Comment mettre en place un système de classement de bureau?
Comment établir un système de classement viable lorsque plusieurs personnes peuvent venir supprimer des fichiers?
Peu de choses sont plus importantes pour le bon fonctionnement d'un bureau qu'un système de classement qui fonctionne. Que vous soyez le seul à accéder aux fichiers ou que vous les partagiez avec un personnel, le système de classement que vous choisissez doit être organisé afin que chacun puisse trouver ce qu'il recherche. Si le système de classement est difficile à utiliser, vous vous accrocherez aux papiers de peur de les perdre dans les dossiers, et vous aurez bientôt des piles de papiers recouvrant votre bureau.
- 1Choisissez un système de classement. Quoi qu'il en soit, cela doit avoir du sens, afin que vous sachiez exactement où se trouve chaque morceau de papier. Vos options sont:
- Alphabétique. Ce système est le meilleur lorsque la plupart de vos fichiers seront des noms de clients, de patients ou de clients.
- Sujet ou catégorie: la plupart des systèmes de fichiers sont organisés par sujet ou catégorie, ce qui fonctionne bien lorsqu'il est configuré correctement, mais peut également être le plus déroutant quand ce n'est pas le cas.
- Numérique / chronologique. C'est mieux lorsque vos fichiers sont principalement composés de documents numérotés ou datés, comme des bons de commande ou des reçus.
- 2Remplissez vos tiroirs classeurs de dossiers suspendus. Les dossiers suspendus ne seront jamais retirés, agissant comme des espaces réservés pour les enveloppes en papier manille que vous retirerez du tiroir.
- 3Triez vos papiers en piles par catégorie. Si une pile mesure plus d'un pouce ou deux de hauteur, divisez-la en sous-catégories. Si une pile est trop mince, combinez-la avec une autre pile et renommez-la. Les noms des piles devraient faciliter la détermination de la pile dans laquelle chaque morceau de papier entre.
- 4Placez chaque pile dans un dossier en manille et étiquetez-le clairement. Il est préférable d'utiliser des dossiers avec des onglets au centre plutôt que décalés, car cela rend les fichiers plus nets.
- 5Placez les dossiers en manille dans les dossiers suspendus. Pour la plupart des fichiers, les dossiers suspendus normaux fonctionneront, mais pour les fichiers épais ou les fichiers que vous avez dû diviser en sous-catégories, utilisez les dossiers du bas de la boîte. Vous pouvez classer les dossiers comme vous le souhaitez, mais la plupart des gens utilisent un système alphabétique à ce stade.
- 6Étiquetez les dossiers suspendus avec les mêmes noms que les dossiers manille. Placez toutes les languettes en plastique sur la gauche du dossier, sauf si vous utilisez un classeur latéral. Pour les classeurs latéraux, qui vont de gauche à droite lorsque vous ouvrez le tiroir plutôt que d'avant en arrière, placez les onglets sur le côté droit.
- 7Placez une réserve de dossiers suspendus et manille près des fichiers afin que vous puissiez facilement ajouter un dossier si vous vous trouvez avec un morceau de papier qui n'appartient pas à un dossier existant. Évitez les dossiers trop épais ou trop fins. Vous voudrez peut-être également renommer les dossiers et redistribuer les documents si vous décidez que vous devez recatégoriser.
- 8À la fin de l'année, supprimez tous les dossiers, étiquetez les nouveaux dossiers de Manille avec les mêmes noms de catégorie et placez-les dans les fichiers. Parcourez les anciens dossiers pour voir si quelque chose doit être transféré vers les fichiers actuels et placez le reste dans votre archive.
Une fois que vous avez établi un système de classement, vous devez vous tenir au courant de votre classement.
- Vous pourriez être tenté de coder en couleur vos fichiers, d'utiliser votre ordinateur pour imprimer des étiquettes de fichiers ou de rendre vos fichiers plus attrayants. Cependant, lorsque vous devez apporter une modification, telle que l'ajout d'un seul dossier, vous ne serez pas satisfait si vous constatez que vous n'avez plus les bons dossiers de couleur ou que vous devez écrire à la main une étiquette de fichier. Il vaut mieux garder les choses simples.
- Ne créez jamais de tas divers pour ce que vous ne pouvez pas catégoriser, car tout y aboutira.
- Une fois que vous avez établi un système de classement, vous devez vous tenir au courant de votre classement. Réservez du temps chaque jour pour prendre les papiers de votre bureau et les classer. Résistez à la tentation de placer un panier de classement profond au-dessus de vos fichiers, car vous ne ferez que le remplir et il deviendra un autre fichier.
Lisez aussi: Comment organiser les fichiers papier au travail?
Questions et réponses
- Dois-je déposer à partir du premier ou du dernier mois?Je mets le mois le plus récent en premier lorsque je dépose, ce qui me permet de voir d'abord les transactions les plus récentes. Vous pouvez cependant configurer votre système de classement de la manière qui vous convient le mieux.
- Comment établir un système de classement viable lorsque plusieurs personnes peuvent venir supprimer des fichiers?Le système peut être adapté en demandant à chaque personne d'insérer un marque-place ou un espace réservé avec son nom dessus. S'ils prennent un fichier, ils peuvent écrire le nom du fichier sur l'espace réservé, en le laissant à l'emplacement du fichier supprimé. De cette façon, si et quand une autre personne a besoin de ce fichier, elle peut voir qu'il a été pris par "John Smith" et procéder à partir de là. Ces marque-places sont un article de bureau courant et peuvent être achetés dans les magasins de fournitures de bureau.
- Que puis-je utiliser lors de l'extraction d'un fichier?Pensez à avoir une carte «Out» (une grande fiche) dans chaque dossier pour déconnecter les fichiers. La personne qui prend le dossier doit inscrire ses initiales ainsi que la date sur la carte. Cela vous permettra de retrouver les fichiers perdus ou manquants.
- Si un chèque payable porte la mention «Ville d'Addis», doit-il être déposé dans le dossier divers T ou A?Sous «T», puis par ordre alphabétique du nom de la ville: ville d'Addis, ville d'Ahoskie, etc.
- Pourquoi un système de classement est-il nécessaire?Un système de classement permet à une entreprise de garder une trace des documents importants et de les retrouver rapidement et facilement lorsqu'ils sont nécessaires. Il garantit que l'entreprise fonctionne de manière fluide et efficace.
- Que faire si un fichier peut entrer dans plusieurs catégories? Par exemple, l'assurance automobile peut aller dans le dossier «Voiture» ou «assurance». Comment puis-je simplifier ce système?Classez le dossier réel sous assurance et mettez une feuille de papier dans le dossier «voiture» qui dit: «Voir le fichier«assurance»pour obtenir des informations sur l'assurance automobile».
- Lorsque je remplis des documents pour un client, dois-je utiliser son prénom ou son nom de famille?Vous devez déposer par le nom de famille du client.
- Quels sont les avantages des systèmes de classement?Un système de classement permet à une entreprise de garder une trace des documents importants et de les retrouver rapidement. Cela aide également l'entreprise à fonctionner de manière fluide et efficace.
- Si j'ai besoin de déposer quelque chose pour William John Associates, dois-je le déposer sous W ou J?Tout d'abord, vous devez décider de l'ordre de tri. Si vous déposez par prénom, utilisez W. Si vous déposez par nom de famille, utilisez J. Sinon, déposez sous W ou J et mentionnez une référence croisée à l'autre emplacement de dépôt.
- Puis-je classer les fichiers par domaine?Oui! Le but de la catégorisation des fichiers est de vous permettre de les retrouver facilement. Si la catégorisation des fichiers par sujet est plus facile pour vous, vous devriez le faire!
Questions sans réponse
- Dois-je classer derrière les lettres d'index ou devant elles?
Les commentaires (12)
- Maintenant, je sais qui doit faire le système de classement. Merci pour les notes.
- Les conseils avaient du sens et sont très flexibles. J'ai particulièrement aimé le conseil de ne pas avoir de mal. dossier, que j'ai toujours eu. Comme vous le dites, mon misc. Le dossier se remplissait toujours rapidement avec des éléments non liés qui devenaient difficiles à trouver.
- Simple! Si vous ne le savez pas, les choses ne sont pas si simples.
- Cela m'a aidé dans une présentation en classe sur la façon de gérer les fichiers de manière efficace et efficiente au bureau.
- C'est un article très utile et très utile, continuez comme ça, merci!
- Je viens de démarrer un bureau à domicile. Cela m'a donné de bonnes idées pratiques sur le classement des documents.
- Très apprécié.
- Je dois utiliser ceci pour notre bureau.
- Mettre les onglets d'un seul côté a été très utile! Pour étiqueter un dossier Manille de la même manière que le dossier de fichiers suspendus, il était logique. Cela facilite les choses lorsque vous supprimez le dossier Manila, vous saurez maintenant où il va rapidement.
- J'ai aimé la façon dont tu as mis en place le sujet. C'était facile à suivre et les photos étaient utiles.
- Cela nous a aidés à vérifier un système simple pour configurer notre système d'enregistrement à domicile. Nous l'avons utilisé comme freins et contrepoids pour nous assurer de ne pas oublier ou de manquer quelque chose.
- L'idée de mettre les onglets du dossier suspendu sur la LHS semble évidente lorsque vous le dites, mais si vous êtes droitier, vous pouvez toujours voir les onglets pendant que vous mettez la main dans les fichiers. Bon produit!
