Comment créer un comité social sur votre lieu de travail?
Si vous voulez connaître vos collègues et planifier des événements spéciaux pour eux, demandez à créer un comité social sur votre lieu de travail. Discutez avec vos collègues pendant le déjeuner ou les pauses-café pour voir si quelqu'un est intéressé à vous aider à créer un comité social. Vous devrez également demander à votre responsable de planifier une réunion rapide pour en parler. Lorsque votre responsable vous donne son accord, envoyez un e-mail à votre service des ressources humaines pour lui faire part de votre plan. Si votre responsable vous a dit que vous pourriez avoir vos réunions pendant les heures de travail, assurez-vous de les planifier à des moments où cela n'interférera pas avec d'autres réunions programmées. Sinon, planifiez-le pendant le déjeuner ou juste après le travail. Lors de votre première réunion, votez sur les postes de direction et fixez-vous des objectifs, comme la planification d'un 5k caritatif ou d'une fête de Noël. Pour savoir comment encourager de nouveaux membres à rejoindre votre comité social, continuez à lire!
Si vous voulez connaître vos collègues et planifier des événements spéciaux pour eux, demandez à créer un comité social sur votre lieu de travail.
Les comités sociaux au travail peuvent être une façon amusante d'apprendre à connaître vos collègues et de planifier des événements spéciaux pour eux. Si votre entreprise n'en a pas déjà un, vous pouvez demander à votre responsable ou à votre représentant des ressources humaines d'en créer un. Une fois que vous avez de l'aide, vous pouvez commencer à planifier la première réunion et définir tous les détails pour la maintenir en bon état.
Partie 1 sur 4: obtenir l'approbation et le soutien
- 1Trouvez un partenaire pour vous aider à faire démarrer les choses. Parlez à certains de vos collègues pendant les pauses déjeuner ou les pauses café et voyez si quelqu'un est intéressé à vous aider à créer un comité social. Il peut être utile d'avoir un partenaire pour organiser la première réunion et susciter l'intérêt pour le bureau.
- Si personne ne se porte volontaire pour vous aider, ne vous découragez pas. Vous pouvez toujours le faire vous-même et susciter l'intérêt des gens pour un comité social.
- 2Prévoyez un moment pour parler à la direction. Demandez à votre responsable si vous pouvez planifier une réunion rapide pour parler de la création d'un comité social. Évitez de simplement mettre tous les détails dans un e-mail, car votre responsable peut ne pas répondre à toutes les questions que vous vous posez. S'ils vous dirigent plus haut dans la chaîne vers un autre responsable, planifiez plutôt une brève réunion avec cette personne.
- Certaines questions à poser à la direction comprennent si vous pouvez utiliser les heures de travail pour les réunions, si l'entreprise offrira des fonds au comité à utiliser et quels types de gestion d'événements est à l'aise avec votre planification.
- 3Contactez les ressources humaines pour l'approbation finale. Si un responsable vous donne le feu vert pour commencer, envoyez un e-mail à votre service des ressources humaines pour lui faire part de votre plan. Demandez-leur s'ils ont des formulaires spéciaux à remplir ou une liste de règles et règlements pour les comités du lieu de travail.
- Renseignez-vous sur la façon de dépenser les achats effectués par le comité si votre entreprise propose de vous rembourser.
Vous pouvez toujours le faire vous-même et susciter l'intérêt des gens pour un comité social.
Partie 2 sur 4: planification de la première réunion
- 1Sélectionnez une heure qui n'interférera pas avec le travail ou les obligations personnelles. Si votre responsable vous a dit que vous pouviez tenir la réunion pendant les heures de travail, planifiez-la à une heure qui n'interférera pas avec les autres réunions ou conférences téléphoniques programmées. Si cela doit être fait en dehors du travail, planifiez-le pendant le déjeuner ou immédiatement après le travail afin de ne pas demander à vos collègues de sacrifier trop de temps personnel.
- Prévoyez de limiter la réunion à 30 minutes, quel que soit le moment. Une façon de garder les gens intéressés dans votre comité est de respecter leur temps.
- 2Sécurisez un lieu de réunion. Demandez à votre responsable quel espace vous pouvez utiliser pour la réunion. Vérifiez si des salles de conférence ou des salles de repos seraient libres pendant la réunion. Vérifiez auprès d'un administrateur de bureau pour voir s'il existe un protocole de réservation d'espace dans votre bureau.
- Assurez-vous qu'il y a une chaise dans la salle pour tous ceux qui seront là.
- 3Envoyez par e-mail la date et l'heure de la réunion à vos collègues. Rédigez un e-mail à vos collègues pour leur dire que vous démarrez un comité social. Faites-leur savoir à quoi servirait essentiellement le comité (c.-à-d. Planification de fête, happy hours, etc.). Indiquez clairement la date, l'heure et le lieu de la première réunion et demandez aux participants de répondre s'ils sont intéressés.
- Assurez-vous que l'e-mail est envoyé à tous les départements afin que personne ne se sente exclu.
- 4Accrochez des dépliants dans le bureau si l'e-mail reçoit une réponse limitée. Si très peu de personnes répondent à votre e-mail, saisissez un dépliant contenant les mêmes informations que celles de l'e-mail et imprimez-en quelques copies à accrocher dans le bureau. Cela servira de rappel pour les personnes qui ont oublié l'e-mail. Accrochez-les près de la fontaine à eau, dans la cuisine, autour de la salle de pause ou sur un tableau d'affichage de l'entreprise.
- Incluez votre e-mail afin qu'une personne d'un autre service sache comment vous joindre.
- Vérifiez auprès d'un responsable ou des ressources humaines pour vous assurer que vous pouvez accrocher des dépliants au bureau.
- 5Sélectionnez cinq à huit membres pour le comité. Un comité efficace comprendra cinq à huit membres, donc si une poignée de personnes répondent, allez de l'avant avec ces bénévoles. Si vous recevez plus de huit demandes de participation, configurez un horaire rotatif afin que tout le monde puisse participer.
- Essayez de configurer un changement d'adhésion trimestriel. Tous les trois mois, les membres qui ne font pas partie du leadership changent de place pour permettre l'arrivée de nouveaux membres.
- Assurez-vous que chaque groupe de rotation comprend des personnes provenant de quelques départements différents.
- 6Créez un aperçu de votre agenda. Faites une liste des choses dont vous voulez discuter lors de la réunion. Incluez des éléments tels que les postes de direction, le budget, les idées d'événements et les futurs horaires de réunions. Tapez un aperçu de votre ordre du jour et imprimez des copies à distribuer lors de la première réunion.
Rédigez un e-mail à vos collègues pour leur dire que vous démarrez un comité social.
Partie 3 sur 4: organiser la première réunion
- 1Commencez à l'heure. Il est important de montrer aux gens que vous appréciez leur temps. N'arrivez pas en retard à votre propre réunion et faites vous attendre les autres. Et ne restez pas assis à bavarder pendant 15 minutes avant de passer enfin à parler du comité. Remerciez tout le monde d'être venu, puis plongez directement dans les sujets pertinents.
- 2Distribuez l'ordre du jour. Distribuez des copies de votre ordre du jour afin que les gens puissent suivre. Distribuez des stylos ou des crayons pour que chacun puisse prendre des notes sur le contour s'il le souhaite.
- 3Demandez à quelqu'un de prendre un compte rendu de réunion. Lorsque la réunion arrive à l'ordre, demandez à un volontaire de rédiger un compte rendu de la réunion afin que vous puissiez partager les détails de la réunion avec toute personne qui n'a pas pu y assister. Si personne ne se porte volontaire, vous devrez prendre des notes vous-même.
- Incluez des éléments importants comme ce qui a été voté et qui a accepté certaines tâches. Évitez de simplement noter ce que tout le monde dit.
- Par exemple, notez le moment où quelqu'un propose que les fonds du comité soient dépensés pour une fête de départ pour un collègue. Ensuite, notez le nombre de votes favorables et le nombre de votes contre.
- 4Votez sur les postes de direction. Votre comité devrait avoir un président, ou «président», ainsi qu'un secrétaire et un trésorier. Si plus d'une personne est intéressée par un poste, demandez au comité de voter ou envisagez de répartir les tâches entre deux personnes.
- Ne présumez pas que vous serez le président simplement parce que vous avez créé le comité. Soumettez votre nom pour examen, mais soyez aimable si quelqu'un d'autre est élu.
- 5Déclarez les objectifs du comité. Vous planifiez simplement des événements sociaux comme des fêtes de fin d'année et des happy hours? Ou voulez-vous également concentrer ce comité sur des événements qui redonnent à la communauté, comme les 5K caritatifs? Soyez précis sur les types d'événements que vous souhaitez organiser et créez un document en ligne auquel tout le monde peut accéder pour revoir ces objectifs plus tard.
- Soyez ouvert aux suggestions des autres membres du comité. Ils peuvent avoir des idées différentes sur le genre de choses que vous devriez planifier. Pour les grandes différences d'idéologie, demandez à votre responsable s'il y a une direction qu'il préfère que vous preniez au comité.
- 6Discutez du budget. Dites aux autres membres combien d'argent vous devez travailler. Combien l'entreprise vous donne-t-elle trimestriellement ou annuellement? Si vous ne recevez pas d'argent, demandez-vous si vous souhaitez demander des dons à des collègues ou réfléchissez à des idées de collecte de fonds.
- Pour collecter des fonds, vous pouvez faire la vente de pâtisseries traditionnelles ou un lave-auto, ou essayer quelque chose comme le tirage au sort. Un photographe du groupe pourrait offrir des portraits mis à jour en échange d'un don.
- 7Attribuez les tâches uniformément. N'essayez pas de tout faire vous-même, même si vous finissez par être le président. Déléguez des tâches pour que chacun se sente impliqué. Par exemple, demandez à un bénévole de rechercher des lieux pour la prochaine fête de Noël et demandez à quelqu'un d'autre de contacter les traiteurs. Indiquez clairement ce que requiert exactement une tâche avant de l'attribuer.
Demandez à votre responsable si vous pouvez planifier une réunion rapide pour parler de la création d'un comité social.
Partie 4 sur 4: maintenir le comité en marche
- 1Établissez un horaire de réunion régulier. Le moyen le plus simple de garder les gens impliqués est d'organiser des réunions régulières au même endroit et à la même heure toutes les quelques semaines. Essayez une réunion une fois par mois, à moins que vous n'ayez de nombreux événements qui exigeraient des réunions plus fréquentes.
- 2Créez un calendrier partagé. Utilisez votre serveur de messagerie pour créer un calendrier partagé auquel tous les membres du comité ont accès. Si vous ne disposez pas d'une adresse e-mail d'entreprise proposant des agendas, utilisez un service tel que les agendas Google. Enregistrez les dates et heures des réunions et des fêtes, ainsi que les dates d'échéance pour certaines tâches.
- 3Faites un rapport à la direction après chaque réunion. Envoyez un courriel à votre responsable (ou au responsable qui a approuvé le comité) après chaque réunion avec le procès-verbal de la réunion en pièce jointe. Rencontrez-les périodiquement pour discuter de vos progrès et pour leur proposer des idées pour de nouveaux événements.
- 4Encouragez les nouveaux membres à se joindre. Un comité social peut commencer à se sentir exclusif si ce sont les mêmes personnes qui planifient tous les événements. Envoyez un e-mail tous les quelques mois pour inviter les personnes à vous rejoindre lors de votre prochaine réunion ou passer à la prochaine rotation. La création d'une feuille de calcul d'inscription en ligne peut aider les gens à faire facilement la queue.
- Par exemple, dites quelque chose comme: "Nous sommes toujours à la recherche de nouvelles perspectives et idées, alors rejoignez-nous à notre prochaine réunion!"
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Questions et réponses
- Comment puis-je décider pour quels événements les collections du personnel doivent être organisées?Essayez de limiter les collectes du personnel, car les gens ont tendance à ne pas se faire demander de l'argent au travail, surtout s'ils ne veulent pas aller à l'événement. Trouvez d'autres moyens de collecter des fonds, comme les ventes de pâtisseries, les tirages au sort et les enchères silencieuses.
- Appelez-vous votre comité «Un comité de charité» ou appelez-vous cela autre chose?Vous pouvez l'appeler le «comité de charité» si vous avez uniquement l'intention de planifier des événements de charité. Si vous prévoyez de faire d'autres types d'événements sociaux, comme les fêtes de fin d'année, alors le "Comité social" peut être un meilleur nom.
- Les fonds sociaux sont-ils imposables?Oui, s'ils viennent directement de votre employeur. Si vous les avez levés, non.
- Avons-nous un trésorier adjoint conformément à la loi?Vous pouvez avoir un trésorier adjoint si vous en voulez un, même si ce n'est pas obligatoire. Assurez-vous simplement que les deux trésoriers sont sur la même longueur d'onde quant à leurs responsabilités distinctes.
- Quel genre d'événements sociaux pouvez-vous organiserVous pouvez planifier des fêtes de fin d'année, des happy hours, des événements caritatifs, des pique-niques d'entreprise, des déjeuners ou des dîners de groupe, des sorties de bowling et bien d'autres types d'événements.
- Comment se déroule une AGA, comment puis-je me préparer et quel est le calendrier?Une AGA est organisée chaque année. L'avis de réunion doit être envoyé bien à temps. Les points de l'ordre du jour doivent être soumis dans un délai spécifié et disposer d'un temps alloué par point. La durée de l'ensemble de la réunion doit être spécifiée. Les résolutions doivent être répertoriées. Les actions doivent être attribuées aux personnes responsables. Le président doit remettre un rapport annuel de fin d'année.
- Y a-t-il une limite d'âge pour démarrer un comité?Non, vous pouvez créer un comité à tout âge! Venez à la table avec beaucoup d'idées pour prouver que votre âge n'a pas d'importance.
- Existe-t-il un ensemble de règles pour gérer un club social de travail. Les fonds sont collectés grâce à la vente d'actions, et les fonds sont conservés pour des événements spécifiques, par exemple la fête de Noël. Est-ce que tous les fonds économisés doivent être dépensés?Si votre entreprise vous donne une certaine somme d'argent à dépenser pour un événement social et que vous ne la dépensez pas entièrement, ce n'est pas grave. Mais sachez que l'entreprise vous donnera probablement moins d'argent à l'avenir, car vous n'avez pas besoin de la quantité qui vous est allouée. Essayez de dépenser le plus près possible du montant budgété pour vous assurer de disposer de fonds adéquats à l'avenir.
- Les signataires du compte du club doivent-ils être uniquement le comité exécutif, par exemple le président trésorier, le secrétaire ou le vice-président? Peut-il s'agir d'un délégué à un comité?Cela peut être n'importe qui que le comité a désigné, mais il est probablement plus logique que le trésorier le fasse.
- L'employeur est-il autorisé à administrer le fonds social?Si votre employeur a le temps et veut vous aider, alors oui, il peut être responsable du fonds social. Mais cela peut être plus facile si vous laissez le trésorier s'en occuper.
Questions sans réponse
- Comment faire une collecte de fonds en milieu de travail?
Les commentaires (3)
- Cet article était très précis sur la façon de démarrer ce comité.
- Je veux protéger et faire pousser des arbres, donc je veux créer un groupe social.
- Succinct, facile à comprendre. Je vais l'utiliser pour mettre en place notre comité social.
