Comment rédiger une lettre d'attestation?
Si vous obtenez une licence professionnelle ou si vous postulez pour passer un examen, vous devrez peut-être rédiger une lettre d'attestation pour montrer que vous avez satisfait aux exigences. Vous devrez présenter votre attestation comme une lettre commerciale formelle, y compris l'adresse du destinataire et la date en haut. Lorsque vous adressez votre lettre, vous n'avez généralement pas besoin d'écrire «Cher». Écrivez simplement le nom ou le bureau du destinataire. Après cela, vous devrez vous nommer et énumérer les exigences que vous avez remplies. Par exemple, écrivez quelque chose comme «Moi, Sally Sunshine, j'atteste que j'ai terminé le séminaire du week-end à Sunny Valley». Si vous écrivez la lettre au nom de quelqu'un d'autre, présentez-vous et présentez votre relation avec cette personne. Si vous l'écrivez pour vous-même,inclure une phrase en bas pour déclarer que toutes les informations que vous avez fournies sont vraies. Pour plus de conseils de notre co-auteur juridique, y compris sur la façon de relire votre lettre d'attestation terminée, lisez la suite!
Par exemple, si vous écriviez une lettre d'attestation pour un ancien employé, vous pourriez écrire: «Je suis Holly Henderson, présidente de Henderson Motors.
Si vous obtenez une licence professionnelle ou si vous postulez pour passer un examen, vous devrez peut-être rédiger une lettre d'attestation indiquant que vous avez rempli les conditions requises. Il se peut également qu'un ancien collègue ou employé vous appelle pour lui écrire une lettre d'attestation parce qu'il postule pour un nouvel emploi. Par une lettre d'attestation, vous certifiez que vous avez personnellement été témoin de quelque chose ou que vous savez que c'est vrai. Une lettre d'attestation est généralement écrite comme une lettre commerciale formelle.
Partie 1 sur 3: mise en forme de votre lettre
- 1Utilisez du papier à en-tête si vous en avez. En particulier si vous écrivez votre lettre à titre professionnel, le papier à en-tête de votre entreprise ou cabinet est préférable pour une lettre d'attestation. N'utilisez pas de papier à en-tête de l'entreprise, cependant, si vous écrivez à titre personnel.
- Par exemple, si vous rédigez une lettre d'attestation pour un ancien employé afin d'attester de ses compétences et de son expertise, vous souhaiterez utiliser le papier à en-tête de l'entreprise.
- Si vous écrivez une lettre d'attestation pour vous-même, n'utilisez pas le papier à en-tête de l'entreprise si l'objet de la lettre n'a rien à voir avec votre travail pour l'entreprise.
- 2Choisissez une police lisible. Pour une lettre d'attestation, vous souhaitez généralement utiliser une police plus formelle et conservatrice telle que Times New Roman. Cette police est disponible sur n'importe quelle application de traitement de texte.
- Vous pouvez également utiliser une police par défaut, telle que Arial ou Helvetica.
- 3Datez votre lettre. La première ligne de votre lettre doit être la date à laquelle vous écrivez la lettre. Vous voudrez peut-être poster la date de la lettre si vous ne pensez pas pouvoir la poster avant un jour ou deux. Écrivez le mois plutôt que d'utiliser des chiffres.
- Si vous utilisez un modèle de lettre commerciale via votre application de traitement de texte, il peut insérer la date du jour par défaut.
Une lettre d'attestation est généralement écrite comme une lettre commerciale formelle. - 4Incluez l'adresse du destinataire. Incluez le nom complet du destinataire, s'il est connu, et l'intitulé de son poste. Si vous écrivez simplement votre lettre à une école, une entreprise ou un conseil professionnel, le nom de l'entité est suffisant.
- Les adresses sur les lettres commerciales sont généralement rédigées sous forme de blocs, de la même manière que vous les écririez sur une enveloppe. Si vous utilisez un modèle de votre application de traitement de texte, ces zones de texte seront déjà configurées pour vous.
- Si vous n'utilisez pas de papier à en-tête, le premier bloc de votre lettre sera votre nom et votre adresse. Vous suivriez ensuite avec le nom et l'adresse du destinataire.
- 5Fournissez une ligne d'objet. La ligne d'objet indique au destinataire de quoi parle la lettre. Ceci est particulièrement important si vous n'envoyez pas la lettre à une personne en particulier. Celui qui l'ouvre doit savoir comment le diriger pour que la bonne personne le voie.
- La ligne d'objet sera généralement la raison pour laquelle vous écrivez la lettre d'attestation. Si vous écrivez la lettre pour une autre personne, vous pouvez utiliser son nom comme objet. Par exemple, vous pourriez écrire: «Lettre d'attestation pour Sally Sunshine».
- 6Créez votre bloc de signature. Sautez quelques lignes pour laisser de l'espace pour le corps de votre lettre, puis allez-y et formatez la zone où vous placerez votre signature. Utilisez une fermeture de base telle que "Sincèrement", déroulez quatre lignes, puis tapez votre prénom et votre nom.
- Si vous envisagez de faire notarier votre lettre, vous voudrez également inclure un bloc notarié. Recherchez en ligne un bloc notarial que vous pouvez copier. Aux États-Unis, vous pouvez généralement les trouver sur le site Web du secrétaire d'État de votre État.
Partie 2 sur 3: rédaction de votre lettre
- 1Adressez la lettre à la personne ou à l'entité appropriée. En règle générale, vous n'avez pas besoin de commencer par le mot «Cher» dans la formule de salutation d'une lettre commerciale formelle. Tapez simplement le nom de la personne ou du service qui recevra la lettre.
- Par exemple, si vous rédigez une lettre d'attestation certifiant que vous avez satisfait aux exigences de formation continue pour une licence, vous pouvez lui indiquer «Conseil des licences» suivi de deux points.
- Utilisez le nom du département ou du conseil spécifique lorsque cela est possible, plutôt que de l'adresser «à qui de droit».
- Si vous écrivez une lettre d'attestation au nom d'une autre personne, comme un ancien employé, essayez de l'adresser au destinataire par son nom si possible.
- 2Présentez-vous le cas échéant. En particulier si vous écrivez une lettre d'attestation au nom de quelqu'un d'autre, utilisez le premier paragraphe de votre lettre pour expliquer qui vous êtes. Incluez votre relation avec la personne et toutes les certifications applicables que vous possédez.
- Par exemple, si vous rédigez une lettre d'attestation pour un ancien employé, vous pouvez commencer par décrire le titre de votre poste dans l'entreprise et depuis combien de temps vous y travaillez.
- Si vous écrivez la lettre pour vous-même, vous n'aurez peut-être pas besoin d'autre présentation que votre nom. Par exemple, vous pourriez écrire «Moi, Sally Sunshine, atteste que j'ai terminé le séminaire du week-end à Sunny Valley, qui s'est tenu du 3 au 7 octobre». Pour ce type de lettre d'attestation, le corps de la lettre ne serait généralement qu'une phrase ou deux.
Pour ce type de lettre d'attestation, le corps de la lettre ne serait généralement qu'une phrase ou deux. - 3Identifiez la personne pour qui vous écrivez la lettre. Si vous rédigez une lettre d'attestation au nom de quelqu'un d'autre, vous devez fournir son nom peu de temps après vous être présenté. Vous pouvez choisir de l'inclure dans la première phrase, puis continuer à vous présenter.
- Par exemple, si vous écriviez une lettre d'attestation pour un ancien employé, vous pourriez écrire: «Je suis Holly Henderson, présidente de Henderson Motors. Je vous écris pour attester de l'expertise en mécanique de Sally Sunshine.
- 4Fournissez les faits ou les informations dont vous attestez. La majeure partie du corps de votre lettre est constituée de toutes les informations que vous souhaitez certifier par le biais de la lettre. Selon vos raisons d'écrire, cela peut être une phrase, ou il peut s'étendre sur plusieurs pages.
- Tenez-vous-en aux faits et écrivez aussi clairement et concis que possible en utilisant la voix active.
- 5Incluez une déclaration si vous écrivez la lettre pour vous-même. Si vous écrivez votre lettre à une organisation ou une entité pour certifier quelque chose sur vous-même, vous fermez généralement votre lettre en déclarant que tout dans la lettre est vrai et correct au meilleur de votre connaissance.
- Par exemple, votre dernière phrase pourrait se lire: «En signant ci-dessous, je déclare que toutes les informations ci-dessus sont véridiques et correctes au meilleur de ma connaissance.»
- Ce type de déclaration est particulièrement important si vous envisagez de faire légaliser votre signature.
Partie 3 sur 3: finaliser votre lettre
- 1Relisez attentivement votre lettre. L'orthographe et la grammaire d'une lettre d'attestation peuvent affecter la façon dont votre lettre est reçue. S'il contient de nombreuses fautes de frappe et erreurs, le destinataire peut ne pas le prendre au sérieux.
- Vérifiez également vos faits. Lorsque vous signerez votre lettre, vous certifierez que tout ce qu'elle contient est vrai. Vérifiez deux fois tous les chiffres, dates et autres chiffres pour vous assurer qu'ils sont exacts.
- 2Imprimez votre lettre. Si vous postez votre lettre, imprimez-la sur du papier à en-tête officiel ou sur du papier de haute qualité. Évitez d'utiliser du papier de copie ordinaire, ce qui peut le rendre moins formel. Si vous n'avez pas de papier de haute qualité, vous pouvez vous procurer une petite boîte dans votre magasin de fournitures de bureau local.
- Assurez-vous que la lettre est imprimée proprement et que les marges sont adéquates. Il doit y avoir au moins 2,50 cm sur tous les côtés de la page.
- Si votre lettre comporte plus d'une page, assurez-vous que les pages sont numérotées. L'utilisation du format «1 sur 2» aidera le destinataire à confirmer qu'il a toutes les pages.
Pour une lettre d'attestation, vous souhaitez généralement utiliser une police plus formelle et conservatrice telle que Times New Roman. - 3Signez votre lettre devant notaire, si nécessaire. Il n'est pas toujours nécessaire d'avoir une lettre d'attestation notariée. Dans de nombreux cas, seule votre signature suffira. Contactez le destinataire pour savoir si une notarisation est nécessaire.
- La notarisation est généralement requise si la lettre d'attestation a une signification juridique. Par exemple, si vous envoyez une lettre d'attestation pour certifier que vous avez satisfait aux exigences d'une licence professionnelle, une légalisation peut être requise.
- 4Envoyez votre lettre au destinataire. Vous devrez peut-être contacter le destinataire pour connaître la méthode préférée de réception de votre lettre d'attestation. Pour un document aussi formel, vous souhaitez l'envoyer par la poste si possible. Cependant, certains destinataires peuvent préférer l'e-mail ou le fax.
- Si vous envoyez votre lettre d'attestation par courriel, imprimez-la et signez-la d'abord. Scannez ensuite le document original pour pouvoir joindre un PDF de la lettre signée.
Lisez aussi: Comment écrire des lettres sociales?
Les commentaires (1)
- Il m'a donné beaucoup d'idées sur la façon d'écrire de nombreux articles.
