Comment organiser les fichiers?
Gardez à portée de main des dossiers de fichiers supplémentaires et des fichiers suspendus, car ils absorberont une grande partie des intempéries au fil du temps.
Les documents papier peuvent être accablants, et il peut être difficile de dire lesquels de ceux-ci vous pourriez avoir besoin de conserver et lesquels voudrez peut-être les jeter. En triant vos papiers, en élaborant un plan d'attaque et en utilisant un système cohérent, vous pouvez conquérir cette montagne de vieux documents papier en moins de temps que vous ne l'auriez cru!
Partie 1 sur 4: élaboration de votre plan d'attaque
- 1Triez et enregistrez vos fichiers. Vous devrez déterminer le type d'informations que vous traitez afin de pouvoir mettre de l'ordre dans vos fichiers. Prenez votre stylo et votre papier en main et pendant que vous parcourez vos fichiers, notez le sujet de chaque fichier et notez les informations.
- Par exemple, vous pouvez enregistrer les reçus d'épicerie sur votre papier, puis définir le sujet de ces entrées comme «Frais de subsistance» ou «Dépenses».
- Si des fichiers contiennent des informations contradictoires, un large éventail de documents ou sont particulièrement pleins, laissez-vous un petit mémo à côté de chaque sujet de fichier.
- 2Concevez des catégories principales en fonction des sujets de votre journal. Maintenant que vous disposez d'une liste des sujets contenus dans vos fichiers, vous devez les regrouper en grands groupes. Essayez de regrouper vos sujets de fichier dans le moins de catégories principales possible. Vous voudrez proposer de larges catégories jusqu'à ce que tous vos sujets entrent dans une catégorie principale correspondante. Vous ne savez jamais quels futurs fichiers pourraient entrer dans votre bibliothèque et vous voulez que votre système soit suffisamment flexible pour s'adapter. Quelques exemples de catégories principales sont:
- De l'argent
- Ménage
- Santé
- Travail / Entreprise
- Éducation
- 3Codez vos couleurs. Vous êtes en assez bonne forme maintenant que vos fichiers sont triés et votre système catégorisé, mais vous pourrez accéder à vos fichiers en un tournemain si vous incluez un code couleur. Cela permet encore plus de flexibilité dans vos fichiers, car vous serez en mesure de regrouper vos fichiers par catégorie tout en étant capable d'appliquer l'alphabétisation. Vous pourriez envisager de coder vos fichiers avec:
- Vert pour les finances
- Rouge pour les documents personnels
- Bleu pour les documents médicaux
- 4Désencombrez vos fichiers. Jetez un œil à votre journal de fichiers. Tout endroit où vous avez remarqué du désordre, de la plénitude ou des écarts mérite un second regard. Y a-t-il quelque chose qui semble inutile? C'est le moment où vous devez jeter tous les déchets dont vous n'avez pas besoin à la poubelle.
- Pour vous aider à décider si un document doit être conservé ou non, demandez-vous: «Quand ai-je besoin de ce document? En aurai-je besoin à l'avenir?»
- Les reçus contribuent largement à l'encombrement et, à moins que vous ne les conserviez pour le retour potentiel d'un produit, ils peuvent être jetés presque immédiatement.
- 5Choisissez le bon contenant. Cela changera considérablement en fonction des besoins individuels, mais jeter un coup d'œil à la forme de vos fichiers devrait vous donner une indication du type de conteneur dont vous aurez besoin. Les bureaux et les grandes collections de dossiers personnels peuvent avoir besoin d'un ou de plusieurs classeurs. Les plus petites archives peuvent parfois être conservées dans une petite boîte à fichiers.
- Assurez-vous d'acheter un conteneur de fichiers de qualité. Vos efforts d'organisation pourraient être ruinés par un déversement si votre conteneur se fissure ou si une poignée est déchirée.
Maintenant que vous disposez d'une liste des sujets contenus dans vos fichiers, vous devez les regrouper en grands groupes.
Partie 2 sur 4: évaluer le contenu de vos fichiers
- 1Connaissez vos limites de temps. Certains documents papier semblent importants mais n'ont pas vraiment besoin d'être retenus, tandis que d'autres documents dont vous avez besoin pour garder toute votre vie! Toutes les quelques semaines, vous devriez penser aux documents urgents, comme les relevés bancaires, et donner à vos fichiers une fois de plus pour voir si les délais sont terminés.
- 2Déchiquetez les vieux documents bancaires. Vous devez conserver les bordereaux de dépôt et de guichet automatique jusqu'à ce que vous les rapprochiez de votre relevé bancaire mensuel. Vos relevés mensuels de compte courant et d'épargne peuvent être conservés jusqu'à la saison des impôts. Après avoir rempli vos impôts, vous pouvez déposer les relevés bancaires dont vous avez besoin pour prouver les déductions avec vos dossiers fiscaux. Le reste peut être déchiqueté.
- 3Nettoyez vos fichiers d'anciennes factures de carte de crédit. Une fois que vous avez vérifié et payé la facture, vous n'en aurez pas besoin à moins qu'elle ne confirme une déduction de vos impôts. Vous devez également conserver les factures pour les articles payés avec crédit qui sont sous garantie jusqu'à l'expiration de la garantie.
- C'est une bonne idée de conserver la garantie et les documents de réception correspondants rassemblés en agrafant le reçu de crédit à la garantie.
- 4Accrochez-vous à vos polices d'assurance. Ces documents doivent être conservés jusqu'à leur expiration ou leur remplacement, puis détruits. Une grande partie de vos informations personnelles est incluse dans ce type de documents, vous pouvez donc envisager de les déchiqueter pour les éliminer.
- 5Éclaircissez vos documents fiscaux chaque année. Vous devez conserver tous les documents fiscaux de l'année au cours de laquelle vous les déposez dans un seul fichier. Si ce fichier est trop volumineux, un fichier accordéon pourrait mieux accueillir les papiers. Après avoir produit votre déclaration, n'hésitez pas à jeter le document.
- 6Conservez vos déclarations fiscales fédérales ou étatiques à long terme. Il est recommandé de conserver toutes les déclarations de revenus des États et fédérales pendant au moins sept ans, mais si vous déposez auprès d'un comptable, vous devez vous renseigner auprès de lui pour savoir s'il existe des fichiers associés que vous pourriez supprimer qui ne sont plus nécessaires.
- 7Stockez les certificats de naissance et de décès, les testaments et les licences de mariage. Ces documents importants doivent être conservés aussi longtemps que vous êtes en vie. Vous pouvez envisager d'utiliser un manchon en plastique pour les protéger, car l'usure normale peut rendre le papier délicat.
- 8Conservez les informations relatives à votre police d'assurance-vie. Vous ne voulez pas jeter ces documents à moins d'avoir une police d'assurance-vie temporaire, auquel cas vous pouvez jeter les documents une fois le terme écoulé.
Vous ne savez jamais quels futurs fichiers pourraient entrer dans votre bibliothèque et vous voulez que votre système soit suffisamment flexible pour s'adapter.
Partie 3 sur 4: assembler vos fichiers
- 1Rassemblez ou achetez vos matériaux. Le bon équipement de classement garantira que vos fichiers sont ordonnés et organisés en toute sécurité. Selon l'étendue du système de classement que vous créez, vous devrez peut-être ajouter quelques éléments à cette liste, mais les éléments essentiels de votre système de classement personnel comprennent:
- Sharpie noir
- Dossiers de classification
- Marqueurs colorés
- Boîte de classement / armoire
- Dossiers (avec onglet pour étiquette)
- Fichiers suspendus
- Poinçon à deux trous
- 2Étiquetez si nécessaire. Votre sharpie et votre journal seront vos meilleurs amis pendant que vous écrivez chaque en-tête de dossier sur l'étiquette de vos nouveaux dossiers. Écrivez clairement et laissez un espace sur l'étiquette pour un point de couleur pour le codage couleur.
- La lisibilité est essentielle pour vos étiquettes, alors pensez à utiliser toutes les majuscules, mais quoi que vous fassiez, gardez le style dans lequel vous écrivez cohérent.
- 3Concevez un système d'alphabétisation, si vous le souhaitez. Votre système alphabétique est une question de préférence personnelle. Certaines personnes trouvent qu'il est plus facile de classer tous les fichiers par ordre alphabétique en fonction de la première lettre, certaines catégories principales par ordre alphabétique, puis les sous-dossiers et enfin les documents individuels dans les sous-dossiers. Appliquez le système que vous trouvez le plus naturel de manière cohérente à vos fichiers.
- Certaines personnes préfèrent utiliser la loi de superposition pour organiser des documents individuels en sous-catégories. Cela signifie que chaque nouveau document que vous ajoutez à un sous-dossier est classé en premier, ce qui placera les anciens documents vers l'arrière du dossier et les documents plus récents vers l'avant.
- 4Code couleur de vos fichiers. Les couleurs vives qui peuvent être vues rapidement et sont évidemment les meilleures options pour votre système de codage couleur. Essayez de faire correspondre les couleurs aux catégories couramment associées. Par exemple, si vous avez une catégorie «Argent», vous souhaiterez peut-être utiliser le vert pour coder en couleur ce dossier.
- Chaque dossier doit recevoir un point en gras à droite de l'étiquette écrite de chaque dossier. De cette façon, vous pouvez voir en un coup d'œil la catégorie dans laquelle chaque fichier appartient, même si vous en avez posé plusieurs sur votre bureau.
- Il peut être utile d'utiliser également des fichiers de couleurs différentes pour chaque catégorie (ou pour une catégorie importante).
- 5Supprimez les fichiers actifs. Il y aura probablement quelques fichiers que vous utilisez ou référencez fréquemment. Ces fichiers «actifs» pourraient être un peu plus pratiques pour vous si vous les aviez sur votre bureau ou ailleurs facilement disponibles.
- Supprimez les fichiers actifs après avoir étiqueté et codé par couleur. De cette façon, vous pouvez déplacer des fichiers actifs de manière transparente entre votre bureau et votre conteneur de fichiers.
- 6Insérez vos fichiers. Mettez vos fichiers suspendus dans votre conteneur de fichiers. Ceux-ci formeront les principales divisions de votre système de classement et empêcheront vos groupes de fichiers de devenir trop disgracieux ou encombrants. Dans chaque fichier suspendu, vous devez mettre 2 à 3 dossiers de fichiers ordinaires, bien que vous puissiez en faire plus ou moins en fonction de la taille des dossiers.
Cela permet encore plus de flexibilité dans vos fichiers, car vous serez en mesure de regrouper vos fichiers par catégorie tout en étant capable d'appliquer l'alphabétisation.
Partie 4 sur 4: Tenir à jour vos fichiers papier
- 1Remplacez l'usure de vos fichiers. Le temps pèsera sur vos dossiers, sans parler de diverses choses qui peuvent arriver au fil des années pour fatiguer votre système de classement. Gardez sous la main des dossiers de fichiers supplémentaires et des fichiers suspendus, car ils absorberont une grande partie des intempéries au fil du temps.
- Gardez également un œil sur votre conteneur de fichiers. Une poignée ou un fermoir cassé sur votre conteneur de fichiers peut vous éviter des heures de travail sur la route.
- 2Revisitez votre journal et votre système. Lorsque vous travaillez dur pour que tout soit à sa place, il peut être difficile de voir clairement la situation dans son ensemble. Revenir à votre système de classement après quelques jours ou quelques semaines peut améliorer considérablement l'efficacité de votre système. À ce stade, vous devez être familier avec toutes les faiblesses du système, et quelques petits changements peuvent faire une grande différence.
- 3Sous-divisez les fichiers complets avec des dossiers. Lorsqu'un fichier suspendu particulier devient excessif ou devient ingérable avec trop de documents, vous pouvez y ajouter un sous-dossier plus petit afin qu'il ne soit pas si disgracieux ou le diviser en deux fichiers suspendus distincts. Par exemple, si vous avez beaucoup de dépenses professionnelles dans votre catégorie «Finances», vous pouvez rassembler ces documents dans un seul dossier «Dépenses professionnelles» et les imbriquer sous «Finances».
- 4Ajoutez des onglets au mix, le cas échéant. Les onglets sont un excellent moyen de subdiviser davantage votre système de classement pour en faciliter l'utilisation. Les onglets sont d'excellents marqueurs de catégorie, mais peuvent également être utilisés pour vous aider à identifier les dossiers de fichiers minces, mais vitaux.
- Vous pouvez également utiliser des onglets insérables pour désigner vos fichiers actifs. Vous pouvez étiqueter ces onglets: À faire maintenant, À faire plus tard et En attente (avec en attente indiquant les documents sur lesquels vous attendez une réponse)
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Questions et réponses
Questions sans réponse
- Quels sont les inconvénients de l'utilisation de la superposition dans les systèmes de remplissage?
En parallèle
