Comment rédiger un rapport périodique?

Recueillez les informations et les données nécessaires pour remplir votre rapport. Les informations ou données peuvent inclure (mais sans s'y limiter) les performances, l'état actuel, les défis rencontrés au cours de la période, les activités entreprises (et non entreprises).

Commencez par un résumé ou un paragraphe ne dépassant pas 4 lignes. Le résumé doit commencer par un énoncé général des performances de l'établissement/de l'organisation/de l'unité au cours de la période, et indiquer s'il est normal, exceptionnel, inférieur à la moyenne, etc. Ensuite, s'il y a eu des défis insurmontables, exprimez-les avec le moins de mots possible et faites référence à un autre section du rapport où les défis sont expliqués en détail. Cette section doit être brève et ne devrait donc saisir qu'un maximum de deux défis non résolus ou mieux, un.

Faites suivre le résumé d'une représentation factuelle de la performance. Comparez les chiffres atteints aux objectifs, le cas échéant, en commençant par l'objectif de performance le plus important par ordre d'importance. Utilisez des données résumées et totales et limitez cette section à une page, mais prévoyez d'inclure des informations détaillées dans les annexes. Utilisez des tableaux, des graphiques, etc. pour illustrer et ajouter des explications en une phrase pour les performances à la fois positives et négatives. Si la performance est de nature qualitative plutôt que quantitative, écrivez-les dans l'ordre thématique suivant: objectif - activité - résultats obtenus. Après avoir souligné la performance, discutez des facteurs qui ont conduit à la performance, à la fois positifs et négatifs, de préférence en utilisant des listes numérotées/à puces.

Capturez l'état actuel des ressources clés. Ce sont ceux qui vous permettent d'atteindre vos objectifs, qui peuvent inclure le personnel, les machines, les installations, les ressources énergétiques, le budget, l'argent, etc. Si un défi a été rencontré au cours de la période avec l'un de ceux-ci, mentionnez la personne/le bureau que vous communiqué la contestation et l'action entreprise ou attendue (inclure les dates de la communication et d'autres détails pertinents). En outre, incluez les risques associés aux défis non résolus tout en projetant également l'impact futur. Habituellement, les tableaux sont utiles pour organiser cette section.

Capturer les activités entreprises au cours de la période. Incluez les activités qui devaient être entreprises mais qui ne l'ont pas été pour une raison quelconque (qui doit également être indiquée). Pour les activités qui sont de nature à long terme et peuvent affecter les performances, incluez l'état actuel et la prochaine étape attendue ainsi que la personne/partie prenante impliquée.

Préparez la section des annexes. Il doit s'agir de données pouvant être utilisées pour étayer les données résumées dans le rapport.

Vérifiez l'exactitude et la grammaire du rapport. Si possible, laissez quelqu'un vous aider dans cette dernière étape cruciale. Vérifiez que les faits sont exacts et transmis de la meilleure façon possible avec un langage simple. Vérifiez également les erreurs de grammaire et d'orthographe et corrigez si nécessaire.