Comment organiser les papiers?

Achetez des dossiers suspendus pour organiser vos dossiers en catégories logiques — Si vous avez plus de dix fichiers, achetez des dossiers suspendus pour organiser vos dossiers en catégories logiques.

Entre le travail, l'école et les obligations familiales, nous pouvons facilement laisser nos documents se désorganiser. Quand vient le temps de payer des factures, de se référer à un contrat ou de refinancer un prêt, les papiers désorganisés rendent la vie encore plus chaotique. La bonne nouvelle est qu'il existe des astuces que vous pouvez utiliser pour garder vos documents en ordre. Une fois que vous avez compris ce qu'il faut garder, comment l'organiser et comment le protéger, vous pourriez commencer à sentir une partie de ce stress s'évanouir.

Partie 1 sur 4: organiser les documents que vous décidez de conserver

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Achetez des bacs à documents empilables. Réservez le bac supérieur pour les documents que vous devez lire immédiatement. Étiquetez le deuxième bac pour les documents qui peuvent attendre quelques jours. Réservez le troisième bac pour les documents que vous pouvez classer, et ainsi de suite. Placez-les sur votre bureau à portée de main.
- Organisez vos papiers en catégories. Faites des piles séparées pour les documents vitaux, les documents juridiques, les relevés bancaires et les formulaires fiscaux. Séparez les documents urgents et temporaires des autres piles. Réservez-les pour vos bacs à documents.
- Pour vous rappeler quelle pile contient quels documents, placez un post-it sur chaque pile. Placez l'extrémité collante de la note sur le bord du papier et écrivez le nom de la pile (comme les taxes ou les contrats) sur le bord qui dépasse de la pile.
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Achetez des dossiers de fichiers. Les chemises manille à onglets constituent des systèmes de classement pratiques. Écrivez le nom du fichier sur chaque onglet. Utilisez un dossier à onglets à gauche pour le premier fichier, un dossier à onglets au centre pour le second, un dossier à onglets à droite pour le troisième, et ainsi de suite. Cela rendra les fichiers plus faciles à repérer en un clin d'œil. Achetez des chemises de classement dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau ou à grande surface.
- Codez vos fichiers par couleur. Vous pouvez choisir de le faire avec des dossiers colorés ou des dossiers suspendus, des onglets autocollants ou des étiquettes de fichiers colorées sur le système d'exploitation de votre ordinateur. Les fichiers à code couleur peuvent vous aider à repérer rapidement le fichier dont vous avez besoin.
- Par exemple, vous pouvez coder en couleur vos fichiers personnels en vert, vos fichiers de travail en rouge et les fichiers de travail de votre partenaire en bleu.
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Achetez des dossiers suspendus. Si vous avez plus de dix fichiers, achetez des dossiers suspendus pour organiser vos dossiers en catégories logiques. Par exemple, vous pouvez organiser vos trois dossiers fiscaux les plus récents dans un dossier suspendu ou les dossiers de prêt dans un autre. Vous pouvez les acheter dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau ou à grande surface.
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Achetez des boîtes de classement. Utilisez-les pour stocker les projets artistiques, les devoirs et les bulletins de vos enfants. Achetez une boîte par enfant pour chaque année scolaire. Choisissez des boîtes en plastique et étanches.
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Achetez des classeurs. C'est une bonne option si vous êtes étudiant, universitaire ou écrivain. Utilisez des classeurs pour organiser vos documents, articles, chapitres, brouillons et notes. Utilisez des intercalaires pour séparer les différentes affectations.
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Utilisez un système chronologique pour les impôts, les factures et les prêts. Triez les formulaires fiscaux par année. Triez les paiements de factures et de prêts par mois. Placez les fichiers les plus anciens au dos du dossier suspendu. Les fichiers classés par année doivent être placés au fond du classeur, car vous n'aurez pas besoin de vous y référer si souvent. Placer des dossiers organisés par mois au premier plan.
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Organisez les fichiers de clients ou de sujets par ordre alphabétique. S'il s'agit de noms propres, classez les dossiers par ordre alphabétique par nom de famille ou prénom d'entreprise. Si le nom d'une entreprise commence par «A», «Un» ou «Le», classez par ordre alphabétique le premier mot important. En fonction de la taille des sujets couverts par votre entreprise ou des clients de votre entreprise, vous pouvez étiqueter chaque dossier par une seule lettre d'une plage de lettres. Par exemple, vous pourriez:
- Séparez les entreprises et les particuliers dans des dossiers suspendus distincts.
- Organisez les noms des personnes dans des ordres tels que «Brown, John» avant «Smith, Ann». Organisez les entreprises dans des ordres tels que "The Dew Drop Inn" avant "A Slice of Heaven Pizza Parlor".
- Pour classer par ordre alphabétique une gamme de lettres, placez un fichier appelé "Doe, Jane" dans un dossier intitulé DF. Placez un fichier appelé "Acme, Inc." dans le fichier AC.

Utilisez des classeurs pour organiser vos documents, articles, chapitres, brouillons et notes.

Partie 2 sur 4: protéger vos documents

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Conservez les documents vitaux dans un coffre-fort. Des coffres-forts hors site protègent les certificats de naissance et autres documents vitaux des incendies, des cambriolages et des catastrophes naturelles qui peuvent frapper votre maison. La plupart des banques louent des coffres-forts moyennant des frais raisonnables. Vous pouvez choisir parmi une variété de tailles en fonction du nombre de documents que vous devez stocker.
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Achetez un classeur ignifuge. Utilisez-le pour stocker des documents que vous finirez par déchiqueter ou recycler. Tous les classeurs ne protègent pas vos documents des incendies. Les armoires ignifuges sont plus chères, mais elles valent l'investissement. Achetez une armoire ignifuge n'importe quel endroit qui vend des fournitures de bureau.
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Scannez vos documents importants. Même si vous décidez de conserver les copies papier indéfiniment, c'est toujours une bonne idée d'avoir des sauvegardes électroniques. Scannez vos documents au format PDF.
- Pour rendre vos documents numérisés plus conviviaux, enregistrez-les sous forme de fichiers PDF interrogeables.
- Alternativement, vous pouvez photographier vos documents. Cependant, vous ne devez le faire que si votre appareil photo a une résolution suffisamment nette pour capturer les petits caractères.
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Protégez par mot de passe vos fichiers numérisés. Choisissez un mot de passe dont vous vous souviendrez, mais qui serait difficile à déchiffrer pour un pirate informatique. Évitez les dates de naissance, les anniversaires ou les noms d'enfants ou d'animaux domestiques. Choisissez des mots de passe contenant des lettres majuscules et minuscules, des chiffres et des symboles. Pensez aux chiffres ou aux symboles qui peuvent remplacer les lettres. Par exemple, "1" peut remplacer un I majuscule, ou "@" peut remplacer un a minuscule.
- Pour plus de sécurité, changez votre mot de passe tous les trois à six mois.
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Enregistrez vos fichiers numérisés sur un disque dur amovible. Vous pouvez acheter des disques durs externes dans n'importe quel magasin qui vend des ordinateurs, comme Simply Mac ou Staples. La plupart des disques durs externes sont compatibles avec Windows ou Mac mais ne sont pas interchangeables. Si vous stockez vos fichiers Mac sur un disque externe, vous ne pouvez pas l'utiliser pour un PC Windows ou vice versa.
- Rangez votre disque dur dans un coffre-fort ignifuge lorsque vous avez terminé de sauvegarder vos fichiers.

Les papiers désorganisés rendent la vie encore plus chaotique — Quand vient le temps de payer des factures, de se référer à un contrat ou de refinancer un prêt, les papiers désorganisés rendent la vie encore plus chaotique.

Partie 3 sur 4: décider quoi garder

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Conservez les documents vitaux. Cela inclut tout ce qui prouve votre existence, votre citoyenneté ou votre admissibilité à voter. Vous devez conserver la plupart de ces documents indéfiniment. La seule exception à cette règle concerne les cartes d'électeur expirées. Si votre quartier a changé ou si vous avez déménagé, conservez votre ancienne carte jusqu'à ce que vous en receviez une nouvelle. D'autres documents essentiels incluent:
- Certificats de naissance
- Formulaires d'immigration
- Cartes de sécurité sociale ou d'identité nationale
- Cartes nationales d'assurance maladie, le cas échéant
- Documents de décharge militaire
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Conservez les documents relatifs aux actifs. Les documents d'actif prouvent que vous possédez ou êtes en train de posséder quelque chose. Vous devez conserver ces documents jusqu'à ce que vous vendiez l'article en question. Voici des exemples de documents d'actif:
- Titres de propriété (domestiques ou commerciaux)
- Titres des véhicules
- Certificats d'actions
- Obligations d'épargne non converties
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Conservez les documents relatifs au passif. Les passifs sont toutes les dettes que vous payez. Conservez n'importe quelle demande ou contrat jusqu'à ce que le prêt soit remboursé. Les passifs comprennent:
- Prêts étudiants
- Prêts de véhicules ou contrats de location
- Hypothèques ou baux
- Plans de paiement pour les services médicaux ou juridiques
- Plans de versement pour les meubles ou les appareils électroménagers
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Conservez tous les documents indiquant que les prêts sont payés. Conservez les documents liés aux hypothèques payées ou aux prêts automobiles aussi longtemps que vous possédez l'article en question. Demandez à votre fournisseur de prêt étudiant la confirmation du paiement intégral. Conservez cette documentation pendant au moins sept ans.
5

Conservez les documents fiscaux. Dans la plupart des cas, l'IRS recommande de conserver les documents fiscaux pendant trois ans. Si vous n'êtes pas sûr de l'exactitude de votre déclaration ou si vous êtes audité dans les trois ans suivant le dépôt de votre déclaration, visitez IRS.gov pour plus de détails sur la durée pendant laquelle vous devez conserver vos documents.
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Conservez tous les documents légaux. Vous devez vous engager dans des poursuites judiciaires, telles que des poursuites judiciaires, pendant au moins sept ans. Si vos documents juridiques traitent de votre planification successorale, d'un changement d'état civil ou d'une preuve de propriété sous licence, vous devez les conserver à vie. Voici des exemples de documents juridiques:
- Testaments, testaments de vie et documents d'assurance-vie
- Licences de mariage
- Les jugements de divorce
- Papiers d'adoption
- Droits d'auteur ou brevets
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Conservez les formulaires commerciaux. Suivez la règle des trois ans pour les taxes intérieures. Vous devez conserver tous les autres documents pendant toute la durée de vie du compte auquel ils se rapportent. Voici des exemples de formulaires commerciaux:
- Contrats
- Fichiers clients
- Documents de paie
- Formulaires d'investissement
- Dépréciation de mauvais investissements

Utilisez un dossier à onglets à gauche pour le premier fichier, un dossier à onglets au centre pour le second, un dossier à onglets à droite pour le troisième, et ainsi de suite.

Partie 4 sur 4: décider quoi jeter

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Détruisez des documents contenant des informations personnelles. Recherchez les destructeurs croisés, qui déchiquetent les documents horizontalement et verticalement. Le déchiquetage croisé rend les documents encore plus difficiles à reconstituer pour les voleurs d'identité. Si vous voulez déchiqueter plus que du papier, vous devrez acheter un destructeur de CD ou de carte de crédit. Vous pouvez les acheter dans n'importe quel magasin de fournitures de bureau ou à grande surface, comme Staples ou Super Target. Les informations personnelles comprennent:
- Noms propres
- Adresses spécifiques
- Numéros de sécurité sociale
- Numéros de carte de crédit
- Numéros de compte bancaire
- Les numéros de téléphone
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Jeter les factures expirées. À moins que vous n'ayez besoin de réclamer un paiement pour une déduction fiscale, vous pouvez supprimer les factures et autres factures que vous avez déjà payées. Cela est particulièrement vrai pour les relevés mensuels de votre téléphone, câble, carte de crédit, services publics et services similaires. Vous pouvez utiliser des chèques annulés ou des reçus électroniques (enregistrés au format PDF) comme preuve de paiement.
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Jeter les reçus. Faites-le après avoir comparé les dépenses à votre relevé mensuel de carte de crédit ou de débit. Recherchez toute information personnelle sur le reçu, comme votre numéro de carte de crédit ou votre adresse. S'il ne contient aucune information personnelle, vous pouvez jeter le reçu dans le bac de recyclage. Si vous voyez des informations personnelles, déchiquetez-les.
- Il y a une exception à cette règle. Conservez les reçus pour les articles que vous avez assurés, comme un véhicule ou un bijou coûteux.
CONSEIL D'EXPERT

Notre expert est d'accord: lorsqu'il s'agit d'organiser le papier, la première étape consiste à purger tout ce dont vous n'avez pas besoin. Par exemple, il n'est pas nécessaire de conserver les factures ou les reçus plus d'un mois ou deux, ou après la fermeture de la fenêtre de retour. La plupart des entreprises ont une option où vous pouvez aller en ligne pour télécharger vos factures ou reçus, il n'est donc pas nécessaire d'occuper cet espace physique.

Choses dont vous aurez besoin

Chemises à code couleur ou onglets adhésifs
Dossiers suspendus
Bacs à documents
Boîtes de fichiers
Reliures
Classeur ignifuge
Disque dur externe
Coffre-fort ignifuge
Coffre de sécurité
Scanner ou appareil photo numérique haute résolution
Déchiqueteuse

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