Comment déposer?
Pour classer des documents, essayez de créer un dossier pour chaque mois et un dossier pour chaque jour du mois si vous avez beaucoup de tâches à accomplir. Ensuite, vous pouvez classer vos documents dans le bon dossier en fonction du moment où vous devez travailler dessus. Sinon, si vous déposez des documents sur des particuliers, des entreprises ou des sujets spécifiques, créez un dossier pour chaque lettre de l'alphabet et classez les documents par ordre alphabétique. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, pensez à coder vos fichiers par couleur afin qu'ils soient plus faciles à trouver. Pour plus de conseils, comme comment organiser les papiers à l'intérieur d'un fichier, faites défiler vers le bas!
Une fois vos documents prêts à être classés et votre système de classement mis en place, vous pouvez commencer à placer les éléments dans des fichiers.
Le dépôt est souvent une tâche nécessaire au travail et à la maison. Si vous sautez le classement trop longtemps, vous pouvez accumuler une grande pile de papier qui prendra des heures, voire des jours, à trier. Pour éviter tout encombrement dans votre boîte de réception, triez tous les documents que vous recevez quotidiennement. Ensuite, créez un système de classement qui fonctionne pour vous. Utilisez votre système pour trier les papiers afin que vous puissiez accéder facilement aux documents importants quand vous en avez besoin!
Méthode 1 sur 3: gérer votre afflux quotidien de papier
- 1Créez une boîte de réception centrale pour contenir les papiers jusqu'à ce que vous puissiez les trier. Une boîte de réception centrale est l'endroit où vous placez tous les papiers qui arrivent sur votre bureau ou dans votre boîte aux lettres chaque jour. Cela peut vous aider à rester organisé jusqu'à ce que vous ayez le temps de trier et de gérer chaque élément.
- Vous pouvez utiliser une petite boîte en carton comme boîte centrale, ou obtenir une boîte, un panier ou un plateau spécial à cet effet.
- Placez la boîte sur le coin de votre bureau, sur une table près de votre porte d'entrée, ou ailleurs visible pour ne pas l'oublier.
- 2Parcourez la boîte de réception tous les jours et mettez de côté les articles importants. Examinez chacun des articles de votre boîte de réception une fois par jour pour rechercher les articles qui nécessitent votre attention immédiate. Ceux-ci peuvent inclure des factures à échéance rapide, des invitations à des fêtes ou des formulaires urgents. Mettez ces éléments de côté afin de pouvoir en prendre soin immédiatement.
- Vous voudrez peut-être obtenir une deuxième boîte dans une couleur différente de la première boîte dans laquelle placer les articles urgents. Par exemple, vous pouvez obtenir une case rouge pour indiquer qu'il s'agit d'articles urgents.
- 3Placez les éléments que vous souhaitez classer dans une boîte de classement. Gardez une troisième boîte à côté de la boîte centrale et de la boîte urgente. Utilisez-le comme point de collecte pour les éléments que vous souhaitez classer. Cela vous aidera à les garder organisés jusqu'à ce que vous soyez prêt à les classer.
- Assurez-vous que cette case est d'une couleur différente des autres cases. Sinon, vous risquez de mélanger les boîtes.
Placez les éléments que vous souhaitez classer dans une boîte de classement. - 4Jetez les articles inutiles dans un bac de recyclage de papier. Tout courrier indésirable ou tout autre article non essentiel qui se retrouve dans votre boîte de réception peut aller directement dans le bac de recyclage. Identifiez ces éléments au fur et à mesure que vous parcourez les documents et placez-les immédiatement dans la corbeille pour éviter tout encombrement dans votre boîte de réception.
- Gardez votre bac de recyclage sur le sol afin de ne pas le confondre avec vos autres boîtes.
- Si l'un des éléments inutiles contient des informations personnelles, déchiquetez-les avant de vous en débarrasser.
CONSEIL D'EXPERTÀ la fin de l'année, parcourez vos papiers et voyez ce que vous devez conserver. Recyclez tout ce dont vous n'avez plus besoin et classez les documents essentiels pour référence future. De cette façon, vous ne vous retrouvez pas avec des années et des années de paperasse. Vous pouvez également minimiser vos papiers en supprimant le papier et en faisant tout en ligne.
Méthode 2 sur 3: choisir un système de classement
- 1Désignez un fichier mensuel et quotidien si vous avez beaucoup de tâches à gérer. Ceci est connu sous le nom de système de classement Tickler et c'est un excellent moyen de garder une trace de ce que vous devez faire chaque jour. Désignez un dossier de fichiers pour chaque mois et un dossier pour chaque jour du mois. Ensuite, insérez des éléments dans les fichiers. Classez les éléments en fonction des dates dont vous avez besoin pour y travailler.
- Par exemple, si vous devez payer une facture le 23 septembre, insérez la facture dans le dossier pour cette date.
- 2Dossiers classés par ordre alphabétique pour garder les documents importants à portée de main Le classement alphabétique est utile pour rechercher des fichiers pour des personnes, des entreprises ou des sujets individuels. Cela peut être idéal si vous avez beaucoup de clients et que vous souhaitez conserver un dossier sur chacun d'eux, ou si vous souhaitez un moyen simple de gérer votre classement à domicile.
- Assurez-vous de placer le nom de famille des personnes en premier sur les étiquettes de fichiers, telles que «Jones, Susan» ou «Watson, David».
- Ignorez les mots tels que «Le», «A» et «An» lors du dépôt par nom commercial. Par exemple, si vous avez un client dont l'entreprise s'appelle "The Cake Goddess", alors classez selon le "C" dans "Cake", et ignorez le "T" dans "The" lors du dépôt.
- 3Choisissez un système de classement numérique pour les besoins de dépôt à court terme. Si vous avez un projet à court terme pour lequel vous souhaitez conserver des enregistrements, un système de classement numérique peut fonctionner le mieux. C'est à ce moment que vous attribuez un numéro à chaque document et que vous le classez en fonction du numéro. Cependant, gardez à l'esprit que vous devrez également garder une trace de quel document correspond à quel numéro, par exemple en utilisant une feuille de calcul.
- Par exemple, vous pouvez affecter tous les éléments que vous avez reçus au cours de la semaine du 14 mars à un dossier de fichiers intitulé 1, puis tous les éléments de la semaine du 21 mars dans un fichier intitulé 2, et ainsi de suite.
- Une autre option consiste à étiqueter les fichiers par date et à les organiser par ordre chronologique. Par exemple, les articles reçus le 2 mai 2018 pourraient être conservés dans un fichier étiqueté 2,5 / 2018.
Ensuite, vous pouvez classer vos documents dans le bon dossier en fonction du moment où vous devez travailler dessus. - 4Codez vos fichiers en couleur pour trouver des éléments rapidement et facilement. Désignez une couleur pour chaque catégorie de vos fichiers. Cela vous aidera à localiser une catégorie de fichiers en un coup d'œil.
- Par exemple, utilisez le rouge pour les factures médicales, le bleu pour les taxes et le vert pour l'assurance.
- Pour coder en couleur des fichiers numériques ou alphabétiques, attribuez une couleur à une plage numérique ou alphabétique, par exemple en rendant les fichiers 1-25 ou AG vert, 25-50 ou HM violet et 50-75 ou NR jaune.
- 5Incluez des informations supplémentaires pertinentes sur le dossier de fichiers. L'ajout d'informations supplémentaires pour décrire le contenu du fichier ou toute action requise contribuera également à rendre votre système de classement plus efficace. Pour ce faire, vous souhaiterez peut-être ajouter un ou plusieurs des éléments suivants:
- Numéro ou nom du fichier
- Titre du fichier
- Date à laquelle le dossier a été ouvert et fermé
- Nom du département ou de l'équipe
- Numéro d'enregistrement informatique
- Date d'élimination et méthode d'élimination
Méthode 3 sur 3: organiser les articles en fichiers
- 1Placez le document le plus récent au-dessus du fichier. Utilisez la date indiquée sur le document pour vous aider à le faire. Une fois vos documents prêts à être classés et votre système de classement mis en place, vous pouvez commencer à placer les éléments dans des fichiers. Assurez-vous toujours de conserver les documents les plus récents pour chaque fichier tout en haut afin qu'ils soient faciles d'accès.
- Par exemple, si vous avez un dossier pour votre assurance habitation, vous voudrez placer le dossier le plus récent de votre assurance habitation payée en haut du fichier.
- 2Conservez les pièces jointes avec les documents auxquels elles se rapportent. Si vous avez des reçus ou d'autres documents pertinents qui doivent être conservés avec un autre document, assurez-vous de les conserver ensemble dans le même fichier. Vous pouvez même agrafer ou agrafer les pièces jointes au dos du document.
- Par exemple, si vous avez un reçu pour payer votre facture d'électricité, agrafez-le derrière la facture au cas où vous auriez besoin de le référencer.
Par exemple, si vous avez un dossier pour votre assurance habitation, vous voudrez placer le dossier le plus récent de votre assurance habitation payée en haut du fichier. - 3Placez les documents volumineux dans des enveloppes séparées. Vous pouvez classer ces enveloppes derrière les fichiers auxquels elles sont liées. Assurez-vous d'inclure une description du contenu sur le devant de l'enveloppe. Cela aidera à éliminer l'encombrement de vos fichiers et à améliorer l'efficacité de votre système de classement.
- Par exemple, si vous avez les plans d'un projet sur lequel vous travaillez, vous pouvez les placer dans une grande enveloppe.
- 4Déposez le document original et éliminez toutes les copies. Le fait de ne pas déposer de doublons aidera à éviter toute confusion lorsque vous recherchez un élément dans vos fichiers. Si vous rencontrez des doublons, éliminez-les et ne déposez que le document original.
- Si vous ne savez pas quel document est l'original, vous devrez peut-être classer les deux éléments pour être sûr que vous avez l'original. Cependant, essayez de ne pas le faire trop souvent, sinon vos fichiers prendront rapidement de l'ampleur!
- Si vous n'êtes pas sûr de classer ou de recycler un article, conservez-le pendant 30 jours, puis réévaluez-le.
- La numérisation de documents non essentiels est un autre bon moyen d'éliminer l'encombrement du papier tout en conservant les informations dans un document au cas où vous en auriez besoin.
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