le Kaizen sur le lieu de travail

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Identifier les axes d'amélioration. Vous souhaiterez peut-être vous concentrer sur la satisfaction, la qualité, l'efficacité ou la productivité des clients ou des employés dans des départements, des produits ou des services spécifiques. Faites une liste de tous les domaines dans lesquels vous aimeriez voir des changements positifs, puis choisissez-en un pour commencer.
- Si vous ne savez pas par où commencer, trouvez un moyen de hiérarchiser vos objectifs. Par exemple, vous voudrez peut-être commencer par les domaines qui affectent le plus vos clients ou par un domaine qui offre le plus de possibilités d'amélioration immédiate.
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Évaluer les processus de l'état actuel. Pour concentrer votre application des principes Kaizen, vous devrez prendre le temps de documenter et d'évaluer les processus de travail existants. Cela devrait inclure l'enregistrement des étapes actuellement impliquées, le temps et les ressources nécessaires pour chacune, et les résultats globaux du processus.
- Par exemple, si vous évaluez un processus de conception, vous devrez documenter chaque étape du processus ainsi que le personnel, le temps, l'équipement et les coûts impliqués dans chaque étape. Vous auriez également besoin d'avoir les chiffres de la quantité produite et des bénéfices générés par le processus actuel.
- De nombreuses entreprises le font par le biais d'une «cartographie de la chaîne de valeur», qui trace chaque étape d'un processus et évalue la valeur et/ou les déchets générés par cette étape. Une fois que vous savez à quel point chaque étape fonctionne, il est plus facile d'identifier les points à améliorer.
- Plus vous disposez d'informations, d'entrées et de données sur le fonctionnement actuel d'un processus et les résultats qu'il produit, mieux vous serez en mesure de le changer pour le mieux.
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Définir la vision de l'état futur. Lorsque vous essayez d'apporter des modifications dans un domaine spécifique, il est bon d'avoir une idée de l'endroit où vous aimeriez aller. De cette façon, vous pouvez identifier les écarts entre l'endroit où vous en êtes et l'endroit où vous aimeriez être. Ces lacunes sont précisément là où vous devez mettre en œuvre les principes kaizen.
- Par exemple, si vous essayez d'améliorer le service client, vous remarquerez peut-être que votre état actuel pour un temps de réponse moyen à une demande en ligne est de 72 heures alors que votre futur état exige un temps de réponse inférieur à 24 heures.
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Faites un remue-méninges sur les solutions possibles. Une fois que vous avez défini les informations et la vision d'un processus cible, il est temps de faire appel à toutes les personnes associées à ce processus pour proposer des actions potentielles que vous pourriez prendre pour l'améliorer. La participation de nombreuses personnes aux perspectives diverses à votre session de brainstorming augmentera vos chances de générer un large éventail de solutions.
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Planifiez des actions ciblées et mesurables pour créer des améliorations. Décomposez vos plans d'amélioration en une série de petits changements ou étapes. Décidez d'un délai raisonnable pour la mise en œuvre de chaque changement progressif.
- Par exemple, si vous essayez d'améliorer la qualité d'un produit particulier, vous pouvez commencer par améliorer le traitement de ses matériaux de base, puis travailler à perfectionner l'équipement de fabrication, puis améliorer les procédures de contrôle qualité.
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Déployez la "méthode des 5s". L'un des plans d'action kaizen traditionnels pour l'optimisation des processus sur le lieu de travail s'appelle la "méthode des 5S" - "seiri, seiton, seiso, seiketsu, shisuke" en japonais. Les étapes sont: trier, redresser, faire briller, standardiser et maintenir. C'est-à-dire, triez ce qui n'est pas nécessaire, organisez ce qui reste, maintenez le processus propre et sans gaspillage, normalisez son fonctionnement et continuez à maintenir et à améliorer les normes que vous avez définies.
- Par exemple, si vous appliquez cela à un processus de fabrication, vous pouvez commencer par éliminer les équipements inutiles de votre site de travail, en vous assurant que les équipements restants sont disposés de manière logique pour les travailleurs et en vous assurant qu'il existe une politique de maintenance dans endroit pour garder votre espace nouvellement organisé propre et fonctionnel. Ensuite, vous pouvez utiliser vos améliorations pour désigner un nouveau protocole de fabrication que vous évaluez en permanence pour d'éventuelles modifications afin de le rendre plus efficace.
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Rendre le processus de planification aussi inclusif que possible. Toute personne impliquée dans un processus, quel que soit son rang, devrait être impliquée dans la planification et la prise de décision Kaizen. Cela garantit que les personnes qui connaissent le mieux le processus sont disponibles pour proposer des améliorations possibles. Cela signifie également que tout le monde est déjà «à bord» lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre des changements progressifs.
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Mettre en œuvre le plan d'action et suivre les résultats. Gardez le processus sur la bonne voie en vous assurant que tout le monde dispose d'un plan de travail mis à jour ou d'une liste des activités requises et du calendrier pour chaque étape. Mesurez les améliorations au fur et à mesure pour vérifier que le processus fonctionne.
- Par exemple, si vous appliquez le kaizen pour rendre un processus de fabrication plus efficace, vous devez enregistrer le temps gagné et le nombre d'unités supplémentaires produites par heure. De cette façon, vous pouvez vérifier que les changements mis en œuvre conduisent réellement aux améliorations attendues.
- Kaizen appelle à l'évaluation continue d'un processus. Une fois que vous avez effectué la première série d'améliorations, il est temps de vérifier pour faire des ajustements ou voir quelles autres mesures peuvent être prises pour améliorer.

Le kaizen demande aux gens de ne pas tenir compte des limites de la pensée conventionnelle ou du statu quo — Lorsque vous agissez pour apporter des changements positifs, le kaizen demande aux gens de ne pas tenir compte des limites de la pensée conventionnelle ou du statu quo.

Conseils

N'essayez pas de tout améliorer d'un coup. Choisissez un seul processus ou domaine et suivez les étapes avant de passer à un autre processus ou domaine. C'est beaucoup plus efficace lorsqu'il est appliqué de cette manière.
De nombreuses entreprises mettent en œuvre cette approche en programmant des «événements kaizen» périodiques qui réunissent les employés pendant quelques jours à la fois pour évaluer un processus donné, réfléchir et planifier des améliorations.
Bien que le kaizen concerne des améliorations mesurables sur le lieu de travail, il s'accompagne également de nombreuses récompenses immatérielles, telles que la construction d'une communauté, la création d'une culture positive et

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Méthode 1 sur 3: suivre la philosophie Kaizen

Méthode 2 sur 3: mettre le Kaizen en action dans votre vie personnelle

Méthode 3 sur 3: appliquer le Kaizen sur le lieu de travail

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