Comment être une secrétaire efficace et organisée?
Ai-je besoin de compétences ou de certaines exigences à la sortie du lycée pour être une secrétaire efficace?
Être un bon secrétaire signifie être préparé, efficace et bien organisé. En améliorant et en perfectionnant vos compétences en communication et en organisation, vous pouvez devenir un secrétaire expert et un élément indispensable d'une équipe, rendant votre emploi plus engageant, plus sûr et plus agréable.
Méthode 1 sur 3: en cours de préparation
- 1Être à l'heure. Donnez-vous suffisamment de temps pour vous rendre au bureau et vous rendre à des réunions ou à d'autres rendez-vous. Soyez tôt pour vous donner le temps de vous préparer ou simplement rattraper les courriels ou d'autres tâches.
- Essayez de suivre le temps qu'il vous faut pour vous rendre au travail chaque jour pour voir quelle est la vraie moyenne et ajustez votre timing en conséquence. Ajoutez un temps de tampon de 15 ou 20 minutes à un moment donné, et testez même le temps qu'il faut pour arriver quelque part avant d'y aller pour la première fois.
- 2Soyez clair mentalement. Reposez-vous suffisamment pour que votre esprit reste vif et réfléchisse efficacement. Prenez une tasse de café ou de thé le matin si vous le souhaitez, ou chaque fois que vous avez besoin d'un coup de pouce. Faites des pauses et faites une pause pour réorganiser votre bureau périodiquement.
- Levez-vous de votre bureau ou prenez une pause de ce que vous faites pendant 17 minutes toutes les 52 minutes, car les études montrent que cela permet d'obtenir la meilleure productivité. Faites quelques exercices simples, parlez à des collègues ou promenez-vous simplement dans le bureau pendant cette période.
- 3Connaissez l'horaire. Familiarisez-vous avec l'horaire de votre patron, de vous-même ou de tout autre employé dont vous devez suivre au début de chaque journée. Consultez régulièrement l'horaire pour gagner du temps lors de la prise de rendez-vous et éviter les doubles réservations ou autres erreurs.
- Gardez les horaires et les calendriers ouverts et disponibles pour accéder à votre ordinateur ou téléphone à tout moment afin que vous puissiez les consulter et ajouter des rendez-vous immédiatement.
- 4Venez aux réunions avec tous les matériaux. Présentez-vous à n'importe quel rendez-vous prêt avec des documents et des notes claires des réunions précédentes, et un appareil ou un ordinateur portable pour noter les minutes et autres notes de la réunion en cours. Demandez à votre patron tout ce qui concerne votre rôle dans la réunion, y compris tout matériel spécial comme des formulaires ou des documents que vous pouvez avoir prêt à gagner du temps lors de la préparation ou de l'impression plus tard.
- Essayez d'envoyer un ordre du jour pour la réunion à venir, le compte rendu de la dernière réunion ou tout autre matériel pertinent à tous les participants le matin ou la veille.
Comment gérer un appelant en colère contre le téléphone? - 5Pensez à apprendre la sténographie. Découvrez les différents types de sténographie et les moyens d'accélérer votre écriture si vous prenez beaucoup de notes à la main. Suivez un cours de sténographie pour apprendre les personnages et améliorer votre vitesse.
- Si vous ne prenez pas souvent de notes à la main ou si vous ne voulez pas apprendre la sténographie, faites un test de saisie. Réglez un minuteur sur une minute et essayez de taper un e-mail typique sur votre téléphone, tablette, clavier d'ordinateur portable et clavier détaché. Ensuite, comptez le nombre de mots que vous avez tapés sur chaque appareil. Tenez-vous-en à l'appareil avec le nombre de mots le plus élevé lorsque vous devez prendre des notes rapides.
Méthode 2 sur 3: s'organiser
- 1Engagez-vous dans les listes et les planificateurs. Gardez un agenda, un calendrier et une liste de tâches et mettez-les à jour de manière cohérente. Gardez-les dans des endroits facilement visibles et accessibles, ou ayez plusieurs qui peuvent être synchronisés ensemble.
- Si vous travaillez bien avec un stylo et du papier, gardez un petit agenda ou un calendrier qui peut tenir dans votre poche ou votre sac à main afin de toujours l'avoir avec vous. Gardez un stylo attaché si possible pour ne jamais avoir à en pêcher un. Ayez un bloc-notes désigné pour les listes de tâches à votre bureau et rayez les choses au fur et à mesure.
- Si vous travaillez mieux avec l'organisation numérique, utilisez le calendrier et le système de rappel de votre téléphone pour prendre des rendez-vous et recevoir des notifications à leur sujet. Essayez des applications comme Wunderlist ou Todoist pour gérer vos tâches.
- 2Synchronisez vos informations. Assurez-vous d'avoir toujours des notes et d'autres documents avec vous en synchronisant les calendriers, les listes et les fichiers sur tous vos appareils, ce que presque toutes les applications modernes ont la capacité de faire.
- Partagez des tâches, des documents et des notes avec d'autres secrétaires, votre patron ou d'autres employés avec un logiciel de gestion de projet comme Basecamp ou Trello.
- Partagez des documents et des feuilles de calcul avec Google Docs et utilisez des programmes tels que Dropbox ou Hightail pour envoyer des fichiers.
- 3Code couleur de tout. Mettez en place un système de codage couleur pour vous aider à catégoriser tous vos matériaux en un coup d'œil. Attribuez une couleur à chaque projet, jour, employé ou toute autre manière dont vous souhaitez délimiter votre travail. Utilisez des surligneurs et des onglets ou des étiquettes de couleur pour marquer les fichiers, les bacs et les cahiers afin de localiser facilement les bonnes informations.
- De nombreuses applications Web et mobiles pour les e-mails, les calendriers et les listes vous permettent également d'attribuer une couleur à chaque élément.
- 4Nettoyez votre boîte de réception. Gardez votre boîte de réception propre et les informations importantes faciles d'accès en classant immédiatement un e-mail dans un dossier, en le signalant ou en le marquant comme non lu si vous devez y revenir, ou en l'archivant ou en le supprimant si vous êtes sûr de ne plus en avoir besoin.
- Essayez de créer des dossiers pour chaque année, trimestre ou mois, ou étiquetez-les par projet, employé ou type. Essayez de répondre, de supprimer ou de consigner immédiatement les informations de l'e-mail ailleurs. Fixez-vous des horaires, comme avoir tous les e-mails classés dans les dossiers appropriés d'ici la fin de la journée, et nettoyer et traiter tout ce qui reste dans votre boîte de réception d'ici la fin de la semaine.
- 5Être cohérent. Conservez les documents du même type dans un endroit particulier et attribuez des cahiers et des dossiers à des projets spécifiques. Ayez un bloc-notes spécifique pour les mémos téléphoniques, par exemple, qui reste toujours à côté du téléphone afin que vous ne finissiez jamais par noter le nom et le numéro de quelqu'un sur une serviette. Conservez les notes de réunion dans un endroit distinct des autres notes afin que les informations ne soient pas mélangées et difficiles à trouver plus tard.
Comment puis-je apporter quelque chose à la table en tant que secrétaire? - 6Économisez du papier et du temps. Évitez d'imprimer pour économiser du papier et optez pour des formulaires en ligne ou d'autres documents afin de gagner du temps et des ressources. Remplissez les formulaires électroniquement si possible. Numérisez et enregistrez des copies de fichiers papier afin qu'ils soient toujours disponibles et ne soient pas endommagés ou perdus. Faites circuler des fichiers numériques, des rappels, des mémos et des ordres du jour au lieu de versions papier lorsque cela est possible.
- 7Faites le plein de fournitures. Ne manquez jamais de matériaux importants que vous utilisez pour être organisés, comme des blocs-notes, des stylos, des enveloppes et des timbres en achetant ou en informant un responsable de bureau / acheteur lorsque vous êtes sur votre dernière boîte ou contenant de quelque chose plutôt qu'une fois qu'ils sont tous partis. Commandez des fournitures en gros auprès d'une entreprise comme Quill pour économiser de l'argent et éviter de manquer si rapidement.
- Gardez les fournitures organisées à votre bureau ou dans votre espace de travail. Utilisez des conteneurs, des plateaux, des dossiers de fichiers et d'autres conteneurs qui sont tous étiquetés ou colorés pour un tri facile.
Méthode 3 sur 3: communiquer efficacement
- 1Tenez-vous en aux scripts. Économisez du temps et de l'énergie en proposant un langage simple à réutiliser pour la correspondance que vous répétez fréquemment. Ayez plusieurs scripts disponibles pour différentes situations comme les e-mails, les communiqués de presse ou les appels téléphoniques, que vous pouvez copier, coller et facilement modifier en fonction du scénario spécifique.
- 2Soyez un preneur de notes méticuleux. Prenez des notes sur votre téléphone, votre ordinateur portable ou votre bloc-notes pour chaque réunion, message téléphonique ou autre conversation importante. Placez ou déplacez ces notes dans des dossiers physiques ou électroniques spécifiquement étiquetés afin que vous puissiez vous y référer plus tard et avoir des enregistrements de communication verbale que vous pourriez oublier au cours d'une journée bien remplie.
- 3Soyez efficace et amical au téléphone. Pratiquez votre message d'accueil et d'autres informations importantes ou courantes que vous devez dire au téléphone. Ayez la liste des extensions téléphoniques de votre bureau devant vous et travaillez à les mémoriser afin de pouvoir transférer rapidement les appels.
- Apprenez à connaître les fonctionnalités spéciales de votre téléphone de bureau, comme envoyer une personne directement à la messagerie vocale d'un employé ou ajouter des personnes à une conférence téléphonique, afin de gagner du temps et d'éviter les difficultés techniques.
Être un bon secrétaire signifie être préparé, efficace et bien organisé. - 4Vérifiez votre grammaire. Assurez-vous que chaque forme de communication écrite que vous envoyez est corrigée de l'orthographe et exempte d'erreurs de grammaire et de ponctuation. Passez quelques minutes supplémentaires à lire les courriels, les agendas et autres correspondances pour vérifier que tout est correct et économiser le temps plus tard et la gêne d'avoir à émettre des corrections ou à répondre aux courriels de destinataires confus.
- Activez la vérification orthographique dans les applications que vous utilisez pour les documents, les feuilles de calcul et les e-mails. Activez également cette fonctionnalité dans votre navigateur pour détecter toute erreur lors de la saisie sur une page Web, en particulier lors de la publication sur le site Web de l'entreprise, les comptes de médias sociaux ou d'autres plates-formes officielles.
- 5Gardez les courriels et les messages vocaux courts et agréables. Indiquez votre objectif d'appeler ou d'envoyer un e-mail en aussi peu de mots que possible. Posez des questions directes et répétez votre nom, votre entreprise, votre numéro de téléphone et votre e-mail si nécessaire. Prévoyez un moment auquel vous vous attendez ou espérez avoir de leurs nouvelles afin de pouvoir gérer efficacement la communication.
- 6Confirmez les rendez-vous et les heures. Assurez-vous d'être sur la même longueur d'onde et envoyez des rappels en appelant ou en envoyant un e-mail la veille ou le jour même pour confirmer les rendez-vous et autres engagements importants. Revenez en contact avec des personnes dont vous n'avez pas entendu parler en envoyant des courriels ou des messages téléphoniques polis et succincts pour leur rappeler que vous attendez une réponse.
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Questions et réponses
- Que dois-je dire quand je n'ai pas de réponse?Vous pouvez essayer de vous excuser et de faire savoir à la personne que vous n'êtes pas sûr, mais vous pouvez demander à l'un de vos collègues.
- Comment gérer un collègue non coopératif?Demandez-leur comment ils se sentent et si vous êtes en mesure de les aider. Essayez de les calmer en leur parlant calmement mais fermement, pour leur montrer que vous êtes sérieux mais que vous êtes gentil à ce sujet. S'ils continuent de ne pas coopérer, expliquez clairement les conséquences de leur non-implication, par exemple "vous laissez tomber l'équipe", "vous obtiendrez une marque noire sur votre enregistrement" ou "vous ne ferez pas partie du bonus / sortie au bureau / enregistrement de votre nom comme ayant participé, etc. "
- Comment est-ce que je me souviens de mes notes?Utilisez toujours le même bloc-notes ou grand livre et ne sautez pas dans un autre bloc-notes à moins que celui que vous utilisez soit plein. En ayant le même bloc-notes, vous pouvez revenir en arrière sur vos autres notes et vous rappeler ce que vous devez faire. Passez en revue vos notes tout au long de la journée pour garder leur contenu frais dans votre esprit.
- Quelle est la meilleure façon de noter les tâches quotidiennes et les messages si je travaille à deux postes différents?Vous pouvez essayer d'acheter un bloc-notes à plusieurs sujets ou les étiqueter dans le bloc-notes de votre téléphone, de votre tablette ou de votre ordinateur.
- Comment effectuer plusieurs tâches sans effort?Les humains ne sont pas conçus pour le multitâche, mais si vous hiérarchisez les tâches, vous serez en mesure de travailler efficacement.
- Comment gérer un appelant en colère contre le téléphone?Répondez aussi calmement et gentiment que possible et excusez-vous pour tout ce qui vous dérange.
Questions sans réponse
- Comment puis-je apporter quelque chose à la table en tant que secrétaire?
- Ai-je besoin de compétences ou de certaines exigences à la sortie du lycée pour être une secrétaire efficace?
Les commentaires (11)
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- C'est très utile, merci.
- Je travaille dans un cabinet fiscal. Pendant la saison des impôts, il y a beaucoup de monde et je suis un peu énervé. Cela m'a aidé à être plus organisée pour que je sache où tout est et comment être plus en paix. J'ai adoré le fait de se promener dans le bureau et de faire une pause. Nous devons être détendus.
- Cela a été très utile et m'a appris de nouvelles façons de tenir la comptabilité.
- Tous vos articles me sont utiles. Merci pour ton aide. Cet article a été particulièrement utile parce que je me préparais à devenir une secrétaire experte. J'ai appris à être préparé, efficace, etc.
- J'aime vraiment m'organiser.
- La méthode 1 a été utile pour être mieux préparé et prêt pour ma journée de travail. Méthode deux J'ai mis en action les deux prochains jours et cela a vraiment fonctionné; J'ai accompli quelque chose sur ma liste de choses à faire avant ma première tasse de café.
- Je suis une secrétaire suppléante et je suis généralement ici assez tôt. J'essaie toujours de trouver des fichiers et d'autres choses pour les personnes qui appellent mais rien ne peut être trouvé. Cela aide beaucoup!
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