Comment rédiger un e-mail de rappel amical?
Pour écrire un e-mail de rappel amical, commencez par un message d'accueil, comme "Bonjour" ou "Bonjour". Ensuite, écrivez quelque chose sur votre connexion avec le destinataire afin que votre e-mail n'ait pas l'air froid. Par exemple, essayez «Comment s'est passé l'école?» ou "Ce voyage que nous avons fait ensemble était une explosion." Ensuite, adoucissez votre rappel en écrivant quelque chose comme "Je sais que cela fait un moment que nous n'avons pas parlé, mais je voulais vous rappeler..." Enfin, terminez votre e-mail par une conclusion amicale telle que "Votre ami" ou "Avis de vous entendre." Pour obtenir des conseils sur la façon de corriger vos e-mails en cas d'erreur, lisez la suite!
Pour écrire un e-mail de rappel amical, commencez par un message d'accueil, comme "Bonjour" ou "Bonjour".
Écrire un e-mail de rappel amical peut être délicat. Vous ne voulez pas paraître agressif ou impatient, mais il est important de faire passer votre message. Donnez un ton amical à votre e-mail avec des salutations et des expressions douces. Couvrez le nécessaire de votre e-mail de rappel afin que le destinataire sache clairement ce que vous voulez. Assurez-vous d'avoir un e-mail sans erreur afin que vous ayez l'air non seulement amical, mais aussi professionnel.
Partie 1 sur 3: donner un ton amical
- 1Saluez le destinataire. Dans les situations professionnelles, vous devrez peut- être utiliser un message d'accueil standard, comme «Cher un tel». Cependant, de plus en plus, les e-mails personnalisés deviennent la norme. Voici quelques messages d'accueil par e-mail qui peuvent vous aider à adopter un ton amical dès le début:
- salut John
- salut
- Longtemps sans voir
- Hey!
- 2Référencez votre connexion au destinataire. Si vous vous en tenez simplement au rappel, votre message pourrait sembler froid. Faites référence à votre lien personnel avec le destinataire en incluant des phrases qui reflètent votre amitié et vos expériences partagées. Ceux-ci peuvent inclure:
- Comment se passe l'école?
- Mon ami, comment vas-tu?
- J'ai passé un très bon moment avec toi le week-end dernier.
- Quand avons-nous parlé pour la dernière fois, il y a un mois?
- Ce voyage que nous avons fait ensemble était une explosion! Nous devrons le refaire bientôt.
- 3Adoucissez vos expressions. Ceci est particulièrement important pour la partie rappel de l'e-mail. Si cela fait longtemps que vous n'avez pas été en contact avec le destinataire, il peut être judicieux de lui présenter des excuses légères ou une excuse pour n'avoir contacté le destinataire que pour un rappel. Voici quelques exemples d'expressions adoucies:
- Je sais que cela fait un moment que nous n'avons pas parlé, mais je voulais vous rappeler...
- Les choses ont été si mouvementées avec le nouveau bébé, je viens juste de me rappeler de vous rappeler...
- Je sais que vous avez été occupé, donc je ne voulais pas vous importuner, mais je voulais envoyer un rappel...
Écrire un e-mail de rappel amical peut être délicat. - 4Sois poli. Si le rappel est important, il est facile de trouver trop fort. Gardez à l'esprit que le destinataire a des choses qui se passent dans sa vie. N'oubliez pas de dire «s'il vous plaît» et «merci» ainsi que des expressions équivalentes. Vous pouvez inclure des expressions polies telles que:
- Désolé de vous déranger, mais je voulais m'assurer...
- Si vous pouviez répondre à cet e-mail dès que vous en aurez le temps...
- Merci d'avoir pris le temps de lire toute réponse à ce rappel. Je vous en suis reconnaissant.
- J'attendrai votre réponse avec impatience.
Partie 2 sur 3: couvrir le nécessaire
- 1Utilisez une ligne d'objet. Vous n'avez pas besoin d'écrire une ligne d'objet intelligente . Ceux qui sont clairs et précis seront les plus utiles. Ceux-ci permettront au destinataire de connaître l'objet de l'e-mail en un coup d'œil. Certaines options courantes pour un rappel amical par e-mail peuvent inclure:
- Enregistrement
- Petit rappel sur...
- Prochain voyage/événement/etc.
- Effectif pour voyage/événement/etc.
- 2N'oubliez pas d'inclure votre rappel. Lorsque vous essayez tellement d'être amical et poli, il peut être facile de laisser de côté quelque chose d'important, comme le rappel réel. Placez votre rappel près du début de l'e-mail, peu de temps après le message d'accueil et une brève connexion personnelle. Par example:
- "Bonjour,
ça fait un moment que nous n'avons pas parlé, Ben. Comment vont ta femme et tes enfants? Les miens m'occupent pas mal, mais je voulais vérifier avec toi à propos de..." - "Hé!
Grand-mère, je voulais t'envoyer un message. Désolé d'avoir été si occupé. Je voulais juste te rappeler notre rendez-vous pour le déjeuner..."
- "Bonjour,
- 3Utilisez un langage concis. Il est généralement vrai que le langage poli utilise des expressions plus longues. Par exemple, l'expression «Travailler plus dur» serait plus polie que «Ce serait peut-être une bonne idée de travailler plus dur». Bien que polies, ces longues expressions peuvent rendre l'objet de votre e-mail difficile à cerner.
- Utilisez une structure simplifiée pour votre e-mail. Cela peut ressembler à quelque chose comme: Salutation (ouverture) → Connexion personnelle → Rappel → Valediction (fermeture)
Certaines options courantes pour un rappel amical par e-mail peuvent inclure. - 4Supprimez les informations inutiles. Pour chaque phrase et chaque partie de chaque phrase, demandez-vous: «Est-ce nécessaire?» Dans certains cas, «nécessaire» peut signifier quelque chose d'aussi large que «C'est nécessaire pour que mon e-mail ne semble pas froid.» Supprimez les parties inutiles de l'e-mail.
- En général, les adverbes (comme «très», «vraiment», «vraiment», «extrêmement» et «certainement») peuvent être supprimés pour rendre votre message plus concis.
- 5Fermez l'e-mail avec une validation. «Valediction» est un mot sophistiqué qui signifie «dire adieu». Les mots d'adieu incluent des expressions telles que «Meilleur», «Sincères salutations», «Sincèrement» et «Sincèrement». Votre signature doit suivre votre validation. Ces alédictions communes, cependant, pourraient sembler impersonnelles. Vous pouvez essayer quelque chose comme:
- Ton ami
- Acclamations
- Tous mes vœux
- Bonne journée
- Tag, tu l'es
- Hâte de vous entendre
Partie 3 sur 3: assurer un e-mail sans erreur
- 1Relisez votre e-mail. Même en parcourant votre e-mail une ou deux fois rapidement, vous éliminerez de nombreuses erreurs simples qui pourraient s'être glissées lors de sa rédaction. Une fois que vous avez fini de composer, relisez votre e-mail pour l'orthographe et la grammaire.
- De nombreux services de messagerie ont un vérificateur de grammaire et d'orthographe gratuit. La qualité de ceux-ci dépendra de votre fournisseur de messagerie. Dans certains cas, ces vérificateurs peuvent ne pas être très précis.
- N'oubliez pas de vérifier votre ligne d'objet, votre message d'accueil et votre mot de passe (clôture). Il est facile de les ignorer et de se concentrer uniquement sur le corps de votre e-mail.
Couvrez le nécessaire de votre e-mail de rappel afin que le destinataire sache clairement ce que vous voulez. - 2Lisez votre e-mail à haute voix. Si vous écrivez un e - mail important ou si vous voulez vraiment être particulièrement amical ou poli avec quelqu'un, lisez votre e-mail du début à la fin à haute voix. Cela semble-t-il conversationnel? Si tel est le cas, votre e-mail est prêt à être envoyé.
- Réécrivez des phrases ou des passages qui semblent maladroits. Utilisez votre meilleur jugement pour évaluer cela. Cela varie d'une personne à l'autre, en fonction de votre style de parole.
- 3Demandez à une autre personne de consulter l'e-mail. Pour les communications importantes, comme celles destinées aux entreprises, vous pouvez souhaiter qu'une autre personne vérifie le rappel avant de l'envoyer. Si vous avez écrit un e-mail concis, cela prend généralement peu de temps et peut aider à détecter même les plus petites erreurs.
- Vérifiez votre service de messagerie en ligne. Envoyez un message à un ami en ligne en lui demandant quelque chose comme: «Hé, pourriez-vous lire un court e-mail que je dois envoyer? Cela ne prendra qu'une minute».
- N'oubliez pas d'exprimer votre gratitude à toute personne qui lit votre e-mail. Ils vous rendent service, après tout.
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Questions et réponses
- Est-ce bien de dire «Je voudrais vous rappeler amicalement»?Il serait juste de dire "Je vous offre un rappel amical", mais oui, c'est bien de dire cela comme un premier coup de pouce. Assurez-vous cependant que votre formulation est plus sévère si des rappels futurs sont nécessaires.
- Je suis collaborateur ad hoc dans mon entreprise depuis 11 mois maintenant, et je souhaite rédiger une lettre de rappel pour mon reclassement. Pouvez-vous me donner des directives sur la façon de procéder?Soigneusement. Soulignez vos points forts, mais mentionnez également une ou deux choses que vous avez mal faites ou qui ne se sont pas très bien passées, en ajoutant ce que vous en avez appris. Énoncez explicitement ce que vous demandez sans aucune accusation, obligation ou délai. Envisagez de le faire oralement à la place; demandez une réunion pour en discuter plutôt que d'écrire un e-mail.
- J'ai envoyé un rappel à la fête pour le paiement, mais je dois envoyer un autre rappel. Comment dois-je faire?Chaque rappel ultérieur est plus sévère que le précédent. «Je suis sûr que vous avez oublié» est suivi de «Veuillez payer dans les trois jours», qui est suivi d'un avis de défaut, puis d'une lettre d'un avocat, etc. Vous êtes libre de rappeler à la personne, mais si vous ne t augmenter le niveau de gravité à chaque rappel, la partie pourrait simplement penser que vous êtes faible et n'ira jamais devant les tribunaux, ce qui réduit l'urgence de payer. C'est le contraire de ce que vous voulez atteindre.
