Comment créer un fichier Tickler?
Pour configurer un fichier tickler dans les calendriers Google, commencez par créer un nouveau calendrier. Ensuite, pour chaque élément de votre tickler quotidien, créez un nouvel événement d'une journée entière ce jour-là. Dans la section des détails de l'événement, incluez toutes les informations pertinentes, telles que les emplacements ou les adresses e-mail que vous pourriez avoir besoin de référencer. Vous pouvez également recevoir des alertes quotidiennes d'agenda en cochant la case «Agenda quotidien» dans la section «Rappels et notifications». Lisez la suite pour savoir comment configurer des fichiers de tickler sur papier ou à l'aide d'Evernote.
Si vous avez encore du mal avec le volume quotidien de votre fichier tickler, créez un fichier tickler séparé - divisé en jours, semaines ou mois - pour chaque groupe de tâches que vous devez effectuer.
Si vous avez du mal à garder votre liste de tâches sous contrôle et que vous perdez du temps productif en essayant de tout garder organisé, un fichier «tickler» peut vous aider à tout classer. Un fichier tickler subdivise vos tâches et vos formalités administratives en blocs journaliers, hebdomadaires et / ou mensuels gérables. Les fichiers Tickler sont des outils utiles pour organiser les factures personnelles et la paperasse, les réunions avec les clients et le suivi des appels téléphoniques et des courriels personnels ou professionnels. Voir l'étape 1 ci-dessous pour savoir comment créer un fichier de tickler physique traditionnel ou utiliser des services numériques pour créer un fichier électronique.
Méthode 1 sur 3: création d'un fichier tickler papier
- 1Rassemblez vos matériaux. Vous aurez besoin d'un classeur ou d'un cintre, ainsi que de 43 fichiers. Cela vous permettra de créer un fichier pour chaque mois, ainsi que 31 fichiers pour chaque jour du mois.
- Il existe une variété de façons de créer des fichiers tickler, mais c'est généralement la plus acceptée et la plus facile à suivre.
- 2Étiquetez vos dossiers. Vous devrez étiqueter 12 des dossiers avec chacun des mois. Attribuez ensuite un nom numérique aux dossiers restants, de 1 à 31.
- 3Organisez les dossiers. Placez les dossiers dans le mois en cours de l'année, en commençant par la date du jour. Par exemple, si la date est le 15 juin, placez les dossiers 15-31 dans le dossier June et 1-14 dans le dossier July.
- Remarque: juin ne compte que 30 jours, mais conservez le dossier «31» à la fin du mois afin de pouvoir facilement le déplacer vers le suivant sans dérégler les choses.
Par exemple, vous pouvez créer un fichier tickler pour les factures à payer et un autre pour les personnes à contacter. - 4Remplissez vos dossiers. Maintenant que les dossiers sont organisés, il est temps de commencer à les remplir. Placez tout ce dont vous avez besoin dans le dossier approprié. Vous pouvez insérer des notes autocollantes avec des rappels, des factures, des lettres ou tout autre élément nécessitant votre attention ce jour-là.
- Placez toutes vos informations futures dans les dossiers mensuels appropriés. Lorsque vous atteignez ce papillon de nuit, vous pouvez ensuite trier les éléments dans les dossiers quotidiens appropriés.
- Si votre tâche prend plusieurs jours, assurez-vous de la classer le jour où elle commence et non le jour où elle est due!
- 5Placez votre dossier à proximité. Votre fichier tickler ne sera utile que s'il est facilement accessible. Il doit être à portée de main de votre zone de travail principale. Cela vous permettra d'accéder au fichier sans avoir à vous lever, ce qui serait préjudiciable à son utilisation continue.
- 6Utilisez votre dossier. Au début de chaque journée, retirez les éléments du dossier du jour et placez-les sur votre bureau pour prendre soin de cette journée. Lorsque vous avez terminé chaque élément, rangez-le dans un stockage permanent ou jetez-le. Déplacez le dossier quotidien à la fin de la liste le mois suivant du fichier tickler.
Méthode 2 sur 3: utilisation des calendriers Google
- 1Ouvrez l'application Web Google Calendars. Vous pouvez utiliser les calendriers Google en conjonction avec Gmail pour créer un fichier de tickler numérique qui vous rappellera quotidiennement de le vérifier. Pour ce faire, vous aurez besoin d'un compte Google gratuit.
- 2Créez un nouveau calendrier. Si vous souhaitez faciliter un peu la séparation de vos éléments de tickler et de votre calendrier régulier, la création d'un nouveau calendrier vous permettra d'ajouter des éléments que vous pouvez facilement activer et désactiver. Il vous permet également de définir différents paramètres de rappel.
- Cliquez sur l'icône de flèche encadrée à côté de "Mes agendas" dans le menu de gauche.
- Sélectionnez "Créer un nouveau calendrier"
- Titre du calendrier quelque chose comme "Tickler". Vous pouvez lui donner une brève description si vous le souhaitez.
- Cliquez sur le bouton Créer un calendrier lorsque vous avez terminé.
- Désactivez votre calendrier principal lors de la création en remplissant vos événements de tickler. Cela permettra de s'assurer facilement que l'événement se termine sur le bon calendrier. Vous pouvez basculer entre les calendriers en cliquant sur la case de couleur à côté du nom du calendrier dans le menu de gauche.
Vous pouvez utiliser les calendriers Google en conjonction avec Gmail pour créer un fichier de tickler numérique qui vous rappellera quotidiennement de le vérifier. - 3Créez des événements toute la journée. Pour chaque élément de votre tickler quotidien, créez un nouvel événement d'une journée entière ce jour-là. Pour ce faire, passez à la vue hebdomadaire et recherchez la barre fine en haut du calendrier sous les dates.
- Cliquez sur la barre vide pour ouvrir la fenêtre contextuelle Nouvel événement. Cliquez sur le lien "Modifier l'événement" pour ouvrir l'éditeur d'événement détaillé.
- Entrez tous les détails de l'élément de tickler. Entrez un titre, tous les emplacements pertinents, une description détaillée, y compris les adresses e-mail ou les sites Web dont vous pourriez avoir besoin. Vous pouvez même copier et coller des extraits de documents dont vous avez besoin.
- Ajoutez un code couleur si vous souhaitez ajouter une couche supplémentaire d'organisation visuelle.
- Supprimez le rappel s'il y en a un, vous allez configurer un système de rappel différent.
- Comme pour un fichier de tickler physique, assurez-vous de placer l'élément le jour où vous devez le démarrer.
- 4Recevez un agenda quotidien. Une fois que toutes vos tâches ont été saisies dans votre calendrier, vous pouvez configurer Google Calendriers pour vous envoyer un e-mail de rappel quotidien résumant tout ce jour-là. Pour ce faire, cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Paramètres.
- Cliquez sur l'onglet Calendriers, puis sur le lien "Rappels et notifications" de votre calendrier tickler.
- Cochez la case "Agenda quotidien". Cela enverra une liste de tous vos éléments de tickler pour la journée sur votre compte Gmail à 5 heures du matin chaque matin. Vous pouvez ensuite consulter cette liste au début de votre journée.
- 5Continuez à remplir vos journées. Au fur et à mesure que vous rassemblez plus d'éléments de tickler, assurez-vous de les classer les jours appropriés. Essayez de réserver un jour ou deux par mois pour vous assurer que tout a été correctement saisi.
- Si vous vous retrouvez à répéter souvent certains éléments, vous pouvez les programmer pour qu'ils se répètent automatiquement afin que vous n'ayez pas besoin de continuer à les ajouter.
Méthode 3 sur 3: utilisation d'Evernote
- 1Créez douze cahiers. Evernote est un service d'organisation gratuit qui vous permet de créer des notes et de les trier dans des cahiers. Vous pouvez utiliser le système de classement virtuel d'Evernote pour créer un fichier tickler très similaire à un fichier papier. Pour commencer, créez douze carnets et étiquetez-les pour chaque mois, précédés du numéro du mois. Mettez un "0" avant chaque mois à un seul chiffre afin qu'ils trient correctement.
- Par exemple, "01 janvier, 02 février, 03 mars... 09 septembre, 10 octobre, etc."
- Pour créer de nouveaux blocs-notes, cliquez sur l'icône de flèche encadrée à côté de l'en-tête des blocs -notes dans le menu de gauche et cliquez sur "Nouveau bloc -notes...".
- 2Empilez vos cahiers. Après avoir créé vos blocs-notes, commencez à les empiler. Faites glisser le bloc-notes "02 février" par-dessus le bloc-notes "01 janvier". Vous serez invité à nommer la pile, alors nommez-la ".Tickler". Le "." garantit que la collection de blocs-notes Tickler reste en haut de la liste des blocs-notes.
Voir l'étape 1 ci-dessous pour savoir comment créer un fichier de tickler physique traditionnel ou utiliser des services numériques pour créer un fichier électronique. - 3Créez des notes pour chaque jour du mois. Cliquez sur le bloc-notes du mois en cours, puis sur le bouton "+ Nouvelle note". Nommez la première note "01" pour le premier jour du mois. Répétez cette opération pour chaque jour du mois jusqu'à ce que vous ayez une note pour chaque jour.
- Lorsque vous avez fini de créer chaque note, cliquez sur le menu "Options d'affichage" en bas de la fenêtre et sélectionnez "Titre (croissant)". Cela triera la liste des notes afin qu'elles restent dans le bon ordre.
- 4Remplissez vos notes. Maintenant que la structure est en place, vous pouvez commencer à remplir vos notes avec les informations dont vous avez besoin. Comme un fichier de tickler physique, assurez-vous de placer les éléments dans la journée dont vous avez besoin pour démarrer une tâche, et non à la date d'échéance.
- Ajoutez des balises pour vous aider à rechercher et à trier les informations de votre fichier tickler.
- 5Ajoutez des rappels. Utilisez l'icône de réveil en haut de la note pour définir un rappel par e-mail. Une fois que vous avez intégré votre fichier tickler à votre routine matinale, vous n'aurez plus besoin de rappels.
- Si vous avez encore du mal avec le volume quotidien de votre fichier tickler, créez un fichier tickler séparé - divisé en jours, semaines ou mois - pour chaque groupe de tâches que vous devez effectuer. Étiquetez clairement chaque fichier tickler avec son objectif. Par exemple, vous pouvez créer un fichier tickler pour les factures à payer et un autre pour les personnes à contacter.
Les commentaires (3)
- J'ai essayé de trouver la meilleure façon de créer un calendrier de rappel pour les événements répétés tout au long de l'exercice, et ces idées ont vraiment beaucoup aidé. Merci!
- Wow! J'adore l'idée des fichiers de tickler numériques. J'apprécie les instructions écrites et les images incluses pour m'aider à comprendre ce qu'il faut faire.
- Très utile! Je cherchais à comprendre le système et je suis totalement satisfait!
