Comment hiérarchiser les choses sur votre liste de choses à faire?
Pour donner la priorité aux choses sur votre liste de choses à faire, vous devez vous concentrer sur le plus important au moins important.
Pour donner la priorité aux choses sur votre liste de choses à faire, vous devez vous concentrer sur le plus important au moins important. C'est une compétence utile, que ce soit à la maison ou au bureau, car elle vous permet d'aborder les activités de la manière la plus efficace et de garantir que les questions urgentes ou urgentes sont traitées avant tout. S'il reste du temps après avoir terminé ces tâches, vous pouvez creuser dans les priorités de niveau inférieur de la liste.
Partie 1 sur 2: Préparer la liste des priorités à faire
- 1Choisissez un format de liste. Comment aimez-vous préparer des listes? Préférez- vous la liste numérique via une application, un document de traitement de texte ou un autre format similaire? Ou êtes-vous quelqu'un qui est plus satisfait de la liste papier, comme dans un journal, sur un bloc-notes ou sur des feuilles de papier? Peut-être que vous aimez une combinaison des deux. L'important est que le format fonctionne pour vous dans la mesure où vous le regarderez, vous l'utiliserez et vous vous y ferez régulièrement.
- Le format de la liste doit inclure une colonne pour ce qui doit être fait, une zone de commentaires et une case à cocher à la fin pour «terminé». Vous pouvez inclure d'autres éléments, si nécessaire.
- Notez qu'une liste numérique peut être plus facile car il est plus rapide et plus simple de redéfinir les priorités des tâches à mesure que les priorités changent, sans rayer les choses. D'un autre côté, réécrire une liste à la main peut être un excellent moyen de coordination d'esprit à main qui vous aide à la fois à vous concentrer clairement sur les questions et à mieux les mémoriser. Vraiment, cela dépend de votre méthode préférée de création de listes.
- 2Choisissez les niveaux de priorité. C'est assez basique et la répartition dépendra des tâches sur lesquelles vous vous concentrez, qu'il s'agisse du lieu de travail, de la vie à la maison, des études ou des activités sociales / sportives / de loisirs / de club. La ventilation devrait consister en quelque chose comme:
- Priorité absolue (à faire dans les prochaines heures ou dans la prochaine journée); se décomposer en urgent / important, semi-urgent / important et quelque peu urgent / important.
- Priorité moyenne (à faire dans les prochains jours ou la semaine prochaine); se décomposer en pressant / essentiel, doit être complété mais peut attendre et quelque peu urgent / essentiel.
- Faible priorité (à faire dans les semaines ou le mois à venir); se décomposer en
- Priorité la plus basse (à faire quelque temps mais ce n'est pas un gros problème si cela attend quelques semaines, voire des mois).
- Bien mais pas nécessaire: des choses que vous aimeriez faire mais qui peuvent attendre très longtemps jusqu'à ce qu'il y ait du temps libre. Par exemple, vider un classeur, réorganiser votre garde-robe ou vendre votre ancienne collection de disques.
- Utilisez la numérotation pour garder l'ordre dans la liste des tâches.
- 3Utilisez la couleur. La couleur peut vous aider à voir rapidement ce qui est le plus important et ce qui doit être abordé en premier. Vous pouvez choisir votre propre gamme de couleurs, mais il est recommandé que vous ayez des couleurs qui indiquent le niveau de priorité. La couleur peut être ajoutée par surlignage, en utilisant différentes couleurs de stylo, en utilisant des onglets de couleur ou des notes autocollantes, en soulignant en couleur, en changeant la couleur de police, etc. Vous devrez faire correspondre la technique au type de liste que vous maintenez.
- Par exemple: le jaune vif est la priorité un; l'orange est la priorité deux; le rouge est la priorité trois; le violet est la priorité quatre; et le bleu est la priorité la plus basse. Vous pouvez choisir les couleurs que vous préférez le plus et en avoir autant ou aussi peu que nécessaire.
S'il reste du temps après avoir terminé ces tâches, vous pouvez creuser dans les priorités de niveau inférieur de la liste. - 4Apprenez à réorganiser la liste à mesure que les tâches sont terminées et que les échéances approchent. Chaque jour, redéfinissez la priorité de ce qui est sur la liste pour vous assurer que les questions les plus importantes sont toujours au sommet et seront traitées en premier. Cela nécessite de réserver cinq minutes au début de votre journée pour vous concentrer sur cet aspect. Ce sera cinq minutes bien dépensées, pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie et concentré sur les tâches qui comptent.
- 5Laissez-vous guider par votre liste de choses à faire. Ne faites pas la liste, puis mettez-la dans votre poche ou au fond de votre sac. Profitez-en et mettez ses conseils en action. Cela rendra votre journée beaucoup plus facile et vous procurera un sentiment de satisfaction et d'accomplissement lorsque vous cocherez les tâches terminées.
Partie 2 sur 2: déterminer les priorités
- 1Apprenez à déterminer ce qui est une priorité et ce qui ne l'est pas. Cela peut sembler évident, mais lorsque vous jonglez avec de nombreuses tâches, cela peut parfois devenir un défi, en particulier lorsque vous vous concentrez sur un groupe de choses différentes dans votre vie, comme le travail, la vie à la maison et les études. Cependant, c'est faisable avec un peu de concentration et d'attention aux détails.
- 2Concentrez-vous d'abord sur les choses qui causeront des problèmes ou des conséquences indésirables si elles ne sont pas faites. Réfléchissez à ce qui se passera si la tâche n'est pas terminée à un certain moment, comme le travail ou les dates limites d'étude ou le fait de ne pas avoir d'ingrédients pour cuisiner le repas de ce soir.
- Par exemple, si vous avez un problème de plomberie à la maison, cela devient une priorité pour éviter que votre maison ne soit trempée - cela peut même avoir la priorité sur une date limite de travail car une maison trempée est coûteuse, longue et destructrice, tandis qu'une date limite de travail retardée peut généralement être expliqué en termes de cette urgence.
- 3Tenez compte des attentes des autres. Ceci est important lorsque votre contribution est invoquée par d'autres personnes, telles que votre patron, vos collègues, vos camarades d'étude en groupe ou votre famille. Dans le travail en particulier, vous devez savoir quelles sont les attentes des autres contributeurs à votre travail en termes de délais; il peut y avoir une seule date limite pour l'achèvement du travail, mais de nombreuses dates limites intermédiaires pour s'assurer que tous les collègues peuvent voir et travailler également sur le sujet. Cela doit être inclus dans votre réflexion sur la priorisation.
Je suis propriétaire d'une petite entreprise, comment puis-je déterminer les éléments les plus importants, puis comment les hiérarchiser? - 4Apprenez à changer les priorités à mesure que les circonstances changent. Ce qui était urgent hier peut être remplacé par quelque chose de beaucoup plus urgent aujourd'hui. Apprenez à rétrograder les éléments qui deviennent moins importants en raison de l'évolution des circonstances et à modifier les éléments qui sont devenus plus importants pour la même raison. Réorganiser la liste doit être une tâche régulière, pour s'assurer que les priorités sont toujours dans l'ordre le plus utile.
- 5Prenez du temps pour les choses qui ne sont pas importantes mais que vous aimeriez accomplir. La vie n'est pas qu'urgence et vitesse. Il doit y avoir du temps pour les autres choses qui comptent aussi; assurez-vous de vous en occuper de temps en temps, lorsque les autres choses ne vous gâchent pas votre temps précieux.
- Utilisez des puces ou des nombres pour séparer les éléments au lieu d'utiliser des virgules et le mot et un million de fois. De cette façon, vous pouvez facilement jeter un coup d'œil vers le bas et voir combien de choses il vous reste à faire.
- Gardez la liste propre. Si vous le souhaitez, placez-le dans une feuille de protection pour qu'il reste sans éclaboussures ou sans tache. N'utilisez pas la liste pour griffonner ou pour écrire une note à transmettre à votre ami.
- Si vous voulez remarquer l'élément principal, mettez des étoiles autour de lui, mais n'en mettez pas trop pour que vous ne puissiez pas lire votre écriture ou que votre attention soit attirée sur vos griffonnages en fonction de vos tâches.
Notez qu'une liste numérique peut être plus facile car il est plus rapide et plus simple de redéfinir les priorités des tâches à mesure que les priorités changent, sans rayer les choses. - Ne rayez pas les choses si sombres que vous ne pourrez plus les lire une fois qu'elles sont terminées. Vous ne savez jamais quand vous devrez peut-être revenir en arrière et refaire quelque chose. Au lieu de cela, placez une petite case après chaque élément et mettez une coche ou un X dans la case lorsque celle-ci est terminée.
- Les superviseurs du lieu de travail et les employeurs en général aiment savoir que vous êtes habile à prioriser les choses à faire. Cela leur montre que vous êtes compétent et capable de déterminer ce qui compte le plus. En effet, on peut vous demander d'expliquer la hiérarchisation dans un scénario d'entrevue.
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Questions et réponses
- Je suis propriétaire d'une petite entreprise, comment puis-je déterminer les éléments les plus importants, puis comment les hiérarchiser?Pensez aux avantages de faire les choses par rapport aux conséquences de ne pas les faire immédiatement. Ceux qui ont les meilleurs avantages / les pires conséquences sont les plus importants et doivent être classés par ordre de priorité.
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