Comment rédiger une lettre de réponse?
Une lettre de réponse est une réponse à une lettre originale posant une question ou recherchant des informations.
Une lettre de réponse est une réponse à une lettre originale posant une question ou recherchant des informations. Ce sont des communications commerciales particulièrement courantes. Pour rédiger une lettre de réponse parfaite, examinez d'abord attentivement la lettre originale et déterminez ce que l'auteur vous demandait. Ensuite, découvrez toutes les informations supplémentaires dont vous avez besoin pour répondre à la demande. Écrivez une lettre polie et claire répondant à toutes les préoccupations ou questions de la lettre originale. Gardez le ton amical et informatif pour vous assurer que votre destinataire est satisfait de votre réponse.
Méthode 1 sur 3: révision de la lettre originale
- 1Déterminez ce que la lettre originale demandait. Une lettre de réponse doit répondre à ce que la lettre originale voulait savoir. Lisez attentivement la lettre originale. Découvrez ce dont l'auteur a besoin et commencez à déterminer comment vous pouvez fournir les informations nécessaires.
- Parfois, il n'est pas très facile de déterminer ce qu'une lettre demande, surtout si la lettre n'a pas été écrite clairement. Passez en revue la lettre pour déterminer ce que l'écrivain original a besoin de vous.
- Si vous devez le faire, prenez quelques notes sur la lettre pour en déterminer le point. Notez ce que la lettre demande et comment vous pourriez y répondre.
- 2Découvrez les informations demandées par la lettre si vous ne les connaissez pas déjà. Si la lettre que vous avez reçue demande des informations, vous ne le savez peut-être pas par désinvolture. Prenez toutes les mesures que vous pouvez pour trouver comment répondre à la question de l'écrivain avant de répondre à la lettre.
- Par exemple, la lettre peut demander le statut d'une demande d'emploi. Si vous n'êtes pas connecté au processus de recrutement, appelez le responsable du recrutement pour vérifier l'état de la candidature avant de répondre.
- 3Envoyez la lettre à quelqu'un d'autre si vous n'êtes pas qualifié pour y répondre. Parfois, en particulier dans les affaires, les gens envoient des lettres à l'adresse générale ou à la personne de contact. Si vous recevez une lettre à laquelle vous savez que quelqu'un d'autre pourrait mieux répondre, envoyez-la-lui pour y répondre. Cela garantit que le destinataire obtiendra la réponse la plus précise possible.
- Si la personne à qui vous avez remis la lettre peut mettre un certain temps à répondre, il est recommandé de répondre à l'auteur original en disant que vous avez transmis la lettre à une personne plus qualifiée pour y répondre. Cela montre à l'écrivain que son message a été reçu et que quelqu'un y travaille.
Une lettre de réponse doit répondre à ce que la lettre originale voulait savoir.
Méthode 2 sur 3: construction de la réponse
- 1Adressez la lettre à la personne qui a demandé l'information. Ouvrez toujours avec une salutation polie comme «Cher», suivi du nom de la personne. Saluez la personne directement, plutôt que d'utiliser une ouverture générique comme «À qui cela peut concerner». Ceci est impersonnel et semble que la demande a été traitée par un ordinateur. Au lieu de cela, saluer la personne par son nom est plus personnel et montre que la rédaction de cette réponse a été soignée.
- Si vous ne connaissez pas la personne personnellement, utilisez les titres M., Mme ou Mme, suivis du nom de famille de la personne. Si la personne a un titre connu, comme Dr., utilisez-le à la place.
- Si vous connaissez la personne ou si vous ne connaissez pas son sexe, utilisez son prénom.
- En règle générale, ouvrez la lettre avec le même nom et le même titre que ceux avec lesquels la personne a signé sa lettre. Par exemple, s'ils ont signé leur lettre «Dr. Johnson», ouvrez votre lettre avec «Cher Dr. Johnson».
- 2Indiquez que vous répondez à la lettre originale. Dans votre première phrase, faites savoir au lecteur que vous répondez à sa lettre. Cela indique au lecteur que sa lettre a été reçue et traitée, et lui permet également de connaître le but de votre lettre.
- Très simplement, «J'écris en réponse à votre lettre du 13 juin» est une ouverture parfaite pour une lettre de réponse.
- Si vous n'êtes pas la personne d'origine à qui le destinataire a écrit la lettre, indiquez d'où vous avez reçu la lettre. Par exemple, écrivez: "Notre représentant du service clientèle, Michelle Harris, m'a fait suivre votre lettre."
- 3Répondez aussi directement que possible à la demande de la personne. Après l'ouverture, revenez au point principal de la lettre. Répondez aussi complètement que possible à chaque question ou préoccupation de la lettre originale de la personne. Assurez-vous que vous avez atteint chaque point afin que la personne soit satisfaite de votre réponse.
- Indiquez ce sur quoi la lettre originale vous a demandé, puis répondez à la question. Par exemple: "Votre lettre demandait qui était la personne à contacter pour les demandes des médias. Cette personne est Janet Walters. Son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont les suivants."
- Pour des demandes plus longues, utilisez une liste numérotée pour répondre à chaque question. Ceci est plus facile à lire et montre que chaque problème a été résolu.
- Soyez à bout, mais bref. Quelques phrases par question devraient suffire pour répondre à la demande initiale de la personne.
- 4Reconnaissez clairement si vous ne pouvez pas répondre à la demande de la personne. Parfois, vous ne pouvez pas répondre à la demande d'une personne. Soyez direct à ce sujet. N'utilisez pas une réponse de longue haleine pour adoucir le coup. Votre destinataire appréciera une réponse claire et directe à sa question. N'oubliez pas de toujours être poli et de vous excuser pendant que vous faites cela afin que votre destinataire ne soit pas offensé.
- Utilisez toujours un ton compréhensif lorsque vous refusez une demande, mais fournissez également une réponse ferme. Dites: "Malheureusement, je ne peux pas répondre à cette demande. Nous n'avons pas les informations dont vous avez besoin et je ne peux pas dire quand nous les aurons."
- Si vous pouvez répondre à la question avec plus d'informations, demandez à la personne de répondre. Dites: "J'aimerais répondre à votre demande, mais je dois d'abord en savoir plus sur votre situation. À votre convenance, veuillez indiquer la date de votre demande et le nom de la personne que vous avez contactée, et je vous répondrai dans les plus brefs délais. possible."
- 5Remerciez la personne d'avoir écrit. Que vous ayez pu répondre ou non à la demande de la personne, soyez toujours courtois et remerciez la personne pour sa lettre. Cela montre que vous appréciez leur attention et entretenez une relation positive avec l'auteur de la lettre.
- Certaines personnes préfèrent plutôt ouvrir leur lettre avec un remerciement. Le placement exact n'est pas très important, tant que vous remerciez la personne à un moment donné.
Très simplement, «J'écris en réponse à votre lettre du 13 juin» est une ouverture parfaite pour une lettre de réponse. - 6Signez la lettre avec votre nom et votre titre. Enveloppez la lettre avec une fermeture formelle comme «Sincèrement», suivie de votre nom. Si vous travaillez pour une entreprise, écrivez votre titre professionnel sous votre nom.
- Si vous écrivez à la main ou imprimez la lettre, laissez de la place pour votre signature après avoir imprimé votre nom. Si vous envoyez un e-mail, alors écrire votre nom est très bien.
- 7Relisez la lettre pour vous assurer que vous avez répondu à la question de la personne. Votre destinataire sera frustré s'il reçoit une réponse qui ne répond pas à ses questions. Ne pas satisfaire la personne pourrait laisser un client mécontent, ou créer plus de travail pour vous car vous devrez répondre à une autre demande plus tard. Gardez le destinataire satisfait en répondant à sa demande aussi complètement que possible. Vérifiez votre lettre et assurez-vous qu'elle répond à tout ce qui se trouve dans la lettre originale. S'il manque quelque chose, ajoutez-le avant d'envoyer la lettre.
- Faire lire la lettre à un ami ou à un collègue est également utile. Ils peuvent se mettre à la place du destinataire et vous dire s'ils seraient satisfaits de la réponse.
Méthode 3 sur 3: utiliser un ton professionnel
- 1Utilisez le format de lettre commerciale typique. Considérez toutes les lettres de réponse des communications commerciales formelles. Écrivez de manière professionnelle et utilisez le format de lettre commerciale normal pour donner le bon ton.
- En haut à gauche, écrivez votre nom, titre, société (le cas échéant) et adresse. En dessous, écrivez la date. Enfin, écrivez le nom complet et l'adresse de la personne à qui vous répondez.
- Pour les lettres dactylographiées, utilisez des marges de 2,50 cm autour de la bordure. Utilisez du texte à interligne simple avec 2 espaces entre les paragraphes.
- Si vous tapez la lettre, utilisez une police de 12 points et un paramètre de texte standard. Si vous écrivez la lettre à la main, assurez-vous de l'écrire de manière lisible.
- 2Faites en sorte que le destinataire se sente heureux de recevoir sa demande. Ceci est particulièrement important si vous dirigez une entreprise ou un service. Les gens devraient toujours avoir l'impression que vous appréciez leur temps et leurs pensées. Remerciez-les de leur demande et utilisez toujours un ton chaleureux et cordial lorsque vous écrivez.
- Un simple "Merci beaucoup d'avoir écrit, nous apprécions avoir de vos nouvelles" peut faire une grande différence dans le ton de votre lettre. Faites de telles phrases une habitude dans vos lettres.
- Ne jamais donner de l'idée que vous êtes agacé par la personne qui écrit pour vous. Il vaut mieux aller trop loin avec la gentillesse que de faire croire à quelqu'un que vous êtes en colère ou ennuyé.
- 3Gardez la lettre brève pour que votre destinataire puisse la lire rapidement. Respectez le temps de votre destinataire. Ne vous attendez pas à ce qu'ils lisent une lettre de 3 pages alors qu'un paragraphe répondrait très bien à leur question. Répondez au mieux aux préoccupations de la lettre originale, puis envoyez la lettre. N'ajoutez pas de passages supplémentaires qui ne doivent pas nécessairement figurer dans la lettre.
- Ceci est particulièrement important si vous dirigez une entreprise ou si vous répondez à une demande de service client. Votre client peut être frustré s'il doit passer du temps à lire une longue lettre qui aurait pu faire la moitié de sa taille.
- Bien sûr, ne soyez pas si bref que vous n'ayez pas répondu à la question de la personne. Si quelque chose nécessite beaucoup d'explications, fournissez l'explication. Ne divulguez pas et ne fournissez pas plus d'informations que nécessaire.
Pour rédiger une lettre de réponse parfaite, examinez d'abord attentivement la lettre originale et déterminez ce que l'auteur vous demandait. - 4Écrivez clairement pour que le destinataire comprenne votre réponse. N'utilisez pas de phrases longues ou de termes alambiqués. Écrivez dans un langage simple et direct qui ne déroutera pas votre lecteur. Des phrases plus courtes sont les meilleures à cet effet.
- En règle générale, imaginez que votre lecteur parcourt rapidement la lettre. Pourront-ils voir tous les principaux points que vous aviez soulevés? Sinon, améliorez votre langage et clarifiez-le.
- 5Évitez le jargon et les termes techniques que le lecteur pourrait ne pas comprendre. Ceci est lié à l'écriture claire. À moins que vous ne sachiez avec certitude que la personne à qui vous écrivez est un professionnel qui comprendra les termes techniques, gardez-les à l'écart de votre lettre. Remplacez tous les termes techniques par des mots alternatifs qu'un non-spécialiste peut comprendre.
- Modifiez votre lettre en vous demandant: "Est-ce que quelqu'un qui ne fait pas mon travail sait de quoi je parle?" Sinon, changez de langue pour que les gens ordinaires puissent la comprendre. C'est un bon moyen d'éliminer le jargon de votre écriture.
- 6Relisez votre lettre. Les fautes de frappe et autres erreurs rendent votre écriture peu professionnelle. Lisez toujours votre lettre et corrigez tout problème d'orthographe, de grammaire, de construction et de fluidité. Quelques minutes de travail supplémentaire pourraient donner à votre lettre un aspect beaucoup plus professionnel.
- Ne vous fiez pas uniquement à la vérification orthographique pour détecter vos erreurs. Ces programmes n'attrapent généralement pas les erreurs de grammaire. Lisez la lettre mot à mot pour trouver vos erreurs.
- S'il s'agit d'une lettre très importante, comme à un partenaire commercial, demandez à quelqu'un d'autre de la lire également. Un regard neuf pourrait voir les erreurs que vous avez manquées.
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