Comment améliorer la communication écrite?
Ces expressions banales et souvent stéréotypées doivent être évitées si vous souhaitez améliorer vos compétences en communication écrite.
Améliorer votre communication écrite est un objectif important quelle que soit votre profession ou votre étape de la vie. Apprendre à choisir les bons mots, à construire des paragraphes correctement structurés, à éviter les erreurs de grammaire courantes et à écrire de manière concise vous aidera à devenir un meilleur écrivain et à communiquer efficacement vos idées à divers publics.
Méthode 1 sur 4: écrire les bons mots
- 1Tenez compte de votre public. Il est important de choisir les bons mots en fonction de votre public. Par exemple, vous devez utiliser un langage formel lorsque vous envoyez un e-mail à votre patron ou rédigez une lettre de motivation pour une demande d'emploi. Enregistrez votre langage informel, comme commencer un e-mail par "Hey", pour vos amis proches et votre famille.
- 2Expliquez des concepts, des termes et des données inconnus si nécessaire. Choisir les bons mots signifie également les expliquer à des publics qui peuvent ne pas être familiers avec des mots ou des phrases particuliers.
- Par exemple, si vous écrivez sur une nouvelle technologie, vous devrez peut-être expliquer les termes techniques qui apparaissent dans votre article ou votre courrier électronique, car votre public ne les a peut-être pas rencontrés dans le passé.
- Dans d'autres cas, cependant, votre public peut être familiarisé avec les termes techniques, vous n'aurez donc pas besoin de les expliquer.
- 3Connaître la définition du mot que vous utilisez. L'une des erreurs les plus courantes dans la communication écrite est l'utilisation abusive d'un mot particulier. Souvent, vous pouvez penser qu'un mot signifie une chose, mais cela signifie en fait quelque chose de complètement différent.
- Par exemple, vous pourriez écrire que les Européens autochtones ne sont pas une culture monotone, alors qu'en fait vous voulez dire que les Européens autochtones ne sont pas une culture homogène.
- Demandez-vous: «Suis-je sûr de connaître la définition de ce mot?»
- Utilisez un dictionnaire pour rechercher les définitions des mots dont vous n'êtes pas tout à fait sûr de la signification.
- 4Attention aux connotations indésirables. Parfois, vous écrivez une phrase sans vous rendre compte que votre choix de mots donne un sens indésirable. Par exemple, vous pourriez écrire: «J'ai regardé à l'intérieur de la maison privée du garçon», alors qu'en fait vous vouliez dire «J'ai regardé autour de la cachette du garçon.
- 5Éloignez-vous des clichés. Un cliché est une phrase qui a été galvaudée dans la mesure où elle a perdu son effet ou son sens d'origine. Ces expressions banales et souvent stéréotypées doivent être évitées si vous souhaitez améliorer vos compétences en communication écrite. Au lieu d'écrire «de nos jours», essayez d'écrire «aujourd'hui» ou «actuellement». Au lieu d'écrire "mort comme un clou de porte", écrivez simplement "mort".
- 6Choisissez les bons mots et les bonnes structures pour chaque forme d'écriture spécifique. Il est important de comprendre que les différents types de communication écrite ont des exigences différentes. Un e-mail, par exemple, a des exigences différentes de celles d'un rapport d'entreprise. De même, une lettre à une compagnie d'assurance sera rédigée différemment d'un ensemble de lignes directrices pour les employés.
- Utilisez un ton professionnel lorsque vous rédigez des lettres commerciales et des e-mails formels.
- Vous pouvez utiliser un langage informel lorsque vous rédigez une lettre ou un e-mail à un ami.
L'une des erreurs les plus courantes dans la communication écrite est l'utilisation abusive d'un mot particulier.
Méthode 2 sur 4: construire des paragraphes structurés
- 1Commencez chaque paragraphe par une phrase de sujet. Une phrase de sujet énonce l'idée principale du paragraphe. Cela aide votre lecteur à reconnaître le sujet du paragraphe et ce qu'il peut s'attendre à lire dans le paragraphe. Alors que les rédacteurs avancés peuvent ne pas introduire le sujet du paragraphe avant le milieu ou la fin du paragraphe, c'est une bonne idée pour ceux qui développent leurs compétences en rédaction d'inclure une phrase de sujet au début du paragraphe.
- Par exemple, si vous écrivez un paragraphe sur différentes races de chiens, vous pouvez commencer par une phrase de sujet telle que «Il existe deux cents races différentes de chiens.»
- 2Utilisez des phrases de corps pour développer le sujet du paragraphe. Une fois que vous avez introduit le contenu d'un paragraphe avec une phrase de sujet, utilisez les 2 à 3 phrases suivantes pour décrire, analyser et comparer des données, des événements ou des citations en rapport avec le sujet de votre paragraphe.
- Les phrases corporelles sont l'endroit où vous allez inclure et analyser toute preuve que vous présentez dans votre paragraphe, ou fournir des détails sur un événement, une personne ou une situation.
- 3Terminez par une phrase de conclusion. Après avoir introduit la portée ou l'argument du paragraphe dans une phrase de sujet et analysé ou présenté des données et des preuves dans les phrases de corps, concluez par une phrase de conclusion. C'est là que vous résumez vos idées et vos points principaux avant de passer à la section suivante du document ou de l'article que vous rédigez.
Améliorer votre communication écrite est un objectif important quelle que soit votre profession ou votre étape de la vie.
Méthode 3 sur 4: éviter les erreurs de grammaire courantes
- 1Utilisez une apostrophe pour montrer la possession. L'une des erreurs de grammaire les plus courantes est l'utilisation inappropriée d'une apostrophe. N'oubliez pas qu'une apostrophe indique la propriété ou la possession.
- Par exemple, si vous parlez de la télévision que possède votre mari, vous ne devez pas écrire «la télévision de mon mari». Vous devriez écrire "la télévision de mon mari".
- Si un nom ne se termine pas par s, ajoutez 's à la fin du nom. Par exemple, si vous parlez des pattes d'un chien, écrivez «les pattes du chien».
- Si le nom est au pluriel et se termine déjà par s, ajoutez simplement une apostrophe. Par exemple, si vous parlez des pattes de deux chiens, écrivez «les pattes des chiens».
- 2Suivez les règles de capitalisation. Les noms propres et les mots formés à partir d'eux doivent toujours être en majuscule. Vous devez toujours mettre en majuscule les noms, pays, villes, états, nationalités, langues, établissements d'enseignement, diplômes, départements gouvernementaux, partis politiques et noms commerciaux ou de marque.
- Vous devez également mettre en majuscule le premier mot d'une phrase ainsi que le premier mot d'une citation.
- 3Attention aux fragments de phrases. Une erreur de grammaire courante est l'utilisation de phrases incomplètes, également appelées fragments de phrase. Chaque phrase qui est ponctuée doit être une pensée complète et pouvoir tenir seule en tant que phrase.
- 4Utilisez toujours le même temps de verbe. Évitez de basculer entre les temps dans une seule phrase ou un seul paragraphe. En règle générale, vous devez utiliser le même temps de manière cohérente tout au long d'un texte.
- Par exemple, ne dites pas: «Il pleut et les nuages étaient sombres. Essayez plutôt «Il pleut et les nuages sont sombres» ou «Il pleuvait et les nuages étaient sombres».
- Des exceptions se produisent! Par exemple, si vous écrivez un article au présent, vous pouvez passer au passé pour un flashback ou une anecdote.
Des mots comme évidemment, fondamentalement, très, vraiment et clairement devraient être éliminés d'une communication écrite efficace.
Méthode 4 sur 4: écrire de manière concise
- 1Évitez les mots. Écrire de manière concise signifie que vous devez transmettre votre message en aussi peu de mots que nécessaire. Éliminez tous les mots supplémentaires ou inutiles qui compliquent votre message. Par exemple, n'écrivez pas «J'envoie un e-mail au sujet de votre dernier rapport.» Essayez plutôt d'écrire «Je vous envoie un e-mail à propos de votre dernier rapport».
- Essayez de remplacer "indépendamment du fait que" par un simple "bien que". Si vous ressentez le besoin d'écrire «parce que», essayez plutôt d'écrire «parce que».
- 2N'utilisez pas de paires de mots redondantes. Il faut éviter de combiner des paires de mots ayant un sens similaire. Cela ne fait qu'encombrer la phrase et fait peu pour transmettre votre message. Des exemples de paires redondantes incluent une crise soudaine, chaque individu, les plans futurs et l'histoire passée. N'écrivez pas: «Les faits réels de l'affaire sont clairs. Essayez plutôt d'écrire: «Les faits de l'affaire sont clairs».
- 3Éliminez les mots dénués de sens. Vous ne devez pas utiliser de mots qui n'ajoutent pas de sens ou qui n'ont aucun rapport avec la phrase. Des mots comme évidemment, fondamentalement, très, vraiment et clairement devraient être éliminés d'une communication écrite efficace. Par exemple, vous ne devriez pas écrire: «En fait, Amanda a en quelque sorte regardé l'éléphant alors qu'il était en train d'uriner». Au lieu de cela, écrivez: «Amanda a regardé l'éléphant pendant qu'il urinait.»
- Des mots comme «en fait» peuvent être utilisés pour indiquer le contraire.
- 4Remplacez une phrase par un seul mot. Souvent, vous pouvez éliminer une phrase entière en la remplaçant simplement par un seul mot. Par exemple, des expressions comme «dans le cas où» et «dans des circonstances dans lesquelles» peuvent être remplacées par le mot «si».
- Cela peut être inutile selon le but, le public et le style d'écriture.
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