Comment communiquer efficacement?

Pour communiquer efficacement, commencez par organiser et clarifier vos pensées avant d'essayer de les exprimer à voix haute.

Peu importe votre âge, vos antécédents ou votre expérience, une communication efficace est une compétence que vous pouvez apprendre. Certains des plus grands leaders de tous les temps sont également de fantastiques communicateurs et orateurs. En fait, les communications sont l'un des diplômes universitaires les plus populaires aujourd'hui; les gens reconnaissent la valeur d'un communicateur vraiment efficace. Avec un peu de confiance en soi et une connaissance des bases, vous serez en mesure de faire passer votre message rapidement et facilement.

Partie 1 sur 5: créer le bon environnement

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Choisissez le bon moment. Comme le dit le dicton, il y a un temps et un endroit pour tout, et communiquer n'est pas différent.
- Évitez de commencer des discussions sur des sujets lourds tard dans la soirée. Peu de gens seront ravis d'être confrontés à des problèmes majeurs tels que les finances ou la planification à long terme lorsqu'ils sont les plus fatigués. Au lieu de cela, livrez des messages et menez des discussions sur des sujets lourds le matin ou l'après-midi lorsque les gens sont alertes, disponibles et plus susceptibles de pouvoir répondre avec clarté.
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Facilitez une conversation ouverte et intime. Choisissez le bon endroit, celui qui laisse la liberté à la communication de s'ouvrir, de fleurir et de mûrir. Si vous avez besoin de dire à quelqu'un quelque chose qui ne va pas bien (comme la nouvelle d'un décès ou d'une rupture), ne le faites pas en public, en présence de collègues ou à proximité d'autres personnes. Soyez respectueux et attentif à la personne en communiquant avec elle dans un lieu privé. Cela fournira également un espace pour ouvrir le dialogue sur une compréhension mutuelle plus large et plus impliquée et garantir que le processus bidirectionnel fonctionne correctement.
- Si vous présentez à un groupe de personnes, assurez-vous de vérifier l'acoustique au préalable et entraînez-vous à projeter votre voix clairement. Utilisez un microphone si nécessaire pour vous assurer que votre public peut vous entendre.
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Supprimez les distractions. Éteignez tous les appareils électroniques qui pourraient interrompre la conversation. Si le téléphone sonne, riez la première fois, puis éteignez-le immédiatement et continuez à parler. Ne laissez pas les distractions externes agir comme des béquilles qui détournent votre concentration. Ils vont distraire à la fois vous et votre auditeur et tueront efficacement la communication.

Partie 2 sur 5: organiser vos communications

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Organisez et clarifiez les idées dans votre esprit. Cela devrait être fait avant d'essayer de communiquer des idées. Si vous vous sentez passionné par un sujet, vos idées peuvent s'embrouiller si vous n'avez pas déjà ciblé certains points clés auxquels vous tenir lors de la communication. Les points clés agiront comme des points d'ancrage, apportant concentration et clarté à votre communication.
- Une bonne règle de base est de choisir trois points principaux et de concentrer votre communication sur ceux-ci. De cette façon, si le sujet s'égare, vous pourrez revenir sur un ou plusieurs de ces trois points clés sans vous sentir troublé. Écrire les points, le cas échéant, peut également aider.
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Soyez clair comme du cristal. Dites clairement ce que vous espérez transmettre dès le départ. Par exemple, votre objectif peut être d'informer les autres, d'obtenir des informations ou d'entreprendre une action. Si les gens savent à l'avance ce que vous attendez de la communication, les choses se passeront plus facilement.
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Restez dans le sujet. Une fois que vous commencez à transmettre vos trois points principaux, assurez-vous que tout ce que vous dites ajoute au message que vous avez l'intention de communiquer et le renforce. Si vous avez déjà réfléchi aux problèmes et les avez résumés à l'essentiel, il est probable que des phrases pertinentes utiles resteront dans votre esprit. N'ayez pas peur de les utiliser pour souligner vos points. Même les orateurs confiants et bien connus réutilisent leurs lignes clés encore et encore pour l'accent et le renforcement. N'oubliez pas de garder le message global clair et direct.
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Remerciez vos auditeurs. Remerciez la personne ou le groupe d'avoir pris le temps d'écouter et de répondre. Quel que soit le résultat de votre communication, même si la réponse à votre discours ou à votre discussion a été différente de ce que vous aviez espéré, terminez-la poliment en respectant correctement la contribution et le temps de chacun.

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Partie 3 sur 5: communiquer avec la parole

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Mettez l'auditeur à l'aise. Vous voulez le faire avant de vous lancer dans votre conversation ou votre présentation. Il peut parfois être utile de commencer par une anecdote préférée. Cela aide l'auditeur à s'identifier à vous comme quelqu'un qui agit comme eux et qui a les mêmes préoccupations quotidiennes.
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Soyez articulé. Il est important de transmettre votre message de manière claire et sans ambiguïté afin que le message soit transmis d'une manière que chaque auditeur puisse comprendre. Vos paroles sont mémorisées parce que les gens comprennent instantanément ce que vous dites. Cela nécessite de prononcer vos mots distinctement et d'utiliser des mots plus simples plutôt que des mots plus complexes.
- Le but de la communication articulée est d'être clair, concis et pertinent.
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Énoncez clairement. Parlez à un niveau de volume qui est garanti d'être entendu et qui ne semble pas trop faible ou désengagé. Veillez tout particulièrement à énoncer correctement les points clés afin d'éviter tout malentendu. Si marmonner est une habitude défensive dans laquelle vous êtes tombé par peur de communiquer, pratiquez votre message à la maison devant le miroir. Il est parfois préférable de discuter de ce que vous voulez communiquer avec ceux avec qui vous vous sentez à l'aise. Cela aide à solidifier le message dans votre propre esprit. Soyez conscient que toute pratique ou raffinement de votre formulation vous aidera à renforcer votre confiance.
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Soyez attentif lorsque vous écoutez et assurez-vous que vos expressions faciales reflètent votre intérêt. Écoutez activement. N'oubliez pas que la communication est une voie à double sens et que pendant que vous parlez, vous n'apprenez pas. En écoutant activement, vous serez en mesure d'évaluer dans quelle mesure votre message parvient à vos auditeurs et s'il est reçu correctement ou s'il doit être modifié. Si votre auditoire semble confus, il est souvent utile de demander aux auditeurs de refléter une partie de ce que vous avez dit, mais avec leurs propres mots. Cela peut vous aider à identifier et à corriger les points de vue erronés sur ce que vous avez l'intention de communiquer.
- Valider les sentiments des gens. Cela les encouragera à s'ouvrir et les aidera à se sentir mieux s'ils sont contrariés.
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Soyez vocalement intéressant. Un ton monotone n'est pas agréable à l'oreille, donc les bons communicateurs utilisent la couleur vocale pour améliorer la communication. Norma Michael vous recommande:
- Augmentez la hauteur et le volume de votre voix lorsque vous passez d'un sujet ou d'un point à un autre.
- Augmentez votre volume et ralentissez la livraison chaque fois que vous soulevez un point spécial ou que vous résumez.
- Parlez rapidement, mais faites une pause pour mettre l'accent sur les mots-clés lorsque vous demandez une action.

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Partie 4 sur 5: communiquer avec le langage corporel

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Reconnaître les gens. Bien sûr, vous ne connaissez pas nécessairement les personnes de votre auditoire ou ce nouvel ami dans votre groupe, mais ils hochent la tête avec vous et vous regardent tout de même en connaissance de cause. Cela signifie qu'ils se connectent avec vous. Alors récompensez-les avec votre reconnaissance!
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Soyez également clair et sans ambiguïté avec votre langage corporel. Utilisez consciemment les expressions faciales. Efforcez-vous de refléter la passion et de générer de l'empathie chez les auditeurs en utilisant des expressions faciales douces, douces et conscientes. Évitez les expressions faciales négatives, telles que les froncements de sourcils ou les sourcils levés. Ce qui est ou n'est pas négatif dépend du contexte, en particulier du contexte culturel, alors soyez guidé par votre situation.
- Identifiez rapidement un comportement inattendu qui suggère une collision interculturelle, comme un poing fermé, une posture affaissée ou même le silence. Si vous ne connaissez pas intimement la culture, posez des questions sur les problèmes de communication auxquels vous pourriez être confronté avant de commencer à parler avec (ou à) des personnes dans un contexte culturel inconnu.
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Communiquez face à face. Le contact visuel crée des relations, aide à convaincre les gens que vous êtes digne de confiance et montre de l'intérêt. Lors d'une conversation ou d'une présentation, il est important de regarder dans les yeux de l'autre personne si possible et de maintenir le contact pendant une durée raisonnable. Veillez à ne pas en faire trop. - Utilisez autant de contact visuel que vous le sentez naturel, environ 2 à 4 secondes à la fois.
- N'oubliez pas de prendre en compte tout votre public. Si vous vous adressez à une salle de conférence, regardez chaque membre du conseil dans les yeux. Négliger une seule personne peut facilement être considéré comme un signe d'offense et pourrait vous faire perdre des affaires, l'admission, le succès ou tout ce que vous essayez d'atteindre.
- Si vous vous adressez à un auditoire, faites une pause et établissez un contact visuel avec un membre de l'auditoire pendant jusqu'à deux secondes avant de vous interrompre et de reprendre votre discours. Cela aide les membres individuels de l'auditoire à se sentir personnellement valorisés.
- Soyez conscient que le contact visuel est culturellement ordonné. Dans certaines cultures, cela est considéré comme dérangeant ou inapproprié. Renseignez-vous à ce sujet en particulier ou faites des recherches à l'avance.
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Utilisez la respiration et les pauses à votre avantage. Il y a du pouvoir dans la pause. Simon Reynolds dit que faire une pause amène le public à se pencher et à écouter. Cela vous aide à souligner vos points et à laisser le temps à l'auditeur de digérer ce qui a été dit. Cela aide également à rendre votre communication plus convaincante et rend votre discours plus facile à absorber et à maîtriser.
- Prenez quelques respirations profondes pour vous stabiliser avant de commencer à communiquer.
- Prenez l'habitude d'avoir une respiration solide et régulière pendant une conversation. Cela vous aidera à garder une voix calme et stable et vous permettra également de rester plus détendu.
- Utilisez des pauses pour prendre une pause de ce que vous dites.
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Considérez comment vos gestes se manifestent. Utilisez les gestes de la main avec précaution. Soyez conscient de ce que disent vos mains pendant que vous parlez. Certains gestes de la main peuvent être très efficaces pour mettre en évidence vos points (gestes ouverts), tandis que d'autres peuvent être distrayants ou même offensants pour certains auditeurs, et ont tendance à mettre fin à la conversation ou à l'écoute (gestes fermés). Il est également utile de regarder les gestes de la main des autres orateurs avec un œil sur la façon dont ils vous parviennent. Imitez ceux que vous voyez qui sont efficaces et engageants. Notez que les gestes les plus efficaces sont naturels, lents et emphatiques.
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Gardez un œil sur vos autres signaux corporels. Soyez attentif à vos yeux errants, à vos mains qui ramassent les peluches, à vos reniflements constants, à vos brassages, à vos balancements, etc. Ces petits gestes s'additionnent et sont tous garantis pour atténuer l'efficacité de votre message.
- Demandez à quelqu'un d'enregistrer votre discours, puis prenez le temps de visualiser votre discours en avance rapide. Tout geste répétitif ou habitude inconsciente ressortira comme un pouce endolori et sera quelque peu comique. Une fois que vous aurez ciblé un tel comportement, il sera plus facile de modifier votre langage corporel involontaire et de surveiller sa réapparition.

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Partie 5 sur 5: communiquer efficacement en cas de conflit

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Placez-vous sur un sol plat. Ne vous tenez pas debout ou ne survolez pas l'autre personne. Cela crée une lutte de pouvoir et pousse le conflit à un autre niveau. S'ils sont assis, vous devriez vous asseoir avec eux.
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Écoutez l'autre partie. Laissez-les dire ce qu'ils ressentent. Attendez qu'ils aient complètement fini de parler avant de commencer à parler vous-même.
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Parlez d'une voix calme et égale. Ne criez pas et n'accusez pas l'autre partie ou ses actions.
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Faites-leur savoir que vous avez entendu leur point de vue et que vous comprenez leur point de vue. Prenez le temps de faire des déclarations telles que «Si je comprends bien, vous dites:...»
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N'essayez pas de terminer l'argument à tout prix. Si la personne sort de la pièce, ne la suivez pas. Permettez-leur de le faire et laissez-les revenir lorsqu'ils seront plus calmes et prêts à parler.
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N'essayez pas d'avoir le dernier mot. Encore une fois, cela pourrait conduire à une lutte pour le pouvoir qui s'intensifie et ne se termine jamais. Parfois, il faut accepter d'être en désaccord et passer à autre chose.
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Utilisez les messages "i". Lorsque vous exprimez vos préoccupations, essayez de commencer vos phrases par «Je...» et dites clairement ce que leurs actions vous font ressentir. Cela rendra l'autre personne plus réceptive à vos plaintes et plus empathique. Par exemple, au lieu de dire «Vous êtes négligent et cela me rend fou», essayez «Je pense que différents niveaux de désordre pourraient être un problème pour nous. Le désordre est quelque chose qui semble se frayer un chemin dans mon esprit et limiter ce que je ressens. Je peux le faire. Franchement, le désordre semble me déranger plus qu'il ne le devrait probablement. "

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Conseils

Assurez-vous de ne pas avoir un langage corporel négatif ou apathique.
Ne vous promenez pas. Cela conduira à ce que votre message ne soit pas compris ou pris au sérieux.
Ne pleurnichez pas et ne plaidez pas. Ni l'un ni l'autre n'est susceptible d'inspirer le respect ou l'intérêt. Si vous êtes très contrarié, excusez-vous et revenez à la discussion plus tard lorsque vous aurez eu l'occasion d'y réfléchir.
Recherchez sur Internet des exemples d'excellents orateurs en action. Sondez quelques-unes des conférences Ted les plus regardées. Il existe de nombreux modèles accessibles instantanément via des vidéos en ligne. Traitez-les comme vos «coachs personnels en communication!»
Soyez prudent avec l'humour. Certes, un peu d'humour injecté dans ce dont vous discutez peut être efficace, mais veillez à ne pas aller trop loin. Ne comptez pas sur l'humour comme une béquille pour dissimuler des choses difficiles à dire. Si vous continuez à plaisanter, votre communication est moins susceptible d'être prise au sérieux.
Assurez-vous d'établir un contact visuel lorsque vous communiquez.
Si vous faites une présentation à un groupe ou à un auditoire, soyez prêt à répondre à des questions difficiles afin de ne pas vous tromper et vous sentir troublé. Pour rester en position de communiquer efficacement, Michael Brown recommande une règle d'or pour traiter les questions difficiles dans le cadre d'un groupe ou d'un public. Il suggère que vous écoutiez au nom de toutes les personnes présentes, notamment en posant des questions et en répétant le problème. Partagez la réponse avec tout le monde, ce qui signifie déplacer vos yeux de l'interrogateur et vers toutes les personnes présentes afin que l'ensemble du groupe "porte la réponse". Capitaliser sur cette réponse partagée pour avancer et changer de cap.