Comment rédiger un e-mail formel?
Avant d'écrire un e-mail formel, assurez-vous d'utiliser une adresse e-mail de consonance professionnelle qui comprend votre nom. Lorsque vous écrivez la ligne d'objet de votre e-mail, indiquez clairement le sujet de votre e-mail, mais évitez d'utiliser des phrases complètes ou des descriptions trop longues. Quelque chose comme «Calendrier de la réunion du 12 mars» est approprié. Utilisez une police professionnelle comme Times New Roman en 12 points pour que votre courrier électronique soit facile à lire. Lorsque vous avez terminé de rédiger votre e-mail, n'oubliez pas de le relire avant de l'envoyer afin de détecter les éventuelles erreurs. Pour savoir comment hiérarchiser les informations dans votre e-mail et les détails que vous devriez omettre, continuez à lire!
Avant d'écrire un e-mail formel, assurez-vous d'utiliser une adresse e-mail de consonance professionnelle qui comprend votre nom.
La rédaction d'un e-mail formel peut sembler une tâche ardue, car l'e-mail est si souvent utilisé à des fins personnelles et informelles. Si vous devez écrire un e-mail à un enseignant, un patron, un contact commercial, une agence gouvernementale ou d'autres destinataires nécessitant une formalité, suivez simplement quelques directives simples. Gardez votre message clair et précis, et suivez les attentes en matière de style, de ton et de mise en forme. Enfin, relisez et révisez le contenu de votre e-mail avant de l'envoyer.
Méthode 1 sur 3: formater votre e-mail
- 1Utilisez une adresse e-mail professionnelle. Idéalement, votre adresse e-mail doit être une variante de votre vrai nom, pas un nom d'utilisateur ou un surnom. Utilisez des points, des traits d'union ou des traits de soulignement pour sécuriser une adresse e-mail qui n'est que votre nom, sans chiffres ni lettres supplémentaires, si vous le pouvez.
- Par exemple, coolguy007@theemail.com semblera non professionnel. Meredith.Athena.Calhoun@theemail.com, cependant, convient.
- 2Tenez-vous en à une police professionnelle. La plupart des services de messagerie vous permettent désormais d'écrire en utilisant une variété de polices et de styles de texte. Pour un e-mail formel, cependant, restez prudent, avec des polices comme Times New Roman et Arial. Évitez les polices décoratives comme Comic Sans ou Old English. En plus:
- Écrivez votre e-mail dans une taille de police lisible, par exemple du type 12 points.
- Évitez les styles spéciaux comme l'italique, la surbrillance ou les polices multicolores, à moins qu'ils ne soient justifiés par le contenu et l'objectif de l'e-mail.
- N'utilisez pas toutes les majuscules. Ceux-ci donnent l'impression que vous criez au destinataire.
- 3Utilisez une ligne d'objet courte et précise. Utilisez des mots-clés dans la ligne d'objet qui suggèrent exactement ce que vous écrivez, en quelques mots seulement. Cela permet de s'assurer que les lecteurs ne négligent pas votre e-mail parce que la ligne d'objet est manquante, est trop vague ou suggère que l'e-mail est sans importance.
- Les sujets tels que «Question rapide», «Vous contacter» ou «Envoyer un e-mail à propos d'un sujet important» sont trop vagues ou évidents pour être utiles.
- "Calendrier, liste d'invités, demandes de déjeuner et aperçu de la réunion pour le 12 mars", en revanche, est extrêmement long et couvre plusieurs sujets.
- «Meeting RE: escalator endommagé le 12 mars», est cependant court et précis. Il alerte votre destinataire sur un seul sujet principal et une date spécifique.
Comment rédiger une demande formelle par e-mail?
Méthode 2 sur 3: rédiger votre message
- 1Utilisez une salutation appropriée. Ouvrez toujours un e-mail formel avec une salutation. Il est préférable de s'adresser au destinataire par son nom (s'il est connu). Incluez le titre de la personne (M., Mme, Mme, Dr, etc.) avec son nom de famille, suivi d'une virgule ou de deux points. Vous pouvez faire précéder la salutation par "Cher..." si vous le souhaitez.
- Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, utilisez une formule de salutation comme «Cher Monsieur/Madame», «Cher Monsieur ou Madame» ou «À qui de droit».
- N'utilisez pas «Bonjour», «Hey», «Salut» ou d'autres salutations informelles.
- 2Présentez-vous dans le premier paragraphe (si nécessaire). Si vous écrivez à quelqu'un avec qui vous n'avez pas de relation existante, comme un nouveau client, un responsable du recrutement ou un fonctionnaire, dites-lui qui vous êtes et pourquoi vous écrivez. Faites-le dans la première ou les deux premières phrases de votre e-mail.
- Par exemple, lorsque vous écrivez à un employeur potentiel, vous pourriez dire: «Je m'appelle Earl Rivers. Je vous contacte pour postuler au poste d'assistant administratif répertorié sur CareerXYZ.com.
- 3Priorisez les informations les plus importantes. Une fois que vous vous êtes présenté et la raison générale pour laquelle vous écrivez, vous pouvez suivre le corps de votre e-mail. Mettez le contenu le plus important vers le haut. Cela respecte l'heure de votre destinataire et rend l'objet de votre e-mail clair.
- Lors de l' écriture à un haut fonctionnaire du gouvernement, par exemple, vous pourriez commencer en disant: «Mon nom est Arlene Rivers j'ai obtenu votre. Adresse e - mail du site Web du greffier du comté de Westchester Je vous écris pour contester la. Citation de la circulation, j'ai reçu le 31 Décembre, 2009. "
- 4Arriver au point. Pour un e-mail formel, vous pouvez être direct, tant que vous êtes poli. Tourner autour du pot ne fera que perdre votre lecteur et rendra plus difficile de comprendre ce que vous voulez ou ce dont vous avez besoin d'eux.
- Par exemple, lorsque vous écrivez à un professeur, ne perdez pas de place avec des rembourrages inutiles comme: "C'est Darlene Frankreich. Me connaissez-vous? CHEM 221 est mon cours préféré en ce moment. J'aime la façon dont les cours sont organisés. Je peut toujours suivre et savoir ce qui sera sur les tests. En parlant de tests, je pensais au prochain examen. "
- Au lieu de cela, il serait beaucoup plus clair d'écrire quelque chose comme: «Voici Darlene Frankreich. Je suis une étudiante de votre classe CHEM 221 et j'écris à propos d'un conflit potentiel entre les heures d'examen.»
Vous n'avez généralement pas besoin d'inclure votre adresse postale ou votre adresse e-mail dans un e-mail. - 5Soyez bref. Il n'y a pas de longueur définie pour la durée d'un e-mail. Cependant, c'est une bonne idée de garder un e-mail à environ une longueur d'écran (taille d'un ordinateur portable ou de bureau).
- Si votre e-mail est relativement long, divisez-le en courts paragraphes. Insérez un saut de ligne entre chaque paragraphe au lieu de mettre en retrait.
- 6Utilisez un langage formel. Étant donné que les e-mails formels sont écrits pour des contextes professionnels, vous voudrez donner une bonne impression. Utilisez des phrases complètes et une formulation polie. Évitez les choses comme:
- Argot
- Des contractions inutiles
- Émoticônes et emojis
- Impiété
- Blagues
- 7Utilisez une bonne forme de fermeture. Comme pour les salutations, il existe une variété de fermetures acceptables dans les e-mails formels. Assurez-vous de faire un suivi avec votre nom complet et le titre de votre poste ou une autre signature (si vous en avez un). Voici des exemples de fermetures potentielles:
- "Cordialement,"
- " Cordialement, "
- "Avec respect,"
- "Meilleur,"
- "Ton élève,"
Méthode 3 sur 3: se préparer à envoyer
- 1Incluez toutes les pièces jointes nécessaires. Si vous devez inclure des pièces jointes, assurez-vous de les mentionner dans le corps de l'e-mail pour informer le destinataire qu'elles sont incluses. Soyez courtois en essayant de réduire le nombre de pièces jointes et leur taille de fichier, et en utilisant des types de fichiers courants ou largement compatibles.
- Par exemple, incluez une note comme "Je joins une copie de mon CV et de mon portfolio, au format PDF".
La rédaction d'un e-mail formel peut sembler une tâche ardue, car l'e-mail est si souvent utilisé à des fins personnelles et informelles. - 2Relisez votre message pour le contenu, l'orthographe et la grammaire. Ne vous fiez pas uniquement au vérificateur d'orthographe ou de grammaire de votre service de messagerie. Lire votre e-mail à haute voix ou demander à quelqu'un de le relire est un excellent moyen de détecter les fautes de frappe, les erreurs ou les phrases peu claires.
- 3Assurez-vous que l'e-mail ne contient aucune information sensible. Gardez toujours à l'esprit que le courrier électronique n'est pas un système de communication sécurisé. N'oubliez pas que les serveurs de messagerie peuvent être piratés ou que votre destinataire peut, intentionnellement ou non, partager des informations que vous ne vouliez pas divulguer.
- Évitez d'inclure des éléments tels que des mots de passe, des numéros de compte et des informations confidentielles dans un e-mail.
Questions et réponses
- Comment faire en sorte que cette personne agaçante cesse de vous envoyer des e-mails avec ses questions ou commentaires agaçants?Réécrivez que vous appréciez leur commentaire ou leur question, que vous êtes très clair sur leur position mais que vous n'avez plus le pouvoir d'apporter des changements à la situation. Ensuite, vous pourriez suggérer que vous passiez à un nouveau sujet, ou simplement en rester là.
- Comment terminer un e-mail formel?Un e-mail formel peut être terminé en utilisant une forme correcte de prise de congé. Par exemple: Cordialement, Cordialement, etc., selon la relation entre le destinataire et l'expéditeur.
- Comment rédiger une demande formelle par e-mail?Pour rédiger une demande, commencez par une salutation formelle (comme «Chère Mme Travers»). Commencez l'e-mail par 1 à 2 phrases résumant le sujet de votre demande. Par exemple, "Je vous écris pour vous renseigner sur la crème de vache en argent que vous avez récemment obtenue pour la collection de votre mari." Faites suivre cela avec votre (vos) demande(s), en veillant à formuler votre demande poliment. Par exemple, "Je vous serais reconnaissant si vous pouviez m'envoyer des informations sur l'origine et la date de fabrication de cet article." Terminez en exprimant votre appréciation pour le temps et l'attention du destinataire, et terminez par une conclusion formelle telle que " Cordialement " ou " Cordialement ".
- Est-ce que j'écris mon nom et mon adresse en haut d'un e-mail?Vous n'avez généralement pas besoin d'inclure votre adresse postale ou votre adresse e-mail dans un e-mail. Vous pouvez inclure votre numéro de téléphone professionnel et/ou l'URL du site Web de votre entreprise à la fin de l'e-mail, sous votre nom.
- Comment mentionner qu'un e-mail comprend une pièce jointe?Écrivez "Veuillez vous référer au document ci-joint." n'importe où dans l'e-mail qui semble approprié.
- Quel est le meilleur format pour un e-mail formel?Le format d'un e-mail formel est généralement plus simple que celui d'une lettre traditionnelle. Incluez une ligne d'objet brève et claire afin que le destinataire puisse immédiatement dire de quoi parle l'e-mail. Dans l'e-mail lui-même, commencez par une salutation, suivie du corps de l'e-mail, de votre signature et de votre nom. Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure une signature électronique, qui peut contenir des informations telles que le titre de votre poste et vos coordonnées. Vous pouvez soit mettre vos paragraphes en retrait dans le corps de l'e-mail, soit les séparer par des sauts de ligne.
- Est-il autorisé d'ajouter des informations à la fin de l'e-mail en utilisant PS? Si oui, où doit-on l'écrire?Oui, vous pouvez ajouter les informations PS à la toute fin, après votre signature, avec une ligne sautée entre les deux. Cependant, il serait idéal de simplement incorporer les informations dans le corps de l'e-mail si vous le pouvez.
- Comment démarrer un e-mail formel?Un e-mail formel commence généralement par une salutation (telle que "Cher professeur Eggbert") suivie d'une brève et claire introduction au sujet principal de l'e-mail. Par exemple, «Je vous écris pour savoir si vous offrirez votre cours d'introduction à l'herpétologie ce printemps». Vous n'avez généralement pas besoin d'inclure un en-tête dans un e-mail formel, car vous pouvez inclure ce type d'informations dans votre signature.
- Que dites-vous à la fin de l'e-mail si vous connaissez la personne?S'il s'agit d'un ami, vous pouvez dire: à votre santé, votre nom ici. Ou: A bientôt/plus tard/demain, Votre nom ici
- Dois-je laisser une ligne blanche entre la prise de congé et mon nom?Vous pouvez ajouter une ligne vierge ou non, selon ce qui vous semble le mieux.
Les commentaires (30)
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