Comment être le secrétaire d'une organisation?

Quel est le rôle d'un secrétaire organisateur dans une organisation?

Que vous parliez d'un conseil étudiant, d'un groupe politique ou d'un groupe de travail spécial, toutes les organisations ont besoin d'un secrétaire. Le secrétaire est sans doute l'officier le plus important car il est responsable de l'organisation, de l'assimilation et de la diffusion des informations à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. Ils doivent être organisés, travaillants, intelligents et posséder d'excellentes compétences en rédaction.

Pas

1

Décidez que c'est le bon travail pour vous. Certaines personnes pensent qu'il est plus facile d'être secrétaire que trésorier ou président, mais de nombreux anciens combattants vous diront que le travail de secrétaire est beaucoup plus difficile.
2

Rencontrez la secrétaire sortante si possible. Demandez-lui de vous remettre les procès-verbaux des réunions précédentes, les correspondances, les rapports, les ordres administratifs, etc. Avec un peu de chance, ceux-ci seront déjà bien organisés et prêts à être pris en charge; sinon, lisez l'étape suivante.
3

Procurez-vous un classeur ou une mallette. Celles-ci devraient être fournies par votre organisation, mais si elles ne le sont pas, l'achat de pièces d'occasion est une bonne première étape et un excellent moyen de réduire les dépenses inutiles de votre part ou de la part de votre organisation. Il existe de nombreux systèmes de classement qui peuvent être utilisés pour les documents administratifs tels que les procès-verbaux de réunions, les règlements administratifs, etc. lisez-les et déterminez lequel est le plus facile à suivre et le moins cher à mettre en œuvre, et tenez-vous-en à ce système. Si vous avez reçu les fichiers dans un désordre désorganisé, vous ne voulez pas les laisser ainsi pour la prochaine secrétaire une fois votre mandat terminé.
4

Apprenez que de bonnes compétences organisationnelles font une bonne secrétaire. Si le bureau de votre organisation n'est pas bien organisé, c'est quelque chose qui doit être résolu immédiatement. Utilisez le bureau pour stocker toute la documentation pertinente et essayez d'utiliser le même système de classement que celui que vous avez utilisé sur votre classeur.

Quel est le rôle du secrétaire organisateur dans une organisation?
5

Passez de petit à grand lors de l'organisation des fichiers et des documents. Commencez par classer tous les documents pertinents dans un classeur ou une mallette, puis organisez l'ensemble du bureau et de l'organisation en utilisant le même système, mais à une plus grande échelle. Cela rendra le bureau très convivial et offrira beaucoup de tranquillité d'esprit à vous et à votre successeur.
6

Développez de bons contacts et utilisez-les à bon escient. Un comportement amical et professionnel est très important pour le secrétaire d'une organisation. Vous apprendrez très rapidement que la plupart des secrétaires s'appuient sur un réseau complexe d'amis et de contacts pour mener leurs activités quotidiennes.

Conseils

N'utilisez pas les ressources de votre entreprise ou organisation (par exemple: fournitures de bureau, serveur de messagerie, ordinateur portable, etc.) pour des activités personnelles. Même si vous êtes bénévole, l'organisation ne vous «doit» rien, et c'est de très mauvais goût.
Ces directives suivent les «Rules of Order» de Robert, l'un des manuels de secrétariat les plus connus à ce jour. Il est conseillé de rechercher ces précieuses ressources; une grande partie est publiée gratuitement sur le Web.
Ayez toujours un plan B lors de l'organisation d'un événement, car vous ne savez jamais ce qui va se passer. Ceci est particulièrement important si vous préparez un événement ou attendez que des conférenciers et / ou des divertissements se présentent. Il n'y a rien de pire que d'assister à un événement et d'avoir une erreur colossale. Si la restauration ne se présente pas, vous feriez mieux de vous assurer d'avoir contacté la pizzeria locale à l'avance et de lui donner un avertissement. (note: la pizzeria locale devrait probablement aussi faire partie de votre liste de contacts).
Tenez les membres informés des activités, des événements et des plans et assurez-vous que le public est au courant des événements à venir.
N'oubliez pas que lorsque vous essayez d'organiser des réunions et des événements, organiser d'autres personnes peut être au mieux difficile.
En rédigeant de bons procès - verbaux de réunion et en les fournissant en temps opportun (une réunion d'une heure devrait avoir 1 à 2 pages de minutes au maximum, et celles-ci devraient être soumises au groupe pour commentaires dans les 5 jours ouvrables), garantit que les membres de l'organisation sont sur la «même page» et capable de prendre des mesures plus efficaces plus tôt.

Un comportement amical et professionnel est très important pour le secrétaire d'une organisation.
Ayez toujours un comportement professionnel et convenable.
Planifier à l'avance. C'est le rôle du secrétaire de coordonner les événements de l'entreprise / organisation. Vous ne pouvez tout simplement pas organiser un événement selon un calendrier de dernière minute. Si vous avez besoin de planifier quelque chose de dernière minute, rendre l'événement moins formel peut alléger la pression pour vos invités et pour vous-même.
L'une des fonctions les plus importantes d'un secrétaire est de communiquer avec ses membres et le grand public.
Un secrétaire s'assure que tout le monde sait quand une certaine réunion a lieu. Ils s'assurent également que tout le monde est présent à la réunion. Ils saisissent également les dates importantes pour l'organisation ou l'entreprise.
Conservez vos fichiers, documents, courrier et argent en lieu sûr!

Lisez aussi: Comment être stagiaire politique?

Comment être le secrétaire d'une organisation?

Pas

Conseils

Questions et réponses

Les commentaires (2)

Lisez aussi: