Comment donner une référence négative à un employé?
Bien que vous puissiez certainement fournir une référence d'employé négative, vous devriez envisager de refuser.
Lorsque de mauvais employés vous disent qu'ils sont à la recherche d'un nouvel emploi, vous pouvez pousser un soupir de soulagement. Malheureusement, ils peuvent vous demander de leur donner une référence. Bien que vous puissiez certainement fournir une référence d'employé négative, vous devriez envisager de refuser. Écrire une référence négative entraîne une responsabilité légale potentielle. Par exemple, vous pourriez être poursuivi si vous exagérez vos critiques ou si vous déformez un fait. Si vous souhaitez donner une référence négative, demandez à l'employé de signer un formulaire de décharge de responsabilité. Une décharge correctement rédigée peut vous protéger contre la diffamation et d'autres poursuites.
Partie 1 sur 3: écrire une référence négative
- 1Envisagez de refuser d'écrire une référence. Vous n'êtes pas obligé d'écrire une référence à moins qu'il ne soit indiqué dans le contrat de travail que vous en donnerez une. Pour cette raison, vous devriez envisager de dire «non». Les références négatives peuvent être plus problématiques qu'elles n'en valent la peine.
- Si la personne qui demande la référence est un ancien employé, vous pouvez lui dire qu'il ferait mieux de choisir quelqu'un qui connaît mieux son travail récent.
- Cependant, si l'employé est un employé actuel, vous pourriez être tenté de donner une référence juste pour vous en débarrasser.
- 2Dites à l'employé que la référence sera négative. Ne tournez pas autour du pot. Au lieu de cela, dites à l'employé que vous ne pouvez pas écrire une référence positive. Cela donnera à l'employé une chance de choisir quelqu'un d'autre pour une référence.
- Vous pouvez dire: «Désolé, Janet, je ne suis pas sûr de pouvoir écrire une référence vraiment solide. Êtes-vous sûr de ne pas trouver quelqu'un d'autre?
- 3Examinez le dossier de l'employé. Si vous choisissez d'aller de l'avant avec la référence, vous devez examiner attentivement le dossier de l'employé afin de n'indiquer que des informations exactes. N'oubliez pas que vous pouvez être poursuivi pour tout faux dans la référence. Par conséquent, assurez-vous que tout ce que vous écrivez dans votre référence est factuel.
- Par exemple, l'employé pourrait vous poursuivre pour diffamation, qui est une fausse déclaration qui blesse la personne. Un employé peut poursuivre en diffamation si vous mentez et que le mensonge lui coûte un emploi.
- 4Formatez votre lettre. C'est une meilleure idée d'écrire une référence d'employé que d'en donner une par téléphone. En écrivant une lettre, vous conservez la preuve de ce que vous avez dit exactement à un employeur potentiel. Configurez la lettre comme une lettre commerciale standard.
- Choisissez une police que la plupart des gens peuvent lire. Généralement, Times New Roman ou Arial 12 points fonctionne le mieux.
Dites à l'employé que la référence sera négative. - 5Tenez-vous en aux faits. Vous devez garder la référence aussi brève que possible. Vous pouvez commencer l'examen en fournissant les informations de base sur l'employé, telles que les suivantes:
- quand l'employé travaillait pour vous
- titre d'emploi
- leur taux de rémunération (facultatif)
- 6Évitez d'être trop négatif. Après avoir fourni les faits, vous voudrez peut-être donner vos impressions sur l'employé. Vous devez être prudent ici. Assurez-vous de ne pas être trop négatif. Évitez les spéculations ou les commérages que vous avez entendus au sujet de l'employé. Au lieu de cela, basez vos opinions sur vos observations directes. N'oubliez pas que vous pouvez être négatif, à condition que les informations négatives soient exactes.
- Vous pouvez éviter d'être trop négatif en fournissant un certain équilibre. Pensez à quelque chose de positif que vous pouvez dire à propos de l'employé. Par exemple, un employé peut avoir été incompétent mais agréable. Vous pouvez louer leur attitude ensoleillée.
- Alternativement, l'employé pourrait avoir été un mauvais ajustement pour votre entreprise en raison de sa personnalité. Cependant, ils peuvent avoir fait un travail détaillé.
- 7Ne soyez pas trop positif. Vous ne devez pas non plus dissimuler les fautes professionnelles d'un employé. Vous pourriez être tenté, surtout si l'employé est faible et que vous voulez qu'il passe à autre chose. Cependant, si vous mentez, un employeur potentiel pourrait vous poursuivre pour avoir déformé la vérité.
- Par exemple, évitez de dire «Karen est la meilleure employée que j'aie jamais eue» si vous avez la preuve dans le dossier de l'employé qu'il s'agissait d'un employé médiocre. Les commentaires positifs doivent également être appuyés par des preuves.
- L'omission de divulguer des informations pertinentes est également un problème. Par exemple, une assistante dentaire peut s'être montrée ivre ou défoncée et avoir essayé de nettoyer les dents. Vous devrez divulguer ce type d'informations à un employeur potentiel afin de vous protéger contre les poursuites. Ne dites pas simplement que vous avez «licencié» l'employé.
- Divulguez également les vols, les comportements violents et le harcèlement sexuel en plus des problèmes de toxicomanie ou de toxicomanie.
- 8Montrez à l'employé votre lettre. Donnez à l'employé une autre chance de décider de ne pas vous utiliser comme référence. Montrez-leur la lettre avant de l'envoyer. Demandez à l'employé une deuxième fois s'il souhaite utiliser votre lettre de référence.
- Donnez-leur environ une semaine pour décider. Attendez qu'ils vous donnent le feu vert avant de l'envoyer.
- Habituellement, un employé décidera de ne pas utiliser une référence négative. Cependant, ils pourraient être dans une situation difficile. Un employeur potentiel pourrait insister pour obtenir une référence de son employeur actuel.
- 9Soyez ouvert aux révisions. Si l'employé veut la lettre mais n'aime pas vos commentaires, demandez si vous pouvez simplement fournir les détails factuels de son emploi: date, salaire, etc. Si c'est le cas, vous pouvez supprimer tout commentaire négatif.
- Vous devriez également envisager de faire signer une décharge à l'employé.
Partie 2 sur 3: utiliser une version
- 1Trouvez des exemples de versions. Lorsqu'un employé signe une décharge, il s'engage à ne pas vous poursuivre pour diffamation ou tout autre préjudice subi à la suite de la référence. Il existe de nombreux exemples que vous pouvez utiliser en ligne comme modèles lors de la rédaction du vôtre. Recherchez «communiqué de référence des employés» en ligne.
- Sachez que la libération ne vous protège pas des poursuites judiciaires d'employeurs potentiels pour fausses déclarations. Vous devez toujours être 100% factuel et honnête dans votre référence.
- 2Commencez à rédiger le communiqué. Vous pouvez saisir votre propre version de référence d'emploi de base en ouvrant un document de traitement de texte vierge et en définissant la police sur une taille et un style lisibles, par exemple, un type de 12 points.
- Insérez un titre en haut de la page «Communication de référence d'emploi».
- Vous devriez probablement configurer le document en tant que modèle, avec des lignes vierges pour les informations qui changeront à chaque version. De cette façon, vous pouvez utiliser la version plus d'une fois.
Si vous souhaitez donner une référence négative, demandez à l'employé de signer un formulaire de décharge de responsabilité. - 3Identifiez les parties. La libération est un accord juridique entre vous (l'entreprise) et un employé. Fournissez ces informations en haut de la page sous le titre.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «Cette version de référence d'emploi (l'«Accord») est conclue et effective le [insérer des lignes vides pour la date] entre l'«Employé» [insérer des lignes vides pour le nom et l'adresse] et la société ABC (le «Société»), une LLC organisée et existante en vertu des lois du Michigan, dont le siège social est situé à [insérer l'adresse]. En contrepartie des promesses faites aux présentes, les parties conviennent d'être légalement liées comme suit:»
- 4Expliquez quelles informations l'entreprise partagera. Insérez un paragraphe dans lequel vous présentez les informations que vous partagerez avec un employeur potentiel. N'oubliez pas de vous réserver le droit de décider quelles informations vous divulguerez.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «En signant cet accord, l'employé demande volontairement à l'entreprise de s'écarter de sa politique générale concernant les demandes de référence., à sa seule discrétion et à son jugement, toute information que la Société juge appropriée de divulguer, y compris les évaluations, les évaluations ou les informations dont la Société dispose sur le comportement et les performances de l'Employé.
- 5Incluez la version. La libération est une promesse explicite de l'employé de ne pas vous tenir légalement responsable des retombées de votre référence. N'oubliez pas d'obtenir une protection pour l'entreprise ainsi que pour les employés individuels qui donnent la référence.
- Par exemple, vous pouvez écrire: «En échange de l'accord de la société pour divulguer des informations supplémentaires sur l'emploi à la demande de l'employé, l'employé accepte de libérer et de décharger la société et les successeurs, dirigeants, administrateurs et employés de toutes les réclamations, causes d'action et responsabilités, connue ou inconnue, résultant de ou de quelque manière que ce soit liée à la divulgation par la Société d'informations relatives à l'emploi à des employeurs potentiels. Cette publication comprend (mais sans s'y limiter) les allégations de diffamation, de calomnie, de diffamation, de négligence ou d'interférence avec la profession ou le contrat."
- 6Ajoutez des dispositions standard. Vous aurez besoin de ces dispositions pour vous protéger au cas où l'employé s'opposerait plus tard à votre référence. Inclure les dispositions suivantes:
- L'employé a lu attentivement l'accord.
- L'employé a eu l'occasion de consulter un avocat ou toute personne de son choix avant de signer l'entente.
- L'employé a signé la décharge volontairement et sans contrainte.
- Le communiqué contient l'intégralité de l'accord entre les parties et remplace tous les autres accords en la matière.
- 7Demandez à l'employé de signer. Insérez un bloc de signature pour un représentant de l'entreprise et l'employé à signer. N'envoyez pas de lettre de référence tant que vous n'avez pas une décharge signée dans votre dossier.
- Si l'employé refuse de signer une décharge, vous devriez fortement envisager de ne pas fournir une référence au-delà des informations de base.
Partie 3 sur 3: mise en place d'un système de référence
- 1Élaborez une politique d'entreprise. En ayant une politique en place, vous saurez exactement comment répondre à toute demande de référence. Par exemple, certaines entreprises ont pour politique de ne fournir que des informations rudimentaires, telles que les dates d'emploi, le titre ou la description du poste et le taux de rémunération.
- Vous pouvez définir votre propre politique. Par exemple, vous souhaiterez peut-être fournir des références plus détaillées pour les employés. Si tel est le cas, vous pouvez demander aux employés de signer des décharges avant de fournir une lettre de référence plus complète.
- 2Décidez si les références personnelles sont acceptables. Des collègues pourraient vouloir donner des références, même si l'entreprise ne le fait pas. Vous devrez déterminer si vous autorisez les références personnelles et élaborer des politiques à leur sujet. Par exemple, une référence personnelle se produit lorsque Jane Smith dit: «Je parle en tant que Jane Smith, mais pas en tant que représentante de l'entreprise.
- Si vous autorisez les références personnelles, incluez une politique interdisant l'utilisation du papier à en-tête de l'entreprise ou de l'adresse de l'entreprise.
- Assurez-vous également que les employés déclarent dans leur référence qu'ils ne parlent pas au nom de l'entreprise.
Cependant, si l'employé est un employé actuel, vous pourriez être tenté de donner une référence juste pour vous en débarrasser. - 3Désignez une personne pour gérer les références. Si vous décidez de ne fournir que des informations de base, choisissez une personne des ressources humaines pour fournir ces informations. En vous entraînant et en utilisant une seule personne, vous ferez moins d'erreurs.
- Lorsqu'une autre personne est invitée à fournir une référence, elle doit référer l'employé aux RH.
- Les RH doivent également conserver des notes détaillées sur les références qu'elles donnent: à qui elles ont été données et à quel employé elles concernaient.
- 4Faites connaître la politique de référence de votre entreprise. Incluez la politique dans les contrats de travail et les manuels ou manuels des employés. Vous voulez que tout le monde sache quelle est la position de l'entreprise concernant les références de travail. Incluez également des informations sur une version.
- Par exemple, vous pouvez publier un exemple de version dans votre manuel de l'employé afin que les employés puissent voir ce qu'ils acceptent avant de vous demander de fournir une référence.
- 5Consultez un avocat spécialisé en droit du travail et de l'emploi. Si vous commencez tout juste à penser aux références, vous devriez consulter un avocat pour vous aider à naviguer dans le labyrinthe juridique. Chaque état a des lois différentes relatives aux informations que vous pouvez donner sur un employé.
- Par exemple, dans certains États, vous ne pouvez fournir des informations sur un employé qu'avec son consentement.
- La Californie offre également une protection juridique lorsqu'elle répond à certaines questions.
- Vous pouvez trouver un avocat en contactant votre barreau local ou d'État. Organisez une consultation avec l'avocat et discutez de vos obligations légales en tant qu'employeur. Discutez également de ce que devrait être la politique de référence de votre entreprise.
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