Comment rédiger une lettre de réclamation aux ressources humaines?

Pour rédiger une lettre de plainte aux ressources humaines, commencez par expliquer le sujet de votre plainte.

Votre patron menace-t-il votre travail si vous ne «voyez pas les choses à sa façon? Un collègue vous sabote-t-il ou s'attribue-t-il vos idées? Le lieu de travail peut être suffisamment stressant sans ces problèmes à gérer. Il est temps d'agir. Notez les détails importants de votre plainte et transmettez-les dans une lettre aux ressources humaines (RH). Si les RH ont un formulaire de plainte, utilisez-le à la place.

Méthode 1 sur 3: se plaindre de harcèlement

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Identifiez le harcèlement au travail. Le harcèlement sexuel est une forme de harcèlement au travail, mais ce n'est pas la seule. Vous pouvez être harcelé sur la base du sexe, de la race, de la couleur, de la religion, de l'origine nationale, du handicap, de l'âge ou des informations génétiques. Considérez les comportements suivants, qui pourraient être qualifiés de harcèlement:
- remarques désobligeantes ou insultes fondées sur la caractéristique protégée
- intimidation
- menaces et agressions physiques
- raconter des blagues offensantes
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Notez les détails du harcèlement. Vous voudrez donner aux ressources humaines autant d'informations que possible. En conséquence, vous devez vous asseoir et noter ce qui suit:
- Qui vous a harcelé et leur relation avec vous. Vous pouvez être harcelé par un superviseur ou par un collègue. De plus, le harcèlement peut provenir d'une personne du même sexe que vous.
- Quand chaque acte de harcèlement s'est produit-date, heure et lieu. Notez également ce que la personne a dit ou fait et comment vous avez répondu.
- Qui a été témoin du harcèlement. Notez leurs noms et titres de poste.
- Quelles preuves tangibles vous avez du harcèlement. Par exemple, vous pouvez avoir des e-mails, des messages vocaux ou des notes de harcèlement.
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Formatez votre lettre. Configurez votre lettre comme une lettre commerciale standard. Si vous connaissez le nom du contact dans les ressources humaines, incluez-le dans la salutation. Appelez et demandez si vous ne savez pas.
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Présentez-vous et votre objectif. Dans le premier paragraphe, vous devez donner aux RH une idée de la raison pour laquelle vous leur écrivez. Par exemple, vous devez déclarer que vous souhaitez déposer une plainte pour harcèlement et identifier votre harceleur.

Comment rédiger une lettre de réclamation?
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Exposez les faits du harcèlement. Soyez clair et allez droit au but. Vous voulez fournir suffisamment d'informations pour que les RH puissent voir qu'il y a un problème de harcèlement qui nécessite une enquête. Expliquez où et quand le harcèlement s'est produit, ainsi que qui en a été témoin.
- Décrivez les incidents dans l'ordre chronologique, ce qui est le plus facile à comprendre pour les gens.
- Dans certaines grandes organisations, les RH peuvent ne pas connaître tout le monde, comme un collègue. Vous devez identifier qui ils sont, par exemple, "Jason Jones, qui travaille dans la cabine à côté de moi, a vu notre patron faire le geste obscène."
- Tenez-vous en aux faits. Vous ne devez faire aucune allégation ou accusation que vous ne pouvez étayer par des preuves, telles que vos souvenirs écrits ou un témoin. Par exemple, ne spéculez pas sur la motivation de votre patron ou de votre collègue pour ce qu'ils ont dit ou fait. Vous ne le savez pas.
CONSEIL D'EXPERT

Assurez-vous que la lettre répond à «qui», «quoi», «où» et «quand». Exposez clairement le problème et son impact sur vous et votre travail, ainsi que toute information pertinente que les RH pourraient avoir besoin de connaître. Ensuite, proposez une solution qui résoudra le problème et son impact négatif.
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Expliquez comment vous avez répondu. C'est juridiquement important. Le harcèlement n'est illégal que s'il est importun. Si vous avez accueilli favorablement le comportement de harcèlement, alors vous n'avez pas été harcelé conformément à la loi. Vous devez indiquer ce que vous avez fait ou dit en réponse. Par exemple, vous pourriez avoir dit à quelqu'un de ne pas vous toucher.
- Expliquez également si vous avez essayé de résoudre le problème. Par exemple, vous avez peut-être rencontré votre harceleur pour lui demander d'arrêter de faire des blagues sexuellement explicites.
- N'oubliez pas d'expliquer ce que le harcèlement vous a fait ressentir. Par exemple, vous avez peut-être eu du mal à travailler en équipe avec la personne qui vous harcelait, ce qui vous a fait sauter le travail ou être en deçà de vos normes habituelles.
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Proposez une solution. À la fin de la lettre, vous devez indiquer ce que vous attendez des RH. Par exemple, vous pouvez souhaiter être transféré dans un autre service. Vous pouvez également demander aux RH d'enquêter et de punir votre harceleur. Cependant, vous devriez probablement éviter de dire aux RH de «licencier» votre harceleur. C'est leur jugement à porter.
- N'oubliez pas de terminer la lettre en remerciant les RH pour leur temps. Insérez «Meilleur» ou «Sincèrement», puis signez la lettre.
CONSEIL D'EXPERT

Notre expert est d'accord: pour vous assurer que la résolution que vous proposez est appropriée, placez-vous dans la perspective du décideur et demandez-vous: «Est-ce que cela a du sens?» et «Quelles autres options sont disponibles?
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Évitez d'utiliser un langage offensant. Même si vous êtes en colère, vous devriez essayer de ne pas le montrer. Utiliser un langage grossier ne peut que nuire à votre capacité à obtenir de l'aide. En fait, la personne qui lit la lettre pourrait se mettre en colère contre vous.
- Au lieu d'écrire «Je suis tellement énervé en ce moment», écrivez «Je suis en colère».
- Au lieu de «mon patron est un fanatique», écrivez «M. Jones m'intimide en me criant dessus à plusieurs reprises en utilisant des insultes raciales».
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Envoyez la lettre aux RH. Après avoir signé votre lettre, faites-en une copie avant de l'envoyer. Conservez également tous les documents justificatifs, tels que les e-mails, les messages vocaux, les notes ou les déclarations de témoins. Vous devrez peut-être les partager si les RH ouvrent une enquête.

Méthode 2 sur 3: écrire une lettre sur un autre problème

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Identifiez pourquoi vous voulez vous plaindre. Il y a beaucoup de problèmes que vous devriez porter à l'attention des ressources humaines. Par exemple, vous pourriez vouloir vous plaindre de ce qui suit:
- Vous n'avez pas été correctement payé: votre entreprise peut retenir le salaire, ne pas le calculer correctement, etc.
- Vous n'avez pas reçu ce qui vous a été promis dans le cadre de votre contrat de travail.
- Votre patron ou vos collègues vous harcèlent. Certains abus ne sont pas considérés comme du harcèlement au travail. Légalement, le harcèlement doit être basé sur une caractéristique protégée, telle que la race, le sexe, la religion, l'âge, etc. Néanmoins, quelqu'un peut vous intimider simplement parce qu'il ne vous aime pas, et vous devez le signaler.
- Par exemple, un collègue peut dire quelque chose qui vous met mal à l'aise. Une blague à caractère sexuel aléatoire pourrait ne pas être considérée comme du harcèlement sexuel. Cependant, il n'y a aucune raison de le supporter. Vous pouvez signaler un comportement inapproprié qui vous met mal à l'aise.
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Rassemblez des faits. Il faut imaginer l'employé RH qui lit votre lettre. Ils pourraient même ne pas savoir qui vous êtes et ils n'ont aucune raison de vous croire. Pour ces raisons, vous devrez remplir votre lettre de plainte avec des faits. Rassemblez les éléments suivants:
- Que s'est-il passé, quand et où. Si vous avez été victime d'intimidation, notez les détails.
- Qui est impliqué (votre supérieur immédiat, collègue, employé dans une autre partie de l'organisation, etc.)
- Comment vous avez essayé de résoudre le problème. Avez-vous parlé à un superviseur? Demander déjà de l'aide aux RH? Notez les dates et les noms des personnes avec lesquelles vous avez parlé. Résumez également toutes les réponses que vous avez reçues.
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Configurez votre lettre. Vous voudrez écrire en utilisant un format de lettre commerciale. Formatez correctement votre document de traitement de texte en choisissant une taille et un style de police lisibles (Times New Roman 12 points fonctionne bien). Utilisez également des paragraphes par blocs.
- Contactez les RH et demandez à qui adresser votre lettre. Votre salutation doit se lire "Cher M. Jones" ou quelque chose d'équivalent.
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Commencer la lettre. Il vaut mieux aller droit au but. Indiquez que vous souhaitez déposer une plainte et identifiez le fond de la plainte. Si vous travaillez dans une grande organisation, vous devriez probablement vous identifier également.
- Par exemple, vous pouvez commencer par quelque chose comme ce qui suit: «Je suis un commis au traitement des données dans notre bureau de comptabilité. Je vous écris pour me plaindre que mon salaire total est inexact depuis deux mois maintenant.
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Fournissez des détails. Donnez au lecteur suffisamment d'informations pour qu'il puisse enquêter efficacement. Si vous n'avez pas été payé correctement, identifiez les périodes de paie. Si vous êtes victime d'intimidation, fournissez une discussion chronologique des principaux incidents d'intimidation. Vous pouvez fournir plus de détails plus tard.
- Vous pouvez écrire quelque chose comme ce qui suit: «Il y a eu trois incidents majeurs d'intimidation», puis écrivez «De plus, il y a eu des brimades de faible intensité, dont je suis heureux de discuter en personne avec vous.»
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Expliquez comment vous avez géré le problème. Informez les RH des tentatives que vous avez faites pour résoudre le problème et pourquoi vous n'êtes pas satisfait des résultats. Si vous avez parlé à un superviseur, dites-le. N'oubliez pas de fournir des dates.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «Le 12 janvier, j'ai informé mon superviseur, Kevin Jones, que ma rémunération était erronée. Bien qu'il ait dit qu'il enquêterait, ma rémunération n'a pas changé et il ne semble pas trop s'en inquiéter. Nous approchons maintenant de la barre des deux mois et je ne suis toujours pas correctement payé."
- Faites également savoir aux RH comment vous vous sentez. Par exemple, si vous êtes victime d'intimidation, expliquez brièvement comment cela a affecté votre santé. Identifiez si vous avez dû prendre un congé ou consulter un médecin.
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Terminez la lettre par une demande d'aide. Demandez aux RH d'enquêter et de vous contacter s'ils ont des questions. Signez votre lettre sous le mot «Sincèrement» et conservez une copie de la lettre pour vos dossiers.
- Si vous pensez que les RH n'ont pas votre numéro de téléphone, vous pouvez également l'inclure.

Méthode 3 sur 3: prendre les prochaines étapes

1
Rencontrez un enquêteur RH. Selon la gravité de votre plainte, les RH peuvent nommer un enquêteur pour recueillir plus d'informations. Vous devrez peut-être vous asseoir pour un entretien. Fournissez également rapidement les pièces justificatives.
- Bien qu'on vous dise que l'entretien est confidentiel, vous devez vous attendre à ce que de nombreuses autres personnes de l'organisation sachent ce que vous avez écrit.
- Vous pourriez être déçu de la résolution atteinte par les RH. Par exemple, ne soyez pas surpris si la direction est décrochée avec seulement une tape sur le poignet.
2
Participer à la médiation. Les ressources humaines peuvent avoir un programme de médiation que vous pouvez utiliser pour résoudre les différends. En médiation, vous et la personne avec qui vous rencontrez des problèmes rencontrerez le médiateur, qui est un tiers neutre. Le médiateur n'est pas un juge. Cependant, ils peuvent aider chaque partie à se parler et à s'écouter.
- Le but de la médiation est de résoudre le différend volontairement afin que chaque partie puisse repartir en se sentant bien.
- Si le harcèlement a été grave, vous ne devriez pas vous sentir obligé d'arbitrer un différend avec votre employeur. Au lieu de cela, vous devriez trouver un avocat et discuter des prochaines étapes.
- Votre employeur peut proposer une «conciliation», qui est comme une médiation. Cependant, le conciliateur est plus impliqué dans la prise de décision qu'un médiateur, qui laisse les parties décider d'une résolution appropriée.
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3
Déposer une accusation de harcèlement auprès de l'EEOC. La Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) enquête sur les allégations de harcèlement au travail. Vous pouvez déposer une plainte («accusation») auprès d'eux. Vous pouvez également porter plainte auprès d'un organisme public qui enquête sur le harcèlement.
- Évitez les retards. Vous avez 180 jours à compter de la date du harcèlement pour déposer une accusation de discrimination auprès de l'EEOC. Votre agence d'état peut vous donner plus de temps.
- En règle générale, la loi fédérale EEOC couvre la plupart des employeurs. Mais certains petits employeurs pourraient n'être couverts que par la loi de l'État. Si votre employeur compte 15 employés ou moins, vous devrez peut-être vous plaindre auprès de votre organisme public. Utilisez le système d'évaluation sur le site Web de l'EEOC pour vérifier si vous devez adresser votre plainte à un organisme public: https://egov.eeoc.gov/eas/.
4
Engagez un avocat. Vous avez besoin de l'aide d'experts pour protéger vos droits. Un avocat peut vous aider si votre employeur exerce des représailles contre vous, continue de vous harceler ou refuse de payer les salaires dus. Contactez votre barreau local ou d'État et demandez une référence. Visitez l'Association du barreau européen pour trouver l'association du barreau la plus proche.
- Demandez un avocat en droit du travail. Lorsque vous appelez pour organiser une consultation, demandez combien l'avocat facture.
- Préparez votre consultation en rassemblant des documents utiles, comme une copie de votre lettre de réclamation aux RH.
- Lors de la consultation, vous discuterez si vous avez un cas juridique. Toutes les conduites de harcèlement n'atteignent pas le niveau de harcèlement juridique. Par exemple, une blague hors de la couleur n'est probablement pas admissible.

Conseils

Votre lieu de travail peut avoir un formulaire de grief à remplir. Vous devriez vérifier auprès des ressources humaines avant d'écrire votre lettre. Utilisez le formulaire s'il est disponible.

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Méthode 1 sur 3: se plaindre de harcèlement

Méthode 2 sur 3: écrire une lettre sur un autre problème

Méthode 3 sur 3: prendre les prochaines étapes

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