Comment rédiger une lettre?

Si vous écrivez une lettre commerciale, utilisez plutôt le nom et l'adresse de l'entreprise, ou écrivez simplement sur du papier à en-tête de l'entreprise.

Savoir comment écrire une lettre est une compétence fondamentale que vous utiliserez dans les affaires, l'école et les relations personnelles pour communiquer des informations, de la bonne volonté ou simplement de l'affection. Voici un guide de base sur la façon de mettre vos pensées sur papier dans le bon format.

Méthode 1 sur 2: rédiger une lettre officielle

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Sachez quand écrire une lettre officielle. Écrivez une lettre officielle lorsque vous vous adressez à quelqu'un que vous ne connaissez qu'à titre professionnel. Cela comprend les lettres écrites aux ministères ou aux entreprises du gouvernement, au lieu d'une personne connue.
- Ces lettres doivent être tapées, puis imprimées. Vous pouvez utiliser n'importe quel logiciel d'édition de texte pour ce faire, tel que Microsoft Word, OpenOffice ou Text Edit. Si la lettre est urgente ou si le destinataire préfère un e-mail, vous pouvez envoyer un e-mail à la place.
- Lorsque vous vous adressez à votre patron ou collègue actuel, vous pouvez être un peu moins formel. Le courrier électronique est généralement bien, et vous n'avez pas besoin d'une adresse en haut de la page.
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Écrivez votre adresse et la date du jour en haut de la page. Écrivez votre nom et votre adresse en haut de la page, à gauche. Si vous écrivez une lettre commerciale, utilisez plutôt le nom et l'adresse de l'entreprise, ou écrivez simplement sur du papier à en-tête de l'entreprise. Dans tous les cas, sautez deux lignes et écrivez la date du jour.
- Écrivez la date complète. Le 19 septembre 2014 (britannique) ou le 19 septembre 2014 (européen) sont tous deux préférables au 19 septembre 2014 ou au 14/11.
- Sautez la date lors de la rédaction d'un e-mail.
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Écrivez le nom et l'adresse du destinataire. À moins que vous n'écriviez un e-mail, sautez encore deux lignes et écrivez les coordonnées de la personne à qui vous écrivez. Écrivez chacun de ces éléments sur une ligne distincte:
- Titre complet et nom
- Nom de l'entreprise ou de l'organisation (le cas échéant)
- Adresse complète (utilisez au moins deux lignes, au besoin)
4
Écrivez la salutation. Sautez à nouveau une ligne, puis saluez le destinataire avec "Cher" suivi de son nom. Vous pouvez utiliser le nom de famille ou le nom complet (prénom et nom), mais jamais le prénom seul. Incluez un titre professionnel abrégé, le cas échéant.
- Si vous connaissez le titre du poste mais pas le nom de la personne, vous pouvez écrire «Cher inspecteur de la santé» ou une phrase similaire. Il est généralement possible de trouver le nom avec une recherche en ligne, alors essayez d'abord.
- Si vous n'avez pas de contact spécifique, écrivez "Cher Monsieur ou Madame:" ou "À qui cela peut concerner:". Ceux-ci semblent un peu raides et démodés, alors essayez de les éviter lorsque cela est possible.
La manière dont vous rédigez la lettre dépendra de votre relation avec le destinataire.
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Écrivez la lettre. Les lettres officielles doivent s'ouvrir avec une déclaration d'intention claire. N'utilisez pas de contractions (écrivez ne sont pas au lieu de ne sont pas) et formulez les questions de manière formelle (Seriez-vous intéressé par...? Au lieu de Voulez-vous...?). Relisez la lettre pour l'orthographe et la grammaire lorsque vous avez terminé, ou demandez à un ami de vous aider.
- Si vous écrivez sur des affaires officielles, soyez bref et direct. Si vous écrivez à un parent éloigné ou à une connaissance pour des raisons sociales, vous pouvez être un peu plus bavard. Il est toujours préférable de le conserver sous une page.
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Utilisez une clôture gratuite. Une clôture gratuite met fin à votre lettre sur une bonne note et établit une connexion avec le destinataire. Faites deux retours durs après le dernier paragraphe de la lettre, puis écrivez la clôture complémentaire. Pour les lettres officielles, tenez-vous-en à «Sincèrement vôtre», «Cordialement» ou «Meilleurs vœux». Inscrivez-vous sous la clôture, comme suit:
- Pour les lettres formelles dactylographiées, laissez environ quatre espaces entre la fermeture complémentaire et votre nom complet tapé. Imprimez la lettre, puis signez votre nom à l'encre bleue ou noire dans cet espace vide.
- Dans un e - mail officiel, saisissez votre nom complet après la clôture gratuite.
- Vous pouvez utiliser un titre de courtoisie pour vous-même lorsque vous mettez votre nom à la fin d'une lettre officielle. Par exemple, une femme mariée pourrait signer en tant que «Mme Amanda Smith».
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Pliez la lettre (facultatif). Si vous envoyez une lettre par la poste, pliez-la en trois. Relevez le bas de la feuille de manière à ce qu'il soit aux deux tiers de la hauteur de la page et pliez. Repliez ensuite la partie supérieure de sorte que le pli corresponde au bas du papier. Plier la lettre de cette façon garantit qu'elle rentrera dans la plupart des enveloppes.
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Adressez l'enveloppe (facultatif). Trouvez le centre de l'enveloppe, à la fois dans le sens de la longueur et de la largeur. C'est ici que vous écrirez l'adresse complète du destinataire, comme ceci:
- M. John Smith
- 123 rue ABC
- New York, État de New York 99999
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Inscrivez votre adresse de retour sur l'enveloppe (facultatif). Si le service postal américain ne peut pas livrer votre lettre pour quelque raison que ce soit, il la renverra à l'adresse de retour sans frais supplémentaires. Écrivez-le comme vous le feriez pour l'adresse du destinataire (indiquée ci-dessus); le seul changement est que vous souhaiterez peut-être simplement inscrire votre nom de famille au lieu de votre nom complet.

Méthode 2 sur 2: rédiger une lettre informelle

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Décidez à quel point votre lettre doit être formelle. La manière dont vous rédigez la lettre dépendra de votre relation avec le destinataire. Tenez compte de ces directives:
- Si vous écrivez à un parent éloigné ou âgé, ou à une connaissance sociale, écrivez une lettre semi-formelle. Si cette personne vous a déjà envoyé des e-mails, vous pouvez également les envoyer par e-mail. Sinon, une lettre manuscrite est un pari plus sûr.
- Si vous écrivez à un ami ou à un membre de votre famille proche, un e-mail ou une lettre manuscrite sont tous deux très bien.
Tenez compte de ces directives: Si vous écrivez à un parent éloigné ou âgé, ou à une connaissance sociale, écrivez une lettre semi-formelle.
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Commencez par une salutation. La salutation que vous utiliserez dépendra de votre relation avec le destinataire de la lettre, ainsi que de la formalité de la lettre. Voici quelques possibilités:
- Si vous écrivez une lettre semi-formelle, vous pouvez utiliser "Cher" ou "Bonjour" comme salutation. Utilisez le prénom si c'est ainsi que vous vous parlez, ou le titre de courtoisie (M. ou Mme) sinon.
- Si vous écrivez une lettre informelle, vous pouvez utiliser "Cher" ou "Bonjour", ainsi que des salutations plus informelles telles que "Salut" ou "Hé". Suivez-le avec le prénom.
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Commencez la lettre. Passez à la ligne suivante et commencez à écrire. Si vous écrivez une lettre personnelle, commencez par poser des questions sur le bien-être du destinataire. Cela peut être aussi formel que «J'espère que vous allez bien» ou aussi informel que «Comment ça va?». Imaginez que le destinataire soit devant vous; comment leur parlerais-tu?
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Écrivez ce qui doit être communiqué. Le but principal d'une lettre est la communication. Faites savoir à l'autre personne ce qui se passe dans votre vie, y compris les détails. Par exemple, ne dites pas simplement à votre grand-mère "Merci pour le cadeau" - montrez-lui que cela signifie quelque chose pour vous: "Mes amis et moi avons passé toute la nuit à jouer au jeu que vous m'avez envoyé. Merci!" Quel que soit le sujet, le partage d'informations doit être au centre de la lettre.
- Sachez quoi ne pas écrire. Une lettre écrite avec colère ou pour solliciter la pitié n'est probablement pas une lettre que vous devriez envoyer. Si vous avez déjà écrit une telle lettre et que vous n'êtes pas sûr de l'envoyer, laissez-la reposer pendant quelques jours avant de la mettre dans la boîte aux lettres - vous pourriez changer d'avis.
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Terminez la lettre. Pour les lettres informelles, votre clôture doit refléter votre relation avec le destinataire. Si vous écrivez à un conjoint, un ami cher ou un membre de votre famille proche, vous pouvez utiliser «Affectueusement», «Affectueusement» ou «Aimer». Pour une lettre semi-formelle, vous pouvez trouver une meilleure correspondance avec «Sincèrement», «Cordialement» ou «Meilleur».
- Un close très démodé s'inscrit dans la dernière phrase. C'était à l'origine un style formel, mais vous pouvez vous amuser avec lui en écrivant une lettre légère à un ami. Par exemple, le dernier paragraphe de votre lettre pourrait se lire «Je reste, comme toujours, votre serviteur dévoué», puis votre nom.
- Si vous voulez ajouter quelque chose après l'écriture de la lettre, utilisez PS, ce qui signifie Postscript ("après l'écriture").
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Envoyez la lettre. Insérez la lettre dans une enveloppe. Tamponnez-le, adressez-le à l'autre personne et envoyez-le en chemin.

Conseils

Essayez de garder la lettre concentrée sur ce qui intéresserait le destinataire.
"Cher" et les autres salutations sont généralement suivis d'une virgule, mais une lettre formelle peut utiliser un deux-points à la place.
Soyez aussi raisonnable et poli que possible lorsque vous rédigez une lettre de plainte - si vous le faites, vous êtes beaucoup plus susceptible d'obtenir une réponse favorable.

Lorsque vous écrivez le corps de votre lettre, essayez d'éviter d'utiliser des contractions, comme «ne sont pas» ou «n'était pas», car elles peuvent donner à votre lettre une apparence informelle.
Si vous imprimez une lettre extra-formelle, utilisez un papier plus lourd que le papier copie.
Si vous envoyez un e-mail formel ou semi-formel, assurez-vous que votre adresse e-mail semble respectable. Une lettre de «sweetstar189» sera prise beaucoup moins au sérieux qu'une lettre de «jane.smith».
Écrivez des lettres à l'encre bleue ou noire.
Assurez-vous d'écrire correctement l'adresse.
Commencez vos paragraphes par des indentations.
N'oubliez pas de recouper / relire votre lettre au moins deux fois.
Si vous écrivez une lettre, assurez-vous d'utiliser un stylo qui ne saigne pas.

Mises en garde

Dessiner ou griffonner sur les enveloppes peut interférer avec la livraison. Si vous souhaitez décorer votre enveloppe ou ajouter des autocollants, faites-le au verso.

Diaporama de lettres rapide

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