Comment organiser un entretien téléphonique?
En fait, organiser un entretien téléphonique est beaucoup plus facile que d'organiser un entretien en personne, pour les deux parties.
On vous a déjà dit de planifier un entretien téléphonique et vous ne savez pas par où commencer? En fait, organiser un entretien téléphonique est beaucoup plus facile que d'organiser un entretien en personne, pour les deux parties. Que vous postuliez pour un emploi, embauchiez un nouvel employé ou que vous meniez simplement un entretien d'information, lisez la suite pour savoir comment procéder.
- 1Sachez qui vous voulez interviewer. Si vous êtes un employeur, lisez attentivement le CV et la lettre de motivation du candidat et familiarisez-vous avec toute autre information dont vous disposez. Vous pouvez même rechercher leur nom en ligne ou utiliser leur profil LinkedIn ou un autre réseau social pour en savoir plus. Si vous êtes un employé, essayez de savoir à qui vous allez parler et assurez-vous de faire de nombreuses recherches sur l'entreprise et le poste pour lequel vous postulez. Lorsque vous menez un entretien d'information, recherchez la personne à qui vous parlerez pour en savoir plus sur ses expériences, son histoire et ses connaissances dans les domaines liés à ce que vous poserez.
- 2Décidez quand vous voulez mener l'entretien. Choisissez un moment où vous serez libre et concentré; ne le programmez pas à 8 heures du matin si vous aimez dormir ou à 15 heures si vous venez chercher des enfants. Planifiez l'appel à un moment où vous pouvez être dans un endroit calme et vous concentrer sur l'appel. Une fois que vous avez décidé de l'heure de la journée, assurez-vous de vérifier votre calendrier et de choisir une date libre afin de ne pas vous précipiter d'une chose à l'autre. Cela vous aidera à vous détendre avant et pendant l'appel. Choisissez ensuite une date et une heure de sauvegarde. Une fois que vous avez obtenu ces deux dates alternatives, préparez-vous avec une troisième au cas où l'autre personne ne serait pas disponible pour l'un de vos deux premiers choix. Vous devrez peut-être tenir compte des fuseaux horaires si votre entretien téléphonique est avec une entreprise dans un autre pays ou une autre région.
On vous a déjà dit de planifier un entretien téléphonique et vous ne savez pas par où commencer? - 3Sachez ce que vous attendez de l'entretien téléphonique. Que vous soyez un employeur essayant de décider d'embaucher un candidat, un employé essayant d'obtenir un emploi ou un journaliste cherchant des informations générales sur n'importe quel sujet, ayez un objectif pour l'entretien et sachez quel type d'informations vous recherchez. Être précis à ce sujet vous aidera à poser des questions et à y répondre de la manière la plus productive et la plus dirigée possible.
- 4Contactez l'autre partie au sujet de l'entrevue. Si vous allez mener l'entrevue, contactez la personne que vous interviewerez par téléphone ou par courriel. Demandez un entretien téléphonique, expliquez le but de l'entretien et proposez les dates et heures que vous avez choisies ou demandez quand l'autre personne sera disponible. Si vous êtes un employé postulant à un emploi, l'entreprise doit vous contacter, alors répondez avec votre disponibilité. Dans les deux cas, déterminez une date et une heure qui vous conviennent à tous les deux, en prévoyant suffisamment de temps pour un long entretien, si vous en avez besoin.
- 5Dressez une liste de questions ou de sujets. L'un des principaux avantages d'un entretien téléphonique par rapport à un entretien en personne est que la personne à qui vous parlez ne verra pas les documents écrits que vous utilisez. Prenez quelques notes pour vous préparer à l'entrevue. Écrivez quelques questions que vous voulez poser. Si vous postulez pour le poste, proposez des questions potentielles que l'intervieweur pourrait poser et notez vos réponses. Vous n'avez pas besoin de vous référer constamment à vos notes tout au long de l'entretien - et en fait, vous ne devriez pas; au lieu de cela, concentrez-vous sur l'établissement d'un rapport avec l'intervieweur - mais les préparer et les avoir là-bas peut vous donner confiance dans vos réponses et vous aider si vous ne savez pas quoi dire.
Si vous allez mener l'entrevue, contactez la personne que vous interviewerez par téléphone ou par courriel. - 6Confirmez la date et l'heure la veille de l'entretien. Surtout si vous avez programmé l'entretien une semaine ou plus à l'avance, confirmez la date et l'heure par e-mail environ 24 heures avant l'entretien. Confirmez que la date et l'heure fonctionnent toujours pour vous deux et vérifiez que vous êtes tous prêts pour l'entretien.
- 7Choisissez un endroit pour prendre l'appel. Vous voudrez un espace calme et tranquille où vous pourrez vous concentrer complètement, sans distraction ni interruption. Utilisez un bureau ou une autre pièce et fermez la porte. Installez-vous dix ou quinze minutes avant la date prévue de l'entretien afin d'être prêt si l'appel arrive quelques minutes plus tôt et d'avoir de l'eau, du papier et un stylo à portée de main. Respirez profondément avant de décrocher le téléphone. Détendez-vous et essayez de profiter de l'entretien.
- Avant de répondre à un appel téléphonique, prenez un moment pour respirer profondément. Il ralentit le rythme cardiaque et vous fait paraître moins pressé.
Demandez un entretien téléphonique, expliquez le but de l'entretien et proposez les dates et heures que vous avez choisies ou demandez quand l'autre personne sera disponible. - Pour faire meilleure impression au téléphone, restez debout pendant que vous parlez à quelqu'un. Se tenir debout nous encourage à respirer et à mieux projeter nos voix.
- Si vous êtes à la recherche d'un emploi et que vous attendez des rappels de n'importe quelle entreprise, ayez toujours quelques stylos et du papier à proximité de vous et de votre téléphone. N'oubliez pas que les stylos ne fonctionnent parfois pas et c'est pourquoi vous en avez besoin de quelques-uns. Parce que, que vous ayez ou non une tablette sur laquelle écrire ou que vous mettiez toutes vos notes dans votre téléphone, vous aurez probablement besoin d'écrire quelque chose lors d'un appel téléphonique «impromptu», puis une fois l'appel terminé, vous pourrez le transférer informations sur votre téléphone/ordinateur portable/etc.
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Questions et réponses
- Que puis-je faire pour chasser la peur de l'entretien de mon esprit?Essayez de faire des activités relaxantes, comme prendre un bain ou lire un livre. Essayez de faire quelque chose qui demande de l'énergie que vous aimez comme le sport, ce qui vous changera sûrement l'esprit. Vous pouvez également y réfléchir de manière rationnelle et en parler à votre ami, à votre parent ou à toute personne proche de vous.
