Comment organiser un classeur?

Organisez votre classeur en vous débarrassant des anciens fichiers, en trouvant un système de classement qui vous convient et en l'entretenant en permanence.

Organiser un classeur peut être difficile, qu'il s'agisse d'une armoire personnelle remplie de factures payées et d'informations fiscales ou d'une armoire de travail remplie de projets et de factures terminés. Organisez votre classeur en vous débarrassant des anciens fichiers, en trouvant un système de classement qui vous convient et en l'entretenant en permanence.

Partie 1 sur 4: Purger les anciens documents

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Achetez un classeur si vous n'en avez pas. Recherchez une armoire de bonne qualité et de bonne taille pour votre maison ou votre bureau dans le respect de votre budget. Pensez à une armoire ignifuge et étanche, en cas de catastrophe naturelle qui pourrait frapper votre maison. Un paquet de ces armoires se trouve dans les magasins locaux, les magasins de meubles, les ateliers de menuiserie et les centres commerciaux.
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Commencez à parcourir vos fichiers. Mettez de côté tout ce qui est manifestement vieux ou inutile. Mettre de côté:
- Reçus pour les produits que vous ne possédez plus.
- Courrier indésirable
- Anciennes factures pour des services que vous n'utilisez plus
- Lettres d'affaires d'un ancien travail
- Des tampons dont vous n'avez plus besoin
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N'ayez pas peur de vous débarrasser des choses. Bien que certains documents comme les certificats de naissance et les informations fiscales soient évidemment importants, il peut y avoir du courrier indésirable ou d'anciens reçus qui semblent importants mais qui ne le sont pas vraiment. Réfléchissez à chaque document lorsque vous prenez votre décision et demandez-vous s'il pourrait réellement être utile à l'avenir. Si vous ne le manquiez pas s'il disparaissait pendant un an, vous pouvez probablement le jeter.
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Soyez prudent lorsque vous jetez des objets au travail! Assurez-vous de demander à vos superviseurs avant de jeter quoi que ce soit, car cela peut être plus important que vous ne le pensez. Votre entreprise peut également avoir des politiques sur la durée de conservation des objets et la manière dont ils doivent être éliminés.
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Décidez quelles choses doivent être conservées. Cela dépendra généralement de leur actualité ou de leur utilité. Faites preuve de discrétion et réfléchissez à la question de savoir si les documents seront utiles ou nécessaires à l'avenir. S'ils sont vraiment importants, gardez-les. Pour obtenir des informations fiscales, des dossiers d'assurance et des documents vitaux, conservez-les pendant les périodes suivantes:
- Conservez les informations de déclaration de revenus pendant 7 ans, ainsi que tous les reçus pour les articles que vous avez déduits de vos impôts. L'IRS peut vérifier tout retour jusqu'à 6 ans après le dépôt de vos impôts.
- Conservez les dossiers d'assurance, les relevés d'hypothèque et les preuves de dons de bienfaisance jusqu'à trois ans.
- Assurez-vous de conserver les documents très importants tels que les certificats de naissance et de mariage, les cartes de sécurité sociale, les titres, les actes et les passeports. Gardez-les en sécurité et ne vous en débarrassez jamais.
CONSEIL D'EXPERT

Triez vos articles en trois catégories. Avoir une catégorie chaude pour les documents qui nécessitent une attention immédiate comme les factures, puis un groupe froid qui est archivé pour référence future comme les documents fiscaux. Vous avez également besoin d'un type intermédiaire pour les documents que vous extrayez selon vos besoins, comme les manuels et les répertoires. Mettez les papiers chauds dans un dossier rouge sur votre bureau et mettez les documents du milieu et les documents froids dans un classeur.
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Déchiquetez tous les documents que vous avez mis de côté. Le fait de jeter des documents non déchiquetés peut laisser vos informations personnelles exposées à quiconque les voit. Même si vous n'êtes pas sûr que le document soit sensible, il est préférable de le déchiqueter car il peut contenir des adresses, des dates de naissance ou d'autres informations.
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Déchiquetez ou détruisez également les supports numériques. De nombreuses villes et entreprises auront des jours déchiquetés où les habitants ou les employés peuvent apporter de vieilles disquettes, CD ou disques durs à détruire. Ils veilleront à ce que ce soit fait correctement.

Consultez Comment choisir une serrure de classeur — Si vous rencontrez un problème lors de l'ouverture de la serrure, consultez Comment choisir une serrure de classeur.

Partie 2 sur 4: organiser vos documents importants

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Commencez à organiser les fichiers restants. Déplacez-vous vers un bureau ou une grande table et organisez les papiers en piles qui vous semblent logiques et sensées. Ceux-ci deviendront vos fichiers individuels. Faites des piles qui vous aideront à trouver exactement ce que vous recherchez. Considérez des catégories pour les armoires de maison telles que:
- Utilitaires
- Auto
- Médical
- Animaux
- Affaires
- Domicile
- Les impôts
- Finances
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Demandez conseil à vos collègues sur les armoires de travail. Il peut y avoir des conventions d'entreprise spécifiques pour l'organisation des papiers sur votre lieu de travail. Sinon, classer par ordre chronologique ou alphabétique. Demandez à vos collègues de travail quels systèmes fonctionnent le mieux pour eux.
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Gardez vos catégories simples. Plus vous serez précis, plus vous aurez de fichiers, ce qui signifiera plus d'encombrement dans votre armoire. Gardez vos fichiers principaux plus généraux, puis organisez les documents en leur sein.
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Décidez si vous souhaitez organiser par nom ou par date. Une fois que vous avez trié chaque papier dans sa bonne pile, commencez à les organiser de manière à faciliter leur recherche.
- Pour les listes alphabétiques, comme les marques sur les reçus, placez les éléments commençant par A en haut de la pile, en descendant jusqu'à Z.
- Pour les dépôts chronologiques, comme les dates des déclarations de revenus, placez les documents les plus récents en haut de la pile, en allant vers les documents les plus anciens en bas.
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Placez chacune de vos piles dans un dossier. Placez les papiers de manière à ce que le document en haut de la pile soit à l'avant du dossier. Cela gardera les documents dans le même ordre dans lequel vous les avez organisés.

Pour organiser un classeur, triez vos documents en différentes catégories, telles que les services publics, l'automobile, les soins médicaux, les animaux de compagnie, les affaires, la maison, les impôts et les finances.

Partie 3 sur 4: Rendre les fichiers faciles à trouver

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Étiquetez clairement chaque dossier. Assurez-vous que le texte sur l'onglet est grand, lisible et a du sens pour vous et les autres membres de votre bureau ou de votre famille. Utilisez une étiqueteuse pour plus de clarté.
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Laissez chaque tiroir contenir sa propre catégorie et étiquetez-le clairement également. Divisez vos fichiers entre les tiroirs d'une manière qui vous convient, chaque tiroir contenant une catégorie distincte. Chaque catégorie doit contenir des fichiers associés, ce qui vous aidera à trouver des choses plus facilement.
- Les informations financières telles que les documents fiscaux, les dossiers d'investissement et les relevés d'hypothèque peuvent être conservées dans un seul tiroir.
- Les documents personnels comme les certificats de naissance, les passeports et les dossiers médicaux peuvent aller dans un autre tiroir.
- Les manuels d'instructions pour divers éléments peuvent aller dans un autre.
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Pensez à utiliser des dossiers colorés. Si vous mettez en mémoire la couleur correspondante, vos papiers seront beaucoup plus faciles à trouver. Si vous avez déjà des dossiers manilla, ajoutez-leur de la couleur avec des surligneurs ou des marqueurs colorés. Les étiquettes colorées peuvent être utilisées plus subtilement dans le même but.
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Utilisez votre système de couleurs pour créer des sous-catégories dans vos tiroirs. Un tiroir de documents d'information, par exemple, peut être divisé en dossiers tels que «Manuels électroniques», «Manuels d'outils électriques» et «Manuels de fournitures de nettoyage».
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Changez votre système si cela n'a pas de sens. Après un mois ou deux d'utilisation, n'ayez pas peur de changer les choses qui ne fonctionnent pas pour vous. Déplacez différents fichiers au premier plan ou divisez les catégories difficiles à distinguer. N'oubliez pas que votre classeur est un système pour vous et qu'il doit se conformer à votre flux de travail.

Partie 4 sur 4: maintenir l'organisation

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Soyez proactif pour rester organisé. Portez une attention immédiate au courrier et aux documents au fur et à mesure qu'ils arrivent, et une fois que vous les avez traités, classez-les immédiatement.
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Configurez une boîte de réception sur votre bureau à domicile ou au bureau. Consultez votre courrier entrant une fois par jour. Vous ne perdrez rien de cette façon et cela ne s'empilera pas. Le classement ne semblera pas une telle corvée, c'est fait un petit peu à la fois.
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Réorganisez souvent votre armoire. Une réorganisation annuelle est recommandée, et vous pouvez même la nettoyer tous les trimestres si vous avez un grand nombre de fichiers. La principale source de désordre dans les classeurs est d'anciens documents dont vous n'avez plus besoin, alors purgez et déchiquetez les vieilles choses si nécessaire.
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Pensez à convertir certains de vos fichiers en supports numériques. Plus vous pouvez conserver de documents au format numérique, moins vous aurez d'encombrement physique dans un classeur. Les bons candidats à la numérisation incluent les reçus, les preuves de don ou les relevés bancaires. Certains peuvent même être déjà disponibles en ligne.
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Créez un document maître. Dans le document, expliquez comment fonctionne votre système de classement et où se trouvent les choses. En cas d'urgence ou de problème imprévu, d'autres personnes peuvent avoir besoin de savoir comment rechercher vos fichiers.

Organiser un classeur peut être difficile, qu'il s'agisse d'une armoire personnelle remplie de factures payées et d'informations fiscales ou d'une armoire de travail remplie de projets et de factures terminés.

Conseils

Gardez vos classeurs verrouillés si vous avez des enfants curieux ou des membres de votre famille indiscrets.
Si vous rencontrez un problème lors de l'ouverture de la serrure, consultez Comment choisir une serrure de classeur.
Stockez les documents très sensibles comme les certificats de naissance ou les titres de propriété dans un coffre-fort ou un étui à documents ignifuge si vous craignez que le classeur ne soit pas suffisamment sûr.

Mises en garde

Si vous vivez dans une zone sujette aux tremblements de terre, boulonnez les armoires à un mur stable. Cela les évitera de tomber sur une personne ou de bloquer une porte lors d'un événement sismique.
Chargez soigneusement vos fichiers. Si un tiroir du haut est plein et les tiroirs en dessous sont vides, il peut basculer.

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