Comment bloquer les chambres d'hôtel?

Une réservation de 10 chambres d'hôtel ou plus compte comme un "bloc". Les réservations en bloc sont utiles pour les mariages et autres grands événements où de nombreuses personnes viendront de l'extérieur de la ville. Pour créer votre bloc, vous voudrez cerner le nombre de chambres dont vous aurez besoin ainsi que vos dates de réservation. Ensuite, appelez les hôtels que vous avez choisis et discutez des conditions de réservation. Lorsque tout est arrangé, envoyez tous les détails à vos invités afin qu'ils puissent faire leurs réservations. Vos invités vous remercieront probablement de leur avoir fait gagner du temps et de l'argent en prenant des dispositions en bloc.

Partie 1 sur 3: collecte des détails de votre réservation

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Déterminez le nombre de pièces dont vous aurez besoin. Consultez votre liste d'invités ou de participants et comptez le nombre de personnes qui voyageront de l'extérieur de la ville. Estimez que chacune de ces personnes aura besoin d'une pièce séparée. Si vous voyez une famille sur votre liste, essayez de deviner de combien de pièces elle aura besoin. C'est encore mieux si vous pouvez répartir le nombre de chambres à lit simple, à lit double, queen, king ou autre dont vous aurez besoin.
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Connaître les dates de votre réservation. Avant de commencer à rechercher ou à rechercher des tarifs, réfléchissez à la durée de séjour de vos voyageurs dans un hôtel. Il est généralement préférable de réserver un bloc de chambres qui couvrira les premières arrivées jusqu'aux derniers départs. Sachez que les hôtels sont généralement plus réticents à autoriser des blocs de chambres pour une seule nuit de week-end.
- Par exemple, si votre mariage a lieu un samedi, vous devrez probablement réserver des chambres du jeudi au lundi.
Pour maintenir le bloc, les hôtels exigent généralement que 80% des chambres du bloc soient réservées dans un délai prédéfini.
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Choisissez plusieurs hôtels avec des prix différents. Une fois que vous avez une idée des tarifs individuels, réduisez vos options d'hôtel à seulement 2-3 choix. Essayez de penser à vos invités et à leurs limites budgétaires ou à leurs préférences personnelles. Choisissez des hôtels qui les rendront confortables et abordables.

Partie 2 sur 3: faire la réservation

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Appelez les hôtels sélectionnés pour discuter des tarifs des chambres en bloc. Maintenant que vous avez un tarif de base en tête, contactez à nouveau les hôtels que vous avez choisis. Cette fois, parlez avec eux de la réservation d'un bloc de chambres pour vos dates prévues. L'agent de réservation confirmera, espérons-le, qu'il dispose du nombre de chambres que vous avez demandé. Ensuite, comparez soigneusement le prix du bloc avec le prix de la chambre solo précédemment.
- Si le prix du bloc est trop élevé, informez l'agent de vos recherches antérieures et demandez un taux inférieur. Soyez poli, mais n'acceptez rien tant que vous n'êtes pas satisfait du tarif indiqué.
- Vous voudrez commencer le processus de réservation quelque part 3 à 8 mois avant votre événement. Cela donne à vos invités et à l'hôtel suffisamment de temps pour prendre des dispositions.
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Renseignez-vous sur les règles ou restrictions de bloc de chambre. Lorsque vous parlez avec l'agent de réservation, demandez-lui de préciser toutes les règles liées à votre bloc de chambres. Dans certains cas, les hôtels peuvent facturer des frais supplémentaires pour certains équipements ou pour les enregistrements tardifs. Voyez si vous aurez besoin de déposer un acompte pour garantir la réservation. Demandez si un certain nombre de chambres doit être réservé à l'avance pour conserver le bloc.
- Vous voudrez également vérifier que vos invités seront en mesure de faire leurs propres réservations de chambre. Demandez-leur s'il y a un code particulier qu'ils devront utiliser ou s'ils devront appeler un numéro d'hôtel particulier.
- Pour maintenir le bloc, les hôtels exigent généralement que 80% des chambres du bloc soient réservées dans un délai prédéfini.
Il est généralement préférable de réserver un bloc de chambres qui couvrira les premières arrivées jusqu'aux derniers départs.
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Demander une chambre de comp. De nombreux hôtels offriront gratuitement à l'organisateur d'un événement une chambre. Ils 'comp' la chambre pour tout ou au moins une partie de votre séjour. C'est encore plus probable si vous êtes la mariée ou le marié qui réserve des chambres pour votre mariage. Si l'hôtel ne peut pas réserver votre chambre, demandez-lui quels avantages il pourrait vous offrir en échange de la réservation.
- Par exemple, un hôtel peut proposer un surclassement gratuit pour votre chambre ou des bons pour le restaurant de l'hôtel.

Partie 3 sur 3: respecter la date limite

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Choisissez une date limite de réservation. Les hôtels vous demanderont généralement de choisir une date à 2-3 semaines de votre événement pour servir de date limite pour les réservations en bloc. Cela permet à l'hôtel de libérer ces chambres non réservées pour que d'autres personnes puissent les réserver. Sélectionnez une date qui donnera à vos invités suffisamment de temps pour faire un choix d'hôtel. Ensuite, faites passer le mot sur la date limite et prévenez vos invités qu'ils devront probablement payer le prix fort s'ils la manquent.
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Informez vos invités du bloc de chambres dès que possible. Mettez toutes les informations de réservation sur le site Web de l'événement. Envoyez un e-mail avec les détails. Appelez les gens personnellement et parlez-leur de la réservation. Pour un mariage, envoyez une carte de réservation avec votre invitation.

Pour créer votre bloc, vous voudrez cerner le nombre de chambres dont vous aurez besoin ainsi que vos dates de réservation.
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Restez en contact avec vos hôtels à mesure que l'événement approche. Chaque semaine environ, appelez les hôtels de votre choix pour voir comment le bloc se remplit. Si la date limite approche et que le bloc est toujours vide, vous devrez peut-être envoyer un rappel supplémentaire à vos invités. Un simple e-mail de masse rappelant à chacun de réserver avant une certaine date fait généralement l'affaire.
- De nombreux hôtels vous fourniront également une liste spécifique de ceux qui ont réservé dans le bloc sur demande.

Conseils

Vérifiez si votre hôtel propose un service de navette. C'est une commodité que vos invités pourraient apprécier si l'événement se déroule relativement près de l'hôtel.

Mises en garde

Sachez quelles sont les heures d'enregistrement et de départ et transmettez ces informations à vos invités.

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