Comment mettre fin à une lettre de réclamation?
Pour terminer votre lettre de réclamation, réaffirmez que vous attendez une réponse ou un remboursement. Mettez quelque chose comme, "J'attends avec impatience votre réponse à ma plainte." Sinon, écrivez: «En tant que client dévoué, j'espère que vous travaillerez à résoudre mon problème et à trouver une solution». Si vous incluez des documents ou des reçus comme preuve d'achat, votre dernier paragraphe peut être, "Veuillez trouver ci-joint une copie de mon destinataire comme preuve d'achat de l'article pour vos dossiers." Ensuite, écrivez "Veuillez me contacter par téléphone ou par e-mail" et indiquez vos coordonnées afin qu'ils sachent comment vous contacter. Pour plus de conseils, notamment sur la manière d'inclure un délai pour leur réponse dans votre lettre de réclamation, lisez la suite!
Une lettre de réclamation est un bon moyen d'exprimer votre mécontentement en tant que consommateur. Vous pouvez rédiger une lettre de réclamation pour signaler un problème avec le produit d'une entreprise ou un problème que vous avez rencontré avec le service d'une organisation. Vous avez terminé les paragraphes d'ouverture et du milieu de la lettre, mais vous ne savez pas comment la conclure sur une note professionnelle. Pour terminer une lettre de plainte, rédigez un paragraphe de clôture soigné. Ensuite, terminez par une signature formelle et sincère.
Partie 1 sur 2: rédaction du paragraphe de clôture
- 1Dites que vous attendez leur réponse avec impatience. Commencez le paragraphe en disant au destinataire que vous avez hâte d'entendre sa réponse à votre plainte. Cela rappellera au destinataire que vous attendez une réponse de sa part concernant vos préoccupations.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «J'attends avec impatience votre réponse à ma plainte» ou «J'espère que vous répondrez à ma plainte en nature».
- 2Notez votre dévouement en tant que client. Si vous avez déjà fait des achats avec l'entreprise et que vous êtes un client dévoué, notez-le dans le paragraphe de clôture. Cela permettra au destinataire de savoir que votre entreprise est précieuse pour lui.
- Par exemple, vous pouvez écrire: "En tant que client dévoué, j'espère que vous travaillerez à résoudre mon problème et trouver une solution" ou "Je suis un client dévoué de votre entreprise depuis des années maintenant et j'espère que vous prendrez ma plainte au sérieux. "
- 3Fixez un délai pour leur réponse. Faites pression sur l'entreprise ou l'organisation pour qu'elle réponde en lui fixant un délai pour répondre à votre lettre. Notez que si vous n'obtenez pas de réponse dans le délai imparti, vous allez demander l'aide d'une agence de protection des consommateurs ou du Better Business Bureau de votre région.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «J'attendrai une semaine pour avoir de vos nouvelles à ce sujet, puis je demanderai l'aide d'une agence de protection des consommateurs ou de mon bureau d'éthique commerciale local».
- 4Prenez note de tous les documents ou reçus joints à la lettre. Si vous incluez des documents ou des reçus comme preuve d'achat, notez-les à la fin de la lettre pour que le destinataire sache qu'ils sont joints. Fournir des documents ou des reçus peut aider à renforcer votre plainte et à montrer à l'entreprise que vous déposez une plainte légitime.
- Par exemple, vous pouvez écrire: "Veuillez trouver ci-joint une copie de mon destinataire comme preuve d'achat de l'article pour vos dossiers."
- 5Fournissez vos coordonnées pour une réponse. Terminez le paragraphe en donnant au destinataire votre adresse, e-mail ou numéro de téléphone. Écrivez l'indicatif régional et le numéro de téléphone de votre domicile ou de votre bureau.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «Veuillez me contacter par téléphone au (305) 123-4567».
Partie 2 sur 2: sélection de la signature
- 1Utilisez "salutations" pour une signature formelle. Ceci est considéré comme la signature standard d'une lettre officielle adressée à une personne que vous ne connaissez pas intimement, comme une entreprise ou une organisation. C'est court et précis.
- 2Terminez par «meilleur» ou «sincèrement» pour une signature moins formelle. Ces options sont bonnes si vous souhaitez tomber sur un peu moins formel et un peu plus convivial. "Tout le meilleur" fonctionne également bien si vous le préférez à "Meilleur".
- 3Placez votre nom sous le signe. Signez votre nom en l'écrivant à la main sous la signature. Vous pouvez également taper votre nom sous la signature si vous préférez.
Questions et réponses
- La première lettre de mon nom sera-t-elle en majuscules?Oui. Les noms propres commencent toujours par une majuscule.
