Comment répondre à un entretien téléphonique?

La partie la plus importante d'un entretien téléphonique est peut-être la façon dont vous répondez au téléphone lorsqu'il sonne.

Si vous habitez loin d'une entreprise où vous avez postulé pour travailler, ou si l'entreprise est inondée de candidatures, vous pouvez être invité à passer un entretien téléphonique. Votre objectif avec un entretien téléphonique est de passer à l'étape suivante du processus, où vous pouvez avoir un entretien en personne. Pour faire bonne impression, traitez votre entretien téléphonique exactement comme vous le feriez pour un entretien en personne. Répondez à l'appel téléphonique de manière professionnelle et maintenez un ton courtois et professionnel tout au long de la conversation.

Méthode 1 sur 4: répondre correctement à l'appel

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Accueillez l'intervieweur de manière professionnelle. La partie la plus importante d'un entretien téléphonique est peut-être la façon dont vous répondez au téléphone lorsqu'il sonne. Vous attendez l'appel. Même s'ils appellent votre numéro personnel, répondez au téléphone comme si vous répondiez au téléphone dans un bureau.
- Lorsque le téléphone sonne, répondez-y dès que possible, au plus tard à la troisième sonnerie. Dites bonjour et indiquez clairement votre nom complet. Par exemple: "Bonjour, c'est Jay Gatsby."
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Confirmez que vous attendiez l'appel. Après votre message d'accueil, l'intervieweur vous rendra votre message d'accueil et vous fera savoir qui il est. Notez leur nom pour ne pas l'oublier et dites-leur que vous attendiez avec impatience d'avoir de leurs nouvelles.
- Par exemple: «Bonjour, Daisy! Merci d'avoir pris le temps de me parler aujourd'hui. Je suis ravi de discuter de l'opportunité de travailler avec votre entreprise.»
3
Adressez-vous poliment à l'intervieweur. Vous devez vous habiller de manière professionnelle et vous asseoir droit à un bureau ou à une table pour renforcer le fait qu'il s'agit d'un entretien professionnel. Même si vous êtes au téléphone, veillez à ne pas tomber dans un ton plus décontracté.
- Lorsque vous utilisez le nom de l'intervieweur, appelez-le par son nom de famille avec M. ou Mme, ou par le titre qu'il a utilisé lorsqu'il s'est présenté pour la première fois. Vous pouvez également vous adresser à eux en tant que monsieur ou madame.
- Ne vous adressez à l'enquêteur par son prénom que s'il vous le demande expressément.
- Si l'intervieweur vous complimente ou fait des commentaires positifs à votre sujet, assurez-vous de lui dire «merci».

Traitez votre entretien téléphonique exactement comme vous le feriez pour un entretien en personne — Pour faire bonne impression, traitez votre entretien téléphonique exactement comme vous le feriez pour un entretien en personne.

Méthode 2 sur 4: réussir le reste de l'entretien

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Prenez des notes pour organiser vos pensées. L'un des avantages d'un entretien téléphonique est que vous pouvez prendre des notes pendant que l'intervieweur parle ou pose des questions. Cela peut vous aider à planifier ce que vous allez dire et à vous assurer de répondre complètement à la question.
- Si l'intervieweur pose une question en plusieurs parties, décrivez la question en notant un mot ou deux pour vous aider à vous souvenir de chaque partie. Vous impressionnerez l'intervieweur lorsque vous répondez de manière organisée, en énumérant les parties de sa question.
2
Écoutez attentivement et faites une pause avant de répondre. Lorsque tout ce que vous avez est une voix sans entrée visuelle, il peut être difficile de se concentrer. Concentrez-vous sur ce que dit votre interlocuteur et essayez d'empêcher votre esprit de s'égarer ou de penser à ce que vous allez dire.
- Attendez quelques secondes de silence avant de commencer à parler. Cela vous permet non seulement de vous assurer que l'intervieweur a fini de parler, mais vous donne également la possibilité de recueillir vos pensées avant de parler.
- S'il vous arrive de manquer une partie d'une question, ou si vous ne comprenez pas ce que l'intervieweur demande, obtenez des éclaircissements avant de vous lancer dans votre réponse.
3
Parlez clairement et prononcez vos mots. Quelle que soit la clarté de la connexion, il peut être plus difficile de comprendre quelqu'un au téléphone que si vous parliez en personne. Surmontez cela avec un discours lent et délibéré.
- Faites-en quelque chose sur lequel vous travaillez pendant vos entretiens téléphoniques d'entraînement, si vous avez du mal à énoncer ou si vous avez tendance à marmonner.
- Lorsque vous parlez, assurez-vous d'être assis bien droit plutôt que de vous allonger ou de vous pencher, et gardez vos mains éloignées de votre visage. Cela peut être plus facile si vous portez un casque ou mettez l'appel sur haut-parleur afin que vous n'ayez pas à tenir le téléphone contre votre visage.
4
Posez des questions de suivi pour communiquer votre intérêt. Le meilleur entretien ressemblera davantage à une conversation donnant-donnant. Bien que l'intervieweur vous demandera probablement à la fin de l'entretien si vous avez des questions, vous devez également prendre sur vous de poser des questions tout au long de l'entretien lorsque l'occasion se présente.
- Par exemple, l'intervieweur peut vous poser une question qui vous rappelle un article de presse que vous avez lu sur un nouveau produit que l'entreprise dévoile. Lorsque vous avez fini de répondre à la question, vous pouvez demander «Cela me rappelle l'article que j'ai lu dans Tech Daily sur votre Widget! Comment voyez-vous le Widget impacter la communication quotidienne?»
5
Envoyez une note de remerciement après l'entretien. Une fois votre entretien terminé, prenez quelques minutes pour rédiger une note de remerciement manuscrite et envoyez-la à votre interlocuteur. La note n'a pas besoin d'être plus de deux ou trois phrases. Remerciez-les simplement pour leur temps et pour l'opportunité, et faites-leur savoir que vous avez hâte d'avoir de leurs nouvelles bientôt.
- Essayez d'être aussi précis que possible. S'il y avait quelque chose qu'ils vous ont dit qui ressortait vraiment, vous pourriez le mentionner.
- S'ils vous ont donné un délai précis pour le moment auquel vous pouvez vous attendre à avoir de leurs nouvelles, mentionnez-le spécifiquement.

Pour répondre à un entretien téléphonique, commencez par saluer l'intervieweur de manière professionnelle pour faire une bonne première impression.

Méthode 3 sur 4: avoir l'air professionnel et confiant

1
Asseyez-vous droit à un bureau ou à une table. Un entretien téléphonique n'est pas le moment de vous étendre sur votre lit ou de vous prélasser sur le canapé. La façon dont vous êtes assis affecte le son de votre voix et votre interlocuteur sera probablement en mesure de dire si vous êtes incliné. Cela envoie le message que vous ne prenez pas l'entretien au sérieux.
- S'allonger peut également réduire la qualité de l'appel ou entraîner beaucoup de bruissements et de bruits de fond lorsque vous changez de position.
- Si vous vous asseyez bien droit, votre voix projettera de l'autorité et de la confiance, que votre interlocuteur pourra entendre.
2
Traitez un entretien téléphonique comme un entretien en personne. S'il est vrai que votre interlocuteur téléphonique ne pourra pas vous voir, la façon dont vous vous habillez et vous présentez aura un effet sur votre ton général et votre attitude. Votre interlocuteur le remarquera.
- Vous n'avez pas nécessairement besoin d'aller jusqu'au bout et de vous habiller comme vous le feriez si vous vous rendiez à un entretien en personne, mais au moins, habillez-vous proprement et professionnellement avant votre entretien téléphonique.
- Pensez à vous préparer pour l'entretien téléphonique de la même manière que vous vous prépareriez à aller travailler si vous étiez embauché par l'entreprise.
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Évitez de manger ou de boire. Même si vous avez la personne sur haut-parleur, elle pourra entendre si vous mangez ou buvez pendant l'entretien. Si vous avez déjà entendu quelqu'un manger ou boire au téléphone, vous comprenez à quel point cela peut être distrayant.
- Conformément à l'idée de traiter un entretien téléphonique comme un entretien en personne, vous ne voulez rien faire que vous ne feriez pas si vous vous réunissiez dans le bureau de votre interlocuteur - cela inclut des choses comme manger, boire ou mâcher gomme.
- Gardez un verre d'eau à portée de main au cas où votre gorge deviendrait sèche. Détournez la tête du téléphone pour boire et évitez les glaçons qui pourraient tinter et être entendus au téléphone.
4

Souriez quand vous parlez. Lorsque vous souriez, votre visage est plus détendu et votre ton sera automatiquement plus amical et plus lumineux. Même si l'intervieweur ne pourra pas vous voir, votre voix rayonnera de positivité et d'enthousiasme.

Répondez au téléphone comme si vous répondiez au téléphone dans un bureau — Même s'ils appellent votre numéro personnel, répondez au téléphone comme si vous répondiez au téléphone dans un bureau.

Méthode 4 sur 4: planifier à l'avance l'appel

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Faites des recherches sur l'entreprise avant l'entretien. Même si vous avez fait des recherches sur l'entreprise avant de postuler, une fois que vous avez obtenu un entretien téléphonique, il est temps d'approfondir. Apprenez à connaître ce qui se passe dans l'entreprise ainsi que dans l'industrie en général.
- Recherchez les actualités et accédez au site Web de l'entreprise pour lire les communiqués de presse et découvrir les nouveaux produits ou services que l'entreprise va bientôt sortir. Prenez des notes sur les choses que vous pourriez vouloir demander à votre interlocuteur.
- Vous souhaitez également maîtriser les activités des principaux concurrents de l'entreprise. Renseignez-vous également sur l'ensemble de l'industrie afin de comprendre les forces du marché.
CONSEIL D'EXPERT

Notre expert est d'accord: relisez la description de poste et recherchez le poste pour lequel vous avez postulé. Recherchez également les concurrents de l'entreprise, l'industrie, les pages de médias sociaux de l'entreprise, les communiqués de presse et tout ce que vous pouvez obtenir avant l'appel téléphonique.
2
Rédigez des exemples de réponses aux questions d'entretien courantes. Lorsque vous donnez un entretien téléphonique, l'intervieweur ne pourra pas vous voir. Utilisez cela à votre avantage en rédigeant quelques notes rapides pour vous aider si des questions particulièrement difficiles vous sont posées.
- Par exemple, on vous demandera probablement d'identifier vos forces et vos faiblesses. Vos réponses à ces questions doivent être organisées et concises, et doivent se rapporter à un trait lié au travail, pas à un trait personnel.
3
Entraînez-vous à parler au téléphone. Faire une entrevue par téléphone n'a rien de tel que de discuter avec des amis et la famille. Surtout si vous n'avez pas beaucoup d'expérience dans l'utilisation professionnelle du téléphone, essayez de téléphoner aussi souvent que possible dans les jours qui précèdent l'entretien téléphonique.
- Lorsque vous parlez au téléphone, vous manquez d'indices visuels qui peuvent vous dire quand une personne a cessé de parler ou quand il est temps pour vous de répondre. Pratiquer des conversations téléphoniques peut vous aider à vous adapter afin que la conversation se déroule plus facilement.
- Si vous n'avez pas de vraies raisons d'utiliser le téléphone, demandez à un ami ou à un membre de votre famille s'il serait prêt à s'entraîner avec vous. Organisez-vous pour qu'ils vous appellent à une heure précise et traitez cela comme une entrevue.
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Trouvez un endroit calme pour prendre l'appel. Aménagez une zone à la maison ou dans un environnement calme où vous contrôlez le bruit de fond et les activités qui se déroulent autour de vous. Si vous utilisez votre téléphone portable, assurez-vous d'avoir un bon signal à cet endroit.
- Si votre maison est un endroit bruyant avec des enfants ou des colocataires qui entrent et sortent, trouvez un autre endroit avec une relative intimité. De nombreuses bibliothèques ont des salles de conférence ou des salles d'étude à huis clos que vous pouvez réserver - assurez-vous simplement d'avoir votre salle bien en avance.
5
Désactivez les notifications et les appareils électroniques. Si l'intervieweur entend des tintements ou des bourdonnements d'un appareil pendant l'entretien, il aura l'impression que vous faites autre chose pendant que vous lui parlez. Accordez-leur toute votre attention, comme vous le feriez si vous aviez l'entretien dans leur bureau.
- D'autres appareils peuvent également interférer avec votre signal et affecter la qualité de votre réception si vous utilisez un téléphone portable. Éteignez tous les appareils Wi-Fi dans la zone où vous prendrez l'appel ou déplacez-les dans une autre pièce pendant la durée de l'appel.
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Rassemblez toute votre documentation. Organisez vos notes, toute information sur l'entreprise et des copies de votre curriculum vitae et d'autres documents afin que vous puissiez y accéder facilement pendant que vous êtes au téléphone pour l'entretien.
- Répartissez les choses afin que vous puissiez y accéder facilement sans avoir à faire beaucoup de brassage ou de déplacement. L'intervieweur pourra vous entendre au téléphone, et vous pourriez finir par avoir l'air plus dispersé et désorganisé que vous ne l'êtes réellement.
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Essayez des exercices de respiration avant l'appel. Vous serez probablement nerveux à l'approche du moment où votre interlocuteur vous appelle. Pratiquer une respiration profonde peut calmer votre voix et vous aider à vous détendre et à vous concentrer.
- En plus de prendre quelques respirations profondes, vous voudrez peut-être aussi essayer quelques exercices de préparation vocale, comme le font les chanteurs ou les acteurs avant de monter sur scène. Cela aidera à empêcher votre voix de craquer ou de trembler et vous donnera plus de contrôle sur votre voix.

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Comment répondre à un entretien téléphonique?

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Méthode 1 sur 4: répondre correctement à l'appel

Méthode 2 sur 4: réussir le reste de l'entretien

Méthode 3 sur 4: avoir l'air professionnel et confiant

Méthode 4 sur 4: planifier à l'avance l'appel

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