Comment effectuer plusieurs tâches plus efficacement?
Heureusement, avec un peu de travail, vous pourrez effectuer plusieurs tâches efficacement et faire beaucoup de travail.
Le multitâche est un excellent moyen de faire beaucoup de choses en même temps. Non seulement le multitâche vous permet de travailler sur plusieurs projets indépendants en même temps, mais il vous permet également de briser la monotonie des activités pénibles afin d'augmenter votre productivité. Cependant, le multitâche est plus difficile qu'il n'y paraît. Non seulement vous devez surmonter le problème de rester concentré, mais vous devez également bien gérer votre temps. Heureusement, avec un peu de travail, vous pourrez effectuer plusieurs tâches efficacement et faire beaucoup de travail.
Méthode 1 sur 3: s'organiser et se concentrer
- 1Concentrez-vous sur les objectifs de vos différents projets. Avant de commencer, assurez-vous de réfléchir un peu à l'objectif de chaque projet. Passez également du temps à différencier vos projets et à développer un système organisationnel qui vous aidera à rester concentré.
- Passez quelques minutes à réfléchir à chaque projet distinct, à vos objectifs, à vos objectifs et à votre approche pour le mener à bien avant de commencer à effectuer plusieurs tâches à la fois.
- Créez un système organisationnel dans lequel vous conserverez tout le matériel pour un projet spécifique. Mélanger vos différents projets vous rendra beaucoup moins efficace.
- 2Faites une liste de tâches. Vous devez créer une liste pour vous assurer que vous êtes organisé et sur la tâche. Si vous avez une liste, vous pourrez voir exactement ce que vous devez faire. En fin de compte, sans liste, vous ne pourrez pas effectuer plusieurs tâches efficacement.
- Tout d'abord, vérifiez et voyez s'il est impératif que vous effectuiez toutes ces tâches personnellement, ou si elles peuvent être déléguées ou externalisées à quelqu'un d'autre. Par exemple, votre conjoint pourrait-il vous aider dans une tâche ménagère? Ou, un collègue pourrait-il s'attaquer à une partie du projet sur lequel vous travaillez?
- Notez toutes vos tâches et classez-les en fonction de leur priorité. Pensez au nombre de ces tâches que vous pouvez raisonnablement accomplir aujourd'hui et attribuez les tâches restantes à d'autres jours.
- Affichez votre liste de choses à faire quelque part où vous pouvez la voir.
- Pensez à emporter une copie de votre liste avec vous. Vous ne savez jamais quand vous aurez l'occasion de faire du multitâche.
- 3Organisez votre espace de travail. Une autre façon importante d'effectuer plusieurs tâches à la fois est d'organiser votre espace de travail. Sans un espace de travail organisé, vous passerez plus de temps à chercher des objets et à fouiller dans le désordre qu'à travailler réellement. Par conséquent, prenez le temps de vous assurer que votre espace de travail est bien rangé et organisé.
- Passez un peu de temps au début de votre journée de travail à trier des fichiers, des dossiers et d'autres documents qui peuvent s'être mélangés.
- Utilisez des classeurs ou un système de stockage de données pour organiser les projets sur le long terme. Le fait de ranger soigneusement toutes vos informations vous aidera à être plus efficace.
- N'introduisez pas de matériel, d'informations ou d'autres éléments non liés au travail dans votre environnement de travail. Cela créera un désordre et pourrait vous distraire.
En fin de compte, sans liste, vous ne pourrez pas effectuer plusieurs tâches efficacement. - 4Mélangez vos tâches de manière appropriée. Une autre façon d'améliorer votre efficacité en multitâche est de mélanger vos tâches de manière à améliorer votre productivité. En mélangeant différentes sortes de tâches, vous pourrez laisser votre cerveau se reposer lorsque vous vous êtes épuisé sur un travail plus exigeant.
- Si vous travaillez sur une tâche qui demande beaucoup de concentration, mélangez-la avec une tâche relativement facile à accomplir avec peu d'attention. En faisant cela, vous pourrez faire une pause dans la tâche la plus exigeante en travaillant sur la tâche la moins exigeante.
- En fonction de votre style de travail, envisagez de travailler sur des projets relativement similaires - dans l'approche - en même temps. Ceci est important car votre cerveau peut mettre plus de temps à passer à différents types de travail si vous passez beaucoup d'un type de projet à l'autre.
- 5Connaissez vos capacités et la nature d'un projet. Avant même de vous lancer dans le multitâche, vous devriez passer un peu de temps à réfléchir à vos projets et à vos capacités. Ceci est important, car vous ou une tâche spécifique pourriez être plus adapté à l'unité de tâches qu'au multitâche.
- N'oubliez pas que le multitâche n'est pas toujours meilleur que l'unitâche.
- Réfléchissez bien à la façon dont vous travaillez le mieux. Cela vous prend-il beaucoup de temps pour vous concentrer sur des projets particuliers, ou pouvez-vous vous lancer facilement dans de nouveaux projets?
- Réfléchissez à la nature des projets avant de les démarrer. Par exemple, certains projets - comme le remontage d'une transmission - sont plus adaptés à l'unité de tâches. Dans le même temps, des projets comme la rédaction d'un certain nombre d'articles ou de rapports peuvent être plus adaptés au multitâche.
- Avant de commencer une tâche, réfléchissez si vous économiserez plus de temps et d'énergie en vous concentrant dessus jusqu'à la fin ou si c'est le type de projet que vous pouvez démarrer et arrêter sans perdre beaucoup d'efficacité.
Méthode 2 sur 3: créer le bon environnement
- 1Éliminez les distractions inutiles. Bien que le but du multitâche soit de faire un certain nombre d'activités à la fois, vous devez éliminer toutes les distractions inutiles. En éliminant les distractions, vous contribuerez à créer un environnement dans lequel vous pourrez mieux effectuer plusieurs tâches à la fois.
- Éteignez la radio ou la télévision.
- Faites savoir aux autres que vous travaillez et que vous ne pouvez pas être dérangé.
- Fermez les réseaux sociaux et fermez votre e-mail - à moins qu'ils ne fassent partie de votre mélange travail/multitâche.
- 2Assurez-vous d'avoir tout l'équipement et les fournitures dont vous pourriez avoir besoin. Afin d'effectuer plusieurs tâches efficacement, vous devez être prêt à effectuer toutes les tâches que vous essayez d'accomplir. Sans l'équipement et les fournitures appropriés, vous ne serez pas efficace et vous ne serez pas efficace.
- Rassemblez tout le matériel dont vous aurez besoin. Selon ce sur quoi vous travaillez, vous aurez peut-être besoin de matériel spécial pour améliorer votre productivité. Considérez un deuxième moniteur, un clavier spécial ou même un deuxième ordinateur.
- Assurez-vous d'avoir tous les documents ou informations dont vous pourriez avoir besoin.
- Ayez beaucoup de papeterie, de stylos, de crayons et d'autres fournitures de bureau.
- Pensez à utiliser une tablette ou un smartphone pour vous aider à effectuer plusieurs tâches à la fois. Ils vous permettront d'effectuer plusieurs tâches à peu près n'importe où.
- Avoir de l'eau et des collations à portée de main peut également vous aider à ne pas abandonner votre tâche si vous avez faim ou soif. Essayez d'anticiper les repas si vous allez travailler longtemps. Demandez-leur déjà de comprendre afin de pouvoir préparer votre nourriture, puis de vous remettre au travail après avoir mangé.
Afin d'effectuer plusieurs tâches efficacement, vous devez être prêt à effectuer toutes les tâches que vous essayez d'accomplir. - 3Construisez un espace de travail confortable dans lequel vous pouvez vous déplacer. Sans un espace de travail confortable et bien conçu, vous aurez du mal à effectuer plusieurs tâches efficacement.
- Pensez à incorporer des éléments informels, comme un canapé ou un fauteuil poire, dans votre espace de travail.
- Assurez-vous que votre chaise est très confortable et favorise une bonne posture.
- Placez les classeurs et autres aides à l'organisation à proximité de votre espace de travail.
- Assurez-vous que votre chaise peut pivoter et glisser facilement sur le sol. Le pivotement vous aidera à travailler sur plusieurs surfaces ou à afficher de nombreux écrans sans vous lever. Glisser vous aidera à vous déplacer dans votre zone de travail.
Méthode 3 sur 3: gérer votre temps
- 1Faites des pauses et ne travaillez pas trop longtemps. Des études ont montré que les personnes qui travaillent trop longtemps deviennent moins efficaces. Par conséquent, travailler pendant la bonne durée et prendre des pauses planifiées est un élément important pour s'assurer que vous pouvez effectuer plusieurs tâches efficacement.
- Essayez de travailler pendant 45 à 50 minutes à la fois.
- Faites des pauses de 10 à 15 minutes toutes les heures.
- Si vous le pouvez, divisez votre journée de travail en plusieurs heures. Selon la façon dont vous travaillez, il peut être plus efficace pour vous de travailler en équipes de 3 ou 4 heures, de prendre une pause prolongée, puis de retourner au travail pour une autre équipe de 3 ou 4 heures.
- 2Travaillez à un moment où vous êtes le plus productif. Si vous avez la possibilité de choisir quand vous travaillez, essayez de travailler aux moments où vous êtes le plus productif. Ceci est important, car différentes personnes sont plus éveillées, alertes ou productives à des moments différents.
- Si vous êtes du matin, assurez-vous de bloquer tout ce temps de la journée pour travailler.
- Si vous trouvez que vous n'êtes pas très efficace pour effectuer des tâches compliquées ou complexes le matin, utilisez plutôt ce temps pour organiser et effectuer un travail moins complexe.
- Pensez à tenir un journal pendant une semaine ou deux pour savoir quand vous êtes capable de vous concentrer facilement et quand vous avez du mal à rester concentré.
Par conséquent, travailler pendant la bonne durée et prendre des pauses planifiées est un élément important pour s'assurer que vous pouvez effectuer plusieurs tâches efficacement. - 3Créer un calendrier. Vous devez également créer un calendrier afin de pouvoir planifier le moment où vous travaillerez sur certaines tâches. Sans horaire, votre multitâche sera chaotique et vous aurez peut-être du mal à vous concentrer. Pour éviter cela, assurez-vous de réserver votre temps pour des tâches spécifiques ou des groupes de tâches.
- Allouez des blocs de temps à des tâches spécifiques. Avant de commencer quoi que ce soit, assurez-vous de savoir combien de temps vous prévoyez qu'une tâche prendra. Si la révision d'un article prend une heure, planifiez-la avant de commencer.
- Assurez-vous également de prévoir du temps pour les pauses. La recharge sera importante avant votre prochain bloc de multitâche.
- Planifiez votre temps multitâche au cours de votre semaine de travail. Si vous prévoyez d'effectuer plusieurs tâches à la fois pendant deux heures par jour, assurez-vous de réserver un espace dans votre emploi du temps pour cela.
- 4Chronométrez l'ajout de nouveaux projets. Une autre chose à considérer est de savoir si vous terminerez tout un groupe de projets/tâches en même temps ou si vous ajouterez de nouveaux projets au fur et à mesure que vous terminerez des projets individuels. Ceci est important, car vous devrez gérer avec soin votre emploi du temps et votre système d'organisation.
- Pensez au nombre de projets que vous pouvez réaliser en même temps. Déterminez s'il y a un nombre maximum de projets sur lesquels vous voulez travailler à un moment donné. Vous pouvez déterminer que 6 projets est le nombre maximum sur lequel vous souhaitez travailler au cours d'une période donnée.
- Déterminez s'il y a une date limite pour des projets spécifiques. S'il n'y a pas de date limite (ou si elle est loin), vous pouvez bénéficier d'étirer les projets dans le temps et de travailler sur plus en même temps.
- Si vous pensez que vous préférez terminer tout un groupe de tâches avant de passer à de nouveaux projets, ce n'est pas grave.
- Si vous êtes le genre de personne qui peut ajouter de nouveaux projets à votre liste en cours au fur et à mesure que vous terminez des projets individuels, faites-le.
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