Comment donner des commentaires?
Avant de fournir des commentaires, notez vos observations et divisez-les en avantages et inconvénients afin d'avoir une idée claire de ce que vous voulez dire. Lorsque vous êtes prêt à donner votre avis, essayez de rester aussi neutre que possible pour le rendre constructif. Pour commencer, expliquez à la personne pourquoi vous lui faites des commentaires et commencez par un compliment, car cela lui permettra d'accepter plus facilement les commentaires négatifs. Ensuite, énoncez clairement vos observations avant de permettre à la personne de répondre aux commentaires positifs ou constructifs. Pour savoir pourquoi il est important d'éviter les réactions émotionnelles lors de la rétroaction, lisez la suite!
Pour commencer, expliquez à la personne pourquoi vous lui faites des commentaires et commencez par un compliment, car cela lui permettra d'accepter plus facilement les commentaires négatifs.
Donner une rétroaction semble simple, mais en réalité, ce n'est pas le cas. D'une part, vous voulez donner votre opinion honnête, mais vous voulez aussi rendre votre discussion productive. Plus important encore, vous ne voulez pas décourager la personne à qui vous donnez des commentaires. Cependant, vous pouvez tirer le meilleur parti de votre session de rétroaction si vous planifiez ce que vous allez dire à l'avance, allez droit au but et intégrez le destinataire à la solution.
Partie 1 sur 3: planifier quoi dire
- 1Concentrez-vous sur une critique à la fois. Entendre la critique après la critique est souvent trop difficile à accepter pour une personne. Ils peuvent finir par se sentir frustrés et dépassés, au lieu de se sentir inspirés pour faire mieux. Ils peuvent également se sentir attaqués.
- Sélectionnez le problème le plus urgent à résoudre en premier. Passez au suivant une fois que vous pensez que le problème initial est résolu.
- 2Entrez dans les détails. L'imprécision ne fait aucun bien à personne en ce qui concerne les commentaires. Vous devrez donner des exemples spécifiques ou des instructions si vous voulez que le comportement se poursuive ou s'arrête.
- Par exemple, au lieu de dire «Bon travail sur ce rapport», dites-leur précisément ce que vous avez aimé. Donner des exemples détaillés augmente les chances qu'ils poursuivent le même niveau de travail élevé.
Restez toujours courtois avec la personne pendant que vous donnez vos commentaires négatifs. - 3Utilisez «et» et «et si». Les mots que vous utilisez peuvent faire une grande différence dans la façon dont les commentaires sont absorbés. L'ajout des mots «et» et «et si» à votre critique incite souvent la personne à se sentir encouragée et inspirée à améliorer ses performances. Cela rend également vos commentaires moins comme une attaque.
- Par exemple, dites: "Je pense que votre premier match est fort, et que se passerait-il si nous ajoutions quelques étapes supplémentaires?" Évitez le mot «mais» car il ajoute une connotation négative.
- 4Créez la sécurité. La rétroaction n'est généralement appliquée qu'environ 30% du temps. Le pourcentage est encore plus faible si la personne ne se sent pas à l'aise lorsqu'elle reçoit le feedback. Créer une atmosphère dans laquelle la personne se sent respectée et en sécurité augmente ses chances de mettre en œuvre la rétroaction donnée.
- Restez toujours courtois avec la personne pendant que vous donnez vos commentaires négatifs. Évitez d'essayer de les rendre ridicules devant les gens autour de vous. Cela ne fera que se retourner contre vous et leur faire perdre le respect pour vous. De plus, ils peuvent ignorer vos commentaires par dépit.
Partie 2 sur 3: aller droit au but
- 1Soyez direct. Il ne sert à rien d'enrober vos commentaires. En fait, votre critique sera probablement perdue si vous la prenez en sandwich entre les éloges. Au lieu de cela, indiquez simplement ce qui doit être amélioré.
- De plus, utilisez des détails dans vos commentaires. Dites exactement sur quoi la personne doit travailler. Sinon, ils ne sauront pas comment devenir meilleurs.
Plus important encore, vous ne voulez pas décourager la personne à qui vous donnez des commentaires. - 2Dites-le quand cela se produit. Donnez une rétroaction positive ou négative dès que vous voyez quelque chose qui doit être abordé. Attendre après le fait est souvent dangereux car vous ne vous souvenez peut-être pas exactement de ce qui s'est passé, et la personne à qui vous donnez des commentaires ne le fera pas non plus.
- Écartez la personne dès que vous le pouvez et dites: "J'ai remarqué que vous aviez terminé la tâche comme ceci. Cependant, je ne pense pas que ce soit la meilleure façon de le faire." Ou, "J'aime vraiment la façon dont vous avez géré la tâche qui vous a été confiée." Vous êtes plus susceptible d'avoir un impact lorsque vous abordez la situation immédiatement.
- 3Décidez où le dire. La critique doit être faite en privé, car votre objectif n'est d'embarrasser personne. La louange, cependant, peut avoir lieu en public. En règle générale, donner une rétroaction positive autour des autres permet à la personne à qui vous vous adressez de se sentir bien dans sa peau et peut remonter le moral en général.
- Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail de masse félicitant la personne. Vous pouvez également créer un employé du mois ou un mur de renommée pour mettre en valeur vos réalisations.
Partie 3 sur 3: les impliquer dans la solution
- 1Donnez-leur une chance de répondre. Faites une pause et demandez leur avis après avoir donné votre avis. Donnez-leur le temps dont ils ont besoin pour formuler une réponse et essayez de ne pas les précipiter. Vous leur ferez sentir qu'ils font partie de la conversation - et de la solution - s'ils ont également leur mot à dire.
- Ne les laissez pas devenir irrespectueux envers vous. Cependant, donnez-leur une chance de dire ce qu'ils ressentent vraiment. Essayez de ne pas interrompre, puis revenez avec des suggestions positives, le cas échéant.
En règle générale, donner une rétroaction positive aux autres permet à la personne à qui vous vous adressez de se sentir bien dans sa peau et peut remonter le moral général. - 2Demandez leur avis. Demandez-leur leur point de vue sur ce qui s'est passé avant de donner votre avis négatif. Vous pouvez obtenir une explication de leur comportement ou de leurs performances que vous n'auriez pas pu autrement. Tenez-les responsables de leurs actes, mais ne devenez pas non professionnels.
- Résistez à toute tentation de leur dire à quel point leur performance était ridicule. Cela ne fera que provoquer des sentiments négatifs et les empêchera de vouloir s'améliorer. Au lieu de cela, écoutez ce qu'ils ont à dire et utilisez leurs explications pour trouver comment les empêcher de recommencer.
- 3Concentrez-vous sur l'amélioration plutôt que sur la critique. Vous voudrez peut-être vraiment remettre la personne à sa place si elle a mal agi. Cependant, se concentrer sur ce qu'ils ont fait de mal plutôt que sur la façon de s'améliorer entraînera un mauvais moral et la même performance terne.
- En plus des commentaires, donnez des détails précis sur la façon de vous améliorer. Il y a de fortes chances que la personne veuille faire du bon travail, mais ne sache pas comment le faire.
- 4Expliquez les effets de leur performance. Leur dire comment leurs actions ont eu un impact sur leur entourage est plus efficace que de simplement leur dire ce qu'ils ont fait de mal ou de bien. Entrer dans le détail sur la façon dont les personnes ont été affectées - clients, collègues, etc. - peut leur donner envie d'améliorer ou de maintenir leurs performances.
- Par exemple, dites: "Vos excellentes performances ont amené nos clients à renouveler leur contrat pour une autre année " au lieu de quelque chose de générique comme: "Nos clients étaient vraiment satisfaits de ce que vous avez fait pour eux." Entendre qu'ils ont atteint un objectif les encouragera probablement à continuer leur travail acharné.
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