Comment faire une meilleure impression au téléphone?

Faire bonne impression au téléphone est une compétence que tout le monde peut maîtriser. La clé est d'utiliser le bon son et l'étiquette, car l'autre personne ne peut pas vous voir. S'appuyer entièrement sur le son plutôt que sur d'autres sens peut être un défi au début. Mais avec un peu de pratique et de préparation, vous aurez bientôt l'air d'un pro.

Partie 1 sur 3: préparation de votre appel

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Décidez de ce que vous voulez accomplir. Si vous prenez quelques minutes pour vous préparer, cela peut vous aider à avoir l'air confiant et à rester concentré. Venez avec quelques objectifs que vous espérez accomplir lors de votre appel. Vous pouvez même essayer de faire une liste de contrôle afin de rester concentré.
- Un objectif possible pourrait être de faire forte impression auprès d'un employeur potentiel. Cela peut impliquer de montrer de l'intérêt pour le poste, d'afficher des connaissances sur l'entreprise et de présenter des arguments solides sur la manière dont vous seriez bénéfique à leur mission. Vous pouvez noter vos réalisations spécifiques qui sont pertinentes pour le poste pour vous assurer de ne rien oublier.
- Un autre objectif possible est de vendre un produit. Cela pourrait impliquer d'expliquer l'utilisation du produit, de démontrer comment le produit profiterait au client et d'offrir un avantage à l'achat du produit immédiatement.
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Notez les informations avant l'appel. Le simple fait d'écrire le nom de la personne et les points de discussion avant de passer l'appel vous mettra à l'aise. De cette façon, si vous commencez à vous sentir nerveux en parlant à la personne, vous n'avez pas à vous soucier d'oublier quelque chose d'important. C'est juste là devant vous!
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Répétez l'appel. Passer du temps à pratiquer votre appel téléphonique vous aidera à résoudre les problèmes à l'avance. Peut-être que vous ne savez pas exactement comment formuler quelque chose ou comment aborder un sujet difficile. Si vous comprenez cela à l'avance, vous pourrez surmonter tous les défis potentiels.
- Essayez de demander de l'aide à un ami. Par exemple, si vous allez passer une entrevue pour un poste, votre ami pourrait agir en tant qu'employeur potentiel et mener une entrevue simulée avec vous. Cela peut être utile car votre ami pourrait penser à des questions ou remarquer des aspects de votre discours que vous avez négligés.
- Essayez également de vous enregistrer en train de parler. Cela vous donnera une chance d'entendre ce que l'autre personne fera et de faire des ajustements. Faites attention au son de votre voix et travaillez sur les phrases de manière claire et concise.
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Utilisez le bon équipement. Étant donné qu'un appel téléphonique repose entièrement sur le son, l'utilisation d'un téléphone de qualité est d'une grande importance. Peu importe la façon dont vous parlez, si la personne ne peut pas vous comprendre, elle ne sera pas impressionnée. Utilisez une ligne fixe sur un téléphone portable, car les téléphones cellulaires entrent et sortent en fonction du service. Assurez-vous qu'il n'y a pas d'électricité statique sur la ligne et désactivez l'appel en attente pour éviter toute interruption.
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Mettez en œuvre un langage corporel positif. Étant donné que la personne ne peut pas vous voir, il peut être tentant de se pencher ou de se pencher. Mais saviez-vous que cela peut se manifester au son de votre voix? Si vous vous tenez les épaules en arrière et regardez droit devant vous, votre voix semblera beaucoup plus autoritaire et confiante.
- Essayez de sourire pour que votre voix soit positive et optimiste. Cela peut sembler étrange au début, mais rappelez-vous que votre physicalité transparaît dans votre voix. L'appelant pensera seulement que vous avez l'air chaleureux et agréable et n'aura aucune idée que vous souriez maladroitement à l'autre bout.
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Allez dans un endroit calme. De préférence, pas dans votre voiture! Trouvez une pièce calme et stationnaire où vous ne serez pas dérangé. Le bruit de fond peut être incroyablement gênant lors d'un appel et semble toujours non professionnel. Une pièce calme vous aidera à vous concentrer sur l'appelant et lui permettra de se concentrer sur vous plutôt que sur ce bruit de bip étrange ou sur le couple bruyant à proximité.
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Regardez une photo. Si vous avez du mal à avoir l'air positif, essayez de regarder quelque chose qui vous fait vous sentir bien. Ayez une photo de votre endroit préféré ou de votre famille à proximité. Cela peut améliorer votre humeur, ce qui transparaîtra toujours dans votre voix.
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Ayez un verre d'eau à proximité. Au cas où la conversation se prolongerait, vous ne voulez pas que votre voix devienne sèche et grinçante. Parfois, les nerfs peuvent également contribuer à la sécheresse de la bouche. Le simple fait d'avoir de l'eau vous aidera à parler à un bon volume aussi longtemps que vous en aurez besoin.
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Ayez un stylo et un morceau de papier à portée de main. C'est pour prendre des notes pendant la conversation. Préparez-le avant de passer l'appel afin de ne pas avoir à y penser. Parfois, les appels téléphoniques nécessitent un suivi ou des étapes supplémentaires. Au lieu d'essayer de mémoriser tout cela sur place, notez-le pour que votre succès conversationnel puisse continuer même après l'appel initial.
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Ayez des ressources à portée de main. Selon la nature de l'appel téléphonique, il peut être très utile de disposer de ressources pertinentes à titre de référence. De cette façon, vous pouvez vérifier rapidement vos ressources plutôt que de vous fier entièrement à la mémoire.
- Pour un entretien d'embauche, vous pouvez envisager d'imprimer des informations sur l'entreprise et toutes vos questions.
- Pour un appel de vente, vous souhaitez probablement avoir les informations sur votre produit sous la main.
- Si vous essayez de prendre rendez-vous avec quelqu'un, essayez d'avoir des informations sur l'endroit où vous souhaitez vous rendre et ayez votre agenda avec vous.

N'essayez pas d'étirer la vérité pour vous améliorer — Aussi tentant soit-il, n'essayez pas d'étirer la vérité pour vous améliorer.

Partie 2 sur 3: parler de manière appropriée

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Parle clairement. Cela signifie énoncer des mots, utiliser une intonation appropriée et parler lentement. Pratiquez ceci à l'avance pour que cela devienne une seconde nature et enregistrez-vous pour vérifier votre son. Cela ne doit jamais sembler robotique ou forcé, mais clair et agréable. Le son de votre voix est très utile lors d'un appel téléphonique. Assurez-vous de ne pas marmonner!
- Entrainez-vous à parler plus lentement que d'habitude. Puisqu'il est plus difficile de comprendre quelqu'un au téléphone, assurez-vous de prendre votre temps sans traîner.
- La respiration joue également un rôle important dans la parole. Prenez une profonde inspiration avant d'entamer la conversation, puis essayez de maintenir des respirations régulières et régulières tout au long.
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Parlez courtoisement. Faire de bons choix de mots est de la plus haute importance. Si vous essayez d'avoir l'air professionnel, jurer n'est jamais approprié. En cas de doute, faites preuve de politesse. Par exemple, au lieu de contacter un collègue et de lui dire "Quoi de neuf?" essayez quelque chose d'un peu plus formel comme "Comment vas-tu aujourd'hui?"
- Une courtoisie commune lors de l'appel est de demander à l'appelant: "Est-ce un bon moment pour vous?" Cela montre de la considération pour l'autre personne et peut éliminer la gêne potentielle de la faire se précipiter dans la conversation.
- Le discours courtois dans d'autres domaines de conversation s'applique également au téléphone. Par exemple, ne sous-estimez pas la puissance d'expressions simples telles que «s'il vous plaît» et «merci». De plus, assurez-vous de ne pas interrompre l'autre personne.
- Soyez également courtois avec le temps de l'auditeur. Il n'est pas nécessaire de parler ou de parler à quelqu'un de l'oreille. Essayez d'aller au but.
- Peut-être que la courtoisie numéro un est la simple honnêteté. Cela montre à la personne que vous la respectez suffisamment pour lui dire la vérité. Aussi tentant soit-il, n'essayez pas d'étirer la vérité pour vous améliorer. Cela endommage le rapport et finit par remonter à la surface.
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Écoutez activement. Une grande partie d'être un bon interlocuteur au téléphone se fait sans même parler. Il est important d'écouter vraiment l'autre personne et de réagir en conséquence. Si vous avez du mal à faire attention, essayez d'écrire quelques notes sur ce qu'ils disent.
- Pour montrer que vous avez écouté, répétez une partie de ce qu'ils ont dit lorsque vous répondez, par exemple: "J'ai apprécié ce que vous avez dit au sujet de la priorité accordée aux clients. C'est également très important pour moi." Ensuite, vous pouvez ajouter à ce qu'ils ont dit pour continuer la conversation.
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Utilisez le nom de l'appelant. C'est une belle touche personnelle. Cela aide à développer une connexion avec l'appelant en tant que personne plutôt que simplement cette voix à l'autre bout de la ligne. Il n'est pas nécessaire d'en faire trop, mais assurez-vous parfois de l'inclure. Vous pourriez essayer de dire: "J'ai vraiment apprécié le temps que nous avons passé ensemble, Linda, et j'espère que nous pourrons nous revoir un jour."
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Terminez sur une note positive. L'impression finale que vous faites est la note que vous laisserez à la personne. Ce sera ce qui restera dans leur esprit. Assurez-vous de les remercier pour leur temps et essayez de leur rappeler brièvement un point positif de votre conversation. Par exemple, vous pourriez dire quelque chose comme: "Je vous remercie d'avoir pris le temps de parler aujourd'hui. Je suis heureux que nous ayons eu la chance de fixer ces objectifs pour notre entreprise."

Vous récolterez à plusieurs reprises des récompenses pour vos efforts — Investissez quelques minutes pour avoir un meilleur son et vous récolterez à plusieurs reprises des récompenses pour vos efforts.

Partie 3 sur 3: Utilisation de l'étiquette téléphonique

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Répondez rapidement à votre téléphone lorsqu'il sonne. Si vous attendez un appel important, gardez votre téléphone à proximité et essayez d'y répondre dans les trois sonneries. Laisser votre téléphone sonner pendant une longue période peut rendre l'appelant sans importance ou s'impatienter.
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Renvoyez les appels rapidement lorsque quelqu'un vous laisse un message. Essayez de répondre dès que vous le pouvez. Cela montre à l'appelant que vous les appréciez. Si vous étiez censé être disponible lorsqu'ils ont appelé, assurez-vous de vous excuser et de leur expliquer brièvement pourquoi vous n'étiez pas là. Par exemple, vous pourriez dire: "Je suis désolé de ne pas être là lorsque vous avez appelé. Le match de football de mon fils a été prolongé." Dans la mesure du possible, essayez de faire savoir à l'avance à la personne que vous ne serez pas disponible.
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Avoir une messagerie vocale professionnelle. Pour les moments où vous ne pouvez pas accéder au téléphone, ayez un message préenregistré plutôt qu'un message informatisé. Les messages que vous laissez en disent long sur vous. S'ils ne sont pas amicaux ou aléatoires, ils peuvent laisser à vos auditeurs une impression négative.
- Choisissez quelque chose comme "Salut! C'est Drew. Je ne suis actuellement pas disponible pour répondre à votre appel. Veuillez laisser votre nom et votre numéro et je vous rappellerai dès que possible. Merci beaucoup et passez une excellente journée!" au lieu d'avoir une voix informatisée, dites: «Boîte 3709 - laissez un message à la tonalité».
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Faites un suivi si nécessaire. Souvent, un appel téléphonique nécessite plusieurs conversations. Assurez-vous d'obtenir toutes les informations nécessaires pour faire un suivi avec la personne et faites toujours ce que vous dites que vous voulez. Si vous dites à quelqu'un: "Je vérifierai ces chiffres et je vous répondrai plus tard dans la journée", alors assurez-vous de vérifier les chiffres et de leur revenir ce jour-là!
- Si quelqu'un vous demande des informations que vous n'avez pas actuellement, demandez-leur s'il est acceptable de les examiner et de les rappeler. Vous pourriez dire quelque chose comme: "Je suis désolé, mais je n'ai pas cette information pour le moment. Serait-il correct de le savoir et de vous rappeler?"
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Appelez pendant les heures de bureau. Si vous ne savez pas quand appeler, les heures normales de bureau (de 9 h à 17 h) sont généralement un bon moment. Il n'y a rien de pire que d'être réveillé par un coup de téléphone.
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Laissez un message de qualité si la personne ne répond pas. Indiquez votre nom, votre numéro et la raison de votre appel. Assurez-vous de ralentir lorsque vous laissez votre numéro de téléphone afin qu'ils puissent l'écrire.

Votre voix semblera beaucoup plus autoritaire — Si vous vous tenez les épaules en arrière et regardez droit devant vous, votre voix semblera beaucoup plus autoritaire et confiante.

Conseils

Prendre quelques minutes pour écrire un script simple, le pratiquer en souriant et en se levant, puis l'enregistrer tout en regardant votre photo ou écran de veille préféré, fera des merveilles pour créer une meilleure impression et laisser aux gens une expérience positive de qui vous êtes.
Parlez comme si vous étiez à une réunion ou à une réunion. Cela peut aider à calmer le sentiment d'être mal à l'aise d'être entouré d'une voix désincarnée.
Nous préférons tous interagir avec des personnes que nous aimons et avec lesquelles nous sommes en relation. Vous pouvez vous partager authentiquement et vous connecter avec les autres en suivant ces étapes simples pour élever votre esprit et votre voix. Investissez quelques minutes pour avoir un meilleur son et vous récolterez à plusieurs reprises des récompenses pour vos efforts.
Si vous ne comprenez pas une question, comptez jusqu'à cinq avant de répondre. Cela vous donnera le temps de réfléchir. Si cela n'a toujours pas de sens, demandez une reformulation en déclarant que vous ne comprenez pas très bien ce que veut l'orateur.

Mises en garde

Ne le prenez pas trop au sérieux et ne vous mettez pas trop de pression. Vous pouvez vous amuser avec cela et apprendre au fur et à mesure.

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